交通檔案管理創新研究

尹承梅 山東省泰安市新泰市交通運輸局

隨著我國信息時代的到來和網絡技術的發展，傳統的檔案管理已經不能適應當前信息技術發展的需要，因此檔案管理信息化亟須進行。對檔案進行良好的管理并加以利用是促進我國社會發展的一個重要因素。當前，檔案信息化是檔案管理未來的發展方向，是實現我國信息工程的重要戰略。檔案信息化管理必須緊跟信息技術創新的步伐，不斷創新檔案信息化管理方式，從而更好地實現檔案的信息化管理。

一、交通檔案管理現狀

（一）檔案管理理念滯后

一方面檔案管理人員自身對檔案信息管理的認識不高，不能及時提供管理決策，導致檔案信息管理中大數據的時效性失效。另一方面由于檔案信息化管理理念落后，資金投入不足，檔案信息管理未能得到管理部門的重視，忽視了檔案信息管理的內部建設，缺乏資金來引進先進的設施推進檔案信息管理，阻礙了檔案管理價值的發揮，阻礙了檔案信息化管理工作的進展。

（二）數字化檔案應用便利與安全隱患并存

檔案數字化作為一種新的技術管理手段，還處于探索階段，但此前已做了許多工作，就是把紙質檔案轉換成圖片保存。科技檔案建設要走向數字化和建立數據庫，并利用第三方提供的云服務，還有待政府的支持和企事業單位的努力。科技檔案數字化建設必定給我們帶來方便和快捷，為工程維護管理提供最優質服務，但也存在安全隱患，需要通過技術手段和制度約束消除隱患。在做好檔案安全防護之外，針對涉及機密的文件，按分級原則必須由專人負責加強管理。同時，相關的行政檔案管理部門還要對檔案安全進行定期和不定期檢查，避免檔案管理系統和數據庫被攻擊，防止機密信息數據泄漏或數據庫遭受破壞。

（三）檔案管理人員的專業素養有待提高

信息化檔案管理的建設離不開專業人員的參與，由于信息化檔案管理并不是一個熱門專業，因此很多的單位和部門都面臨的一個共同問題就是專業的檔案管理人才的缺乏，一些單位的管理人員一般是即將退休的工作人員或者是其他部門的工作人員兼職，其技術水平有限，并未接受過專業機構的訓練。部分單位的檔案管理人員即使經歷過簡單的技術培訓，但也較為淺顯并未涉及信息化方面的技術手段，無法保證其設備操作的規范性，從而制約了信息化檔案管理的開展。

二、交通檔案管理創新措施

（一）利用大數據推動檔案信息化開發步伐

檔案管理信息化程度的增加有利于提高檔案管理的工作效率，通過使用大數據推動檔案信息的發展，促進建立大數據的檔案信息管理平臺，提高檔案信息化的程度，提高檔案信息管理，擴大檔案信息管理的方法，創新檔案信息管理模式，建立一個快速、方便、安全的檔案信息管理環境。推動檔案信息化的開發步伐還有利于提高檔案管理人員的技術水平和工作動力，方便管理人員提升自我水平，為檔案信息化管理水平提升新的臺階。檔案管理部門應該在實踐中不斷改善檔案管理模式，制定適合自身的檔案信息化建設標準，同時，相關企事業單位，尤其是政府部門應加強對檔案信息管理發展的財政支持，重視檔案信息管理的發展，實現信息技術與檔案管理的深度融合，建立全面有效的信息管理系統，促進檔案信息化管理工作的高效率、高質量，加快檔案管理的信息化進程。

（二）加大工程檔案信息化管理的投資

施工企業及監管部門在日常的運轉過程中，就應當加大工程檔案信息化管理方面的投資，通過聘請具備計算機專業技術的工作人員，構建一個專屬工程建設的檔案數據庫。另外，通過購進全新的計算機設備或者相關的辦公軟件來完成相關文件的存取。通過加強這方面的投資，構建一個存取都具備一定便捷性的數據庫。此外，施工企業也需要加強對服務器的建設，該服務器主要服務于工程中的各參建方，當各參建單位產生信息或者數據時，可以通過該服務器直接上傳相關文件，并且共享于其他參建方，保障所有信息都能透明。施工企業還要加強對掃描儀等配置的優化，改善傳統的信息收集、整合模式，通過各種電子設備完成對施工現場數據的采集與儲存工作。

（三）加強檔案管理人員隊伍建設

首先要加強檔案管理人員的學習和培訓，通過集中學習、網上自學、專家講座等多種形式，學習檔案管理、施工設計、財務管理、成本控制等相關的理論知識和檔案管理的實踐經驗，提高工作人員的自身素質和業務能力，并定期進行考核，考核結果和量化考核的績效相關聯，調動檔案管理人員的積極性，促使他們不斷提高專業水平。多為他們提供外出參觀培訓的機會，加強不同單位之間的溝通交流，取長補短，運用于自己單位的檔案管理實踐。實行獎勵激勵制度，對工作認真、貢獻突出的檔案管理人員給予鼓勵和獎勵，激發檔案管理人員的工作熱情。在可能的情況下，聘請業內知名人士開展咨詢服務，促進檔案管理人員隊伍建設。

三、結束語

交通工程檔案管理工作對工程項目具有重要的意義，是交通監管部門指導施工企業加強管理的重要內容，工程檔案不僅是工程施工過程的真實反映，更是工程竣工后后續工作的依據和參考。工程檔案的管理工作是一項艱辛而復雜的工作，需要常抓不懈，需要齊心合力，才能做得更好。