企業檔案管理工作的難點及策略分析

梁倩 河南九域恩湃電力技術有限公司

檔案管理是企業資源管理重要的組成部分，為企業提供真實有效的資源信息。隨著企業的發展，傳統檔案管理已經不能滿足其需求，要不斷研究企業管理中存在的問題難點，才能不斷改進管理方法，從而提高管理工作的水平。

一、檔案管理中存在的問題

檔案管理中出現問題會直接影響企業的發展。具體如下：

（一）重視程度不夠

當前遵循的發展策略是生產為主，效益化優先，這就直接導致了大多數工作人員和企業領導不夠了解檔案管理的重要性，認為檔案管理工作不會為企業帶來效益，只是簡單的抄寫，做好保管存儲，并不是重點工作。由于在思想上輕視此項工作，對檔案工作缺乏了解，所以并沒有將管理工作落實到企業決策范圍。

（二）相關投入過少

由于企業在檔案管理方面投入過少，導致了很多辦公設備無法正常工作，如電腦、打印機、桌椅等都存在著老化的情況；辦公環境也存在著安全隱患，不符合國家檔案管理場所安全法規。儲藏室防護措施不到位，就會出現材料發霉、蟲蛀等情況。

（三）管理機制不完善

很多企業制定的檔案管理規章制度都只是形式上的，很少在工作中實際應用，沒有起到對檔案管理的約束作用。檔案室對其他相關科室沒有隸屬關系，對資料的采集，只能盡量去協調，因此，直接影響了檔案收集的及時性和有效性，使檔案管理質量得不到提升。

（四）隊伍缺少專業性

據調查結果顯示，多數企業檔案管理人員都沒有得到過專業的檔案管理知識培訓，只是臨時學習。對檔案管理的認知不夠，不了解其重要性，并且是身兼數職，沒有足夠的時間和精力去進行檔案管理工作，對管理制度不夠了解，就導致檔案收集不及時、不準確、不完整。而檔案儲存不規范就會導致損毀、程序錯亂、泄密等情況出現，嚴重影響管理水平。管理人員業務水平的不足，就會使科室歸檔不及時，發生不符合要求的問題，影響著檔案管理工作，使其不能正常進行。

（五）管理缺乏創新性

當前，很多企業還在沿用著傳統的檔案管理方式，不但效率不高，而且已經無法適應企業的改革，對其發展起不到任何推進作用。收集歸檔、存儲借閱的模式，不但效率不高，也會逐漸被淘汰。隨著當前信息、知識的快速增長，對檔案管理工作來說，又是一項新的挑戰。

二、改善檔案管理工作的措施

（一）增加重視程度

企業領導要充分認識到檔案管理在企業實際發展中有著重大作用。要將此工作落實到企業決策范圍內。要加大投資，增添新設備；設置專人負責此項工作，以保證工作符合標準；主動關心檔案管理工作的進展，積極解決工作中遇到的問題；領導帶頭重視檔案管理工作，形成專業管理的工作氛圍。

（二）加強檔案管理設施

針對前文提到的檔案管理中存在的資金投入不夠、設備設施滯后等問題，企業領導要結合實際情況，為檔案管理工作提供資金保障，增添新的辦公設備，更換卡頓的電腦及打印機，引進先進的辦公系統，并要提供一個良好的存儲場所，避免由于環境潮濕，導致的文件破損情況，使所有資料都得到有效保存。

（三）完善檔案管理制度

要將現有制度進行梳理整改，完善出一套適應新形勢的管理體制。要結合當下的形式、要求等，做到與時俱進。并將檔案管理工作落實到基層基礎工作考核范圍內，加強檔案管理機制的改革，致力于提高此項工作的約束力。要想將檔案的歸檔率達100%不丟失，就要做到嚴格規范檔案接收程序，做到清晰，不紊亂；做到信息準確無誤，方便查找；嚴格施行檔案保密制度，做到沒有一絲松懈。只有重新梳理以往的規章制度，才能重新制定檔案管理規定，做到加強檔案管理，提高服務水平。

（四）建設管理人才隊伍

檔案管理是一項專業性很強的工作，因此，需要構建專業性的團隊進行管理，想要提高管理水平，首先就要加強管理人員素質建設，做到熱愛此項工作，保持積極進取的心態，才能培育出一支強大的隊伍[1]。其次，要開展崗位培訓，使相關人員，能夠做到熟練的運用專業知識與先進技能，開展檔案管理工作。最后，企業要結合實際情況，制定培訓計劃，合理地實施培訓方案，從而使檔案管理人員不斷提升業務水平，適應現代化的管理技能和掌握先進地科技化手段。做到系統、有效地提升管理隊伍的綜合素質，為加強檔案管理提供保障，從而使企業快速的發展。

（五）提高檔案服務質量

隨著改革不斷深化，企業的發展趨勢逐漸呈現多元化、跨越式。因此，要創新檔案管理模式。首先，要加大檔案管理宣傳力度，結合新的形式，加強教育，使其轉變陳舊思想觀念，順應時代潮流。不斷的解放思想，更新觀念，打破傳統檔案管理思維，為做好檔案管理工作做鋪墊；其次，要加大創新力度，引進先進的檔案管理系統，對現存檔案進行整改，以實現信息化管理全面覆蓋，提高信息管理水平，轉變檔案管理方式。最后，要創新服務手段，引導檔案管理人員，以企業為中心，開展其工作，樹立良好的服務意識，樹立效益服務理念[2]。利用計算機網絡開展工作，將檔案管理工作做到經營、生產、安全等各領域，真正做到積極上門服務。在挖掘檔案服務職能的同時，也體現了檔案管理工作的價值。

三、結論

隨著社會的進步，檔案有著越來越大的作用，而檔案收集就成了檔案質量管理的基礎。檔案管理工作的開展，要結合企業對其需求來進行。需要管理人員，結合實際情況進行調整，加強對此項工作的認識，只有將檔案管理工作落實到實際，才能確保企業的發展得到提升，做到收集工作與利用實現統一。