企業(yè)檔案管理工作的難點(diǎn)及策略分析

梁倩 河南九域恩湃電力技術(shù)有限公司

檔案管理是企業(yè)資源管理重要的組成部分，為企業(yè)提供真實(shí)有效的資源信息。隨著企業(yè)的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)不能滿足其需求，要不斷研究企業(yè)管理中存在的問題難點(diǎn)，才能不斷改進(jìn)管理方法，從而提高管理工作的水平。

一、檔案管理中存在的問題

檔案管理中出現(xiàn)問題會直接影響企業(yè)的發(fā)展。具體如下：

（一）重視程度不夠

當(dāng)前遵循的發(fā)展策略是生產(chǎn)為主，效益化優(yōu)先，這就直接導(dǎo)致了大多數(shù)工作人員和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不夠了解檔案管理的重要性，認(rèn)為檔案管理工作不會為企業(yè)帶來效益，只是簡單的抄寫，做好保管存儲，并不是重點(diǎn)工作。由于在思想上輕視此項(xiàng)工作，對檔案工作缺乏了解，所以并沒有將管理工作落實(shí)到企業(yè)決策范圍。

（二）相關(guān)投入過少

由于企業(yè)在檔案管理方面投入過少，導(dǎo)致了很多辦公設(shè)備無法正常工作，如電腦、打印機(jī)、桌椅等都存在著老化的情況；辦公環(huán)境也存在著安全隱患，不符合國家檔案管理場所安全法規(guī)。儲藏室防護(hù)措施不到位，就會出現(xiàn)材料發(fā)霉、蟲蛀等情況。

（三）管理機(jī)制不完善

很多企業(yè)制定的檔案管理規(guī)章制度都只是形式上的，很少在工作中實(shí)際應(yīng)用，沒有起到對檔案管理的約束作用。檔案室對其他相關(guān)科室沒有隸屬關(guān)系，對資料的采集，只能盡量去協(xié)調(diào)，因此，直接影響了檔案收集的及時性和有效性，使檔案管理質(zhì)量得不到提升。

（四）隊(duì)伍缺少專業(yè)性

據(jù)調(diào)查結(jié)果顯示，多數(shù)企業(yè)檔案管理人員都沒有得到過專業(yè)的檔案管理知識培訓(xùn)，只是臨時學(xué)習(xí)。對檔案管理的認(rèn)知不夠，不了解其重要性，并且是身兼數(shù)職，沒有足夠的時間和精力去進(jìn)行檔案管理工作，對管理制度不夠了解，就導(dǎo)致檔案收集不及時、不準(zhǔn)確、不完整。而檔案儲存不規(guī)范就會導(dǎo)致?lián)p毀、程序錯亂、泄密等情況出現(xiàn)，嚴(yán)重影響管理水平。管理人員業(yè)務(wù)水平的不足，就會使科室歸檔不及時，發(fā)生不符合要求的問題，影響著檔案管理工作，使其不能正常進(jìn)行。

（五）管理缺乏創(chuàng)新性

當(dāng)前，很多企業(yè)還在沿用著傳統(tǒng)的檔案管理方式，不但效率不高，而且已經(jīng)無法適應(yīng)企業(yè)的改革，對其發(fā)展起不到任何推進(jìn)作用。收集歸檔、存儲借閱的模式，不但效率不高，也會逐漸被淘汰。隨著當(dāng)前信息、知識的快速增長，對檔案管理工作來說，又是一項(xiàng)新的挑戰(zhàn)。

二、改善檔案管理工作的措施

（一）增加重視程度

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識到檔案管理在企業(yè)實(shí)際發(fā)展中有著重大作用。要將此工作落實(shí)到企業(yè)決策范圍內(nèi)。要加大投資，增添新設(shè)備；設(shè)置專人負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，以保證工作符合標(biāo)準(zhǔn)；主動關(guān)心檔案管理工作的進(jìn)展，積極解決工作中遇到的問題；領(lǐng)導(dǎo)帶頭重視檔案管理工作，形成專業(yè)管理的工作氛圍。

（二）加強(qiáng)檔案管理設(shè)施

針對前文提到的檔案管理中存在的資金投入不夠、設(shè)備設(shè)施滯后等問題，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要結(jié)合實(shí)際情況，為檔案管理工作提供資金保障，增添新的辦公設(shè)備，更換卡頓的電腦及打印機(jī)，引進(jìn)先進(jìn)的辦公系統(tǒng)，并要提供一個良好的存儲場所，避免由于環(huán)境潮濕，導(dǎo)致的文件破損情況，使所有資料都得到有效保存。

（三）完善檔案管理制度

要將現(xiàn)有制度進(jìn)行梳理整改，完善出一套適應(yīng)新形勢的管理體制。要結(jié)合當(dāng)下的形式、要求等，做到與時俱進(jìn)。并將檔案管理工作落實(shí)到基層基礎(chǔ)工作考核范圍內(nèi)，加強(qiáng)檔案管理機(jī)制的改革，致力于提高此項(xiàng)工作的約束力。要想將檔案的歸檔率達(dá)100%不丟失，就要做到嚴(yán)格規(guī)范檔案接收程序，做到清晰，不紊亂；做到信息準(zhǔn)確無誤，方便查找；嚴(yán)格施行檔案保密制度，做到?jīng)]有一絲松懈。只有重新梳理以往的規(guī)章制度，才能重新制定檔案管理規(guī)定，做到加強(qiáng)檔案管理，提高服務(wù)水平。

（四）建設(shè)管理人才隊(duì)伍

檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，因此，需要構(gòu)建專業(yè)性的團(tuán)隊(duì)進(jìn)行管理，想要提高管理水平，首先就要加強(qiáng)管理人員素質(zhì)建設(shè)，做到熱愛此項(xiàng)工作，保持積極進(jìn)取的心態(tài)，才能培育出一支強(qiáng)大的隊(duì)伍[1]。其次，要開展崗位培訓(xùn)，使相關(guān)人員，能夠做到熟練的運(yùn)用專業(yè)知識與先進(jìn)技能，開展檔案管理工作。最后，企業(yè)要結(jié)合實(shí)際情況，制定培訓(xùn)計(jì)劃，合理地實(shí)施培訓(xùn)方案，從而使檔案管理人員不斷提升業(yè)務(wù)水平，適應(yīng)現(xiàn)代化的管理技能和掌握先進(jìn)地科技化手段。做到系統(tǒng)、有效地提升管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，為加強(qiáng)檔案管理提供保障，從而使企業(yè)快速的發(fā)展。

（五）提高檔案服務(wù)質(zhì)量

隨著改革不斷深化，企業(yè)的發(fā)展趨勢逐漸呈現(xiàn)多元化、跨越式。因此，要創(chuàng)新檔案管理模式。首先，要加大檔案管理宣傳力度，結(jié)合新的形式，加強(qiáng)教育，使其轉(zhuǎn)變陳舊思想觀念，順應(yīng)時代潮流。不斷的解放思想，更新觀念，打破傳統(tǒng)檔案管理思維，為做好檔案管理工作做鋪墊；其次，要加大創(chuàng)新力度，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，對現(xiàn)存檔案進(jìn)行整改，以實(shí)現(xiàn)信息化管理全面覆蓋，提高信息管理水平，轉(zhuǎn)變檔案管理方式。最后，要創(chuàng)新服務(wù)手段，引導(dǎo)檔案管理人員，以企業(yè)為中心，開展其工作，樹立良好的服務(wù)意識，樹立效益服務(wù)理念[2]。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)開展工作，將檔案管理工作做到經(jīng)營、生產(chǎn)、安全等各領(lǐng)域，真正做到積極上門服務(wù)。在挖掘檔案服務(wù)職能的同時，也體現(xiàn)了檔案管理工作的價值。

三、結(jié)論

隨著社會的進(jìn)步，檔案有著越來越大的作用，而檔案收集就成了檔案質(zhì)量管理的基礎(chǔ)。檔案管理工作的開展，要結(jié)合企業(yè)對其需求來進(jìn)行。需要管理人員，結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整，加強(qiáng)對此項(xiàng)工作的認(rèn)識，只有將檔案管理工作落實(shí)到實(shí)際，才能確保企業(yè)的發(fā)展得到提升，做到收集工作與利用實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一。