基于云計算的事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建

王祉瓔 遼寧省遼陽市城市管理事務(wù)服務(wù)中心

隨著檔案信息趨于數(shù)字化，為系統(tǒng)實現(xiàn)智能化及科技化做以支撐，當(dāng)前檔案信息管理系統(tǒng)，多以電子標簽、二維碼等技術(shù)為主。本文主要立足于云計算視角下，對檔案中文字信息進行處理，實現(xiàn)信息有效提取，同時設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)權(quán)限，給予檔案信息編碼準則，形成完整的信息管理數(shù)據(jù)庫，提升管理效率。

一、檔案管理的重要性

在信息化時代，進行檔案管理的主要目的在于將重要的資料、文件等轉(zhuǎn)化為電子文檔，從而使檔案管理更為有效，人們也可以從檔案中獲取自己所需要的信息，并通過檔案中記載的歷史變革汲取改革發(fā)展的經(jīng)驗。與此同時，在對檔案進行管理時，主要是利用計算機技術(shù)對檔案進行編撰、整理，以及保護，在這一過程中不僅方便查閱者尋找自己所需的資料，人力和物力也能得到有效的節(jié)省，而且實體檔案的生命也能得到有效的延長，從而提高了檔案的安全性，最終達到進行檔案管理的目的。

檔案記錄了一個單位的改革發(fā)展歷程，其記載的歷史發(fā)展事件為事業(yè)單位進行決策、管理提供了相關(guān)的依據(jù)，而且這些素材具有較高的收藏價值以及新聞價值。對檔案進行管理不僅符合社會發(fā)展的需要，而且事業(yè)單位以此為依據(jù)制定的改革策略可以降低“走彎路”的概率，從而節(jié)約事業(yè)單位的人力資源費用，減少事業(yè)單位財務(wù)的不必要支出，事業(yè)單位的資金使用率也將會得到提高。在信息化時代，將現(xiàn)代技術(shù)運用于事業(yè)單位檔案管理的主要目的在于對重要的資料、文件等進行數(shù)字化管理，從而更加有效地對檔案進行管理且能夠有效地延長實體檔案的壽命，十分具有現(xiàn)實意義以及歷史意義。

二、云計算在事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建策略

（一）確保檔案信息資源共享的安全

在事業(yè)單位中，部分檔案信息具有激勵性的特點，在管理的過程中，應(yīng)當(dāng)不斷提高信息資源共享的安全性。隨著時代的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息傳播已經(jīng)成為生活中的一部分，面對這樣的時代背景，檔案信息管理應(yīng)當(dāng)提高警惕，避免被不法分子利用。在信息資源共享的過程中，必須要在維護國家和人民的利益、保證安全的前提下才能進行。在管理的過程中，加大硬件設(shè)備的管理，做好檔案室以及相關(guān)的存儲設(shè)備的安全防護工作，確保檔案室管理的各方面符合安全管理的標準，明確相關(guān)管理工作人員的工作職責(zé)，在管理過程中，嚴禁損壞涂改相關(guān)的檔案。建立健全制度管理，在事業(yè)單位內(nèi)部建立安全保密工作責(zé)任機制，在工作的過程中，必須簽訂安全保密協(xié)議，對于接受的檔案從根源審查安全性，對保存的信息鑒別性質(zhì)，分辨保密信息與共享信息，從而進行有效的管理。明確檔案信息的開放范圍以及程度，按照不同的標準對相關(guān)的檔案資料進行安全審查，對于具有保密性質(zhì)的檔案信息，采用先進的加密技術(shù)，對相關(guān)的檔案信息進行有效備份，加強網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督與管理。

（二）加快推進數(shù)字化檔案建設(shè)步伐

事業(yè)單位要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，順應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作模式，在檔案無紙化轉(zhuǎn)化過程中，檔案管理人員仍然要按照紙質(zhì)檔案的規(guī)范進行錄入，避免遺漏信息。事業(yè)單位必須緊跟時代發(fā)展形勢，依托互聯(lián)網(wǎng)加快檔案資源整合，不斷提升事業(yè)單位檔案管理工作效率，切實將數(shù)字化檔案管理制度落到實處，通過明確劃分相關(guān)人員的工作職能，具體將責(zé)任落實到個人；同時，事業(yè)單位在檔案管理人員聘用上，要加強考核，確保應(yīng)聘人員具備檔案管理能力，通過考核選拔出專業(yè)素質(zhì)過硬、政治素養(yǎng)較高的現(xiàn)代化檔案技術(shù)應(yīng)用人才，從而提升事業(yè)單位數(shù)字化管理水平，簡化檔案管理程序，優(yōu)化檔案管理環(huán)節(jié)，積極推動事業(yè)單位在網(wǎng)絡(luò)化時代的發(fā)展速度。另外，事業(yè)單位必須創(chuàng)新檔案管理方式，善于運用大數(shù)據(jù)技術(shù)，提升對檔案信息的分析能力、數(shù)據(jù)處理能力，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)加強對影像資料檔案的管理，運用大數(shù)據(jù)技術(shù)實現(xiàn)對檔案信息資料的備份管理，并精準量化分析檔案資料，做好分類存儲，從而建立起綜合性較強的檔案信息資料庫。相關(guān)人員要加強對原始信息服務(wù)系統(tǒng)的專研和開發(fā)，不斷提升影像檔案資料管理水平，更新產(chǎn)品合格證明，保管好計量檢定證書以及與計量器械有關(guān)的證明文件，從而促進事業(yè)單位檔案管理工作體系從根本上轉(zhuǎn)變。

（三）優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)，提升歸檔質(zhì)量

在信息化技術(shù)不斷發(fā)展的形勢下，社會生活、生產(chǎn)的各個領(lǐng)域中云計算、大數(shù)據(jù)以及各種社交媒體在人們?nèi)粘Ｉ钪胁粩鄬崿F(xiàn)應(yīng)用，檔案管理工作實際面臨的環(huán)境也越來越復(fù)雜。面對這種形勢，事業(yè)單位檔案管理工作如何充分保障網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的歸檔質(zhì)量是當(dāng)前需面臨的一個巨大挑戰(zhàn)。事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)該充分結(jié)合“互聯(lián)網(wǎng)+”時代發(fā)展的步伐，以用戶、新媒體、檔案管理為基本出發(fā)點，充分利用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的進一步優(yōu)化，逐步構(gòu)建事業(yè)單位的歸檔創(chuàng)新模式，通過這種方式來實現(xiàn)歸檔質(zhì)量的有效提升。從具體的角度來看，檔案管理人員需要積極實現(xiàn)與新媒體運用方式的融合，對網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)獲取和分析后，對用戶下載網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的下載行為以及數(shù)據(jù)應(yīng)用特征進行準確把握，在此基礎(chǔ)上實現(xiàn)檔案的批量歸檔。

三、結(jié)語

綜上所述，網(wǎng)絡(luò)化時代，數(shù)字化檔案的推廣和實踐應(yīng)用，對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式，產(chǎn)生一定的沖擊和影響，基于計算機技術(shù)快速發(fā)展下，事業(yè)單位在檔案管理工作中不斷創(chuàng)新和改變，加快數(shù)字化硬件、軟件設(shè)備的引進，在數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)支持下，有效實現(xiàn)檔案無紙化轉(zhuǎn)換，將事業(yè)單位檔案管理工作推上新常態(tài)發(fā)展層面。