基于云計算的事業單位檔案管理系統構建

王祉瓔 遼寧省遼陽市城市管理事務服務中心

隨著檔案信息趨于數字化，為系統實現智能化及科技化做以支撐，當前檔案信息管理系統，多以電子標簽、二維碼等技術為主。本文主要立足于云計算視角下，對檔案中文字信息進行處理，實現信息有效提取，同時設置相應的系統權限，給予檔案信息編碼準則，形成完整的信息管理數據庫，提升管理效率。

一、檔案管理的重要性

在信息化時代，進行檔案管理的主要目的在于將重要的資料、文件等轉化為電子文檔，從而使檔案管理更為有效，人們也可以從檔案中獲取自己所需要的信息，并通過檔案中記載的歷史變革汲取改革發展的經驗。與此同時，在對檔案進行管理時，主要是利用計算機技術對檔案進行編撰、整理，以及保護，在這一過程中不僅方便查閱者尋找自己所需的資料，人力和物力也能得到有效的節省，而且實體檔案的生命也能得到有效的延長，從而提高了檔案的安全性，最終達到進行檔案管理的目的。

檔案記錄了一個單位的改革發展歷程，其記載的歷史發展事件為事業單位進行決策、管理提供了相關的依據，而且這些素材具有較高的收藏價值以及新聞價值。對檔案進行管理不僅符合社會發展的需要，而且事業單位以此為依據制定的改革策略可以降低“走彎路”的概率，從而節約事業單位的人力資源費用，減少事業單位財務的不必要支出，事業單位的資金使用率也將會得到提高。在信息化時代，將現代技術運用于事業單位檔案管理的主要目的在于對重要的資料、文件等進行數字化管理，從而更加有效地對檔案進行管理且能夠有效地延長實體檔案的壽命，十分具有現實意義以及歷史意義。

二、云計算在事業單位檔案管理系統構建策略

（一）確保檔案信息資源共享的安全

在事業單位中，部分檔案信息具有激勵性的特點，在管理的過程中，應當不斷提高信息資源共享的安全性。隨著時代的發展，網絡信息傳播已經成為生活中的一部分，面對這樣的時代背景，檔案信息管理應當提高警惕，避免被不法分子利用。在信息資源共享的過程中，必須要在維護國家和人民的利益、保證安全的前提下才能進行。在管理的過程中，加大硬件設備的管理，做好檔案室以及相關的存儲設備的安全防護工作，確保檔案室管理的各方面符合安全管理的標準，明確相關管理工作人員的工作職責，在管理過程中，嚴禁損壞涂改相關的檔案。建立健全制度管理，在事業單位內部建立安全保密工作責任機制，在工作的過程中，必須簽訂安全保密協議，對于接受的檔案從根源審查安全性，對保存的信息鑒別性質，分辨保密信息與共享信息，從而進行有效的管理。明確檔案信息的開放范圍以及程度，按照不同的標準對相關的檔案資料進行安全審查，對于具有保密性質的檔案信息，采用先進的加密技術，對相關的檔案信息進行有效備份，加強網絡監督與管理。

（二）加快推進數字化檔案建設步伐

事業單位要積極轉變傳統檔案管理模式，順應現代化檔案管理工作模式，在檔案無紙化轉化過程中，檔案管理人員仍然要按照紙質檔案的規范進行錄入，避免遺漏信息。事業單位必須緊跟時代發展形勢，依托互聯網加快檔案資源整合，不斷提升事業單位檔案管理工作效率，切實將數字化檔案管理制度落到實處，通過明確劃分相關人員的工作職能，具體將責任落實到個人；同時，事業單位在檔案管理人員聘用上，要加強考核，確保應聘人員具備檔案管理能力，通過考核選拔出專業素質過硬、政治素養較高的現代化檔案技術應用人才，從而提升事業單位數字化管理水平，簡化檔案管理程序，優化檔案管理環節，積極推動事業單位在網絡化時代的發展速度。另外，事業單位必須創新檔案管理方式，善于運用大數據技術，提升對檔案信息的分析能力、數據處理能力，充分利用大數據技術加強對影像資料檔案的管理，運用大數據技術實現對檔案信息資料的備份管理，并精準量化分析檔案資料，做好分類存儲，從而建立起綜合性較強的檔案信息資料庫。相關人員要加強對原始信息服務系統的專研和開發，不斷提升影像檔案資料管理水平，更新產品合格證明，保管好計量檢定證書以及與計量器械有關的證明文件，從而促進事業單位檔案管理工作體系從根本上轉變。

（三）優化網絡數據，提升歸檔質量

在信息化技術不斷發展的形勢下，社會生活、生產的各個領域中云計算、大數據以及各種社交媒體在人們日常生活中不斷實現應用，檔案管理工作實際面臨的環境也越來越復雜。面對這種形勢，事業單位檔案管理工作如何充分保障網絡數據的歸檔質量是當前需面臨的一個巨大挑戰。事業單位檔案管理人員應該充分結合“互聯網+”時代發展的步伐，以用戶、新媒體、檔案管理為基本出發點，充分利用網絡數據的進一步優化，逐步構建事業單位的歸檔創新模式，通過這種方式來實現歸檔質量的有效提升。從具體的角度來看，檔案管理人員需要積極實現與新媒體運用方式的融合，對網絡數據獲取和分析后，對用戶下載網絡數據的下載行為以及數據應用特征進行準確把握，在此基礎上實現檔案的批量歸檔。

三、結語

綜上所述，網絡化時代，數字化檔案的推廣和實踐應用，對傳統紙質檔案管理方式，產生一定的沖擊和影響，基于計算機技術快速發展下，事業單位在檔案管理工作中不斷創新和改變，加快數字化硬件、軟件設備的引進，在數字化檔案信息管理系統支持下，有效實現檔案無紙化轉換，將事業單位檔案管理工作推上新常態發展層面。