機關事業單位檔案管理工作的難點及解決對策

關建新 高陽縣人力資源和社會保障局

一、機關事業單位檔案管理工作的難點

（一）事業單位檔案管理制度不健全

一是立卷歸檔制度不健全，檔案前款控制環節薄弱，難以保障歸檔質量，影響后期的管理與開發利用工作。首先，部分事業單位檔案歸檔范圍不明確，不僅難以確保檔案資源完整性，而且會影響后期檔案利用的價值。其次，部分事業單位檔案歸檔時限不明確，檔案管理部門與其他業務部門之間在立卷歸檔過程中的銜接度、溝通度不高，導致應當歸檔的信息資料在傳輸、堆積過程中出現丟失、損毀的問題。最后，部分單位立卷歸檔的格式與標準不統一，不同檔案管理人員采用的立卷歸檔標準不統一，后期出現重復加工的現象，影響了整體的管理效能。二是責任落實機制以及績效考核機制不完善。一方面，在責任落實層面，沒有將檔案管理的職責細化到具體每一個員工，難以有效提升檔案管理人員的責任意識、服務意識和大局意識。另一方面，績效考核制度不完善，存在績效考核指標單一、內容缺乏重點等問題。

（二）信息運用單一

信息技術運用到事業單位檔案管理將徹底改變手工記錄的模式，電子檔案以其便捷性迅速適應了檔案管理信息化與規范化建設，越來越多的檔案信息技術軟件開始涌入了事業單位管理之中，事業單位檔案管理工作也要順應信息時代發展潮流。檔案管理信息化內涵豐富，可目前事業單位檔案管理信息化運用還是較為單一的渠道，僅僅只進行了電子檔案的錄入和歸檔，對檔案大數據系統的構建仍然存在空白，檔案資源對外服務與對內共享之間沒有形成良好的機制，正是由于缺乏統一的規范化建設標準，致使事業單位檔案管理信息化建設跟不上經濟體制改革的步伐。

（三）管理方式較落后

傳統的檔案存儲歸檔制度主要應對紙質檔案管理工作，人工管理方式不僅耗時費力，而且效率較低，無法滿足檔案利用需要，檔案實用價值未能充分地體現出來。還有的事業單位重管輕用的理念較重，不注重開發檔案應用系統，導致檔案的實用性較低，嚴重影響檔案管理質量。

二、機關事業單位檔案管理策略

（一）加快推進數字化檔案建設步伐

事業單位要積極轉變傳統檔案管理模式，順應現代化檔案管理工作模式，在檔案無紙化轉化過程中，檔案管理人員仍然要按照紙質檔案的規范進行錄入，避免遺漏信息。事業單位必須緊跟時代發展形勢，依托互聯網加快檔案資源整合，不斷提升事業單位檔案管理工作效率，切實將數字化檔案管理制度落到實處，通過明確劃分相關人員的工作職能，具體將責任落實到個人；同時，事業單位在檔案管理人員聘用上，要加強考核，確保應聘人員具備檔案管理能力，通過考核選拔出專業素質過硬、政治素養較高的現代化檔案技術應用人才，從而提升事業單位數字化管理水平，簡化檔案管理程序，優化檔案管理環節，積極推動事業單位在網絡化時代的發展速度。

（二）規范立卷標準

在規范事業單位立卷歸檔的過程中，應當從以下幾個方面進行探討。首先，基于檔案的重點。在進行立卷歸檔時，檔案管理人員應當基于檔案的重點，對各種資源進行區分、歸類和刪選，不僅要確保立卷歸檔工作能夠有序推進，還要保證在立卷歸檔的過程中不會出現檔案重復、冗余的現象。要在保證檔案管理質量的同時，提升檔案管理的工作效率。其次，基于檔案的時效性。在進行立卷歸檔的過程中，檔案管理人員應當重視檔案的時效性，只有當立卷歸檔的文件所承擔的任務完全結束時，才能夠進行歸檔處理，保證檔案管理的規范性。最后，基于檔案的完整性。檔案管理人員在進行歸檔時要確保每一份檔案的完整性，嚴格遵守立卷歸檔的相關規章制度，確保檔案管理的規范化。

（三）培養檔案業務骨干，強化人才支撐

一是要進一步通過勞務派遣、合同用工等方式招聘兼職人員，并由兼職人員從事輔助性工作，緩解人力資源緊張局面。二是要創新培訓方式，集中組織檔案管理人員參加檔案管理線上線下培訓化，充分借助線上終端的教學資源開展培訓工作，不斷拓寬檔案管理人員的視野，提升其檔案專業技能和管理水平，讓檔案管理人員能夠更準確把握檔案資料的收集、整理、歸檔等標準。三是要創新培訓內容，提升信息化應用在培訓課程中所占的比重。事業單位檔案管理工作要實現創新，就必須應用信息技術，而這又依賴充分專業型、復合型的人才。四是要深化與檔案館、檔案局、圖書館等單位的聯系，綜合利用人才交流、繼續教育以及經驗交流等活動對檔案管理人員進行培訓，不斷借鑒先進經驗，進一步加快本單位的創新步伐。

（四）提升文書質量，促進檔案管理規范化、標準化

機關事業單位檔案管理的現代化建設中，規范化、標準化檔案管理是非常重要的中間環節，從當前機關事業單位檔案管理實踐可以看出，雖然從工作任務角度看檔案工作與文書處理存在較大差別，且都具有較強的獨立性，但是文書和檔案本身屬于一個有機的整體，文書是檔案建立的基礎，檔案則是文書的最終歸宿。在文書工作開展過程中，合理考慮后期檔案管理實際需求，那么后期的檔案工作就可以為文書工作提供良好服務，同時也能提出相應的業務開展要求。

三、結語

綜上所述，機關事業單位的檔案管理工作是機關事業單位發展中不可或缺的一個核心環節，檔案資料的規范化、標準化發展是新時代對檔案管理工作提出的新要求，也是促進機關事業單位檔案信息價值最大化的關鍵。在機關事業單位的檔案管理實踐中，要從文書源頭實現檔案的規范化，提升文書、立卷歸檔等各個環節的管理質量，并借助信息技術力量構建起完善、高效、便捷的檢索體系，這樣才能實現機關事業單位檔案信息價值的最大化。