數字化背景下企業行政管理的新發問題與改善思路探析

韓芬燕 尹志遠 圣奧科技股份有限公司

隨著社會經濟發展速度逐漸提升，企業現代化管理、數字化管理已經成為眾多企業謀求成長的主要途徑，也是當下重要的行業規劃。縱觀當下的社會情況，企業面臨著前所未有的發展機遇和挑戰，需要加快完善自身的管理模式，在行政管理工作中抓住時代步伐，探索成長之路，進而實現自身經濟效益、社會效益最大化。

一、當前企業行政管理的特點

（一）企業行政管理具有及時性

企業內部結構具有鮮明的層次性和階段性，企業上層領導人員具有決策權利，能夠結合企業現階段的經營發展情況，向下級人員下達工作指令，下級人員將工作任務層層分發到基層職員中，在以上整個過程實施階段，各個部門之間互相協調、互相幫助，實現資源共享、信息溝通，致力于獲得更加理想的企業經營成果。能夠在行政管理工作出現問題的第一時間發現問題位置、詳細分析、制定有效的解決方式并上報上級領導。上級領導接收信息之后能夠基于宏觀層面對項目推進階段進行檢驗和審核，確保企業能夠以穩定的步伐開展多樣化工作。

（二）企業行政管理具有強制性

企業行政管理制度不是“口頭文章”，而是通過相應的規章制度約束的，行政管理制度在法律層面上的約束力與執行力，是企業行政管理工作順利開展的關鍵保障，要求企業內部工作人員嚴格按照規定開展工作。且能夠樹立企業在工作人員心中的權威地位，有效推進企業常態化、長效化發展。

（三）企業行政管理具有經濟價值

企業的生產管理部門需要向社會市場提供產品和服務，獲取相對應的經濟價值。行政管理工作是否能夠穩定推進，直接影響企業既得利益。為了確保戰略牧目標順利完成，企業需要在行政管理工作中借助人力資源、固定資產、現金流等因素，對其進行科學配置，聯合各個部門功協調配合，有效降低企業在經營階段出現的不必要損失，提升企業利潤。

（四）企業行政管理具有實踐價值

提升企業內部行政管理能夠有效增強企業核心競爭力，引導其朝著規范化、科學化的方向發展。優化行政管理制度的首要問題便是建立健全相應的規章制度，并將其應用在基礎工作中，企業各個部門的工作人員需要嚴格按照制度開展工作。當工作出現錯誤時能夠用于承擔責任，企業也要做到有章可循、賞罰分明。上級管理部門需要按照企業經營發展中的數據做好決策工作，為企業前行指明方向，基層工作人員需要及時傳達指令，將工作詳細部署，確保既定任務能夠順利完成。逐漸形成層層滲透、統一管理、工作有序、賞罰有度的企業模式。

二、數字化背景下企業行政管理的內涵

（一）合理化的管理制度

在企業開展行政管理工作時，需要結合自身的發展定位與需求，不可貿然照搬照抄其他企業的管理方式，應當詳細考慮自身的人才結構、發展需求，實現人力資源、社會資源、企業成本的和諧發展。

（二）人性化的管理手段

以人為本是現階段社會建設、企業發展中的核心環節。企業領導人員需要尊重員工的人格和需求，給予其良好的工作環境、必要的工作保障，增強員工在企業中的歸屬感和忠誠度。企業需考慮員工的切實利益，幫助其在工作階段實現自身的職業規劃與成長目標，構建員工與企業的“雙贏”發展[1]。

（三）專業化的管理人才

現階段的市場競爭歸根結底是人才資源競爭。企業為實現自身高質量發展，務必要構建一支具有職業能力高超、專業素養優良的人才隊伍，才能夠實現企業管理工作的全面升級。

（四）科學化的管理方式

企業行政管理工作中呈現出的管理方式能夠展示出企業文化、企業特點、行業發展趨勢等。進而，企業需實施科學化的管理方式，確保企業開展工作的過程中能夠與自身需求、市場定位相適應，將企業的固定資產、科研成果用于實踐，最大程度上增強企業資源利用效率，確保企業行政管理工作穩定推進。

三、數字化背景下企業行政管理工作中出現的問題

（一）企業行政管理制度不健全

完善的規章制度是企業成長的必要保障。但是，在眾多企業中行政管理仍舊呈現“放養”的模式，認為行政管理工作大同小異，可直接套用其他公司模板，極易造成“驢唇不對馬嘴”的管理尷尬現象，大大降低了企業行政管理工作的執行力、約束力。行政管理制度是一種行為制約，也是一種行為引導。但很多企業現行的制度缺乏客觀性[2]，規章制度內容漏洞百出，缺少必要的工作內容、工作責任劃分，企業事務的處理流程復雜，在人工處理階段經常受到主觀臆斷的影響。領導干部對行政部門的約束能力不同，卻可同時下達工作任務，基層員工面對不同工作規劃經常無從下手。同時，在行政管理中任何工作都要上報領導，基層人員工作強度較低，而領導干部卻為了行政工作忙忙碌碌，長此以往工作人員的積極性和主動性逐漸降低，不利于企業文化、企業凝聚力形成和發展。

（二）企業行政管理模式不合理

結合文獻研究可知，我國大多數企業中行政管理部門工作人員基數較大，但工作內容劃分混亂，工作責任歸屬不明，且每一位職員對自身工作乃至部門工作都有著不同的見解，增加部門信息整合、決策部署的難度。20 世紀我國實施計劃經濟并取得良好成效，造成眾多企業中滯留了大量計劃經濟時代的管理措施，尤其在行政管理工作中更加明顯。主要表現為崗位眾多卻無人敢于承擔責任、職員基數較大卻難于找到綜合性人才、行政管理工作頗豐卻大都流于形式等現象，嚴重影響企業靈活、流暢的行政管理制度建設。且一些部門人員固化認為這種管理形式在當下實施無可厚非，導致企業行政部門工作趨向功利主義、形式主義方向發展，造成企業人力資源、固定資產、物力資源的嚴重浪費，甚至阻礙企業核心競爭力提升，限制了企業長效發展的速度[3]。

（三）行政管理人員專業性不足

當下眾多企業設置了行政管理部門，然而部門工作卻不限于行政管理領域，部門更像是企業的“雜物間”，員工從事的均是簡單的日常工作，未展現出行政管理工作的專業性，導致大量工作人員出現消極懈怠的態度，“做一天和尚撞一天鐘”是眾多企業行政管理職員的“工作心得”。并且，企業對行政管理部門的監督監管工作不到位，甚至沒有詳細的行政部門規章制度，難以在企業內部形成互相監督、互相配合的工作環境，行政部門的存在價值不甚明顯。

雖然我國是公有制為主體，多種所有制經濟共同發展的經濟體制，但是一部分企業中的少數管理人員仍保留著計劃經濟體制中的不良作風。這類職員具有明顯的跟風現象，將企業成長與個人利益分裂開來，在工作中缺少對企業生存發展的認識和理解，一味照搬照抄傳統的行政管理模式，忽視工作實踐價值，認為“大”“新”“全”便是最好形式，頻頻在企業行政管理中出現表面文章、紙上談兵現象，嚴重影響企業行政管理工作質量。

四、數字化背景下企業行政管理工作的提升途徑

（一）提高對企業行政管理工作的重要性認識

企業成長軌跡與領導干部能力之間有著密不可分的關系，領導干部是否具備冷靜、沉著的應變能力，堅定、果斷的領導能力，是判定企業發展強度、經營廣度的重要指標。鑒于此，企業領導干部需要積極學習現代化、數字化管理知識，從自身出發更新工作理念、完善工作方式，提升對行政管理工作的重視程度，加大對相關工作的考核力度，為企業行政工作完善與升級做好環境保障[4]。

企業管理工作不僅局限在財務報表、員工總結、部門會議中，更能夠體現在工作細節處，領導干部應適當“放下姿態”，走進基層員工的工作環境，了解行政管理細枝末節處的情況，對企業發展進行宏觀與微觀雙重分析，進行科學布局、總體規劃，實現企業行政管理工作的數字化、現代化轉型。

（二）創新行政管理模式

由于企業以往的行政管理制度中存在大量歷史遺留問題，制約企業行政管理制度優化與成長。鑒于此，企業不可因循守舊、閉門造車，一味固守陳舊的管理形式，而是應當積極學習世界領域內現代化管理形式，借助信息化、數字化的管理設備優化企業整體結構，確保當下實施的管理機制與世界形勢、市場需求相適應[5]。與此同時，企業需要樹立端正的自我認知，明確當下建設與成長的不足之處，通過政策調整、人才保障等形式加以規范，降低企業中不良因素、遺留問題的消極影響。

一方面，企業領導層需要具備創新思維和創新意識，優化行政管理制度中的問題和隱患，將法治思想、人文思想融合在行政管理工作中。既能夠為員工提供良好的環境，尊重其人格和需求，又能夠借助規章制度的約束性調動其主觀能動性，實現更為理想的工作效果。另一方面，需要借助市場化、規范化的管理理念，不斷向企業結構注入新鮮血液。在學習和借鑒其他企業管理經驗的同時需要立足當下、著眼未來，關注今時今日的需求，考慮階段發展定位。切不可盲目學習，造成企業文化、企業人力資源流失的不良現象[6]。

（三）構建行政管理新體系、新制度

1.行政管理體系建設

企業行政管理體系建設與領導干部的重視息息相關，需在企業中形成自上而下的關注機制，確保各個部門工作人員認識到行政管理工作開展的必要性和重要性。構建管理體系的同時需重建企業崗位結構，剔除冗雜部門、降低交叉工作與重復工作的比重、節約企業人力資源成本，形成責任明確、分工有序的行政管理機制。還需建設“一對一”的問責制度、溯源制度，一旦某項工作出現問題，能夠第一時間追溯到第一負責人處，設置嚴格的獎懲制度規范工作人員行為與思想，強化工作責任和質量。

與此同時，為增強企業核心競爭力、企業軟實力，需建立健全企業文化機制，在思想觀念上統一工作人員的價值觀念，增強其對企業的認同感和歸屬感。增強管理人員的職業道德素養、發揮領導干部的先鋒模范作用。確保領導層能夠深入基層，參與細節工作，了解企業制度與需求，增強行政管理的辦事效率[7]。

2.設立科學激勵機制

激勵制度具有不同的表現形式，例如情感激勵、價值激勵等。合理實施獎懲機制對企業行政管理工作也有較大助益。企業在開展行政管理工作階段需要設置相應的激勵制度，提升員工參與工作的主動性和積極性，在激烈的競爭環境中能夠大大提升工作質量，獲取良好的管理成果。且工作人員績效與企業經濟效益之間聯系密切，配合科學的獎懲機制能夠營造企業內部良好的工作環境，引導員工認識到自身成長與企業建設之間的關系。受到工作競爭壓力影響，員工可充分調動自身積極性、發揮專業能力、主觀能動性、創新意識、發散思維等。此時，企業需要對成績優異員工給予相應獎勵，提升績效薪酬等。對于工作狀態低迷，工作能力欠佳的員工則給予適當懲罰。在競爭中進行企業內部的優勝劣汰，避免出現徇私舞弊行為，進而有效增強企業人員工作效率，增加企業經濟利益。

與此同時，企業可同時開展情感激勵制度。由于工作人員進入企業之后的工作環境、工作內容基本上不會出現較大變化，長時間面對相同內容，一部分工作人員便會出現厭倦心理。在企業行政管理工作中實施情感激勵能夠對職員的思想精神進行鼓舞和幫助，領導可與員工交流談心，了解其工作、生活方面存在的問題和困境。并對其進行具有針對性的關懷和幫助，使其能夠感受到企業給予他的溫暖，大大提升員工的向心力與歸屬感，自然而然在工作中付諸行動、匯報企業，將自身發展與企業建設相結合，實現雙方共贏的美好目標。

（四）將行政管理落實在細節處、基層中

企業在成長與發展的過程中既能夠滿足自身的經營需求，獲取更為豐厚的經濟效益，還能夠為區域經濟發展、國家經濟建設貢獻自身能力，并且在企業成長階段可為員工提供展示自己、發展自己的平臺，實現個人的“夢想”。為實現企業行政管理工作的既定目標，企業需要構建完善的績效管理形式、員工激勵制度，將工作績效直接與員工升職加薪聯系起來，既能夠有效調動工作人員積極性，也能助力企業在行政管理中取得理想成績。

此外，在開展工作階段，需要緊密聯系自身情況和需求，避免出現“表面文章”、形式主義等不良現象。應樹立求真務實的工作作風、踏踏實實的工作原則，將企業利益與個人利益緊密結合，在實現個人職業追求的同時助力企業發展。

（五）提高行政管理人員綜合素質

1.強化既有員工素養，引進現代化人才

企業員工的素養與能力直接影響企業各項工作開展的質量和效率。鑒于此，企業應當重視工作人員教育培訓工作，對于既有員工給予其完善的工作保障、理想的薪資福利待遇、宏觀的職業規劃[8]。在此期間，還要對其進行職業教育，向其宣傳現代化的工作理念，介紹國內和國際領域中具有代表性的企業管理案例，促進員工在工作中充實自身能力、強化專業素養，以更為積極向上的態度面對工作內容，實現個人目標。

與此同時，企業還需要面向社會領域招聘具有管理經驗和管理能力的人才，適當提升人才入職“門檻”，對其專業能力、職業成長規劃、受教育程度、思想政治主張進行全方位研究，確保招聘進入企業的人才在能力與品德兩方面都可勝任企業工作。

2.引進現代管理制度，實現“雙贏”目標

在企業管理中有這樣的論述：企業內員工都具有自身的職業規劃和需求，進而才能接受企業給予他們的培訓和教育，對于已經設定好的職業規劃目標能夠通過在企業中完成工作、優化自身實現。這便是“杠桿管理理論”。在這一理論的引導下，員工完成某項工作之后，企業應當給予員工肯定、獎勵等不同的形式，對其工作能力、工作成果加以表彰。并且領導人員也需要與員工溝通，明確其下一步實現自我的方式，通過企業與員工二者互相配合、互相信任，幫助其實現自我成長與職業規劃。在此期間，企業也需要設定經營管理、項目推進的階段性目標，將其與員工成長融合，使之能夠在企業成長的同時獲得自身進步。

企業管理者在向員工介紹企業目標時，可借助PDCA 管理模式，即Plan、Do、Check、Adjust，分別指的是計劃、執行、檢查、處理四個環節。詳細來講便是員工在完成工作階段需要進行詳細準備，而后按照既定規劃完成任務內容，確保各項工作都能夠有條不紊實施，而后對全部工作進行檢查和反思。企業需要強化員工反思階段，引導其對自身職業生涯與成長產生正確理解，而后自我評價。有助于企業在行政管理中收獲具有指導意義的信息資源，提升對員工了解程度，優化人力資源結構。

五、結論

總而言之，做好企業內部行政管理工作對于現代化企業建設是十分重要的。雖然當下企業建設中仍舊存在一定的問題和矛盾。但是隨著企業領導干部的重視、完善的行政管理制度構建、充分的人力資源保障建設、行政素養在基層工作中落實等措施推出，我國企業在行政管理中必然能夠取得理想成績，助力企業穩健發展。