優化人事檔案管理措施提升人事工作服務水平的路徑探索

英穎穎 江蘇省連云港市東海縣青少年科技活動中心（東海科技館）

一、人事檔案管理理論概述

（一）人事檔案管理的發展

人事檔案是指單位在職人員的基本信息，例如家庭成員、個人學習履歷、工作績效考核、職務任免晉升等等的記錄。是事業單位獎懲職工、調動人員、晉升選拔的主要參考依據。隨著社會的發展，人事檔案管理的發展不斷深入，逐漸進入了一個嶄新的狀態。第一，人事檔案管理內容逐漸多樣化、復雜化，其作為人才服務體系的組成部分，在工作過程中就要注重以人為本的理念。第二，人事檔案管理在不斷深入的探索和研究，人事檔案工作隊伍和人員的整體素質也在不斷加強。第三，隨著信息化水平的不斷提升，人事檔案管理逐步走向現代化。專業化、智能化的人事檔案管理技術為現代人力資源管理提供支持。

（二）人事檔案管理與人事制度的關系

一方面，人事檔案管理是事業單位人事制度的重要體現，是促進事業單位人力資源效率最大化的重要手段。良好的人事檔案管理可以為單位提供完整的信息鏈，人事部門的相關人員有需要的時候，可以通過人事檔案動態評估方法，跟蹤個體發展軌跡，進而找到合適的人才。另一方面，人事檔案管理能夠規范、科學地預測人才需求，促進事業單位不斷完善人事制度。良好的人事檔案管理有利于事業單位制定人才計劃，有利于員工的個人發展與創新，可以進一步促進事業單位人事制度的完善。

二、人事檔案管理相關理論依據

（一）人事檔案管理制度

制度作為各行業、單位的行事標準，對于規范工作流程、進行人員管理、開展工作監督來講是十分重要的。人事檔案管理制度，是單位內部關于員工的檔案綜合管理標準，對于事業單位來講，開展有效的人事檔案管理活動，需建立完善的檔案管理制度，按照人事檔案管理制度來進行人事檔案管理工作。目前，國家規定的人事檔案管理制度必須包括人事檔案管理的目的、使用的范圍、分類、存放環境等，除此之外，對于人事檔案的使用方式和有關手續都有特定的制度。

（二）人事檔案管理辦法

為了提高檔案管理水平，管理部門制定了多種管理辦法。具體管理方法包括明確人事檔案的管理內容、實行人事檔案集中管理、專業管理人員進行管理等。在這個管理過程中，管理人員對人事檔案進行歸檔、登記、整理、補充、保管，對員工崗位、工資變動進行登記，管理人員變動時進行相關管理交接，方便相關部門人員出入。隨著時間的變化，人事檔案管理辦法也會隨之發生更改，比如出現單位性質變更、部門變更、人事變動，或是現有的人事檔案管理辦法無法滿足現有的人事要求時，人事檔案管理辦法同樣會發生相應的變化。不過通常情況下，人事檔案管理辦法是相對穩定的，因為檔案內容管理復雜度高、內容細化程度高，若持續發生制度變更的話，會造成人事管理工作的混亂。

三、事業單位人事檔案管理存在的問題

（一）人事檔案管理措施較為單一

當前，人事檔案管理模式還是有待進一步優化，工作缺乏規范化。主要表現為人事檔案管理措施較為單一、人事檔案管理工作方法落后。一部分事業單位人事檔案的管理仍以紙質資料為主，不重視電子資料的保存和使用。紙質的人事檔案不利于資料的保存，僅依靠管理者的低層次粗放管理模式，檔案資料內容更新不及時，難以發揮人事檔案管理的作用。但是部分管理層人員對此并不重視，僅僅將人事檔案管理工作看作是簡單的“歸檔”工作，在專業性、規范性方面的水平均較低。因此也不會持續優化人事檔案管理措施，只使用相對陳舊的制度。這樣一來，會造成既定制度無法滿足人事工作需求的情況，進而導致人事檔案管理工作整體的滯后。

（二）人事檔案管理制度的不健全

目前事業單位管理中還存在著人事檔案管理制度不健全的問題，由于部分領導沒有太過于重視人事檔案管理，導致單位沒有健全的人事檔案管理工作制度和工作流程，這就往往會導致人事檔案資料不完善、人事檔案管理工作流程混亂、人事管理缺乏公信力等情況的發生。此種狀況下，若長期制度沒有得到完善，不僅會造成相關工作的滯后，還會引發員工“干好干壞無所謂”情緒的出現，進而導致檔案管理工作的進一步落后。

（三）人事檔案管理意識有待提高

對于認識檔案管理工作而言，管理意識的提升無疑是更為重要的。但是目前很多單位依舊沒有認識到這一點。尤其是在認知上存在不足。他們覺得人事檔案管理會浪費事業單位的人力、物力和財力，認為在檔案工作中做到收集好、保存好，可以應對基本的外調和查詢即可。正是由于思想認識的缺失，使得人事檔案管理意識薄弱，人事檔案管理難以深入地進行。與此同時，能力的不足也是阻礙管理事業發展的重要因素，檔案管理人員的管理思維、管理能力直接決定著檔案管理工作的效果，如果員工對人事檔案沒有進行系統的整理，已很難滿足人事制度改革的需要。

（四）人事檔案管理缺乏有效的監督

一方面，缺乏有效的自我監督模式。人事檔案管理工作主要依靠內部監督來提高這一工作的質量。但是目前，很多單位的檔案管理工作監督模式過于簡單，只是偶爾進行人工的抽查等，無法進行有效的內部監督，不利于工作質量的提升，另一方面，缺乏有效的外部監督。外部監督是檔案管理部門之外部門對其工作的監督，目前，外部的監督往往并不深入，不能發現其深層的問題，也就更不能有效的加以改善。

四、優化事業單位人事檔案管理的措施

（一）加強人事檔案管理，增強人力資源水平

加強人事檔案管理，增強人力資源水平是適應事業單位管理體制改革發展的必然要求。因此，在一定程度上，將其納入日常管理考核參考信息中也是可行的。還要加大對人事檔案管理的支持力度，從而確保人事檔案管理工作有序進行。

同時，人事檔案管理人員必須要正確看到這一工作，態度的端正是必備條件，同時，服務意識的有效提升也是基礎條件之一。為了提高人事檔案管理工作的效率，確保管理人員明確自己的職責與權限也是非常重要的。

（二）完善人事檔案管理體系，加強人才培養

事業單位應不斷完善人事檔案管理體系，加強相關人才的培養。目前，高素質人才已經越來越多，在這一背景下，人才培養模式也應該得到進一步的優化，整體標準還應再拔高，以適應人才素養不斷提升的現狀。通過各種手段加強人才的培養，不斷提高員工的人事檔案管理水平和能力，打造專業化隊伍。事業單位更要加強人力資源部門的培訓和學習，建設具有專業素質的管理人才隊伍。尤其是在互聯網信息日益增多的今天，由于網上信息獲取渠道的增加，人才的培養也更加便利。事業單位還應鼓勵人才積極進行自我提升。

（三）建立健全人事檔案管理，提高人事人才文化

事業單位應建立健全人事檔案管理，提高人事人才文化。人事檔案管理工作的進行實際上與人事人才管理工作息息相關，根據人事檔案管理工作能夠對人才進行合理的管控，并提高人才管理工作的效率。對于人事管理部門而言，人事檔案管理能夠反映很多信息，例如員工期望薪資、期望假期等信息，根據這些信息單位能夠重建人事人才文化，利于單位的發展。

比如針對檔案管理工作，可設置“節點考核”，針對考核結果進行獎懲；日常工作中，還可多和其它部門進行互動，在多進行交流的基礎上，提升職工的幸福感。這樣在借助物質、精神雙重獎勵的基礎上，能夠進一步提高人事人才文化，促進人事檔案管理水平的提升。

五、優化人事檔案管理和人事工作服務水平的路徑

（一）建立完善人事檔案管理制度

事業單位要提高人事檔案工作服務水平，就要高度重視人事檔案管理制度的建設和實施，制定文件生成、收集、整理、分類、排序、歸檔、存儲、檢索、存取等一系列基本的規章制度。制定切實可行的人事檔案管理目標、任務、政策及相關政策，并對全體員工進行相關培訓，提高對人事檔案的重視程度。

（二）優化人事檔案管理體系，提高考核的重要性

事業單位可以不斷優化人事檔案管理體系，結合實際情況，制定人事檔案管理的工作流程和模式，完善人事檔案管理措施保障機制，規范事業單位人事檔案管理的內容、流程和標準，推進人事檔案管理向著規范化、制度化的方向發展。事業單位還應建立有效的獎懲考核機制，提高考核的重要性。這樣一來，能夠充分調動檔案工作人員的工作積極性和責任心，促進事業單位人事檔案管理高質量的發展。

（三）人事檔案管理需要與信息化手段相結合

信息技術與人事檔案管理的有效結合已成為必然趨勢，事業單位應不斷加大對于人事檔案管理方面的投入，比如對庫房環境進行動態監測，加快事業單位人事檔案管理信息系統建設，建立人事檔案管理的網絡平臺，實現人事檔案數據的實時更新、傳輸、處理和存儲，進而實現檔案資源的數據共享，電子化形式的檔案更加便于管理，且檔案數據更為準確，更加利于數據分析與共享。

六、結論

在信息化不斷發展的今天，事業單位人事檔案管理工作也應在實踐中不斷進步，事業單位需積極探索人事檔案管理現代化的途徑和方法，不斷提高人事檔案管理水平，提高人力資源部門的工作效率，進一步促進事業單位健康穩定高質量的發展。