從內控視角探討醫院經濟合同管理

馮鈺玲 浙江大學醫學院附屬第一醫院

一、醫院經濟合同管理的現狀

（一）制度不完善

當前醫院經濟合同管理比較混亂，沒有完善的制度可遵循。大多數公立醫院沒有意識到經濟合同管理在醫院經濟發展中的重要性，設立的經濟合同管理制度一般比較粗獷，實際可操作性不強。在合同的訂立、審簽、履行、歸檔管理等環節上未進行有效的把控。因經濟合同管理制度不完整，而經濟合同管理又常常涉及多個部門，各部門的職責分工不明確，就容易出現推諉扯皮，越位缺位現象。

（二）法律意識淡薄

一方面，從當前醫院普遍的組織架構看，一般都未設立單獨的法務部門或者合同管理部門，合同中各種約束條款和隱形條款等未能進行有效審核，可能諸多不利于醫院的法律風險隱藏在合同條款中而未被審核發現，從而在合同執行過程中容易出現合同糾紛現象；另一方面，合同簽訂的經辦人員大多法律意識不強，對合同管理重要性的認識程度不夠，容易忽視合同簽訂過程中的相關法律責任，從而使醫院的合法權益受到一定損害。

（三）信息化程度不高

當前醫院大多數經濟合同管理信息化較落后，醫院經濟合同審簽流程基本靠紙質合同進行傳閱，經辦人員需拿著紙質合同會簽單及合同一個部門一個部門去審批，一個合同審簽流程下來需要耗費大量的人工成本，工作效率低下，審批過程無法及時保留各部門的審批修改痕跡，也難以實現合同信息互通。合同信息在各部門的傳遞溝通不暢，不能滿足醫院日益增長的合同管理需要，也不能適應多院區的發展需要。

二、醫院經濟合同管理過程中存在的問題

（一）合同審核缺少閉口環節

大多數醫院經濟合同的審簽過程中，各個審簽部門都提出各自對合同的審核意見，但是缺少一個部門對各方提出的審核意見是否在合同中進行相應整改進行復核，導致時常合同審核意見提出一大堆，但合同依舊按審核前的狀態蓋章簽字，使合同審簽流于形式，未發揮合同審核的作用。

（二）合同違規行為較多

合同簽訂主體資格方面，存在不具備法人資格的醫院職能科室對外簽訂經濟合同的行為，也存在合同相對方不具有法人資格，但與醫院簽訂合同的行為；合同簽訂時間方面，“先開展業務，后補簽合同”的倒簽情況屢見不鮮，很多合同事項實質已完成，但常因不符合報銷規定等而補合同審簽流程，補簽合同常使合同各方權責不清，極易出現法律糾紛現象；合同簽訂金額方面，合同金額拆分現象較嚴重，醫院采購部門向同一家單位采購同一貨物或服務，為規避醫院采購制度，避免走詢價或招標流程，時常將本是一份合同的金額拆分成幾份合同進行合同審簽；合同生效方面，審簽的合同時常合同必備要素不齊全，合同正式稿蓋章隨意，騎縫章或者法人簽章常遺漏，使合同不具備法律效應。

（三）部門職責劃分不清，合同歸口管理部門主體地位缺失

醫院所有的貨物或服務類采購一般統一歸口于一個部門進行集中承辦采購，并由該部門走合同的審簽流程，但現實狀況是承辦部門多元化，各自牽頭各自對外，各部門職責劃分不清；當前醫院的合同歸口管理部門職責大部分限于合同歸檔，登記合同臺賬，缺少對合同是否啟用，收付款執行等狀況的管理協調機制，主體地位缺失，缺乏對合同的統一協調和控制。

（四）合同文本不規范

醫院往往比較重視臨床研究，學科建設管理，而忽視了對經濟運行的管理。醫院合同文本不規范的現象嚴重，合同基本由合同相對方擬定，故常常包含或隱藏了有利于擬定合同一方的條款。合同文本形式也花式多樣，合同約定條款中所涉及的規格型號、質量標準，驗收方式，收付款方式，結算條款，雙方違約責任，爭議處理方式等重要合同條款約定不統一。

（五）合同會簽流程繁瑣，耗費時間長

從合同會簽流程開始到合同簽訂完畢，一般需流轉多個部門，涉及近十余人審核簽字。合同的審簽有先后順序，一個部門未審簽完畢就影響后續部門的審簽，而且大多數部門的合同審簽由專人負責，不在崗時一般無法由他人代替，故一份合同的審簽往往耗時較長，合同簽訂效率低下。

三、醫院經濟合同管理的建議及對策

（一）完善合同管理制度，明確各部門職責

醫院應根據自身的基本情況，結合《中華人民共和國合同法》《政府會計制度》等相關法律法規，盡快建立健全出適合本醫院經濟發展的醫院經濟合同管理制度。在醫院經濟合同管理制度中要將各部門的職責與分工予以明確，提高合同管理效率。比如歸口管理部門職責：經濟合同按業務分類實行歸口管理，歸口管理部門應根據政府采購要求或者相關流程確定合同相對方，確保對方履約能力，起草或確定經濟合同文本，要求合同要素齊全，內容準確無誤，對于技術條款特別要求各歸口職能部門掌控，合同簽訂后嚴格按約定履行經濟合同，密切關注經濟合同的執行情況及有效期限，負責與合同對方溝通協調，對有發現違約或中止情形的合同及時提出相關建議和措施；招標采購部門職責：組織經濟合同審簽前的詢價、談判、磋商、招標等流程，對合同標的物、合同主體、采購規格型號、數量及承諾事項等內容進行審核；財務部職責：審核各類經濟合同的價款、酬金、合同的收、付款條款及商務相關條款；內審部門職責：監督檢查合同訂立是否符合醫院采購規定，審核合同要素是否齊全，條款約定是否公平、公正，審核合同形式是否正確，重要合同是否經過法律顧問的審查，同時監督檢查經濟合同管理情況。

（二）規范合同文本，規避合同違規簽訂行為

一般掌握合同起草主動權的一方，能更有效維護自己的合法權益。醫院作為合同的一方，若能制訂合同模板，規范合同文本，則更有助于控制合同的主體風險。凡是國家或相關行業有統一示范合同模板的，應使用示范合同模板；沒有統一示范合同模板的，對于發生頻率較高，類型相似且邊界、責任比較明確的經濟合同，醫院歸口管理部門應嚴格參照國家有關法律法規和醫院的相關制度，結合以往合同執行中獲得的經驗和教訓，再聘請專業人士、法律顧問，組織合同審簽相關部門擬定格式合同，合同模板確定后按規定進行會簽，從而提高合同審核效率，降低合同履行風險。

各部門在合同審簽過程中應重點審核每份經濟合同的合同要素是否完備，實質性條款是否落實。合同要素包括但不限于合同當事人的名稱或者姓名和住所，標的，數量、質量標準，雙方的權利義務，合同價款、履行期限、履行地點和方式、違約責任、爭議解決方式等具體、明確、全面，應注意合同附件是否完整齊全，主要包括報價明細表、資質證明文件、承諾書及補充條款等內容；應注意合同是否雙方加蓋公章及法人簽章，合同蓋章版是否與合同審簽定稿版內容一致，合同騎縫章是否涵蓋合同的整體，防止合同相對方更換合同內容；還應注意合同的簽訂時間，一方面可以確定合同的生效時間，另一方面也是作為合同相關條款執行的依據。

（三）設置分級授權簽署合同，提高合同審簽效率

醫院可以根據合同金額及復雜程度，設定不同級別的經濟合同審簽流程，提高合同審簽效率。例如合同金額小于等于10萬元的，可由分管院長簽署正式合同，合同總價大于10萬元以上的，須由院長簽署正式合同。但對于金額重大、事項重大或者復雜的合同，嚴格貫徹落實“三重一大”，合同審簽前必須經過院領導審批，院長辦公會議或者黨委會議討論通過，合同的談判、起草、簽署也需有法律顧問的參與。

（四）建立合同管理信息系統，實現合同信息共享

經濟合同管理涉及醫院的多個部門，要想提高合同管理的規范性、有效性和透明度，合同信息化建設顯得極其重要。醫院應該盡快研發或引進多功能的經濟合同管理信息系統，將合同管理從簽訂至履行完畢的全過程納入合同信息系統，并與醫院其他信息系統進行無縫對接，爭取實現合同信息共享。合同上傳、合同審簽、合同修改、合同進度查詢均通過線上操作，一方面，可以替代紙質審簽流程，節約找各部門負責人審簽的時間，大大提高審簽效率，另一方面，各部門可以在線及時了解合同審簽情況，對合同的審簽過程和結果保留修訂痕跡，也比紙質審簽能更好的控制人為修改的可能性。

四、結語

綜上所述，雖然諸多醫院制定了經濟合同管理制度，也在不斷加強對經濟合同的管理，但是經濟合同管理方面存在的問題仍然很突出，而經濟合同管理作為醫院運行管理中的重要環節之一，有效管理能規避合同糾紛，及時減損，避免造成嚴重的經濟損失，維護醫院合法權益。因此，醫院必須加快完善經濟合同管理內控制度，在現有合同管理的基礎上整合信息系統資源，優化管理配置，規避風險，才能更好的促進醫院的整體發展。