基于ERP環(huán)境下出版企業(yè)銷售收款業(yè)務內部控制的改進研究

鐘輝玲 廣西人民出版社有限公司

在企業(yè)信息化的過程中，很多企業(yè)選擇了ERP系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)將企業(yè)財務、采購、生產、銷售、庫存與其他業(yè)務功能整合到一個信息管理平臺上，形成集成化管理。它的核心思想是供應鏈管理，從供應鏈范圍優(yōu)化企業(yè)的資源。ERP系統(tǒng)突破了原有的內部控制范圍，形成了新的控制環(huán)境。在這種情況下，出版企業(yè)就需要適應新的控制環(huán)境，對原有的內部控制進行調整，以促進企業(yè)的發(fā)展。

一、出版企業(yè)銷售收款業(yè)務內部控制目標

出版企業(yè)與其他企業(yè)一樣，銷售收款是企業(yè)非常重要的環(huán)節(jié)，從其銷售收款業(yè)務的循環(huán)狀況，可以看出企業(yè)目前的經營狀況。如果出版企業(yè)出現大量的賒銷情況，企業(yè)將面臨著巨大的風險。在賒銷情況無法有效控制的情況下，大量壞賬的出現，將會影響企業(yè)資金的周轉，這對企業(yè)的發(fā)展是非常不利的。在這種情況下，企業(yè)要想生存和發(fā)展，就要實現以下銷售和收款業(yè)務控制目標。第一，確保企業(yè)銷售和收款活動產生的會計資料的一致性、真實性和完整性。第二，消除銷售和收款業(yè)務中存在的隱患，對出現的工作漏洞能夠及時彌補。同時，防止和及時糾正錯誤，避免舞弊現象的發(fā)生，確保企業(yè)現有實物資產的安全和完整。第三，保證企業(yè)所有的銷售和收款活動符合國家相關法律法規(guī)的要求。第四，確保企業(yè)產品的市場占有率有所提高，同時，減少壞賬，加快資金回籠速度。

二、ERP環(huán)境下出版社銷售收款業(yè)務面臨的風險及控制措施

（一）發(fā)貨環(huán)節(jié)面臨的風險及控制措施

1.發(fā)貨環(huán)節(jié)面臨的風險

發(fā)貨環(huán)節(jié)面臨的風險主要有以下幾個方面：第一，客戶資料信息不夠完整，沒有按照相關信用管理制度執(zhí)行，或者相關信用管理制度不符合企業(yè)的規(guī)范。第二，對訂單沒有進行有效的審核。出版企業(yè)所使用的ERP系統(tǒng)與其他企業(yè)的系統(tǒng)是相同的，它是適合很多行業(yè)使用的通用型軟件系統(tǒng)，出版行業(yè)的特殊性沒有體現出來。正因為這樣，出版企業(yè)的ERP系統(tǒng)仍然按照傳統(tǒng)的錄入方式生成訂單，忽略了圖書發(fā)貨形式多樣性對訂單接受方式產生的影響，沒有考慮到出版企業(yè)特殊的訂單接受方式。第三，在簽訂銷售合同時，合同簽訂人有沒有經過授權、合同審核人員有沒有越權進行審核、有沒有對客戶進行信用審核、是否按嚴格照簽訂的合同進行執(zhí)行，這些問題都需要企業(yè)充分考慮到。同時，對于賒銷政策能否確保其松緊適度，對于客戶的信用信息能否進行動態(tài)跟蹤管理，也是需要企業(yè)考慮的。

2.發(fā)貨環(huán)節(jié)的控制措施

（1）在客戶管理方面，企業(yè)應制定新的客戶標準。符合相關標準的，經過審核可以開戶之后，由信用部門對客戶資質進行審查。經審查符合條件的，給客戶編碼，并將其信息完整地錄入到系統(tǒng)中。而未經過信用部門審查的，企業(yè)不得與其進行業(yè)務往來。

（2）在信用風險管理方面，應通過ERP系統(tǒng)，根據客戶以往的交易情況，為客戶設置信用指標。根據客戶信用指標的評價，對客戶的信用風險進行定期評級。客戶一旦出現超過信用指標的情況，系統(tǒng)會凍結其訂單，關閉發(fā)貨通道，終止銷售業(yè)務。只有在客戶匯入規(guī)定數額的貨款之后，銷售業(yè)務才能重啟。這樣的情況下，企業(yè)銷售貨款的回收風險得到了有效控制。在信用風險管理方面，控制要點有以下幾項：第一，要根據適當的依據及審批基礎為客戶制定信用額度，而有關的審批資料要保管好。第二，對新客戶及老客戶的信用額度，要定期進行審核，并根據客戶的回款情況作出相應的調整，確保客戶信用額度的合理性。第三，一旦出現客戶訂單超出信用額度，要在發(fā)貨之前進入特殊審批流程。第四，應將訂單審核人員和信用審核人員的職能進行分離。

（3）在銷售合同管理方面，銷售部門要與客戶及時簽訂銷售合同。如在合同中有與一般性條款不同的地方，要走特殊的審批流程。對已經簽訂的銷售合同，要及時、準確且完整地將合同內容錄入到ERP客戶信息中去，以便生成訂單。財務部門要對銷售合同進行統(tǒng)一的管理，沒有相關權限的人員不能進入ERP系統(tǒng)中對銷售合同進行相關操作。同時，銷售合同要及時傳遞到相關部門，并確保能夠按照條款履行合同。另外，簽訂銷售合同時，要考慮到產品的生產成本，防止出現低于成本銷售的情況或者銷售利潤過低的情況發(fā)生。

（4）在銷售訂單管理方面，生成的銷售訂單要經過部門經理的審核，確認訂單真實有效。如果有銷售合同，訂單內容要與合同內容相符。由專門的人員對訂單價格進行審核，根據產品分類銷售折扣對價格進行嚴格的控制。未經授權人員不得對銷售訂單進行相關操作。對系統(tǒng)進行相關設置，對沒有經過審批的訂單以及超過信用額度的訂單，系統(tǒng)禁止其生成。

（二）銷售退回、折讓以及折扣環(huán)節(jié)面臨的風險及控制措施

1.面臨的風險

這一環(huán)節(jié)面臨的風險主要有以下幾點：第一，客戶退回的圖書有可能沒有經過審批，不是本版圖書，或者退回的圖書屬于包銷不退圖書。第二，圖書退回之后，沒有及時進行清點確認，在沒有與客戶進行及時對賬的情況下，容易出現退貨差錯。這時，由于時間過長，很難查出具體退貨情況。第三，發(fā)貨時的銷售折扣與折讓未經授權批準，再加之沒有進行系統(tǒng)相關設置，有可能出現低價售出，高價收回的現象發(fā)生。

2.控制措施

產品退回后，要及時進行清點，并將數據及時上報有關部門。設置專門的審核人員，對退貨的折扣與折讓的真實性進行審核。經過審核的單據錄入系統(tǒng)并開出退貨單，傳給倉庫和財務部門進行賬務處理。在系統(tǒng)中設置銷售與退貨對比程序，監(jiān)控退回產品的種類、折扣與折讓，防止因為退貨給企業(yè)造成損失。銷售人員要及時與客戶對退貨信息進行溝通，并及時通知倉庫管理人員清點退貨。設置相關權限，將賬務記錄人員與業(yè)務辦理人員的職責進行分離。

（三）應收賬款的控制措施

出版社圖書大多以寄銷的方式進行銷售，一般與經銷商采取賬期結算和實銷實結的方式，所以對發(fā)出商品管理等同于應收賬款管理。因此，應收賬款控制包含發(fā)出商品控制。在ERP環(huán)境下，應收賬款控制，要明確以下幾點內容：

1.發(fā)出商品的信用控制

加強對客戶信用檔案進行管理，根據客戶的信用情況，對信用額度、信用期以及信用政策進行調整。同時，信用管理人員要對客戶的信用結算期或銷售期限與發(fā)出商品的賬齡進行核對，及時督促銷售人員結算貨款。未按期結算的客戶，要及時上報。

2.發(fā)出商品財務核算及對賬要求

要明確在途商品的入賬時間及入賬依據，銷售人員要對發(fā)出商品進行跟蹤管理。倉庫工作人員要及時錄入發(fā)出商品數據，在系統(tǒng)中確認出庫，確保庫存信息及時更新。同時，銷售人員要及時匯報客戶收貨情況。對于出版企業(yè)來說，發(fā)出商品管理等同于應收賬款管理，因此，銷售人員要及時與客戶對賬，并保留對賬記錄，然后，將對賬記錄傳遞給財務部門，由財務部門進行后續(xù)的應收賬款管理。銷售人員在對賬過程中，如果發(fā)現錯誤，要及時查明原因，并進行書面上報，經分管領導審批后，將報批的損失和調整單據交給財務部門進行相關的賬務處理。

三、結語

隨著企業(yè)的發(fā)展，不論是企業(yè)內部的管理方式還是企業(yè)的外部環(huán)境都發(fā)生了改變。這時，企業(yè)的內部控制要隨著ERP系統(tǒng)的應用進行相應的調整。在這種情況下，出版企業(yè)要想生存和發(fā)展，就需要在ERP環(huán)境下對企業(yè)的銷售收款業(yè)務進行有效的內部控制，結合要實現的發(fā)展目標，針對銷售收款業(yè)務面臨的風險，采取有效的控制措施，確保企業(yè)能夠健康的發(fā)展。