基于ERP環境下出版企業銷售收款業務內部控制的改進研究

鐘輝玲 廣西人民出版社有限公司

在企業信息化的過程中，很多企業選擇了ERP系統。ERP系統將企業財務、采購、生產、銷售、庫存與其他業務功能整合到一個信息管理平臺上，形成集成化管理。它的核心思想是供應鏈管理，從供應鏈范圍優化企業的資源。ERP系統突破了原有的內部控制范圍，形成了新的控制環境。在這種情況下，出版企業就需要適應新的控制環境，對原有的內部控制進行調整，以促進企業的發展。

一、出版企業銷售收款業務內部控制目標

出版企業與其他企業一樣，銷售收款是企業非常重要的環節，從其銷售收款業務的循環狀況，可以看出企業目前的經營狀況。如果出版企業出現大量的賒銷情況，企業將面臨著巨大的風險。在賒銷情況無法有效控制的情況下，大量壞賬的出現，將會影響企業資金的周轉，這對企業的發展是非常不利的。在這種情況下，企業要想生存和發展，就要實現以下銷售和收款業務控制目標。第一，確保企業銷售和收款活動產生的會計資料的一致性、真實性和完整性。第二，消除銷售和收款業務中存在的隱患，對出現的工作漏洞能夠及時彌補。同時，防止和及時糾正錯誤，避免舞弊現象的發生，確保企業現有實物資產的安全和完整。第三，保證企業所有的銷售和收款活動符合國家相關法律法規的要求。第四，確保企業產品的市場占有率有所提高，同時，減少壞賬，加快資金回籠速度。

二、ERP環境下出版社銷售收款業務面臨的風險及控制措施

（一）發貨環節面臨的風險及控制措施

1.發貨環節面臨的風險

發貨環節面臨的風險主要有以下幾個方面：第一，客戶資料信息不夠完整，沒有按照相關信用管理制度執行，或者相關信用管理制度不符合企業的規范。第二，對訂單沒有進行有效的審核。出版企業所使用的ERP系統與其他企業的系統是相同的，它是適合很多行業使用的通用型軟件系統，出版行業的特殊性沒有體現出來。正因為這樣，出版企業的ERP系統仍然按照傳統的錄入方式生成訂單，忽略了圖書發貨形式多樣性對訂單接受方式產生的影響，沒有考慮到出版企業特殊的訂單接受方式。第三，在簽訂銷售合同時，合同簽訂人有沒有經過授權、合同審核人員有沒有越權進行審核、有沒有對客戶進行信用審核、是否按嚴格照簽訂的合同進行執行，這些問題都需要企業充分考慮到。同時，對于賒銷政策能否確保其松緊適度，對于客戶的信用信息能否進行動態跟蹤管理，也是需要企業考慮的。

2.發貨環節的控制措施

（1）在客戶管理方面，企業應制定新的客戶標準。符合相關標準的，經過審核可以開戶之后，由信用部門對客戶資質進行審查。經審查符合條件的，給客戶編碼，并將其信息完整地錄入到系統中。而未經過信用部門審查的，企業不得與其進行業務往來。

（2）在信用風險管理方面，應通過ERP系統，根據客戶以往的交易情況，為客戶設置信用指標。根據客戶信用指標的評價，對客戶的信用風險進行定期評級。客戶一旦出現超過信用指標的情況，系統會凍結其訂單，關閉發貨通道，終止銷售業務。只有在客戶匯入規定數額的貨款之后，銷售業務才能重啟。這樣的情況下，企業銷售貨款的回收風險得到了有效控制。在信用風險管理方面，控制要點有以下幾項：第一，要根據適當的依據及審批基礎為客戶制定信用額度，而有關的審批資料要保管好。第二，對新客戶及老客戶的信用額度，要定期進行審核，并根據客戶的回款情況作出相應的調整，確保客戶信用額度的合理性。第三，一旦出現客戶訂單超出信用額度，要在發貨之前進入特殊審批流程。第四，應將訂單審核人員和信用審核人員的職能進行分離。

（3）在銷售合同管理方面，銷售部門要與客戶及時簽訂銷售合同。如在合同中有與一般性條款不同的地方，要走特殊的審批流程。對已經簽訂的銷售合同，要及時、準確且完整地將合同內容錄入到ERP客戶信息中去，以便生成訂單。財務部門要對銷售合同進行統一的管理，沒有相關權限的人員不能進入ERP系統中對銷售合同進行相關操作。同時，銷售合同要及時傳遞到相關部門，并確保能夠按照條款履行合同。另外，簽訂銷售合同時，要考慮到產品的生產成本，防止出現低于成本銷售的情況或者銷售利潤過低的情況發生。

（4）在銷售訂單管理方面，生成的銷售訂單要經過部門經理的審核，確認訂單真實有效。如果有銷售合同，訂單內容要與合同內容相符。由專門的人員對訂單價格進行審核，根據產品分類銷售折扣對價格進行嚴格的控制。未經授權人員不得對銷售訂單進行相關操作。對系統進行相關設置，對沒有經過審批的訂單以及超過信用額度的訂單，系統禁止其生成。

（二）銷售退回、折讓以及折扣環節面臨的風險及控制措施

1.面臨的風險

這一環節面臨的風險主要有以下幾點：第一，客戶退回的圖書有可能沒有經過審批，不是本版圖書，或者退回的圖書屬于包銷不退圖書。第二，圖書退回之后，沒有及時進行清點確認，在沒有與客戶進行及時對賬的情況下，容易出現退貨差錯。這時，由于時間過長，很難查出具體退貨情況。第三，發貨時的銷售折扣與折讓未經授權批準，再加之沒有進行系統相關設置，有可能出現低價售出，高價收回的現象發生。

2.控制措施

產品退回后，要及時進行清點，并將數據及時上報有關部門。設置專門的審核人員，對退貨的折扣與折讓的真實性進行審核。經過審核的單據錄入系統并開出退貨單，傳給倉庫和財務部門進行賬務處理。在系統中設置銷售與退貨對比程序，監控退回產品的種類、折扣與折讓，防止因為退貨給企業造成損失。銷售人員要及時與客戶對退貨信息進行溝通，并及時通知倉庫管理人員清點退貨。設置相關權限，將賬務記錄人員與業務辦理人員的職責進行分離。

（三）應收賬款的控制措施

出版社圖書大多以寄銷的方式進行銷售，一般與經銷商采取賬期結算和實銷實結的方式，所以對發出商品管理等同于應收賬款管理。因此，應收賬款控制包含發出商品控制。在ERP環境下，應收賬款控制，要明確以下幾點內容：

1.發出商品的信用控制

加強對客戶信用檔案進行管理，根據客戶的信用情況，對信用額度、信用期以及信用政策進行調整。同時，信用管理人員要對客戶的信用結算期或銷售期限與發出商品的賬齡進行核對，及時督促銷售人員結算貨款。未按期結算的客戶，要及時上報。

2.發出商品財務核算及對賬要求

要明確在途商品的入賬時間及入賬依據，銷售人員要對發出商品進行跟蹤管理。倉庫工作人員要及時錄入發出商品數據，在系統中確認出庫，確保庫存信息及時更新。同時，銷售人員要及時匯報客戶收貨情況。對于出版企業來說，發出商品管理等同于應收賬款管理，因此，銷售人員要及時與客戶對賬，并保留對賬記錄，然后，將對賬記錄傳遞給財務部門，由財務部門進行后續的應收賬款管理。銷售人員在對賬過程中，如果發現錯誤，要及時查明原因，并進行書面上報，經分管領導審批后，將報批的損失和調整單據交給財務部門進行相關的賬務處理。

三、結語

隨著企業的發展，不論是企業內部的管理方式還是企業的外部環境都發生了改變。這時，企業的內部控制要隨著ERP系統的應用進行相應的調整。在這種情況下，出版企業要想生存和發展，就需要在ERP環境下對企業的銷售收款業務進行有效的內部控制，結合要實現的發展目標，針對銷售收款業務面臨的風險，采取有效的控制措施，確保企業能夠健康的發展。