淺論OA辦公環(huán)境下電子公文的寫作和處理

林妹靜 自然資源部第三海洋研究所

一、研究的意義和重要性

電子公文是黨政機關、企事業(yè)單位在處理公務和行政管理時的重要工具，是文書檔案重要的組成資料，也是檔案數(shù)字化的重要資源。黨政機關電子公文是以電子數(shù)字形式擬制、辦理、管理的黨政機關公文。目前該類公文均制定有規(guī)范標準。如《黨政機關電子公文歸檔規(guī)范》（GB/T 39362-2020），《黨政機關電子公文系列標準》《黨政機關電子公文處理工作辦法》等。隨著信息化的發(fā)展和辦公自動化平臺的廣泛使用，電子公文大量出現(xiàn)，對OA辦公系統(tǒng)形成的電子公文進行有效管理是當前急需解決的問題。

因此，著眼于電子公文處理的客觀要求，立足于其管理現(xiàn)狀，參照黨政機關對電子公文的相關規(guī)范標準，結合辦文實踐經(jīng)驗來探討電子公文的寫作和處理的規(guī)范性問題就顯得尤為重要。這也是促使提高電子公文寫作和處理質量，促進檔案管理提升的有效途徑。

二、電子公文寫作與處理中常見問題例析

電子公文是與紙質公文具有相同的法律效力和規(guī)范格式的公文。電子公文具有與紙質公文相同的寫作要求等，但是依托計算機系統(tǒng)環(huán)境形成的公文，具有自己的特征，呈現(xiàn)新的特點。電子公文與傳統(tǒng)紙質公文在寫作方式、寫作載體、生效標識、保存方式、時效性等方面都有明顯區(qū)別。電子公文的寫作、修改和傳輸都更加便捷，極大地提高了工作效率。同時隨意性、碎片化的網(wǎng)絡傳播方式也改變了公文寫作，導致電子公文不規(guī)范問題尤其突出。

在電子公文的辦理中，電子公文的流轉審批和分發(fā)都更加即時、便捷，分發(fā)范圍和對象更加廣泛，但是也存在線上簽批，無法當面溝通，修改留痕稿多，出錯率高等情況。在實際工作過程中，由于公文管理工作比較繁雜，目前還存在數(shù)量眾多的紙質資料，因此在整理方式上也存在不規(guī)范的現(xiàn)象。另外，很多企事業(yè)單位電子紅頭和電子公章技術問題沒有解決，電子公文最后環(huán)節(jié)生成的正式文件是脫離系統(tǒng)形成的紙質掃描件，僅供查閱無法進一步的利用，影響著使用與發(fā)展。

三、應把握的幾個原則

根據(jù)《黨政機關電子公文歸檔規(guī)范》，元數(shù)據(jù)和歸檔信息包概念的提出對電子公文的管理有很多應值得注意的地方。元數(shù)據(jù)，即描述電子公文或電子檔案的內容、背景、結構及其管理過程的數(shù)據(jù)。每一份電子文件的元數(shù)據(jù)必須列入歸檔范圍之內。因此，歸檔的材料除了公文文檔外，還增加了背景信息。為了保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本單位的主要工作情況，開展電子公文歸檔工作應遵循保留形成原貌，保持有機聯(lián)系、保證長期可用的原則，在實踐中應注意把握好以下方面。

（一）加強調研，實事求是

注重調研，公文內容要確保真實，明確公文材料的真實性。背景信息，引用的材料要真實，特別是數(shù)據(jù)等，要加強核實，仔細推敲。同時在附件以及相關文件的上傳也要內容真實，圖片清晰，確保可用，才能夠保障公文的真實有效力。基于互聯(lián)網(wǎng)的寫作，搜集材料更加便捷，復制黏貼雖然加快了寫作速度，但也存在沒有甑別帶來不真實的風險。

（二）準確規(guī)范，精簡高效

為確保公文的規(guī)范性，首先應加強機關代字的編寫規(guī)范化，對本單位的發(fā)文分類，字號及適用范圍做出規(guī)定和統(tǒng)一，制定常用發(fā)文分類、字號及適用范圍，這有利于公文的傳達辦理和后期檔案的歸類利用等。在行文上，上行文要和相關上級部門溝通，避免行文后反復修改，影響工作效率。

（三）安全可靠，長期可用

隨著電子公文管理復雜程度的增加，計算機本身存在潛在安全隱患，人為操作不當?shù)榷际闺娮游募狈Π踩谋４姝h(huán)境，應做好備份等處理。計算機網(wǎng)絡化傳遞，范圍廣，影響大，應注意把關不嚴造成的影響。手機端的傳播方式更要注重內部和保密的管理。附件格式多樣化應進行統(tǒng)一處理，做到長期保存格式的標準化和統(tǒng)一化。

四、應注意的問題

（一）電子公文內容的準確性

公文材料的真實性是進行政務管理工作首要完成的目標，也是最重要的目標，真實性和行政效力是公文的靈魂。公文應該在起草階段就要進行充分的溝通，注重內容擬寫，在核稿階段就不能進行實質性的修改。背景信息是電子公文的重要組成部分，所記載的電子公文元數(shù)據(jù)是影響電子文件真實性的關鍵性因素，系統(tǒng)要嵌入確保文件價值和證明真實的元數(shù)據(jù)。

（二）電子公文流程的合規(guī)性

在公文的申請階段，申請材料的提交和審核必須經(jīng)過各層級領導確認簽名，加強對公文的審核把關；在公文寫作完成后還需要有關負責人進行再次核實，并建立公文的監(jiān)督機制，只有建立起制度化的工作標準，才能夠讓公文管理走向規(guī)范化。此外，還要加強研究公文流程節(jié)點的合理性和可能存在的風險點，保證公文流轉的時效性，加強督促、催辦簽批等流程。最后確保發(fā)文稿面紙和文件簽辦單要素齊全規(guī)范。

（三）電子公文格式的規(guī)范性

結合《黨政機關公文處理條例》“公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計量單位和符號標點等，按照有關國家標準和規(guī)定執(zhí)行”有關規(guī)定，加強電子公文的規(guī)范性。雖然有些單位使用公文格式模板，提高編排效率等，但是還是存在一些常見的格式錯誤問題。特別在標點符號，文種選擇，標題制作等，如在標示發(fā)文年號時使用括號不規(guī)范，多個書名號或引號并列時使用頓號分隔，表示次序的阿拉伯數(shù)字使用點號不當，附件說明格式不規(guī)范，請示和報告文種使用錯誤等。對于附件格式的規(guī)范問題，在歸檔時必須將其轉化為標準化的保存格式，以便后期的檔案管理與深入編研等工作。

為使電子公文有序發(fā)展，加強電子公文的寫作和管理研究是當前面臨的重要任務，制定符合現(xiàn)實狀況的一系列解決問題的措施，才能不斷推進電子政務發(fā)展。