從財務管理角度加強倉庫管理的探討

賴小英 南昌鐵路局集團公司龍巖鐵路工務段

倉庫存貨作為鐵路工務系統流動資產的重要組成部分，存貨積壓或短缺，可能導致流動資金占用過量、存貨價值貶損或生產中斷，其合理管理就尤為重要。本文就討論如何從財務角度完善存貨核算的基礎倉庫管理，提高資金使用效率，減少國有資產損耗。

一、鐵路工務系統倉庫管理現狀

經過多年的發展和努力，目前鐵路工務系統倉庫管理已經形成了一整套完整的模式，有相應的流程和軟硬件系統，也具備一定的人才基礎。但是多年的審計表明，我們鐵路工務系統仍然存在幾個典型問題：1.不少地方存在大額賬外料；2.廢舊軌料報廢不及時，廢舊軌料未按照流程進行報廢，甚至發生偷賣廢料等職業風險問題；3.倉庫管理制度落實不到位，實際管理形式不規范，倉庫分類不科學；4.倉庫選址和建設不規范，有些倉庫因條件限制直接露天擺放，導致不少備品備件質量受影響；5.賬、卡、物不符，賬賬不符；6.倉庫設置不科學，過多跨區調動導致二次三次搬運成本過高；7.各工區倉庫實際管理人員未經過倉庫管理培訓，實際管理水平欠缺；8.不關心廢品殘值和備品備件價值變化，導致財務對資產變動不敏感。

二、建立完善的倉庫管理制度

要加強倉庫管理首先就是要從以下幾個方面考慮，建立完善的倉庫管理制度：1.多年來沿線各倉庫的功能定位，倉庫的建立依據；2.倉庫備品備件的采購及入庫出庫流程及其歷史沿革；3.備品備件的價值依據及年度盤點的資產價值變動重估；4.廢料的殘值估算及處理后實際殘值結算；5.備品備件周轉周期的估算及修正管理；6.倉庫管理人員的設置和職責設定；7.倉庫臺賬和財務系統一致性保障機制的建立；8.倉庫管理的遠程化和信息化水平，信息系統和財務系統的一致性保障。

例如，為了規范鐵路工務系統倉庫的材料管理程序，提高物料運轉效率和節約成本，促進工務系統倉庫朝標準化、規范化、按需設置、科學布局、效率最優等方向發展，建立以下管理方法（簡易范例）。

物資采購計劃：物資供應計劃由沿線各車間及段線路科、路橋科、材料科等根據生產計劃編制而成（或由路局下指令進行編制報批）。當采購計劃申請獲得批準后，倉庫應當及時核實實際庫存，并在此基礎上為各部門提供分析數據，以保證完成精確的采購申請。

設計最佳庫存：主要材料：鐵路工務段備品備件主要材料一般為各型號的鐵軌、道砟、扣件、燃油、除草劑等，各材料庫存情況要根據材料消耗定額、供應商狀況、最短供貨時間以及資金的周轉情況等確定；低值易耗品：低值易耗品主要有一些常用的辦公用紙張、筆、打印機及計算機耗材等，根據平時各車間各部門的實際消耗量、最短供貨時間、預算定額的使用情況等確定；主要材料和低值易耗品都必須在日常運營過程中完全滿足需要，但是為了節約資金減少庫存積壓和資金占用，提高各部門協作程度提高倉庫的實時信息共享進而根據實際各種備品備件和低值易耗品的周轉率。

備品備件入庫：所有備品備件入庫前采購員必須要收集合格證收發貨清單及審批程序，進行系統入庫及現場驗收（或由倉庫管理員兼檢）；各申請采購部門和使用部門應當進行系統數量核驗，以確保采購的備品備件是本部門申購的，減少實際使用誤差和供貨錯誤率，并進行數量質量方面的再次確認。

備品備件的出庫：倉庫管理員憑領料人的領料單如實發放，若領料單上車間主任和材料科負責人未簽字、字據不清或被涂改的，庫管員有權拒絕發放物資。

為了減少浪費，先采購的物質勘用的應當盡量先出，段領導出于實際運行和其他安全保障等特殊需求要用最新的備品備件的應當進行審批登記等程序。各類單據按照層級和權限進行審批操作，未經規定程序不準拿走物質不得越權和跨級提領物質。

存貨的盤點：存貨盤點應結合本段實際情況確定盤點周期、盤點流程等相關內容，核查存貨數量，及時發現存貨減值跡象。單位至少應當每年年度終了開展全面盤點清查，并形成書面報告。盤點應當由財務部門牽頭，紀委監督，材料科、路橋科、辦公室、計財科等部門抽調精干人員組成臨時工作小組，小組成員從盤點開始到結束不得變動，盤點時保證做到盤點數量的準確性、公正性，嚴禁弄虛作假、虛報數據。所有的盤點數據都需盤點人員簽名確認，發現的存貨盤盈、盤虧、毀損、閑置以及需要報廢的存貨，應當查明原因、落實并追究責任，按規定權限批準后處置。

三、倉庫管理過程中的財務核查分析

鐵路物資管理系統中對庫存貨品只統計采購價格和數量，并在各報表中根據需要呈現統計情況。隨著國民經濟的發展，我們的主用材料比如各型號鐵軌和道砟砂子和燃油等市場價格波動變化是巨大的，各路局集團公司應該對這些材料的期貨價格波動對各站段進行公告，站段材料管理部門和生產部門可以根據生產需要和價格波動實際進行動態庫存調整以便于節省成本，實現國有資產的保值增值。比如，鋼材價格從2003年開始就出現了幾次大的波動，范圍從每噸3000~8000元寬幅波動，我們對鐵軌的需求是穩定而長遠的，就可以選擇在靠近3000元或者低于4000元的時候多備貨，在靠近8000元時候少備貨。在物質系統中，增加一個貨品現值估算欄，通過輸入市場調查或者集團發布的現值參數動態調整資產價值，便于財務合理估計倉庫資產，準確提供相關報表給領導做相關決策使用。

動態評估需要設定周期，各站段可以根據集團公司發布信息的頻率實時動態調整，也可以根據會計年度核算要求調整資產價值。資產價值的評估對廢品殘值的意義也是非常重大的，通過對大宗商品價格的采集評估使用可以相對合理的處理廢料，使得廢料價值最大化，提高國有資產的保值水平。另外，對廢料的處理，我建議要做到盡量公平公開，提高站段所有員工對廢料處理的知悉程度，最大限度地實現低成本的群眾監督。

四、探索建立倉庫管理和財務管理系統的自動對接機制

目前我們的財務系統賬目主要是依據資金的變動設計的，對材料管控沒有物資管理系統那么細致，導致各站段財務要經常進行人工審核臺賬，且要手動盤點并仔細核對，自動化程度低，勞動強度大，部分站段財務人員配置不足會導致盤點核查賬目等監督工作長時間未進行，直接導致工作長時間沒辦法監督糾偏，等審計發現問題都相對比較嚴重了。

我建議在財務系統中設置倉庫庫存子系統，根據財務賬目的要求建立相應的子賬目，并做好倉庫管理員的權限設置，使得現場的物料變動直接反映在資產變化上，在倉庫管理子系統中設置價值修正系數，合理反映沿線所有倉庫的存貨價值，對價值的異常變動系統進行自動提醒，財務人員及時根據實際進行核查盤點和監督，這樣可以大幅度減少事后盤點監督的工作量。

認真研究兩個系統的特點和特性差異，找到共同點，比如上面提到的貨品價值，還有貨品數量型號、貨品的使用場合等，在系統中合理設置算法進行系統自動審核，人工復核，以減少人工勞動強度和人為偏差。

五、提高倉庫管理的信息化水平

這二十年來，中國鐵路事業快速發展，鐵路工務系統的維護壓力也快速增長，人員配置數量的增長往往無法滿足實際需要，這也是導致倉庫管理不規范的重要原因。目前我們基本上做到各個車間的倉庫都依托鐵路物質管理系統進行簡單的數量及出入庫管理，倉庫管理的信息化自動化程度普遍較低。

首先，我們可以在每個倉庫都安裝高清網絡攝像機，利用現在的圖像識別技術對人員進出物料進出的時間和大約品種數量進行準確的自動化記錄；圖像識別技術還可以做到無人值守的防盜防火，通過視頻記錄倉庫的所有操作，實現不可抵賴性。這些攝像機聯網后可以統一匯總入值班室或者24小時有人的工作場所，通過調整人員管理規定實現低成本倉庫安全管理。

其次，可以開發APP根據視頻觸發事件，進行物料的出入庫手機上直接操作，提高辦事員和倉管員的辦事效率和便捷程度。倉庫管理APP通過合理的權限設置，把原來需要人工辦理的申請審批等程序全部無紙化，結合視頻識別可以做到極低的錯誤率。

六、加強人才隊伍建設

所有的工作都是由人來完成的，人才培養好了才能更好地完成相應的工作，建設一支層級合適、能力適崗、遵紀守法、道德優良的相關工作隊伍對鐵路工務段的工作特別重要。從一線線路工兼職領料到專職辦事人員再到計財科專業會計師，每年根據集團公司的培訓和在教育計劃都要進行培訓，同時要根據各段自身業務特點自身人員構成特點建立個性化的人員培訓計劃。比如，工區倉管員要培訓倉庫管理的辦法、各類型貨物的歸置整理辦法、倉庫安全管理基本知識、信息化系統使用技能及職業道德等；車間辦事員要進行財務報賬規范性培訓、出入庫規范性培訓、零星采購申報及實施流程培訓、臺賬規范性填寫培訓等；計財科財務人員則需具備系統的財務知識和豐富的實踐經驗才能適應新形勢下鐵路工務系統發展需要。

七、小結

總之，倉庫管理從未獨立，尤其是倉庫和財務聯系更緊密。鐵路工務系統的倉庫管理是否規范是否安全，不僅關系到存貨核算的準確性、財務數據的真實完整性問題，更關系到鐵路工務系統工作的可持續性保障問題，甚至關系到各層級同事的職業安全，我們應該加以重視并不斷完善之。