提升企業辦公室行政管理實效性的方法

閆長林 電科院

一、企業辦公室行政管理工作主要職能

（一）協調職能

辦公室企業里是重要的信息中轉站，需要將單位內部中的信息及時地傳遞，做好下情上報、上情下傳任務。做好上下協調、橫向協調、內外協調、應急協調四個方面的協調工作。上下協調工作是指要及時準確地掌握單位的工作重點和領導的決策方向，做到“身處兵位、心為將謀”，對單位內部基層部門的溝通對接要及時，能全面了解基層的工作情況，及時準確地向上級領導反饋信息。橫向協調面向企業內部的每一個部門，由辦公室負責牽頭，使得各單位及每個部門在協調方面加強合作[1]。內部和外部的協調是辦公室要發揮的窗日作用，既要了解企業外部的發展需求，又要展現良好的企業形象和實力。應急協調是在突發事件或突發事件信息的跟蹤、報告、各方面資源的協調以及各類突發事件的適當處理中發揮積極作用。

（二）參謀職能

辦公室作為全企業上傳下達的重要部門，同樣也是領導左臂右膀的角色，因此不能簡單地把行政管理工作理解為受理登記、收發文件等事項。做好企業的行政管理工作，需要有一個共同的全局思想和戰略，在企業發展的過程中緊緊抓住工作重心，有效的信息要及時提供給領導，要為企業的全面發展提供必要的謀略。

（三）服務職能

細碎繁雜是行政管理工作的特點，服務功能作為企業辦公室行政管理工作中的主要功能，必須保證服務質量，以保證各項工作的正常運行。因此，企業辦公室不僅要做領導的顧問，還要做好其它部門的后勤。一方面，在實地調研基層部門具體情況的基礎上，做一個總結報告，通過語言協助的方式，為領導工作思路的制定提供參考；另一方面，加強與企業內部各單位的協調與合作，搭建上下級溝通的橋梁。

（四）組織職能

根據企業工作部署和部門需求計劃，辦公室需要提前準備好重要會議和活動，以及重要客戶的接待工作，持續改善后勤服務管理，建立起企業良好的組織服務體系。

二、提升企業辦公室行政管理實效性的方法

（一）明確企業管理目標，做好工作流程

①明確劃分崗位職責。按照企業不同辦公室的職能和工作流程，進行工作崗位設置，依照工作崗位的性質和內容明確各崗位的職責，切實實現崗位固定、個性化設置，明確分工，保障各崗位之間的獨立與合作。②工作流程進行優化。對工作流程進行優化，可以讓企業管理人員在經營管理過程中，依據工作任務和性質，把任務分成若干部分，然后進行工作流程的優化，這樣不僅可以實現操作便捷簡單，還可以使得管理人員更直觀的面對工作任務，進而獲悉工作中每一環節，及時制定調整政策并提供意見反饋[2]。③互聯網優勢明顯。利用互聯網的優勢，企業辦公實現自動化，如此方便全面搜集信息，可以對企業內外工作的管理機制進行調節，對管理的空自有效預防，進而能避減少工作各個環節出現的管理漏洞。企業可以利用信息技術手段建立電子數據庫，收集并上傳文檔資料，同時進行分類處理，以便后期查找的方便。這樣不僅大大提高了文檔管理工作的效率，同時還緩解了相關工作人員的工作壓力，并為辦公室行政管理工作的順利開展奠定了良好的基礎。④考核標準及要求必須嚴格執行。程序性工作和非程序性工作是企業辦公室的兩大工作內容。這兩塊工作內容在執行時都必須要進行指標量化的利學性。此外為增強員工的滿足感和自豪感，要做到獎懲分明。

（二）完善辦公室行政事務管理工作制度

對于企業來說，辦公室是形象的窗日，在工作中必須用全局的眼光看待和處理問題，要嚴格執行領導的決策，正確處理好各方關系，發揮好服務與管理的職能，持續推進辦公室行政事務的管理體系建設，完善每一項規章制度。例如，辦公室行政檔案管理、行政考勤制度等都應該制定利學合理的系統標準，在日常工作中，嚴格按照制度辦事，要切實維護制度的權威性，利用完善的制度來促進辦公人員職能的規范化。

（三）加強建設行政管理隊伍

加強隊伍建設是企業行政管理的重要工作內容，建設一支業務精湛、工作作風優良、服務高水平的管理隊伍，對辦公室管理向好發展起到積極的推動作用。可以從以下內容開始：第一，用人機制要完善，對辦公室人員結構進行優化。完善崗位職責相聯系的權責運行機制，打破在傳統用人機制上實現突破，持續擴大人才選拔范疇，建立健全崗位用人保障機制，對復合型行政管理人才要多加引用過來，從而實現辦公隊伍人員優化，為人才儲備工作奠定良好基礎。第二，提高辦公室行政人員的素質[3]。要努力發掘一些基層工作經驗豐富，對行政管理事務熟悉且善于思考的人才，對這些人才進行培訓及交流等方式，進一步提升他們的服務意識和技能水平。另外，通過業務培訓增強能力，建設起梯隊人才的培養體系。

（四）提高辦公室風險防范能力

首先，加強法律意識，在熟悉國家制定的有關法律法規具體規定的基礎上辦理各項事務，在受到侵犯自己利益時，使用法律武器來維護自身權益。其次，重視企業證件和印章的使用管理，有利于證件和印章使用的合理性和規范化，不允許隨意借用。因此，應要求文件和印章用戶簽署隨附表格，明確文件和印章的使用時間、用途、退還時間、用戶個人信息等。再其次，加強行政管理人員預判和預防企業風險的能力的培養，對管理人員的風險識別和管理意識要持續增強，完善風險管理體系和一些處理策略。

總而言之，在新時代背景下，企業的辦公室行政管理工作已經越來越受到企業管理者的重視，企業行政管理工作不僅是企業穩定發展的保障，也為企業健康發展提供了源源不斷的動力。因此，企業管理者在不斷改進生產提高效率的同時，也要兼顧行政管理工作的改革創新，只有這樣才能保證企業在發展過程中穩步前進，在激烈的市場競爭中占據有利位置。