企業檔案管理工作存在的問題及對策

祁嵬 沈陽人才交流服務經營管理中心有限公司

檔案問題是每個人每時每刻都要面對的問題，也是一個人人生閱歷的歷史記錄，對于個人來說有很大的價值。而且在企業發展角度出發，檔案管理工作是保障企業發展的一個重要環節，倘若檔案管理工作不到位，會導致其成為企業發展道路上的軟肋，會大大削減企業在同行業中的競爭力。隨著社會發展快節奏模式的產生，檔案管理工作者需要對管理工作進行系統化的革新，將管理工作與智能化設備相聯系，在提高檔案管理工作效率的同時可以科學管理，實現企業和個人的工作價值最大化。

一、做好企業檔案管理工作的意義

企業檔案在本質上的作用就是記錄企業發展和革新的歷史，其中主要包括公司員工的履歷檔案、公司的管理與經營模式和成果、企業技術的開發介紹以及所獲證書等內容。因此企業檔案管理工作一直以來都是公司發展的推動力，只不過很多企業并沒有意識到這一點，這里面的原因主要就是企業僅僅注重生產技術的革新而忽視了企業檔案管理工作所帶來的效益。

公司做好企業檔案管理工作，在個人角度來說，是對員工的負責，可以在一定程度上通過對員工履歷檔案的分析和對比進而給各個員工分配其較為擅長的工作領域和部門，能夠在一定程度上避免將員工能力弱化的情況，并且確保員工的發展效率，進而增強員工的自信心以及滿意度。

除此之外，在企業角度來說，做好企業檔案管理工作在總體上可以加快企業發展速度以及增強自身的競爭力。具體可以分為以下幾個方面：第一就是可以顯現公司的工作理念和工作內容方向，使員工以及應聘者更好地了解公司，進而提升公司員工質量并且推動企業發展進程；第二點就是可以對員工進行合理分配，構建一個較為完善的公司崗位體系；第三點主要就是向外來投資者展示企業的全貌并且靠一些新型技術的介紹來吸引投資者進行投資，使得公司可以獲得投資渠道；第四點就是做好企業檔案管理工作能夠在企業文化方面發揮著無可替代的作用。

二、企業檔案管理工作存在的問題

（一）企業缺乏檔案管理意識

其實開展好企業檔案管理工作最為基礎的一項就是擁有檔案管理意識，但是許多企業缺乏這一意識。這些企業只關注企業經濟的增長和技術的研發，將人力和財力都注入到這二者之中，而對于檔案管理工作就不聞不問，有的企業甚至都沒有專門的檔案管理部門。長時間這樣下去不但會影響相關人員的工作效率，還會在一定程度上對公司的發展造成阻礙。

（二）企業檔案管理體系不完善

在當前這個競爭較為激烈的時代，企業只有建造一套較為完善的企業檔案管理制度才可以做好檔案管理工作。雖然目前已經有一部分企業意識到了企業檔案管理的重要性并且也投入了相應的人力和資金，但是這些企業還是不能科學地對管理工作進行完善，根本沒有能力制定出一套較為完善的管理制度。而體系不完善主要表現在以下幾個方面：第一點就是缺乏相應的高素質檔案管理人員；第二點則是檔案的形式全部是紙質版，缺少電子版檔案的制定；第三點為企業沒有明確劃分出檔案管理這個部門，通常將其與人力資源部門合并。

（三）檔案管理人員培訓力度不到位

在企業擁有了檔案管理意識以及較為完善的檔案管理體系之后，影響企業檔案管理工作的因素就落到了檔案管理人員素質問題之上了。目前許多企業在檔案管理部門沒有相應的專業人員，導致企業檔案管理工作不能順利開展，并且這些企業沒有定期開展較為科學的專業培訓課程，沒有引入以及培訓相應的新型人才。

（四）檔案管理信息化水平低下

當前時代是信息化的時代，許多企業都提出了將檔案管理信息化的方案并且將其應用到工作之中，但是很多企業這樣做的結果并不理想，在沒有健全檔案管理信息化制度和體系的前提下就對檔案進行電子備檔，從而出現了電子檔案整理過程中出現的效率低下以及技術方面等問題。

三、改善企業檔案管理工作的對策

（一）加強企業對檔案管理的關注力度

為了改善企業檔案管理工作的開展效率，首先企業要做的就是轉變自身對檔案管理工作的偏見，要將企業的一部分人力和財力用于企業檔案管理工作之中，并且在條件允許的情況下定時對檔案管理工作進行規范性的檢查，確保檔案管理每個環節都是合理可行的。

（二）健全企業檔案管理體系

檔案管理體系對于企業檔案管理工作的開展是很重要的，因此企業要健全檔案管理體系，具體方法如下：第一，將企業檔案管理部門從人力資源部門中劃分出來，并且成立一個較為完整的部門；第二，弄清企業檔案的定義以及所包含內容，為更好地開展檔案管理服務；第三，做好企業檔案的搜集、整理、編號、檢索以及保密等工作。

（三）做好定期培訓

檔案管理人員的自身素質也是影響檔案管理工作效率的一個因素，因此企業應當定期對檔案管理人員進行符合管理體系的專業培訓，讓每一位工作人員都能很好地適應檔案管理工作進而提高檔案管理效率。

（四）實現并完善檔案管理信息化

信息化時代已經來臨，企業應該將信息化與檔案管理工作做一個銜接，確保電子版檔案模式的實行，為此企業還要聘請一些計算機專業的技術人員對檔案管理工作的信息化改革進行技術支持。

四、總結

企業檔案管理工作在目前看來是影響員工與企業發展進程的一個很重要的環節，但是對管理工作的探究還處于初級階段，還需要企業相關人員對這項工作進行理念上的轉變、體系上的完善、員素質的提升以及檔案管理工作的信息化。