如何做好事業(yè)單位檔案整理工作

陳詩 承德市雙灤區(qū)人力資源和社會保障局

事業(yè)單位在社會經(jīng)濟(jì)改革的浪潮中也面臨著變化，科技進(jìn)步的前提下，諸多事業(yè)單位采取了重組、精簡的戰(zhàn)略，以提升自身的治理能力，重新獲取發(fā)展動力。事業(yè)單位檔案管理工作本身和運營方式存在較大的聯(lián)系，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理制度在新技術(shù)、新變革的沖擊下逐漸不能適應(yīng)當(dāng)前的業(yè)務(wù)需要。為了讓事業(yè)單位的檔案整理工作更好的開展，就應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步推動事業(yè)單位檔案整理工作的開展，運用創(chuàng)新手段做好事業(yè)單位的檔案整理工作。

一、對事業(yè)單位檔案整理的意義與目的

對事業(yè)單位的檔案進(jìn)行整理，主要的意義在于：第一，保存的資料和事跡便于日后業(yè)務(wù)需要時候的方便調(diào)閱；第二，在應(yīng)急需要的時候，能夠提供有力的支持證據(jù)。另外，檔案材料也是事業(yè)單位在開展運營活動的參照物，事業(yè)單位在開展新工作、新項目時，能夠借鑒前人的檔案材料、豐富經(jīng)驗、少走彎路，提升活動的效率、質(zhì)量。事業(yè)單位的檔案整理水平高低事關(guān)事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展，必須引起高度的重視，避免出現(xiàn)管理的隱患。檔案整理的各項工作如果做不好，會影響各項工作的未來開展，“以史為鑒可以知興替”。通過檔案整理的各項材料查閱，可以讓后人學(xué)習(xí)與借鑒，從而再更好地提出合理解決應(yīng)對的方法。所以，無論何時何地，工作負(fù)責(zé)人都應(yīng)當(dāng)對單位的基礎(chǔ)情況、未來發(fā)展、制度組織做好記錄、整理與保存的工作，以協(xié)助事業(yè)單位更好地應(yīng)對業(yè)務(wù)變幻，確保單位的穩(wěn)健長遠(yuǎn)發(fā)展。

二、事業(yè)單位檔案整理工作存在的問題

（一）不夠重視

當(dāng)前，許多事業(yè)單位的職工并未意識到檔案整理工作對于檔案管理乃至整個事業(yè)單位的管理和發(fā)展的重要性。很多單位負(fù)責(zé)人在檔案整理的過程中并沒有投入太多的管理、付出太多的努力，整理、管理的效果也不是很理想。也有很多事業(yè)單位、上級管理部門也沒有對檔案的整理工作進(jìn)行審計、監(jiān)督，更無論績效管理中納入檔案整理的工作。所以，許多單位的職工對于檔案整理工作并不重視，這就導(dǎo)致檔案整理工作的軟硬件都十分困乏，檔案整理負(fù)責(zé)人在整理、記錄、歸納時缺乏有效的工具，導(dǎo)致檔案整理工作的效率不高，價值不夠重視，職能又沒有足夠重視，導(dǎo)致整理工作敷衍了事，沒有起到應(yīng)有的管理、整理所達(dá)到的效果。而且，在日常工作中，由于缺乏必要的績效激勵，遇到此事時，檔案管理工作需要員工配合時，往往相互推脫，不愿意承擔(dān)，導(dǎo)致檔案整理工作不及時、雜亂無章。

（二）檔案管理硬件不足

由于事業(yè)單位的管理人員對于檔案整理工作的認(rèn)識不準(zhǔn)確，對于檔案整理的工作不重視，不愿意付出精力來進(jìn)行管理，這就導(dǎo)致了檔案整理過程中的硬件投入不足。在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的今天，卻因為沒有有效的電子化設(shè)備，使得檔案整理工作的效率不高，檔案整理不能適應(yīng)當(dāng)前市場發(fā)展的趨勢。

（三）檔案整理人員的素質(zhì)

信息時代的檔案整理有別于其他內(nèi)容簡單、形式較少的檔案整理，其檔案內(nèi)容除了紙質(zhì)文本之外還有大量的影音圖像需要保存和備份，所涉及的檔案整理內(nèi)容形式都比較復(fù)雜和多樣化，所以需要檔案整理專業(yè)人才的有效管理才能處理到位。但是，由于事業(yè)單位對于檔案整理工作的不重視，檔案整理工作人員往往是單位中能力比較落后的人員，對于這些檔案的整理往往經(jīng)驗不足、加之能力落后，可以想象檔案整理的水平必然不高。

（四）管理制度不到位

由于對于檔案整理工作的不重視，對于檔案整理的管理制度也必然不會投入太多的精力，即便有相關(guān)的制度構(gòu)想實施也不會到位，這都會造成檔案整理工作的監(jiān)督不足、審查不足，檔案整理負(fù)責(zé)人也往往應(yīng)付了事，隨意整理，缺乏監(jiān)督的情況下，最終只會造成檔案的缺失、混亂。這對后來的人員進(jìn)行資料查找都是極為不負(fù)責(zé)的。

三、改善事業(yè)單位檔案整理工作的應(yīng)對策略

（一）制度保障

制定、完善事業(yè)單位的檔案整理監(jiān)管制度，要確保制度的內(nèi)容全面、形式到位，各級單位領(lǐng)導(dǎo)要根據(jù)檔案整理工作的現(xiàn)實情況來制定、完善監(jiān)管制度，進(jìn)而有效地審查檔案整理的效果，督促檔案整理的負(fù)責(zé)人做好整理工作。提升檔案整理分類存放的管理有效性。

（二）引起重視

要做好檔案整理工作的基礎(chǔ)就是要得到領(lǐng)導(dǎo)的支持，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)、檔案負(fù)責(zé)人必須要意識到檔案整理的重要性，參考一些優(yōu)秀的事業(yè)單位整理工作典范，認(rèn)識到檔案整理對于業(yè)務(wù)的支持、幫助的重要性，幫助單位領(lǐng)導(dǎo)、單位檔案整理負(fù)責(zé)人形成新的認(rèn)識、新的態(tài)度，重視檔案整理的工作，提升檔案整理的質(zhì)量效率。各級領(lǐng)導(dǎo)、負(fù)責(zé)人也要對市場上新的整理技術(shù)、整理工具進(jìn)行了解，必要時候引進(jìn)合適本單位的處理設(shè)備、處理技術(shù)以便更為有效管理復(fù)雜、繁多的檔案資料。同時，領(lǐng)導(dǎo)也要引入一些技術(shù)處理的外部高端力量、能力較強(qiáng)的人才來改善、優(yōu)化檔案的整理工作，確保檔案整理的改革優(yōu)化、執(zhí)行到位。

（三）保密到位

檔案整理中的一個重要環(huán)節(jié)便是保存好事業(yè)單位重要數(shù)據(jù)、核心技術(shù)，如果保密工作不到位，出現(xiàn)信息外泄的情況，核心專利技術(shù)數(shù)據(jù)就會被人盜取利用，這對事業(yè)單位未來的發(fā)展就會產(chǎn)生很嚴(yán)重的影響。所以，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)要做好檔案整理的保密工作，保證數(shù)據(jù)資料讓內(nèi)部核心人員指導(dǎo)。具體落實就是要選好保存檔案的介質(zhì)、地點，將檔案的涉密進(jìn)行具體的分級整理，以便更好地做好檔案保密的各項工作。

（四）運用新技術(shù)

計算機(jī)處理、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云計算的發(fā)展使得現(xiàn)代檔案整理工作躍上了新臺階，改變了過去紙質(zhì)記錄存檔的傳統(tǒng)，避免了偷盜、火災(zāi)造成的損毀。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)要投入必要的資源，讓檔案管理電子化、信息化、云端化，提升管理的效率。