醫院行政檔案管理中的辦公室檔案管理

王雅萍 青島市市立醫院

醫院行政檔案管理中的辦公室檔案管理工作貫穿于醫院各部門，其擔負著相關部門的檔案立檔、歸檔以及檔案利用管理等內容，目的是幫助醫院經營管理能夠作出正確的決策。并且醫院行政檔案管理中的辦公室檔案管理工作有效性，不僅能夠提升辦公室工作效率，還可以使醫院的相關設施得到充分運用。隨著依法治國理念的不斷深入，醫院辦公室檔案也需要堅持依法治檔進行管理，從而提高醫院行政檔案管理工作效率，基于此，以下就醫院行政檔案管理中的辦公室檔案管理進行了探討分析。

一、醫院辦公室工作內容及其特點

1.醫院辦公室工作的主要內容。醫院辦公室的工作比較繁雜，涉及范圍比較多，一般包括：做好院領導辦公的協助工作，主要有各種文件處理（比如領導部門的來函、醫院的日常工作總結、各種檔案管理等等），此外還有合理安排相關會議、做好各種接待工作以及值班等等。筆者認為醫院辦公室的工作內容主要概括為協助、協調、服務、公關以及監督等，只有做好了這些工作內容，才能使醫院辦公室價值在醫院發展過程中得到體現。

2.醫院辦公室工作特點。主要體現在：（1）綜合性特點。醫院辦公室工作涉及到人和事比較多，不但包括國家公布的相關政策方針，還對醫院日常經營工作具有重要影響，同時還需要做好涉及到的政治經濟等方面工作，使得醫院辦公室工作具有綜合性特點，所以為了做好醫院辦公室工作，從業人員也需要提升個人的綜合素養。（2）政策性特點。醫院辦公室工作對于醫院正常運營及其持續發展具有重要的作用，其工作的有效性，可以很好的協助院領導日常辦公和決策，并且能夠將有關政策得到貫徹實施，從而提升醫院的經營管理水平，因此政策性也是醫院辦公室工作的重要特點之一。（3）服務性特點。醫院辦公室的主要工作是為院領導決策提供協助，并且將相關政策傳達到有關科室，其服務對象一般是院領導和有關科室，其是主管部門與醫院不同科室之間聯系的紐帶。（4）被動性特點。由于醫院辦公室的很多工作是協助院領導，所以其實際工作會依附于院領導的日常辦公，雖然有時可以主動的提前做好相關準備工作，但是由于諸多變化因素的影響，導致其在實際的過程中呈現被動性特點，因此相關從業人員需要具備應對突發事件的能力。

二、醫院行政檔案管理中的辦公室檔案管理特征

1.一體化特征。醫院辦公室檔案管理工作一般是指從業人員對辦公室的相關檔案資料進行收集、整理分類、存儲等，使這些相關資料的應用價值得到體現。所以說辦公室的日常工作和其檔案管理工作是聯系在一起，其檔案資料收集都是通過日常的文書處理獲得，并且檔案管理也是辦公室工作的重要內容，所以醫院辦公室檔案管理具有一體化特征。

2.廣泛性特征。醫院辦公室工作內容涉及范圍比較大，具有綜合性功能，主要有下情上報、上情下達以及上下溝通等，其作為醫院的綜合性部門，由于工作內容雜且多，使得檔案資料類型也非常多，基本上涉及到醫院所有科室以及醫院發展的關鍵資料，因此醫院辦公室檔案管理存在廣泛性特征。

3.保密性特征。基于醫院辦公室檔案管理工作的特殊性，相關從業人員必須具備保密意識，比如醫療科研資料方面，基于有些醫療科研資料的重要性，其是不可以對外泄露，因此相關從業人員在醫院辦公室檔案管理過程中，要求保證相關檔案的規范性，并遵守有關保密協議，從而保證醫院辦公室檔案安全。

4.重要性特征。醫院辦公室檔案一般是醫院內部各科室資料以及醫院發展過程中的文件，這些檔案文件對于醫院的經營管理與發展都非常重要，并且這些檔案能夠協助院領導決策，對于促進醫院健康發展具有重要意義，所以做好醫院辦公室檔案管理工作非常重要。

5.多樣化特征。一般表現為：（1）醫院辦公室工作范圍廣，因此其檔案資料類型具有多樣性特征。比如醫院經營管理過程中，其科室非常多（如不同的臨床科室等），導致其指導性的檔案資料更新比較快。而且科學技術的不斷發展，使先進的醫療技術和醫療設備得到引進，同時這些相關技術和設備，必須增加有關技術規定制度以及操作規程等，這些形成的技術檔案和規章制度資料也具有多樣性特征，此外這些先進的醫療技術和醫療設備對于促進醫院發展具有重要作用。（2）各種人事檔案的多樣性特征。醫務人員的個人待遇同職稱密切相連，而且醫院職稱的評定非常嚴格，同時對于醫務人員的晉升非常關鍵，并且醫院職稱評定需要的醫學資料非常多（包括個人的履歷、研究成果等）。而且為了促進醫院發展，需要對從業的醫務人員開展聘任、調崗、晉職等，這類人事檔案也非常多，上述都 說明了醫院辦公室檔案管理表現了多樣性特征。

6.完整性特征。本文主要說明的是公立醫院，其屬于事業單位，因此醫院具有穩定特點，同時醫院辦公室檔案管理工作也相對穩定，其工作開展能夠延續性進行，可以有效保證醫院辦公室檔案資料的完整性，使其價值得到充分體現，并且有利于相關人員查閱。

7.科技化特征。近年來，信息網絡技術的普及應用，提升了醫院經營管理水平，同時也提高了醫院辦公室檔案管理效率，使其呈現了科技化特征。目前現代信息技術在醫院日常業務中得到廣泛運用，比如網上預約掛號、網上付款、網上查閱病歷等。這些現代信息網絡技術的運用，有利于醫院辦公室檔案管理，也使其科技化特征得到充分體現。

三、醫院行政檔案管理中的辦公室檔案規范管理要點

1.公文制發規范管理要點。醫院行政檔案管理中的很多辦公室檔案都是由公文形式轉變過來，因此規范制定公文是辦公室檔案管理的前提條件，具體表現為：第一、必須結合有關規定，選擇統一要求的公文用紙（包括規格、形式、質量、尺寸等要求），依據規范的橫寫橫排模式，將裝訂線安排在左面。第二、為了保證檔案的利用價值及其存儲，必須要求公文字跡清楚明晰、墨汁不易褪色等。第三、規范公文的簽發手續、審核權限、正文標題、主/抄送單位、落款及日期等，必須對其做好檢查工作。第四、規范公文中的格式標準、文種運用、簡稱等，為檢索做好基礎工作。

2.立卷歸檔規范管理。醫院辦公室檔案管理工作中的立卷歸檔規范管理同公文規范管理類似，雜亂無章的立卷歸檔會制約醫院辦公室檔案管理效率。規范的立卷歸檔工作必須遵循醫院辦公室檔案管理準則，其資料構成也是由辦公室收集整理，使其滿足信息化管理需要。醫院辦公室檔案管理的立卷歸檔規范管理必須做好以下內容：第一、掌握時間。只有相關文件與文書資料的利用任務完成后，才能進行立卷歸檔；第二、做好分類整理。加強對文書與文件資料的甄別工作，通過文件資料的內容、形式以及作用等不公，對其進行分類整理，從而提高檔案管理效果。第三、保證立卷歸檔的完整性。為了有效發揮檔案資料的運用價值，必須保證其完整性，避免文件資料丟失。

3.案卷質量規范管理。醫院行政檔案管理中的辦公室檔案是否有價值直接取決于案卷資料質量，在其實際利用過程中，能夠被查詢和查閱到，這樣才是檔案管理的價值所在。所以在辦公室檔案管理過程中，必須選擇合適的案卷資料立卷形式，控制案卷裝訂質量，從而有效提高檔案管理效率。

四、醫院行政檔案管理中的辦公室檔案管理問題分析

1.認識問題。基于醫院的特殊性及其工作繁瑣特點，使得人們一般主要只關注醫院的治療，而忽視醫院辦公室檔案管理工作。醫院辦公室工作人員認為，檔案管理是檔案管理人員的工作，與辦公室沒有關系，此外，醫院工作具有一定的復雜性致使醫院領導對于辦公室檔案管理工作不重視，認為辦公室檔案管理價值比較低。

2.管理信息庫問題。辦公室檔案信息庫是醫院檔案管理工作的主要基礎和前提，目前，好多醫院的信息管理系統仍是十多年前的系統，該管理系統可以為檔案管理者提供更多關于醫院和員工發展的基本信息。但是，在醫院實際工作當中，信息管理系統的使用率并不高。系統中沒有全面的醫院發展和員工信息，醫院活動記錄不到位，醫院發展信息不能實時更新，檔案信息不夠完整。

3.管理人員問題。隨著科學技術水平的不斷升高，在醫院辦公室檔案管理工作中也得到普及運用，要使檔案工作得到有效管理就需要管理人員具有操作信息軟件的能力。但是在實際工作中，檔案管理人員的專業知識較弱，對計算機信息技術了解比較少，使得很多先進的設備無法被高效利用，因此需要提高從業人員的專業素質。

4.管理制度問題。一些基層醫院的檔案管理制度不完善，收集檔案效率不高，缺乏集中的管理，信息資源不完整。與此同時，很多醫院的檔案管理工作缺少統一的管理模式和標準，對納入檔案的內容沒有明確要求和規定。檔案管理制不完善，致使有價值的資料和數據丟失，不利于醫院的科研發展。信息管理和檔案管理嚴重脫節，造成了檔案工作的不完整性，從而導致現代醫院檔案管理工作的發展達不到新時期發展的需要。

五、醫院行政檔案管理中的辦公室檔案管理對策分析

1.加強對醫院辦公室檔案管理的認識。目前基于醫院行政檔案管理中的辦公室檔案管理觀念問題，制約了醫院辦公室檔案管理工作的順利實施。所以需要結合實際，轉變管理理念，充分認識到辦公室檔案管理的重要性。合理制定辦公室檔案管理目標，促進從業人員在檔案管理過程中的主觀能動性，明確管理的職責要求，從而使檔案資料價值得到合理體現。

2.做好辦公室檔案管理數據庫建設。醫院行政檔案管理中的辦公室檔案規范管理過程中，合理運用先進的信息網絡技術，能夠把檔案進行分門別類管理，并且還可以高效的對檔案資料收集、歸檔以及存儲保管進行管理，從而完善檔案數據庫建設。檔案數據庫可以加強檔案管理工作和信息網絡技術的結合，開展辦公室檔案的自動化管理，這樣不僅提升了檔案管理效率，也節約了收集整理檔案資料時間，同時也方便檔案資料的查詢和查閱。

3.提升檔案管理的從業人員水平。科技的進步發展，提升了醫院辦公室檔案管理水平，同時相關從業人員必須適應現代檔案管理的需要，加強培訓，不斷提高專業技術能力。其培訓要求具體體現在：第一、加強法制教育培訓。首先從業人員必須明確到醫院辦公室檔案管理工作的重要性，其相關工作必須符合法律法規要求。第二、加強專業能力培訓。通過檔案管理的專業知識培訓，提升從業人員的專業能力，從而提高醫院辦公室檔案管理效率，并有效促進醫院健康發展。

4.健全檔案管理制度。健全的檔案管理制度能夠保證醫院行政檔案管理中的辦公室檔案管理工作的規范性，使其在實際的管理工作中有章可循。現代醫院辦公室檔案會以文字、影像、數據表格等不同類別形式存在，其涉及領域廣，不僅有醫院歷史記錄，還有各科室的患者信息資料等，這些檔案資料能夠對醫院以后的經營管理進行借鑒參考，并且還可以指導醫院日常工作以及協助院領導決策。因此需要健全醫院辦公室檔案收集整理、立卷歸檔以及存儲保管等有關制度，使醫院辦公室檔案價值得到充分發揮。

六、結束語

綜上所述，醫院行政檔案管理中的辦公室檔案管理工作需要結合相關程序與流程的規范要求，做好其維護更新工作，從而保證醫院辦公室檔案的真實準確。并且做好辦公室檔案管理工作是提升醫院行政檔案管理水平的重要途徑，而且辦公室檔案管理工作的科學合理是保證醫院行政檔案規范標準的有效手段。因此對于醫院行政檔案管理中的辦公室檔案管理問題，必須采取加強對醫院辦公室檔案管理的認識、做好辦公室檔案管理數據庫建設、提升檔案管理的從業人員水平以及建立健全檔案管理制度等對策，從而促進醫院健康發展。