探究計劃生育檔案管理存在的問題及解決辦法

李丹 煙臺市棲霞市楊礎鎮政府

一、當前計生檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理隊伍水平有待提升

檔案管理人員隊伍的建設，對于檔案管理工作的影響是直接明顯的。檔案管理工作不是機械性的工作，需要靈活變通，而不是單純完成特定的工作環節。在實際的檔案管理過程中，很可能隨時出現變動，甚至于要面臨風險，因此必須要保證管理人員的專業知識水平，業務能力以及個人素養，需要借助系統化的培訓去提升檔案管理人員的綜合水平，同時要做好人員管理，才能保證檔案安全。但是因部分單位對檔案管理缺乏重視，因此檔案管理人員身兼數職的情況始終存在，因工作量過大，無法全心投入檔案管理工作中，所以必然會影響檔案管理工作的效果，也導致許多檔案安全風險無法被及時發現。除專業素養問題以外，人員流動性問題也是當前所面臨的主要問題之一，每年都有越來越多的專業人才投入社會，單位有了更多的選擇，便也更加容易忽視資深員工的價值，這會導致資深員工的忠誠度下降，進而影響檔案管理工作的開展。

（二）檔案管理的信息化水平不高

信息化的管理，是當前各個領域管理工作發展的大勢所趨，計生檔案管理亦是如此。但是當前的計生檔案管理工作依然存在信息化水平不高的情況，這是無法否認的問題。特別是鎮級單位的檔案管理工作，受經費等各個方面因素的局限，檔案管理的信息化程度依然不高，雖然部分鄉鎮地區已經陸續開展了電子檔案管理體系的建設工作，但是因原有的紙質檔案數量過多，電子檔案的建檔標準不統一、管理程序也不夠規范，所以數字化檔案的整理記錄面臨難關，特別是因缺少統一的、專業化的信息化檔案管理平臺，加之信息化檔案的共享，很容易出現安全隱患。

（三）檔案管理組織領導體系不完善

雖然當前的單位已經將檔案管理工作納入了年度的工作規劃當中，也將責任落實到了相關負責人個人，但是因管理制度存在漏洞而導致工作開展不平衡的情況依然十分常見。個別單位因對檔案管理的重視程度不足，相關管理人員的檔案管理意識薄弱、因此依然存在相互推卸責任的問題。

（四）計生檔案利用率不高

計生檔案的管理過程當中，信息的收集與整理是關鍵環節，只有及時獲取信息，保證信息的真實性、完整性，才能保證檔案質量。但是部分檔案因受到相關法律法規以及工作需求的限制，所以往往不會列入政務信息公開的范疇當中，主要面向機關內部公開，信息得不到充分挖掘，無法拓展用途。而且受限于審批的復雜程序，以及其他各方面的限制，加之檔案人員的檔案利用意識較為淡薄等，也會導致檔案的利用率不高。

二、提升計生檔案管理工作水平的對策措施

（一）做好檔案管理的制度建設

隨著現代社會經濟的不斷發展，社會大眾的法制意識及檔案安全意識也在不斷增強，對于檔案的管理與應用觀念正在不斷強化，單位的檔案管理部門更應如此。對于單位來說，檔案管理制度的完善，是保證檔案管理水平提升的重要前提條件。為了做好管理工作，必須要嚴格遵照檔案管理相關法規當中的要求，完善管理規章、更新管理理念、提升檔案管理宣傳的力度，優化組織體系，增加經費投入，加強人員保障。首先，必須要結合檔案管理工作崗位的職能要求去針對性建立人員隊伍，要嚴禁一人兼任多職的問題出現。其次，對于檔案收集、整理、歸檔、保存、共享、使用等一系列制度規范，必須要在保證嚴謹的前提下落實到位，要最大限度剔除管理規章當中的漏洞，明確檔案工作流程，確認檔案的保存期限、歸檔范圍、安全防護、分類等相關標準，并且將規章結合獎懲，將責任落實到個人，體現約束力。最后，要革新管理技術，要利用先進的管理平臺，提升檔案管理的效率，保證檔案管理的信息化水平得到提升。

（二）提升檔案應用水平

檔案信息的重要價值是需要不斷挖掘的，而并不是將其視作擺設，錄入之后便不再關注。要做好檔案工作，對于檔案的價值必須要有充分的認識。為此單位必須要通過講座等形式，進一步強化檔案管理工作人員的檔案應用意識，要讓檔案管理人員懂得如何發掘檔案當中有價值的信息，在依法公開政務信息的基礎上，最大限度發掘可利用的檔案信息，同時保護密的信息，避免重要信息泄露。要將檔案信息當中公開的、可利用的部分盡可能提取出來，匯編成高質量的、具有重要價值的檔案合集。為各個科室以及相關人員工作提供參考。為了有效提升檔案的利用水平，在歸檔過程中要重視立卷、組卷、檔案分類、編號、合理劃分保存期限，為后續的查詢和工作查考提供便利。

（三）注重檔案信息化建設

隨著時代的發展，單位的檔案存儲量越來越大，資料的類型愈發復雜，內容更多，原有的紙質檔案也需要陸續錄入信息化平臺，為了實現信息化管理的目標，提升信息化水平，做好檔案管理體系的信息化建設，必須要借助網絡信息技術的便捷、精準等優勢，結合自動化辦公系統、機關電子政務系統等等，形成更加完整的管理體系。特別是要重點關注檔案資料的同步，紙質檔案的錄入雖然需要一定的時間，但是利用掃描技術等能夠迅速提取檔案信息的技術，能夠一定程度加快紙質檔案錄入的進度。但是因部分檔案包含手寫及簽名等部分，如果依靠掃描提取文字可能無法保證識別準確，而且簽名信息轉換為電腦字體是不允許的，所以需要一定程度保留圖像。可見信息化的檔案管理體系建設是不容忽視的目標，是必須要走的一步。

（四）打造高素質的檔案管理隊伍

檔案管理人員隊伍的能力素養直接決定著檔案安全，是為了做好檔案管理，必須要保證檔案管理人員隊伍的獨立性，即是說工作必須要有專人負責，要結合檔案管理崗位的職能要求，完善崗位工作制度，并且要做好資深人才的留存及后備人才的培養，進而保證檔案管理崗位的穩定性。要重視檔案管理人員的業務培訓，結合講座、觀摩以及定期脫崗培訓等不同方式，確保工作人員能夠更加透徹掌握新的工作理念、新的管理技術手段，才能適應新時期的工作需求。

三、結語

計生檔案管理工作，是單位工作的基礎環節，是開展計劃生育工作的必要前提，而檔案管理工作則是保證檔案安全的必要條件。