人力資源數字化平臺的系統構建

王海瑾 河鋼宣鋼人力資源部

一、搭建人力資源系統管理數字化平臺的意義

（一）加強信息化建設，提升人力資源管理水平

公司傳統的人力資源信息化管理系統缺乏統一規劃和開發，一方面大部分工作的數據及流程處理仍采用手工方式，不能準確、及時、全面地提供公司人力資源信息；另一方面系統數據無法共享，造成內部溝通不夠系統、有效，難以保證數據的準確性和一致性。因此通過信息化建設，促進人力資源管理流程優化，建立數據統一、功能明確、信息共享、協同管理、性能可靠的人力資源管理數字化平臺，能夠全面提升人力資源管理水平。

（二）完善管理體系，發揮人力資源整體效能

公司人力資源管理體系建設過程中，由于缺乏有效信息支撐，在機構管理、人才開發、培訓開發、績效管理、薪酬激勵等方面上存在決策缺少數據依據的問題，為提升人力資源專業化管理造成了很大的困難。因此通過優化人力資源管理流程，實施信息平臺管理，加強人力資源管理體系建設，整合公司的各項業務，能夠促進人力資源管理整體效能的發揮。

二、建立人力資源管理數字化平臺的主要做法

人力資源系統管理數字化平臺的建設是為滿足公司人力資源需求，通過規范人力資源管理工作流程和制度，在企業內運作具有統一集成、高效、靈活、可分析的人力資源數字化平臺，為各級經營管理者決策提供數據支撐，發揮人力資源管理效能。

（一）系統管理，推動數字化平臺建設

1.核實信息，編制代碼

篩查、甄別、核實職工個人基本信息，按照級別管理模式，設計、編制組織機構編碼和工種崗位編碼等信息。

2.明確職責，優化流程

明確人力資源體系各部門管理職責，梳理管理流程，提升業務管理和流程的規范性和標準性，為順利實現人力資源各模塊管理功能和智能化分析奠定基礎。

3.規范統一，個性開發

規范平臺在組織架構、人員編制、崗位設置、績效薪酬等方面的統一管理，并充分考慮未來業務發展產生的系統升級，在能滿足現有業務需求的基礎上，適當進行個性化開發。

4.技術整合，資源共享

通過人力資源管理信息系統與 ERP、財務、銷售等系統的整合，完成人力資源數據與其它業務、管理系統數據的集成，與企業的 ERP 接口對接，實現與經營、管理、生產等信息的共享。

（二）建立模塊，整合人力資源信息

建設人力資源管理數字化平臺，不僅僅是建立一致的人力資源信息數據庫，幫助公司各級管理層時時刻刻把握企業人力資源信息的全貌，更為重要的是通過設立機構、人員、薪酬管理、績效管理、能力管理、職業發展培訓管理、智能分析模塊，有效地整合和開發人力資源各項工作，提升公司人力資源管理水平。

1.建立基礎模塊，規范基本業務的操作和功能

（1）建立組織和人員管理模塊，規范人員和機構基礎管理

一是優化組織機構設置。有效整合人力資源管理組織機構，通過系統的建立，構建集團公司的組織架構，調整工作更加方便、快捷，滿足企業總體目標的需求。

二是梳理職位設置。建立職級，為員工的職業發展通道和薪酬改革奠定基礎。通過職位管理模塊，對職位進行設置和調整，建立無限級職位層次和多角度的人員編制，通過定義職位設置和能力標準控制人員的配置和流動。

三是規范人員管理。通過系統自定義不同的人員類型，設置員工信息欄目和自定義的值列表，體現員工的能力情況，是員工能力更加直觀的表現在系統中，并且支持將員工附件信息以多種文件格式保存。

四是健全檔案管理。合同通過系統設置附件添加和格式化記錄來管理，運用有效日期的范圍對信息的有效期性進行管理，人事信息的變化情況則通過日期追蹤來記錄和維護。

（2）建立薪酬管理模塊，規范薪酬發放和管理

一是自定義薪酬核算項目，滿足薪酬核算個性化需求。在建立薪酬福利體系時，各類工資、獎金、所得稅、社保、扣繳項目，以及各種非貨幣形式的福利都可以靈活地在系統中定義，并可自定義這些薪酬福利項目的計算規則；另外，通過定義薪酬福利項目的適合規則，可以將不同的薪酬福利項目與企業中不同類型的人員結合起來。

二是建立薪酬核算模塊，改善薪酬管理體系和流程。通過建立一個功能強大、圖形化的薪酬管理模塊，改善公司的薪酬福利體系和管理流程，實現薪酬核算和管理的自動化，優化薪酬核算流程，將薪酬核算權限收歸總部和二級單位，減少核算層級，精簡相關操作人員。推進薪酬改革，在員工職業發展通道和能力標準建立的基礎上，將員工的薪酬與能力水平、績效和崗位價值緊密結合起來。

三是建立薪酬統計、分析模塊。加強薪酬使用情況的分析，工資總額使用的管控，加強對各類人員薪酬水平的監控，確保薪酬與崗位貢獻價值緊密結合，監控各單位的工資使用和分配情況。

四是建立薪酬核算模塊預制集成，實現與財務系統的數據對接。人力資源管理系統中各模塊的預制集成以及和財務系統的集成，確保了人力資源管理系統中各項記錄的集成統一以及和財務系統數據的集成統一，保證了企業各層次、各角度分析的及時和準確。該模塊還提供各層面的分析工具，在數據統一的基礎上，可以結合人力資源、財務等各方面的信息進行多維度的分析。

2.在規范基本業務的基礎上，進一步開發其他業務功能

（1）建立績效管理模塊，改善績效管理工作

建立績效管理模塊，結合各部門的 KPI指標與員工個人的績效目標、綜合素質和能力狀況，實現對員工的目標管理和績效考核評估；記錄員工的年度、季度、月度績效考核結果，將結果與人力資源其他模塊關聯，從而為企業的薪資管理、培訓管理、員工獎懲和員工職業生涯管理等提供客觀依據。

（2）建立職業發展和培訓管理模塊，促進公司與員工的共同成長

通過建立該模塊制定各職系的能力標準，記錄公司員工崗位能力信息，并提供能力測評分析，根據分析結果定義員工發展需要及培訓需求，將能力評價與績效管理、培訓管理、職業生涯和接任人計劃、員工招聘等有機結合。

根據能力管理結果，收集員工當前能力的詳細記錄，定義和跟蹤潛力員工，處理差距分析，生成相應的培訓建議。針對崗位定義排序全部候選人，發現潛力員工，生成關鍵崗位接班人計劃。

3.深入開發系統智能功能，減少操作流程

（1）開發自助服務模塊，滿足查詢和監控需求

通過系統的自助服務模塊員工可以直接在網上查看個人基本信息，部分政策信息和薪酬福利等信息，并可通過審批流程進行個人信息的修改。同時系統為業務部門提供各種審批報表，主管可以通過自助查詢，了解下屬員工的各種人事、薪酬信息，監控下屬績效考核目標的完成情況，并進行績效評估。

（2）開發智能分析模塊，實現決策支持

一是目標管理。通過智能分析使各類人力資源信息數據實現多維度匯總統計、處理和分析，自動生成各類相關報表的功能，制定關鍵指標和目標。

二是事實管理。通過智能分析中的時間追蹤功能實現數據的追溯，分析數據的來源。

三是例外管理。智能分析模塊可以檢測我們最初制定的目標與每個階段實現情況的差異，及時發出預警，并分析出差異存在的原因。

四是個性化管理。可以自定義不同的文件夾，將不同的查詢條件保存下來，在文件夾中，我們還可以選擇記錄顯示的欄目以及先后順序。不同的用戶可以設定自己常用的文件夾。我們還可以使用報表生成工具來進行即時的查詢和，運用報表的分析功能建立各類不同的報表，并建立各種分析模型。

4.信息系統集成和資源整合

人力資源管理數字化平臺可以實現人力資源信息數據與公司其他業務系統的集成，例如考勤系統、門禁系統、檔案管理系統、黨務系統和財務等系統。可以大幅度降低系統集成的風險與成本，保證系統內數據的一致性和準確性，防止因信息不同步、不統一而造成管理漏洞的情況出現。

（三）數據集成，分級管理權責分明

集中式數據管理是系統數據可以采取的常用的管理模式：系統由集團總部集中管理，權限由集團人力資源部統一分配，即集團總部集中配置硬件、軟件設施設備，將應用和數據集中，下屬公司分別配置對應數量的客戶端。通過劃分系統邏輯，將整個系統服務對象分為總部和二、三、四、五等五個層級，集團總部，通過公司內部局域網訪問人力資源管理系統，下屬公司通過傳輸網絡，訪問集團總部的系統。將系統的權限進行設置，管理、控制各層級員工對系統的訪問權。通過應用這種管理模式，集團人力資源部能夠有效的規范各層級管理工作，基層單位在其職權范圍內進行系統設置、管理和操作，使系統權責清晰分明。

三、人力資源管理數字化平臺應用的效果

（一）提高了管理水平，人力資源管理向專業化邁進

公司人力資源管理上了一個新臺階，戰略性管理替代了原有的事務性管理。建立了科學合理的職位體系，有助于優化組織結構和崗位設置，使組織機構的調整更為便捷，職位管理更為合理；通過系統分析人員配置信息，調整人員比例，使人力資源配置更加合理，實現人力資源利用和開發的最大化；通過建立統一的薪資核算與分配平臺，規范了薪資總額的開支渠道，增強企業對薪資總額的管控力度，避免了薪資外的現金流動，實施薪酬管理模塊，同時簡化了薪酬運算程序，減少了管理層次，降低了管理成本，提升了工作效率；通過能力評價標準的建立，使績效管理流程和操作程序更為優化；改善培訓管理體系，在個人能力分析的基礎上，為職工培訓需求提供了依據。

（二）實現了資源共享，使信息有效利用

推進信息化管理及信息平臺建設，促進了公司各專業系統管理的數據化發展，實現人力資源數據與其它業務系統的緊密集成，實現與經營、管理與生產信息的有效共享，統一了公司管理數據平臺，信息的有效利用，使各業務系統工作更加自動化和系統化，很大程度地提升了公司管理水平。

（三）提升了分析能力，使人力資源的戰略規劃更加有力

人力資源管理數字化平臺和其他業務、管理系統的集成，減少了過去統計過程中經常出現的人工干預，大大提高了統計工作的準確度，提升了效率。人力資源信息系統的平臺化，使人力資源系統對人工成本、績效考核、薪酬發放、人員基本信息的分析更為便利，為各級領導制定經營決策提供依據，為公司制定人力資源戰略規劃提供了數據支撐。

（四）整合了人力資源管理，助力實現公司戰略目標

人力資源管理數字化平臺建設是一項隨著企業發展而需要不斷完善和改進的系統工程。通過體系信息化構建的實施過程，豐富了管理的手段和方法，探索出新的管理模式，提升了企業管理水平和能力。以系統為承載，使人力資源各模塊業務得到了整合和開發，有效為公司實現戰略目標提供支撐。

（五）強化了數據管控能力，促進戰略人才體系建設

一是由傳統的員工信息統計查詢反饋不及時，提升為信息數據實時體現，隨時隨地掌握各種信息；二是由傳統的數據資料真實性、完善性不強、受人工干預，提升為數據真實性、完善性強，數據利用更有效；三是由數據分散、不能利用一致的數據，提升為數據集中管理，提升了數據的利用率，一次錄入，多專業系統共同使用，實現數據的共享；四是實現了人力資源政策和制度的共用，可以開展人力資源的戰略規劃，薪酬福利的管理與監控，關鍵員工的管理與發展，建立涵蓋人力資源規劃、組織架構設置、績效管理、薪酬管理、培訓開發、招聘等業務的全模塊的人力資源管理體系。