基于信息化手段提高企業(yè)辦公室辦公效率

黃科宇 開灤（集團(tuán)）有限責(zé)任公司

隨著社會信息化發(fā)展的不可逆趨勢，很顯然，互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)加速了行業(yè)的變革與社會的發(fā)展。毫不夸張的說，信息技術(shù)已經(jīng)從根本上改變?nèi)祟惖纳a(chǎn)生活方式，而應(yīng)用信息技術(shù)加強(qiáng)企業(yè)管理質(zhì)量，提升企業(yè)管理效率已經(jīng)成為共識。辦公室是企業(yè)中不可或缺的重要部門，辦公室工作瑣碎而繁雜，而且牽涉到企業(yè)日常生產(chǎn)、經(jīng)營、管理工作的方方面面，利用信息化手段來提高企業(yè)辦公室辦公效率，是企業(yè)實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化、規(guī)范化的重要途徑和有效方法。

一、企業(yè)辦公室管理存在的不足

（一）辦公室從業(yè)人員能力素質(zhì)參差不齊

信息化時代的顯著特征就是信息化技術(shù)得到充分的應(yīng)用，在新形勢下，企業(yè)的管理質(zhì)量想要上到一個新高度，跟上時代發(fā)展的步伐，就要求辦公室切實(shí)發(fā)揮出應(yīng)有的職能作用，尤其是辦公室工作人員要具備良好的綜合素質(zhì)，比如過硬的專業(yè)能力，良好的溝通交流能力，以及良好的心理素質(zhì)和職業(yè)道德素養(yǎng)，同時要在信息化技術(shù)的應(yīng)用上能夠得心應(yīng)手。很顯然，當(dāng)前企業(yè)辦公室隊(duì)伍的綜合能力素質(zhì)還參差不齊。工作人員年齡結(jié)構(gòu)不合理，部分辦公室工作人員年齡偏大，管理意識和管理水平還停留傳統(tǒng)人工為主的管理模式中。而且隨著年齡的增長，其主動接受新觀念，努力學(xué)習(xí)新知識的意愿不強(qiáng)，缺乏自我提升的動力，缺乏主動服務(wù)的意識。其相關(guān)的計(jì)算機(jī)信息素質(zhì)與現(xiàn)代企業(yè)管理的高標(biāo)準(zhǔn)之間存在著一定的矛盾，對于互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的風(fēng)險(xiǎn)識別能力不足，網(wǎng)絡(luò)安全問題應(yīng)用能力不夠。種種都導(dǎo)致了辦公室的管理模式、管理水平、管理質(zhì)量都跟不上時代的發(fā)展需求。

（二）企業(yè)信息化建設(shè)水平落后

要切實(shí)提升企業(yè)的信息化水平，利用信息技術(shù)來提升辦公室的辦公效率，顯然不僅僅是添置幾臺電腦這般簡單。而是對硬件與軟件建設(shè)都提出了更高的要求，硬件方面，相應(yīng)的辦公設(shè)備，比如主機(jī)、多媒體設(shè)備性能較為落后，無法完成高效運(yùn)轉(zhuǎn)下的企業(yè)發(fā)展需求；在軟件方面，當(dāng)前，運(yùn)用信息化系統(tǒng)參與企業(yè)管理已經(jīng)是大勢所趨，比如ERP管理系統(tǒng)，財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)等，信息化系統(tǒng)不僅能夠顯著提升管理效率，而且從根本上提升了管理質(zhì)量，減少因人為失誤而導(dǎo)致的錯漏等問題發(fā)生。很顯然，當(dāng)前企業(yè)的信息化管理系統(tǒng)上投入不夠，存在著沒有按照企業(yè)實(shí)際情況來開發(fā)系統(tǒng)軟件的問題，而是習(xí)慣性的購買市場上的現(xiàn)成軟件系統(tǒng)使用，這就導(dǎo)致系統(tǒng)在操作上無法精準(zhǔn)、順暢，影響了辦公效率的提升。

二、提高企業(yè)辦公室辦公效率的有效途徑

（一）加強(qiáng)辦公室隊(duì)伍的綜合能力建設(shè)

針對當(dāng)前辦公室工作隊(duì)伍信息化水平參差不齊的問題，要著重加強(qiáng)提升，首先要轉(zhuǎn)變其觀念與意識，唯有轉(zhuǎn)變觀念，才能影響行動。所以，對于一些觀念較為落后的辦公室工作人員來說，提升他們的信息化能力的第一步就是幫他們樹立正確的信息化觀念，轉(zhuǎn)變對網(wǎng)絡(luò)猛如虎的陳舊認(rèn)知。從信息化手段參與辦公室工作的便捷性、有利性，以及信息化時代發(fā)展的必然趨勢，幫助他們認(rèn)可信息化辦公管理的重要性與必要性，根據(jù)辦公室人員能力差異采取相應(yīng)的培訓(xùn)，進(jìn)一步強(qiáng)化和鞏固信息化管理的技能，強(qiáng)化計(jì)算機(jī)操作和信息化管理系統(tǒng)軟件的培訓(xùn)，尤其是信息技術(shù)的常識，如常用軟件的應(yīng)用與操作等，網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)的識別與防范措施等，從思想上、技能上、態(tài)度上進(jìn)行綜合能力的提升，切實(shí)提高辦公室工作隊(duì)伍的信息化綜合水平，以更好的狀態(tài)投入到辦公室的管理與服務(wù)工作中去。

（二）提升企業(yè)辦公室的信息化建設(shè)

在信息時代全面來臨的當(dāng)下，要積極利用先進(jìn)的信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)手段提升辦公室管理的信息化管理水平，以數(shù)字化管理實(shí)現(xiàn)資源的節(jié)約和管理效率的提升。一是要規(guī)劃好辦公室信息化建設(shè)的整體方案，使用適合企業(yè)實(shí)際情況的信息化軟件，構(gòu)建起先進(jìn)的信息化管理平臺與數(shù)字檔案；二是要加大對企業(yè)信息化建設(shè)硬件設(shè)備的投資，淘汰老舊的電腦、掃描儀等設(shè)備；三是要做好企業(yè)內(nèi)部資源的共建與共享，比如人力資源信息、生產(chǎn)資源管理信息、檔案管理信息等，切實(shí)提升辦公室管理的效率；四是要不斷提升當(dāng)前信息化設(shè)備的性能，包括設(shè)備性能與安全性能，做好風(fēng)險(xiǎn)識別，盡可能的從源頭上杜絕網(wǎng)絡(luò)安全隱患。

（三）強(qiáng)化企業(yè)信息化系統(tǒng)的安全管理

在企業(yè)辦公室管理活動的實(shí)施中，除了應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)資源的共享，內(nèi)部信息的快速溝通協(xié)調(diào)之外，還需要采取有效的手段來加強(qiáng)企業(yè)信息化系統(tǒng)的安全管理。互聯(lián)網(wǎng)是一個開放的環(huán)境，企業(yè)的信息化管理的實(shí)施是建立在互聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)之上，眾所周知，互聯(lián)網(wǎng)不存在絕對的安全，病毒、木馬、黑客等的攻擊與破壞都會嚴(yán)重影響企業(yè)辦公系統(tǒng)的正常運(yùn)作，所以，要從人員管理、完善制度建立、加強(qiáng)技術(shù)防范等三方面來落實(shí)企業(yè)信息化辦公系統(tǒng)的安全管理，確保企業(yè)管理工作有序安全開展。

三、結(jié)束語

綜上所述，為了更好發(fā)揮出辦公室的職能作用，協(xié)助企業(yè)做好各個方面的管理工作。必須從企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的角度出發(fā)，積極利用信息技術(shù)的優(yōu)勢，構(gòu)建起高效的企業(yè)信息管理系統(tǒng)，利用信息技術(shù)的便捷性、及時性加強(qiáng)與各部門間的溝通以及信息交流，切實(shí)提升辦公室的辦公效率。同時，企業(yè)辦公室管理部門間也要通力合作，對困擾和阻礙企業(yè)管理的因素進(jìn)行持續(xù)的改革與完善，不斷地優(yōu)化企業(yè)管理流程，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展做好后勤保障。