基于信息化手段提高企業辦公室辦公效率

黃科宇 開灤（集團）有限責任公司

隨著社會信息化發展的不可逆趨勢，很顯然，互聯網和信息技術加速了行業的變革與社會的發展。毫不夸張的說，信息技術已經從根本上改變人類的生產生活方式，而應用信息技術加強企業管理質量，提升企業管理效率已經成為共識。辦公室是企業中不可或缺的重要部門，辦公室工作瑣碎而繁雜，而且牽涉到企業日常生產、經營、管理工作的方方面面，利用信息化手段來提高企業辦公室辦公效率，是企業實現管理現代化、規范化的重要途徑和有效方法。

一、企業辦公室管理存在的不足

（一）辦公室從業人員能力素質參差不齊

信息化時代的顯著特征就是信息化技術得到充分的應用，在新形勢下，企業的管理質量想要上到一個新高度，跟上時代發展的步伐，就要求辦公室切實發揮出應有的職能作用，尤其是辦公室工作人員要具備良好的綜合素質，比如過硬的專業能力，良好的溝通交流能力，以及良好的心理素質和職業道德素養，同時要在信息化技術的應用上能夠得心應手。很顯然，當前企業辦公室隊伍的綜合能力素質還參差不齊。工作人員年齡結構不合理，部分辦公室工作人員年齡偏大，管理意識和管理水平還停留傳統人工為主的管理模式中。而且隨著年齡的增長，其主動接受新觀念，努力學習新知識的意愿不強，缺乏自我提升的動力，缺乏主動服務的意識。其相關的計算機信息素質與現代企業管理的高標準之間存在著一定的矛盾，對于互聯網環境的風險識別能力不足，網絡安全問題應用能力不夠。種種都導致了辦公室的管理模式、管理水平、管理質量都跟不上時代的發展需求。

（二）企業信息化建設水平落后

要切實提升企業的信息化水平，利用信息技術來提升辦公室的辦公效率，顯然不僅僅是添置幾臺電腦這般簡單。而是對硬件與軟件建設都提出了更高的要求，硬件方面，相應的辦公設備，比如主機、多媒體設備性能較為落后，無法完成高效運轉下的企業發展需求；在軟件方面，當前，運用信息化系統參與企業管理已經是大勢所趨，比如ERP管理系統，財務管理系統，檔案管理系統等，信息化系統不僅能夠顯著提升管理效率，而且從根本上提升了管理質量，減少因人為失誤而導致的錯漏等問題發生。很顯然，當前企業的信息化管理系統上投入不夠，存在著沒有按照企業實際情況來開發系統軟件的問題，而是習慣性的購買市場上的現成軟件系統使用，這就導致系統在操作上無法精準、順暢，影響了辦公效率的提升。

二、提高企業辦公室辦公效率的有效途徑

（一）加強辦公室隊伍的綜合能力建設

針對當前辦公室工作隊伍信息化水平參差不齊的問題，要著重加強提升，首先要轉變其觀念與意識，唯有轉變觀念，才能影響行動。所以，對于一些觀念較為落后的辦公室工作人員來說，提升他們的信息化能力的第一步就是幫他們樹立正確的信息化觀念，轉變對網絡猛如虎的陳舊認知。從信息化手段參與辦公室工作的便捷性、有利性，以及信息化時代發展的必然趨勢，幫助他們認可信息化辦公管理的重要性與必要性，根據辦公室人員能力差異采取相應的培訓，進一步強化和鞏固信息化管理的技能，強化計算機操作和信息化管理系統軟件的培訓，尤其是信息技術的常識，如常用軟件的應用與操作等，網絡風險的識別與防范措施等，從思想上、技能上、態度上進行綜合能力的提升，切實提高辦公室工作隊伍的信息化綜合水平，以更好的狀態投入到辦公室的管理與服務工作中去。

（二）提升企業辦公室的信息化建設

在信息時代全面來臨的當下，要積極利用先進的信息技術和互聯網手段提升辦公室管理的信息化管理水平，以數字化管理實現資源的節約和管理效率的提升。一是要規劃好辦公室信息化建設的整體方案，使用適合企業實際情況的信息化軟件，構建起先進的信息化管理平臺與數字檔案；二是要加大對企業信息化建設硬件設備的投資，淘汰老舊的電腦、掃描儀等設備；三是要做好企業內部資源的共建與共享，比如人力資源信息、生產資源管理信息、檔案管理信息等，切實提升辦公室管理的效率；四是要不斷提升當前信息化設備的性能，包括設備性能與安全性能，做好風險識別，盡可能的從源頭上杜絕網絡安全隱患。

（三）強化企業信息化系統的安全管理

在企業辦公室管理活動的實施中，除了應用先進的信息技術手段實現資源的共享，內部信息的快速溝通協調之外，還需要采取有效的手段來加強企業信息化系統的安全管理。互聯網是一個開放的環境，企業的信息化管理的實施是建立在互聯網的基礎之上，眾所周知，互聯網不存在絕對的安全，病毒、木馬、黑客等的攻擊與破壞都會嚴重影響企業辦公系統的正常運作，所以，要從人員管理、完善制度建立、加強技術防范等三方面來落實企業信息化辦公系統的安全管理，確保企業管理工作有序安全開展。

三、結束語

綜上所述，為了更好發揮出辦公室的職能作用，協助企業做好各個方面的管理工作。必須從企業長遠發展的角度出發，積極利用信息技術的優勢，構建起高效的企業信息管理系統，利用信息技術的便捷性、及時性加強與各部門間的溝通以及信息交流，切實提升辦公室的辦公效率。同時，企業辦公室管理部門間也要通力合作，對困擾和阻礙企業管理的因素進行持續的改革與完善，不斷地優化企業管理流程，為企業的可持續發展做好后勤保障。