試論基層審計機關審計檔案管理工作

張金玉 河南省鹿邑縣審計局

審計檔案是指審計機關在開展項目審計調查時，形成的數(shù)據(jù)資料，以不同介質形式儲存，例如，紙質、光盤、磁質等，是對審計工作開展情況最真實的記錄與反映，也是對審計工作開展質量的有效衡量標準。審計項目檔案管理工作開展過程中不僅需要做好資料收集歸檔，檔案儲存保管工作，也需加強對檔案內信息資料的有效利用，為基層審計機關所開展的審計工作提供指導依據(jù)。

一、審計檔案管理工作中存在的問題

（一）管理工作認識不足

基層審計部門對檔案管理工作缺乏重視，資金投入少，不利于信息化檔案管理工作建設推進，也會導致檔案管理工作開展受限。基層領導緊抓業(yè)務，輕視檔案管理，也會導致基層管理人員對檔案管理的重視度降低，不利于檔案管理工作的長久發(fā)展。

（二）缺乏專職人員

基層審計機關的工作任務重，時間緊，審計人員較少，審計人員不僅要完成本職的審計工作，也需做好檔案歸檔工作，這就使得審計人員在完成當?shù)攸h委、政府交辦的審計工作，完成年度審計項目計劃任務的時候花費大量時間與氣力，無更多精力完成檔案歸檔工作，長久以來導致審計工作中重業(yè)務、輕檔案管理的現(xiàn)狀存在，不僅不利于檔案內容的及時歸檔，管理工作滯后，也導致檔案內容的利用率降低[1]。

（三）信息化建設程度低

基層審計機關的辦公條件緊張，資金緊缺，導致審計檔案未能設立統(tǒng)一的存放室，與其他工作檔案統(tǒng)一存放管理，隨意存放，缺乏有效管理。由于電腦硬件與軟件配置均需要較多經費，但是由于基層資金無法有效保證，導致檔案信息化建設較為緩慢，部分基層建設甚至處于空白狀態(tài)。

二、審計檔案管理的優(yōu)化改進措施

（一）做好檔案管理基礎工作

加強對基層審計人員的培訓，提升審計人員對檔案管理工作的認識，掌握檔案管理的方法，樹立檔案管理的責任感。建立完善的檔案管理制度，進一步規(guī)范審計人員的工作行為與管理行為，將審計檔案管理工作落實到個人，由審計組長統(tǒng)一負責。并對審計檔案的完整性與規(guī)范性進行定期檢查，在每項審計工作完成后就可將相應檔案整理歸檔，從而提升檔案管理效率[2]。根據(jù)《審計機關審計檔案管理規(guī)定》作為基礎，開展審計項目檔案管理評估，將檔案管理工作好的方法與經驗進行推廣普及，學習其他審計部門的檔案管理經驗，建立更加完善的檔案質量評價體系，從而對檔案管理工作進行有效評估。審計組人員要專門負責收集相關資料，立卷歸檔；審計組其他成員及業(yè)務人員需要對檔案進行交叉復核，保證管理程序清晰，資料數(shù)據(jù)完整，要件齊全，以保證檔案管理質量。

（二）加強檔案信息利用效率

在審計項目開展過程中，審計人員再對同類型資料進行借鑒的同時，也需避免審計思路固化、僵化，導致審計效果降低。根據(jù)檔案內容對審計工作開展過程中調查、取證、分析等工作進行參考優(yōu)化，充分汲取審計經驗，也可有效降低工作失誤情況發(fā)生。審計檔案可為審計項目提供有效的參考依據(jù)，使審計調查效率大幅提升，為行政復議、訴訟等環(huán)節(jié)提供有效參考憑證，對于紀檢部門與監(jiān)察部門開展工作提供線索與依據(jù)，對于審計工作落實情況也可有效的反映，同時可對審計情況專報等重要意見或建議提供準確且可靠的信息來源，使審計檔案所具有的“智庫”作用充分發(fā)揮[3]。

審計檔案在歸檔時，也是對審計工作進行檢驗的最后關口，需要根據(jù)《審計機關審計檔案管理規(guī)定》、本單位所制定的審計檔案管理細則，對審計工作檔案內容進行檢查，回顧審計過程，通過檔案進行工作復盤，對項目審計過程中存在的疏漏及時進行補救，完善管理工作。根據(jù)審計檔案也可對審計工作質量進行評估分級，進一步規(guī)范審計人員工作，提升審計工作質量，從而有效發(fā)揮審計檔案所具備的監(jiān)督作用。

對檔案信息進行梳理歸納，可對審計工作中存在的傾向性、普遍性問題加以明確，制定更規(guī)范的制度，對審計工作進行約束。根據(jù)檔案內容總結經驗與教訓，為審計工作傳承，創(chuàng)造更珍貴的財富經驗。在法律與政策允許范圍內，審計檔案也可作為社會與經濟等方面研究的重要資料，可進一步推動研究工作開展。

（三）建立數(shù)字化、信息化管理模式

審計工作開展過程中計算機是推進現(xiàn)代化、信息化的關鍵所在，很多審計數(shù)據(jù)與資料均是利用數(shù)字化處理后，上傳至網(wǎng)絡平臺進行處理備份。因此，基層審計機關要盡快建立電子檔案管理系統(tǒng)，對檔案內容進行科學分類、保存、編目、查閱，使檔案信息的可重復利用率大幅提升[4]。加快對過往紙質檔案的數(shù)字化管理，通過圖像掃描、拍照等方式，將紙質文件轉變?yōu)殡娮游募４妗Ｔ谶M行信息化檔案建設過程中，要做好數(shù)據(jù)安全管理，做好云儲存的同時，做好加密處理，對不同等級的檔案文件設立不同權限密碼，從而避免審計檔案外泄造成不必要的損失。

三、結束語

綜上所述，基層審計機關想要適應現(xiàn)代化發(fā)展進程，建立數(shù)字化、信息化管理模式，不僅需要做好基礎管理工作，建立完善的管理機制，強化人員管理工作，也需積極應用計算機技術，充分發(fā)揮檔案的內容優(yōu)勢，大膽創(chuàng)新，不斷嘗試，從而更好服務于審計工作，促進地方經濟發(fā)展。