勘察設計企業合同管理常見問題及內部審計

陳岸

勘察設計企業合同管理常見問題

（一）合同管理制度體系不健全。企業未建立與合同管理相關的規章制度，與合同相關的各項工作沒有制度的支撐和約束，工作隨意性較大，合同管理處于無序狀態。

（二）合同管理機構缺失、職責不清晰。企業未設置合同管理機構，未明確合同管理機構和人員的崗位職責，導致員工推諉責任，合同管理工作無法落到實處。

（三）合同程序違規。主要表現為合同簽訂未履行審批、評審程序，或者先簽合同后審批、評審，未簽合同先開工，簽訂合同前未按規定履行招投標程序等。不合規的審批、評審程序違反了企業的內部控制管理制度，無法保證合同的質量，容易導致企業做出不經濟的決策。未簽合同先開工的行為使企業失去了合同的法律保護，產生潛虧風險。簽訂合同前未按規定履行招投標程序的行為輕則違反企業規章制度，重則觸犯法律。

（四）合同要素缺失，條款不嚴謹。例如合同評審流于形式，作為合同重要內容的簽訂方名稱、履約內容、履約日期、履約地點、金額糾紛解決方式、保修條款、落款和簽訂日期等要素不齊全，條款缺失、前后矛盾、不嚴謹等問題，容易導致合同履行過程中產生糾紛，給企業造成經濟損失。又如簽訂合同缺少法定代表人授權委托書，影響合同效力，產生合同糾紛。

（五）履約過程中違反合同約定。例如未按合同約定的內容、工期和質量交付設計成果，遭到業主索賠。又如違反主合同約定簽訂分包合同。在建設工程領域，作為總包方的勘察設計企業將項目進行分包的行為較為常見，勘察設計企業相關管理人員在與業主簽訂主合同時，法律意識不強，沒有仔細研讀主合同關于分包的約定條款，或者明知故犯，簽訂了不符合主合同要求的分包合同，給企業造成了違約責任。

（六）對合同條款掌握深度不夠。例如不能熟練運用合同條款處理履約過程中產生的糾紛，在遭到合同對方索賠或者向對方展開索賠工作時較為被動，難以有效維護企業利益。又如勘察設計企業與業主簽訂了固定總價的主合同，后就該工程簽訂單價形式的分包合同時，未審慎考慮分包合同價款超出主合同價款的可能性導致項目虧損。

（七）合同基礎資料管理不規范。例如企業管理粗放，未針對生產經營類項目設置合同臺賬，對生產經營涉及的時間、范圍、經濟利益、相關方、權利和義務等關鍵要素缺少全局統計和精確分析，不利于企業的長遠規劃和持續發展。又如企業未保存主營業務合同，也不掌握相關合同信息。勘察設計企業大多數是集團公司，常見業務模式是集團公司承攬業務后分配給下屬企業實際執行。集團公司所承攬項目的合同簽訂完畢后，作為項目實際執行方的下屬單位未主動向上級企業索要合同文本;作為簽訂方的上級企業向下屬單位分配生產任務后也并未向下屬單位提供合同文本。這種信息不對稱、交流溝通不順暢的合同管理模式導致項目實際執行方不掌握合同名稱、合同金額等重要信息，無法及時準確了解合同雙方的權責利，極易與業主產生誤解和矛盾。

勘察設計企業合同內部審計思路

（一）合同管理控制體系審計

1.審查是否建立合同評審會簽制度，重大合同是否經過集體討論決定。

2.審査合同檔案、臺賬、報表等基礎工作，是否確定專（兼）職合同管理人員對合同文件資料進行收集、分發、維護、更新、保存、借閱、保密管理，并按規定進行檔案移交，合同專用章是否由專人保管，使用是否有相應的授權審批。

3.審査合同承辦人員是否及時向合同管理人員通報合同在履行中發生的問題，并提出解決問題的意見和建議。

4.審查是否建立合同履行情況評估制度，至少于每年年末對合同履行的總體情況和重大合同履行的具體情況進行分析評估，對發現的不足，是否及時加以改進。

（二）合同訂立審計

在合同訂立階段，對于劫察設計企業簽訂的主營業務合同和分包合同，應重點審查建設工程是否依照有關法律的規定進行招標投標;國家重大工程建設合同是否按國家規定的程序和國家批準的投資計劃、可行性研究報告書等文件訂立;有無將工程分包給不具備相應資質單位的合同;有無工程違法轉分包合同;有無低價承攬工程的施工合同;有無高額現金保證金施工合同。同時還可以從以下九個方面展開對合同的一般性審計：

1.審查合同訂立前是否了解對方的主體資格、經營范圍、資信情況、履約能力;大額合同招投標程序的是否符合企業相關規定;對方資信不明的是否要求提供有效擔保;

2.審査合同簽訂前是否經評審會簽和合法合規審核，是否通過必要的決策審批程序，簽訂的合同與決策是否一致;

3.審査涉及數額較大、履約期限較長和不動立以及法律規定需要鑒證或公證的合同是否設立了鑒證或公證條款;

4.審查以法人名義簽訂的合同是否有法定代表人授權委托書;被委托人是否在被授權范圍和期限內訂立合同;

5.審査單位公章、法定代表人簽字章、合同專用章、項目部公章的用印是否經過審批。

6.審査合同訂立是否堅持平等、自愿、公平和誠實守信原則確定各方的權利和義務;

7.審査合同訂立是否采用要約和承諾方式進行，是否遵循合同的訂立程序;

8.審查合同訂立是否具備下列主要條款：如當事人的名稱或者姓名和住所，標的，數量，質量，價款或報酬以及支付方式，履行的期限、地點和方式，違約責任，解決爭議的方法;

9.審查是否使用國家或企業統一規定的合同示范文本;審查合同條款的合法性、嚴密性和準確性，有無無效合同、損害企業利益合同及重大風險合同。

（三）合同履行審計

1.審査合同訂立的有關條款是否得到全面履行，有無因管理混亂而無意或故意超付合同價款和價項已付而貨物未到、數量不實或分包工程未完、質量不符標準的現象。審査有無按照合同約定的金額、內容、時間、稅率和類型開具發票。

2.審査合同生效后，雙方就質量、價款或報酬、履行地點等內容沒有約定或約定不明確時，是否簽訂補充協議;不能達成補充協議的是否按合同有關條款或交易習慣確定。

3.審查合同生效后，雙方是否按《合同法》規定履行債權債務移轉、履行抗辯權以及債權人的代位權、撤銷權等權利。

4.審查合同中止履行應該先履行債務的一方是否有《合同法》規定的證據證明并通知對方;當對方提供適當擔保時是否恢復履行。

5.審查合同生效后，雙方有無因姓名、名稱的變更或者法定代表人、負責人、承辦人的變動或者依據的變更為借口逃避合同義務的行為。

6.發現對方不履行或不完全履行合同時，被審計單位是否督促對方繼續履行。

（四）合同變更及終止審計

1.審査合同變更或解除是否以書面形式通知對方，說明需變更或解除合同的原因和答復的期限;變更和終止合同是否履行法定程序，有無擅自變更和終止合同的行為;有無欺詐、脅迫、重大誤解、顯失公平的變更。

2.審査合同發生糾紛時，當事人是否通過合法的程序和在有效時間內采取措施加以解決;有無超越法定代表人授權范圍和不符合效益性原則變更和終止合同的行為。

3.審查合同轉讓是否按照《合同法》規定將自己享有的權利和義務全部或部分轉讓給第三人。

4.審査合同的權利和義務終止是否因合同全部履行而終止;對合同解除、抵消、提存、混同和免除導致合同終止，是否遵循誠實守信原則和根據交易習慣履行通知、協助和保密等義務。

（五）合同違約責任審計

1.審查因對方不履行合同義務或履行合同義務不符合約定時，是否追究其承擔繼續履行采取補救措施或者賠償損失等違約責任。

2.審査定金支付或提供擔保的合同是否嚴格按照國家規定的定金給付辦法和《擔保法》中的有關規定執行。

3.審查因不可抗力不能履行合同時是否及時通知對方，以減輕可能給對方造成的損失;是否在合理期限內提供有效證明，作為不可抗力發生的證據。

4.審査因對方的違約行為侵害我方人身、財產權益時，是否依照《合同法》要求承擔違約責任或依照其他法律要求承擔侵權責任。

勘察設計企業合同內部審計發現問題整改要點

（一）提高合同管理重視程度，對合同實施歸口管理。充分認識合同管理工作的重要性和必要性，對合同實施統一歸口管理，明確歸口管理部門，落實合同管理崗位職責，避免分散管理造成的制度不統一和管控標準不統一，給企業帶來重大法律風險，造成經濟損失。

（二）強化制度建設，完善合同管理流程。建立健全合同管理方面的規章制度，嚴格履行合同審批手續，強化合同評審工作;對于應該招投標的項目，在簽訂合同前應嚴格按照國家法律法規和企業相關規章制度的要求履行招投標程序;杜絕未簽合同先開工的現象，對于已發生的情況，應盡快補簽合同。

（三）提高風險意識，加大風險管控力度。充分預計履約過程中可能發生的各種情況，完善合同要素和合同條款，特別是與合同價款和違約責任相關的條款;及時根據實際履約情況補充修訂合同條款;端正履約態度，杜絕出現諸如違反主合同約定簽訂分包合同等隨意違約的現象;加強合同間的聯動管理，關注對比主合同與分包合同在金額和計價方式等方面的差異，避免出現潛虧合同。

（四）加強合同基礎資料管理。編制并定期維護更新合同臺賬;及時收集并妥善保管合同文本、招投標資料等與合同管理有關的各項基礎資料，進一步加大對項目的管控力度。

（作者單位：中鐵第六勘察設計院集團有限公司）