水利水電工程檔案信息化建設(shè)策略研究

呂 衛(wèi)， 李 冰 陽(yáng)

(中國(guó)電建集團(tuán)成都勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院有限公司，四川 成都 610072)

1 概 述

水利水電工程檔案是在工程建設(shè)和管理活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖表、照片、磁性載體文件及計(jì)算機(jī)軟件等不同形式的歷史記錄[1]，是水利水電工程建設(shè)與管理工作的重要組成部分。隨著我國(guó)信息化進(jìn)程的全面推進(jìn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不適用于新的業(yè)務(wù)場(chǎng)景，為保障水利水電工程的持續(xù)發(fā)展，使檔案工作為工程建設(shè)提供有效支撐，需要盡快實(shí)現(xiàn)水利水電工程檔案的信息化管理。

2 水利水電工程檔案信息化建設(shè)意義

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子文件成了信息記錄、傳輸、交換、利用與共享的主要載體，也是辦公系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的核心內(nèi)容。尤其是在現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展中，科技檔案包含的工程檔案信息日益豐富，檔案分類(lèi)也愈加精細(xì)化。因此，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件為檔案工作帶來(lái)了極大的負(fù)擔(dān)，信息化建設(shè)背景下，單套制電子檔案改革將工程檔案工作從繁重的日常工作中解放出來(lái)，聚焦于工程檔案本身的信息價(jià)值。

2.1 支持水利水電工程的開(kāi)展

作為水利水電工程管理中非常重要的一部分，檔案管理對(duì)水電改革等工作具有重要意義。檔案工作貫穿了建設(shè)的全過(guò)程，既是工程日常運(yùn)行和管理和依據(jù)，也推動(dòng)著水利水電工程的發(fā)展。水利水電工程檔案以書(shū)面形式記錄和證實(shí)了項(xiàng)目各個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，包括建設(shè)前期項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究、土地預(yù)審文件等，施工過(guò)程中形成的施工記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄，以及竣工時(shí)形成的相關(guān)文件。這些文件對(duì)項(xiàng)目的日常管理起到了監(jiān)督作用，具有重要的憑證價(jià)值，保證了工程的良好建設(shè)及安全運(yùn)行。

2.2 發(fā)揮水利水電工程的經(jīng)濟(jì)價(jià)值

水利水電工程檔案對(duì)技術(shù)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展有重要價(jià)值。工程技術(shù)的進(jìn)步，需要依托已有的工程建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，借助現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，將新科技新技術(shù)轉(zhuǎn)化為科學(xué)生產(chǎn)力，使其產(chǎn)生更大的經(jīng)濟(jì)價(jià)值[2]。在水電工程信息化轉(zhuǎn)型背景下，檔案工作更需及時(shí)適應(yīng)新形勢(shì)，轉(zhuǎn)變管理模式，借助信息技術(shù)挖掘檔案所包含的豐富信息，充分發(fā)揮信息服務(wù)和知識(shí)服務(wù)職能，從而推動(dòng)水利水電事業(yè)在現(xiàn)代化管理方式下實(shí)現(xiàn)良好發(fā)展，保證水利水電工程更好地發(fā)揮經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

3 水利水電工程檔案信息化建設(shè)中存在的主要問(wèn)題

3.1 企業(yè)對(duì)檔案信息化建設(shè)重視度不高

目前，我國(guó)水利水電工程檔案管理工作整體水平較之前有了較大提升，但從適應(yīng)新常態(tài)背景下企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展要求的角度來(lái)看，部分企業(yè)對(duì)檔案工作的重視程度依然不高。許多檔案人員對(duì)檔案工作的理解仍側(cè)重于保管，缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。此外，一些企業(yè)的管理者受自身工作經(jīng)歷、年齡層次等因素影響，對(duì)檔案信息化建設(shè)的必要性和迫切性的理解存在差異，一定程度上延緩了檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。即使是已開(kāi)展工程檔案信息化建設(shè)的單位，也多偏向于工程檔案的數(shù)字化、條目記錄等基礎(chǔ)的數(shù)字化工作[3]，故難以發(fā)揮檔案的信息價(jià)值。

3.2 相關(guān)管理制度缺位

相較于其他行業(yè)的檔案管理工作，水利水電工程檔案工作開(kāi)展相對(duì)較晚，相關(guān)管理制度的建設(shè)也較為落后，目前尚未形成完整、系統(tǒng)的管理制度體系。雖然將檔案驗(yàn)收納入工程竣工驗(yàn)收考核后，在一定程度上保障了檔案工作，然而管理制度的長(zhǎng)時(shí)間缺位導(dǎo)致水利水電工程檔案管理的相關(guān)部門(mén)和人員缺乏一定的約束機(jī)制，檔案工作在開(kāi)展時(shí)缺乏切實(shí)可行的依據(jù)，各部門(mén)之間容易出現(xiàn)權(quán)責(zé)不清、管理界限不明等問(wèn)題。最終導(dǎo)致內(nèi)部運(yùn)行機(jī)制不暢[4]，進(jìn)而使水利水電工程檔案工作的開(kāi)展面臨巨大難度。

3.3 資金限制與人力緊缺

檔案工作在企業(yè)不受重視直接導(dǎo)致了檔案信息化建設(shè)面臨資金和人力的雙重限制。信息化建設(shè)要求配備信息基本設(shè)施和相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備。考慮到檔案數(shù)量龐大、保密性高等特點(diǎn)，為規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，就必須選擇安全性能強(qiáng)、穩(wěn)定性高的基礎(chǔ)設(shè)施，而這些設(shè)施通常需要大量的資金。由于檔案管理部門(mén)不直接創(chuàng)造效益，經(jīng)費(fèi)來(lái)源于公司預(yù)算，因此，在信息化建設(shè)進(jìn)程中，資金受限，無(wú)法購(gòu)買(mǎi)充足的信息化建設(shè)設(shè)施，成為掣肘信息化建設(shè)的首要問(wèn)題。

水利水電工程通常側(cè)重于項(xiàng)目的建設(shè)管理，對(duì)于工程檔案的重視程度不高，為節(jié)省開(kāi)支，指派的檔案管理人員多數(shù)為非專(zhuān)業(yè)的檔案人員，缺乏崗位培訓(xùn)，且身兼數(shù)職，精力有限，難以保證檔案工作的質(zhì)量。水利水電工程檔案工作經(jīng)常面臨檔案人員不懂工程專(zhuān)業(yè)知識(shí)，工程技術(shù)人員不了解檔案管理相關(guān)規(guī)定的兩難局面。而且檔案信息化建設(shè)需要運(yùn)用檔案專(zhuān)業(yè)、工程專(zhuān)業(yè)及信息技術(shù)等多種知識(shí)，這種復(fù)合人才更是稀缺。專(zhuān)業(yè)管理人員的稀缺導(dǎo)致水利水電工程檔案管理難以跟上時(shí)代的腳步，亦使檔案工作難以高效開(kāi)展。

4 推進(jìn)水利水電工程檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

檔案信息化建設(shè)本身就是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要統(tǒng)籌規(guī)劃，結(jié)合實(shí)際情況有計(jì)劃、分步驟地實(shí)施[5]。檔案部門(mén)保存的水利水電檔案通常是幾十年的積累，考慮到龐大的工作量和有限的檔案工作人員，一蹴而就地實(shí)現(xiàn)信息化是不可能的，應(yīng)在建設(shè)過(guò)程中區(qū)分優(yōu)先度，有重點(diǎn)地推行信息化進(jìn)程，使之發(fā)揮最大效能。

4.1 強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)意識(shí)

為了水利水電工程檔案得到更多的關(guān)注，首先應(yīng)從意識(shí)層面出發(fā)，培養(yǎng)相關(guān)人員的信息化意識(shí)，才能真正落實(shí)信息化檔案管理工作，為水利水電事業(yè)營(yíng)造良好的發(fā)展環(huán)境[6]。檔案部門(mén)可通過(guò)開(kāi)展各類(lèi)宣傳活動(dòng)，如水利水電工程檔案展覽、宣傳教育及座談會(huì)等活動(dòng)，來(lái)營(yíng)造工程檔案信息化管理的工作氛圍，強(qiáng)化檔案工作者在信息化及檔案管理方面的理念，并引起管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的重視。思想認(rèn)識(shí)是開(kāi)展工作的先決條件，在新時(shí)期，必須強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)，為水利水電工程檔案信息化建設(shè)鋪墊穩(wěn)固的墊腳石，同時(shí)需要不斷優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)，向有效的方向調(diào)整工作體系，使水利水電工程檔案管理人員具有良好的思想覺(jué)悟和負(fù)責(zé)任的態(tài)度，為做好水利水電工程檔案信息化工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

4.2 健全信息化管理制度

管理制度建設(shè)是檔案信息化有序、健康發(fā)展的保障。隨著檔案信息化工作的不斷推進(jìn)，管理制度的缺位給水利水電工程檔案工作帶來(lái)的限制和隱患已經(jīng)不容忽視。因此亟需建立一個(gè)完整的管理制度框架，通過(guò)制度的規(guī)范和引導(dǎo)，將水利水電檔案信息化建設(shè)工作不斷規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。建設(shè)水利水電工程檔案信息化管理制度時(shí)，需要以國(guó)家及行業(yè)已有的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，制定具體的管理制度。此外，為提升檔案信息化速度，需要將檔案管理制度構(gòu)建列入水利水電建設(shè)工作之中，借此加大信息化機(jī)制建設(shè)力度，使檔案信息化建設(shè)及時(shí)跟上工程信息化的腳步并且項(xiàng)目檔案管理人員在管理工作中能夠有章可循、有據(jù)可依。

4.3 強(qiáng)化人才培養(yǎng)

人才儲(chǔ)備是開(kāi)展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，尤其是在水利水電工程檔案信息化建設(shè)中，更要關(guān)注人才的培養(yǎng)。首先，應(yīng)對(duì)參加檔案工作的管理人員開(kāi)展崗前培訓(xùn)，提升他們的檔案意識(shí)、信息素養(yǎng)和專(zhuān)業(yè)技能，使他們能盡快開(kāi)展信息化建設(shè)工作。然后，應(yīng)定期對(duì)在崗的檔案人員開(kāi)展崗位培訓(xùn)，設(shè)立有關(guān)的人才培養(yǎng)計(jì)劃，不斷豐富檔案工作者在信息技術(shù)、水利水電工程等多方面的知識(shí)，使檔案人員的綜合素質(zhì)不斷提升，以適應(yīng)水利水電工程檔案信息化的需求。最后，為激發(fā)檔案人員的積極性，可設(shè)定相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，以此喚醒檔案人員學(xué)習(xí)的主動(dòng)性和積極性，不斷提升檔案團(tuán)隊(duì)的專(zhuān)業(yè)水平。

4.4 分階段逐步推進(jìn)信息化建設(shè)工作

水利水電工程檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目是一項(xiàng)長(zhǎng)期且復(fù)雜的工作，不同時(shí)期因其目標(biāo)不同，工作重心也有所不同。在信息化建設(shè)初期，應(yīng)關(guān)注原始數(shù)據(jù)的信息采集工作，檔案管理人員應(yīng)多形式、多渠道地采集原始數(shù)據(jù)，包括紙質(zhì)檔案數(shù)字化及原生電子文件。原始數(shù)據(jù)完成后，可將工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移至水利水電工程檔案管理信息系統(tǒng)的功能完善上，系統(tǒng)應(yīng)以之前采集的數(shù)據(jù)庫(kù)為基礎(chǔ)，利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)水利水電工程檔案自動(dòng)化管理，優(yōu)化傳統(tǒng)的檔案管理方法并創(chuàng)新。系統(tǒng)功能完善后，檔案人員能夠分配更多的精力去開(kāi)發(fā)水利水電工程檔案的信息資源價(jià)值，實(shí)現(xiàn)從“管”到“用”的轉(zhuǎn)變。

5 結(jié) 語(yǔ)

隨著新一代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷創(chuàng)新突破以及數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化的深入發(fā)展，水利水電工程檔案實(shí)現(xiàn)高效便捷的信息化管理勢(shì)在必行，這不僅是為了跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，更是為了滿(mǎn)足水利水電建設(shè)管理創(chuàng)新與能力提升的現(xiàn)實(shí)需要。信息化建設(shè)的推行，對(duì)于檔案工作來(lái)說(shuō)既是挑戰(zhàn)也是機(jī)遇，檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)抓住機(jī)會(huì)，及時(shí)轉(zhuǎn)變思想觀念、完善制度體系、優(yōu)化工作方法，為水利水電工程工作提供更為堅(jiān)實(shí)的信息支持和知識(shí)服務(wù)。