通知里的那些“錯、錯、錯”

文/張志華

【導師小傳】

張志華，國際漢語應用寫作學會副會長、中國寫作學會常務理事、湖南寫作學會副會長、湖南警察學院教授，著有《論主持公文寫作的藝術》《公文寫作教程》《公務員應試指導教程》等，2012年獲湖南警察學院“十佳教師”榮譽稱號，2014年獲中國應用寫作研究20年突出貢獻獎，2017年獲湖南公安工作30年榮譽勛章。

通知，就是把事情告訴人知道。告訴別人一件事情，操作起來看似簡單，但作為公文的一種，寫起來并不像大家想象的那么容易。如果不慎重，鬧出笑話不說，還會貽誤工作，給人造成麻煩。比如下面這些通知里的“錯、錯、錯”。

周老師為什么會被嚴厲批評？——誰有權發布通知呢？

向陽中學辦公室主任周老師，發現工作中遇到的一個困難，這正是同類學校都會遇到的。為了探討解決之道，周老師以學校辦公室的名義起草通知，準備發給其他學校的辦公室主任，請他們來開個會，探討如何解決難題。校長知道了這件事，不僅沒有表揚周老師，反倒狠狠地批評了他，并問他“意欲何為”？

周老師為什么被批評？原來，通知是上級領導機關發給下級機關，或者有管理、監督、協調職能的綜合部門發給有關單位，要求執行、辦理或者告知有關事項的公文。具有法定的權威性、強制性和行政約束力。周老師工作的學校，與其他同類學校，既沒有上下級關系，也沒有管理、監督、協調的關系，是不能發通知的。

應該這樣做

兄弟學校之間相互商洽工作，詢問和答復問題，我們可以用“函”這種平行公文，周老師可以用“函”代替“通知”，邀請其他學校的老師來校一起商討問題，而不能居高臨下地發通知。

“向陽中學”的禮堂都擠不下啦！——通知發給誰別弄錯。

通知發給誰，誰就要負責接受通知，執行、辦理通知事項，并且及時反饋。小小通知，責任重大，發給誰一定要表達清楚，否則很難把事情辦好。

一天中午，向陽中學的校園廣播響起：“下面播送一則通知！”播音員用清脆的聲音播報：“今天下午兩點半，請全體教師及學生中的黨員到大禮堂聽傳達中央文件。”通知重復播放了兩遍。下午兩點半之前，學校的禮堂里已經擠得坐不下了，負責傳達通知的張老師急得滿頭大汗。怎么回事？原來，通知里說，要“全體教師”和“學生中的黨員”參加，但實際情況是，這個通知只要求黨員老師和黨員學生參加。

應該這樣做

張老師可以這樣修改：“今天下午兩點半，教師及學生中的全體黨員到禮堂聽傳達中央文件。”即把詞序改動一下，讓“全體”挪到“黨員”的前面，讓“全體”這個表范圍的副詞修飾“黨員”而不修飾教師。

內勤部門的人都去哪兒了？——緊急通知不能隨便發。

通知具有要求執行、辦理有關事項的功能，特別緊急的事項，要急事急辦還可以發布緊急通知。但是，發布緊急通知一定要慎重。

快樂大學的校園面積大，分為東西兩院，兩院之間隔著20多公里。東院是主校區，紀檢、監察、人事、財務等職能部門都設在這里；西院是教學區，大部分院系在這里。有一天，校領導來西院檢查教學工作，需要負責內勤的老師提供資料，結果幾個教學系部的內勤都不在，他們去哪兒了？一問才知道，他們都跑到東院領取“重要資料”去了，一時半會兒趕不回來。

原來，學校人事部門一位負責考勤的老師，上午發了一份緊急通知，要求內勤部門的老師下班前去領取“重要資料”。大家風風火火地趕到，才知道所謂的“重要資料”，不過是當月的人事考核情況，完全不用急著領。

應該這樣做

快樂大學校辦公室今后得要嚴格把關，規范通知的處理，嚴格通知發布的程序。一般情況下，不得濫發“緊急通知”，特殊情況下需要標注“緊急”字樣的，要按照程序報批，經過批準之后，才能標注、發布“緊急通知”。

報到地點沒人知道？——通知不周密，好事變壞事。

會議通知的內容要全面、準確、具體，所涉及的每一事項，都應交待清楚，切不可含糊其辭，或者想當然。

某天，幾位專家學者去杭州參加一個全國性的學術會議，會議由開心大學承辦。開心大學離杭州市區有點遠，專家學者們按照會議通知上的“會議時間”提前一天趕到“會議地點”報到。當他們風塵仆仆地抵達開心大學，看到會場前掛上了紅色的歡迎橫幅，卻沒有人接待，一時間摸不著頭腦。打電話問了半天才知道，舉辦方考慮到學校離市區遠，交通不方便，把報到的地點、專家學者們的住宿都安排在了交通便利的市區賓館。但因為粗心，沒有在會議通知里寫清楚報到的時間、地點。

應該這樣做

通知的細節切不可大意。會議通知中，決定召開會議的機關、會名、會議時間、會議地點、會議任務（會議內容）、參加會議人員及人數、入場憑證、報到時間及具體的地點、聯系人與聯系電話、 與會人員需要攜帶的材料、什么時間上報與會人員名單及其他有關要求（如限帶車輛與人員）等。這些內容要清楚，不能有遺漏。

號召大家做好事，怎么被質疑呢？——通知的使用要規范。

這是發生在2000年年底的一件事。愛心小學的小劉老師，因為租住屋漏水引起家電起火，燒壞了家具、電器，損失加起來將近2萬元。小劉老師家在農村，經濟條件并不好。危難之際，學校發布了一則通知，號召大家捐款，為小劉老師奉獻愛心。接到通知，同事們紛紛慷慨解囊。但也有人質疑：獻不獻愛心，是個人的事情，學校只能倡導，下達強制性的通知讓愛心變了味。

的確，“通知”作為公文，是上級機關發給下級機關及所屬人員，具有行政強制的性質。捐款這種行為可不能靠行政強制，只能加以引導、倡議。如果用“通知”這種形式去要求大家捐款，可能會引起大家的質疑甚至反感。

應該這樣做

號召大家獻愛心，最好采用什么寫作形式呢？就當時的情況而言，可以采用“倡議書”這種形式，倡議大家捐款、奉獻愛心，其效果會更好一些。但2016年我國《慈善法》頒布實施以后，要依法辦慈善，倡議書也不能隨便發布，這里就不詳細闡述了。

（文中人名、地名、事件均屬虛構）