數字化校園背景下學校檔案管理模式構建
——以呼倫貝爾學院為例

許 鑫

(呼倫貝爾學院 內蒙古 海拉爾 021008)

高校檔案不僅僅是高校各種已知事件的載體，同時也是高校發展的見證和憑證。隨著信息化技術的不斷發展，數字化以及無紙化已經成為學校檔案管理的主要發展方向，但是因為管理方法并不相同，所以在目前檔案的數字化管理過程中，學校還需要對相應的管理模式進行構建，以此來改變傳統的紙質檔案管理手段，實現檔案的數字化管理。

一、數字化校園和檔案管理之間的關系

(一)數字化校園

所謂數字化校園，就是將校園網絡作為基礎，通過先進的技術手段來實現的數字化管理以及教學形式。通過數字化校園的建設，可以將傳統的紙質資源轉化為數字資源，以此來實現教學方法與管理方法等的進一步創新。

(二) 數字化校園對檔案管理的促進作用

數字化校園的建設，給學校在檔案管理的效率和質量方面都帶來了新的契機。首先，通過紙質檔案的網絡化與數字化轉變，可以讓學校的檔案工作者實現工作強度與工作量的顯著降低，并有效提升了工作效率；其次，通過數字化技術的應用，可通過其先進的檢索功能來實現檔案存取工作的進一步簡化；再次，在數字化校園的建設中，學校的檔案管理在形式上也發生了顯著轉變，在具體的檔案管理中，并不需要準備大量的空間來存放紙質文件，同時也可以通過本地備份以及云端備份等方式來實現檔案文件的良好保存，避免傳統紙質檔案文件由于水淹、火災等各種因素所導致的破壞、丟失等情況，顯著提升學校檔案的安全性。

二、數字化校園背景下的呼倫貝爾學院檔案管理現狀分析

(一)基礎工作現狀

學校現有檔案館是由教學樓經過改造而成，共兩層，一樓是庫房，共有庫房5間；二樓是2個實物檔案室、辦公室和其他工作室。檔案館四個庫房的具體建設數據如表1所示：

表1 四個庫房的具體建設數據

續表1

在二樓還進行了兩個實物檔案室的改造，實物檔案室的建設數據如表2所示：

表2 兩個實物檔案室的建設數據

學校檔案館使用面積可達500平方米以上。目前，檔案館依然處于規劃期間，所以在基礎設施以及專業設施方面并未配置齊全；人員配置現狀：目前僅有三名工作人員負責所有檔案的管理，不僅工作量大，且工作任務十分繁雜，專業人員數量不足。

(二)檔案管理模式

在建立檔案館之前，綜合檔案由學校的黨政辦公室檔案科負責管理。總體管理模式比較分散，每一個部門的檔案都各自保管，在管理標準以及方法上都沒有統一規定，各個部門都是自行制定管理標準及管理方法。同時，由于各個部門在檔案管理方面缺乏足夠的溝通協調，檔案格式各異，甚至文件不全的情況經常出現；加之歸檔的時間不固定，整個管理過程缺乏規范性。檔案館建立以后，檔案分散管理的情況得到一定程度的改善，但是由于管理人員數量少，管理工作繁重復雜，檔案管理整體效果有待再進一步提升。

(三)資源建設現狀

就資源整合來看，目前學校的檔案庫房已經建成，并按專業進行了分類，包括文書檔案庫房、基建檔案庫房、教學檔案庫房、財務檔案庫房，但依然有些檔案分散儲存在學校的各個部門中。為有效滿足數字化管理需求，檔案館工作人員要對所有的檔案資源進行分類統計。檔案分散管理的狀況影響了數字檔案資源的規范建設。就資源開發以及資源利用來看，目前的檔案館僅僅提供了歸檔目錄的檢索功能，對于其他的數字化應用功能，還需要進一步的開發。

(四)系統建設現狀

在具體的系統建設中，因為學校的檔案管理工作和其他工作缺乏緊密的工作對接，使檔案管理系統和學校的辦公系統以及其他管理系統之間存在脫節現象。因此，在進行具體的檔案管理系統建設過程中，需要將檔案管理系統和校園內的其他系統之間進行有機結合，以此實現相關資源以及數字化信息的實時共享。

三、數字化校園背景下的檔案管理模式構建

(一)構建原則

在數字化校園背景之下，檔案管理模式構建，主要應該堅持兩個原則：一是統一進行電子文件的管理；二是統一進行電子文檔的管理。無論是電子文件還是電子文檔，都與原來的紙質文件一樣，有著相同的記錄以及憑證等方面的價值。因此，在具體的管理過程中，管理人員一定要對電子文件以及電子文檔做到足夠重視，嚴格做好保障工作，以此來實現數字化校園背景之下檔案管理模式的科學構建。

(二) 模式構建

基于學校檔案管理專門機構的建設現狀，目前的電子檔案暫時通過文件形成的部門以聯合管理模式進行歸檔管理，待到檔案館的數字化檔案管理機構建設完成之后再將其移交給檔案館進行管理。通過這樣的方式，不僅可以為檔案館后期的數字化檔案管理工作創造更多的便利，同時也可以實現檔案館控制權的進一步提升。數字化檔案管理模式的構建示意圖如下：

圖1 本次數字化檔案管理模式的構建示意圖

如圖1所示，在本次所構建的數字化檔案管理模式中，主要包括三個部分，第一是文件生成系統；第二是高校檔案館數據系統；第三是普通用戶系統。

文件生成系統中主要包括電子文件和元數據。因為所有電子文件都需要借助于計算機系統來形成，并借助于相應的通信設備進行傳輸，所以對于電子檔案文件而言，其形成與傳輸不僅需要數字化設備，同時也需要數字化環境。而在對電子檔案進行歸檔時，不僅需要對其文件進行保存，同時也需要對元數據進行保存。

在電子檔案的保存過程中，檔案館數據庫作為載體，通過生成機構所形成的所有電子檔案文件都將直接保存在這個數據庫內。因此，檔案館數據庫在整個系統中屬于信息集成中心，它是全部檔案資源的存儲基地。為保障電子檔案的真實性、完整性、規范性和可靠性，在本次管理模式構建中，為該數據庫設置了一項非常高的控制權限，對于該數據庫中的所有檔案信息，其管理人員都具備查詢、檢索、歸檔以及銷毀權。同時，一旦相關的檔案文件被儲存在了檔案館數據庫，生成機構就不可以進行任何的修改。

在本次數字化檔案管理模式的構建過程中，也為普通用戶設置了兩種檔案資源獲取方法。具體情況如表3所示：

表3 普通用戶檔案資源的獲取方式

(三)體系構建

1.權限體系構建

在通過數字化管理模式來進行學校檔案管理的過程中，檔案館的權限是對數據庫中的所有檔案進行檢索、歸檔、整理、查閱、應用以及銷毀，該系統對于所有檔案的控制權都具有絕對性。通過這樣的方式，就可以有效保障所有檔案的真實性、完整性、有效性和可信性。文件生成機構的權限是進行電子檔案的查閱、歸檔以及應用，但是在該機構的文件被錄入到檔案數據庫中之后，該機構將不再具有相應檔案的控制權。通過這樣的方式，就可以有效避免檔案文件遭到惡意修改和破壞等的情況。普通用戶的權限僅僅是對檔案資料進行查閱和使用。

通過權限體系的科學構建，不僅可以有效保障數字化檔案管理效果，提升檔案的利用效率，同時也可以進一步保障檔案的安全性，避免檔案被非法篡改。就權限實質來看，這種管理模式與紙質檔案的管理模式十分相似，但是在數字化技術的作用下，可實現檔案歸檔時間的有效縮短，并通過先進的控制技術來實現各項管理權限管理工作的有序進行。

2.標準體系構建

首先是檔案的接收以及歸檔標準構建。在此過程中，應進行標準化檔案文件的接收以及歸檔，并對歸檔范圍做了明確規定，避免檔案文件接收不齊全或者是歸檔不規范等的情況發生。尤其是對教學評估方面的檔案資源，更應該做到標準與范圍的全面明確和統一，以此來為其后期的驗收提供有效依據；其次是電子檔案著錄項標準構建。為了讓著錄信息足夠準確，避免工作的重復性，檔案館應進行電子文件著錄的編制，并設計統一的系統著錄標準，比如文件名稱、來源、時間以及責任人等，并規定與系統設計不符的文件不能保存。在具體的著錄項標準設置過程中，可按照《中國檔案著錄標準》進行制定；最后是電子檔案長期儲存格式的規范。在高校的電子檔案管理過程中，文件的長期儲存是一項需要重點關注的內容。因此，為便于后期的查閱和應用，對于需要長期保存的電子檔案，應該對文件格式進行明確，且應該保障只有在儲存格式正確的情況下才可以成功儲存和讀取。數字化檔案管理模式中的幾種典型文件儲存格式如表4所示：

表4 本次數字化檔案管理模式中的幾種典型文件儲存格式

3.安全體系構建

在數字化校園背景下的學校檔案管理模式構建中，安全體系的構建也是一項至關重要的內容。只有保障整個管理體系的安全性，才可以有效保障學校檔案的管理效果，提升檔案安全。在本文所研究的呼倫貝爾學院數字化檔案管理模式構建中，主要的安全體系構建包括以下四個方面：

(1)系統主機方面：機房應該與服務器實際的運行需求相符，電源性能應得到保障，同時應安排專門的人員來進行機房管理。在主機中應進行成熟、安全的操作系統安裝，并做好安全補丁的及時更新。

(2)網絡方面：為保障網絡安全，應進行防火墻的建立，并使其和校園網之間隔離開，同時也應該進行殺毒防毒軟件的安裝，對病毒庫進行實時更新。

(3)數據庫方面：為保障檔案信息數據的安全性，應對數據庫進行完善管理，并設置科學的恢復管理機制以及備份管理機制，以此來保障數字檔案的安全性。

(4)應用程序方面：在數字化檔案管理系統中，應該通過IP地址的形式來進行入網綁定，并進行相應控制功能以及訪問權限的設定，以此來避免異地登錄或者是越權操作等的情況發生，進一步確保數字化檔案的安全性。

4.制度體系構建

為了規范數字化檔案管理模式，制度體系也需要進一步的構建與完善。具體構建過程中，根據相關的規章制度，結合目前學校的檔案管理現狀來進行數字化檔案管理標準和規范的設立，并將其全面落實到具體的檔案管理過程中，以此來規范數字化檔案的管理流程和管理方法。同時設立相應的獎罰機制對相關人員進行鼓勵和約束，保障數字化檔案的管理效果。

結語

綜上所述，在對學校數字化檔案管理模式進行構建的過程中，一定要對學校實際的檔案管理情況做到全面了解，以數字化校園為依托來進行數字化檔案管理模式的合理構建。在具體的構建過程中，應遵循相關的構建原則，以此全面提升學校檔案的管理效果，保障檔案安全，為學校檔案管理工作質量的提升和學校的發展建設做好服務。