事業單位檔案管理現狀及優化路徑

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檔案管理是事業單位重要的組成部門之一,隨著我國事業單位的檔案管理行業的迅速發展,即使已經取得了一定成就,管理體制也得到了一定的完善,但是當前的發展現狀仍舊存在一定問題,因此本文提出了有效的優化路徑。

一、事業單位檔案管理的重要性

加強檔案管理工作在事業單位的檔案管理中具有重大意義。第一,檔案管理能為事業單位日常的工作提供重要依據,同時也能為單位的重大經營決定提供依據,對內部改革體制進行深化。此外在檔案信息中,包含了單位組織的實踐工作,對于展開各項管理工作有非常重要的價值。第二,檔案管理是促進內部控制制度改革的重要內容,事業單位必須把重心放在內部控制的建設中。檔案管理是促進事業單位可持續發展的有效保障,檔案工作的有效落實和事業單位的相關制度改革息息相關。

二、當前事業單位檔案管理的基本現狀

(一)檔案管理重視程度有待加強

事業單位不重視對檔案的管理工作。仍舊無法打破傳統的檔案管理的想法,做不到與時俱進,相當一部分檔案管理工作人員不是通過專業對口招聘進來的,而是選用一些年齡普遍偏大,沒有受過檔案專業知識培訓,嚴重影響著檔案工作的發展。另外,年輕檔案管理人員隊伍不穩定,一般都是身兼數職沒有足夠的精力做好檔案工作,或是剛熟悉檔案工作業務就被調離檔案管理崗位。

(二)信息化管理手段有待掌握

當前,信息技術的革新速度日新月異,信息技術被運用到在社會的各行各業,信息技術與人們帶來的方便已經是不可小覷的。檔案管理工作應該與時代接軌,通過運用信息化管理手段展開工作。但是在眾多部門的檔案管理工作上,一些工作人員都沒有意識到信息技術帶來的方便,合理的運用信息化管理手段、提升檔案管理的水平以及工作效率,其中一部分工作人員年齡普遍偏大,在信息技術的運用與操作方面有待提高,不能及時有效的利用信心技術進行檔案的管理。

(三)存在注重檔案文件的整理,輕編研現象

現在很多事業單位檔案管理人員普遍存在,只注重歸檔文件的整理,把檔案管理工作簡單的理解為:收集-整理-編目三部曲忽視了檔案編研、統計等后期工作,導致檔案利用率很低,失去檔案管理提供利用的基本職能,導致檔案管理工作逐步被邊緣化。

(四)人員素質水平有待提高

檔案管理人員沒有形成一個有組織有規模的工作系統,團隊也不穩定,有時候一些工作人員還會隨意外借,對檔案的當事人非常不負責,沒有從根本上認識到管理檔案的重要性。近年由于檔案管理主管部門對基層檔案工作人員業務培訓減少,有一些工作人員對檔案管理的流程也不熟練,沒有及時掌握充分的去理解檔案里的信息。檔案主管部門對基層檔案工作監督管理考核有所放松,導致有些事業單位檔案工作的管理只是應付了事,只求過的去,不求過的硬,這種現象比較普遍,影響了檔案事業的發展。

三、當前事業單位檔案管理優化路徑

當前事業單位檔案管理優化路徑可以圍繞提高重視程度,加強頂層設計,完善信息管理,優化工作流程和開展素質培訓,提高工作效能三個方面展開探討。

(一)提高重視程度,加強頂層設計

事業單位的檔案管理工作,想要長遠發展,就必須要增強整個事業單位對檔案管理部門的重視程度,就是因為缺乏重視,才導致檔案管理單位處在一種尷尬的境地中。所以,事業單位可以組織工作人員外出學習,或者展開宣傳教育講座,將檔案管理知識的重要性普及到單位中,使每一位工作人員都能夠認識到檔案管理工作,提高其工作的積極性,同時增強事業單位對檔案管理部門的扶持,提高檔案管理工作的質量。

(二)完善信息管理,優化工作流程

隨著信息化技術的不斷發展,事業單位必須要從根本上認識到信息技術的重要性,開展信息化檔案管理是必然的。事業單位不僅要在政策上增加對檔案管理的投入,同時也要在資金上有效投入,不斷改善對應的設備,推動信息化檔案管理的發展。積極的學習了解檔案管理的基礎知識,面對不斷出現的新問題,不斷調整自身的工作狀態,不斷研究和探索創新檔案管理工作管理模式,學習并借鑒先進的管理技術,從而有效推進信息化檔案管理建設。

(三)強化檔案編研,提高檔案利用

檔案編研工作是將館(室)內靜態的檔案資源轉化為動態的、可供利用的信息資源的加工制作過程。如何提高事業單位編研工作質量呢?首先加強檔案管理人員編研業務的培訓,配備具有較高文化寫作能力的編研人才,提高整體編研人員業務素質是關鍵。單位要培養檔案編研工作人員敬業愛崗意識,制定激勵機制,把這項工作抓好抓實。其次,更新檔案編研觀念。在編纂選材上把對內部館(室)藏資源與外部館(室)藏信息資源的挖掘相結合,發揮大數據檔案信息共享平臺、電子聲像檔案直觀優勢,著力編纂符合當代大眾需要的史志類、畫冊類、匯編類、組織沿革、檔案電視片等文獻史料,促進事業單位工作開展。

(四)開展素質培訓,提高工作效能

檔案管理是一項技術性和系統性非常強的工作。在社會不斷發展、技術不斷革新的大背景下,檔案管理涉及的內容范圍越來越廣,因此對檔案管理人員的素質、及每一方面的能力都提出了更高的要求。事業單位不僅要引進專業的人才,還應給予優秀人才豐厚的待遇,從而有效的引進專業知識、專業技能、高學歷、高素質的人才。同時要進行檔案人才的培養,不斷開展工作技能培訓。在激發檔案人才工作熱情方面,一方面要培養其對于工作的責任感,使其做到遵守相關制度、做好相關工作、保守資料秘密;另一方面需要開展人性化管理,幫助改善工作環境、各項待遇,讓其熱情地投入工作。

四、結束語

在新的時代背景下,加強事業單位中的檔案管理工作需要提高對檔案管理工作的重視程度,結合單位實際情況建立完善信息管理的檔案制度,與此同時開展高素質人才的培訓,創新事業單位檔案管理的工作模式,從而助力事業單位的改革發展。