人事檔案管理信息建設應與時俱進

文 張春生 中共云南省委宣傳部譯制中心

當前新時代背景下，企業應與時俱進，充分發揮先進技術的管理優勢，優化創新人事檔案管理制度，促進人事檔案管理模式科學發展。

夯實信息化建設基礎設施。打造人事檔案信息化管理模式，離不開良好的硬件設施。同時，良好的硬件設施，也是使人事檔案信息實現共享與傳輸的物質基礎。企業要想實現現代化、科學化管理，首先應加大資金投入力度，結合企業自身情況，購置先進的信息化建設設施。其次，應打造相對完善的信息化人事檔案管理系統，并做到對管理系統進行定期的更新與維護，確保信息化管理系統能夠有序運轉。另外，企業還應在建設信息化人事檔案管理系統時，開設人事檔案共享功能，以此提高人力資源管理效率。

打造自動化檔案管理模式。建設信息化人事檔案管理，是當前新時代背景下的必然趨勢。人事檔案管理人員應將信息化技術密切融入日常工作當中，充分發揮計算機的管理功能，從而提高人事檔案管理工作質量。在使用信息化系統時，管理人員還應嚴格按照計算機使用標準開展相關工作，避免因錯誤操作而導致人事檔案信息數據出現偏差。在錄入人事信息時，管理人員應始終抱以認真、細致的工作態度，充分發揮自動化管理優勢，強化人事檔案管理工作效率。

建設數據化人事檔案信息。企業在建設人事檔案信息化管理模式時，還應同步建設信息化數據庫。首先，管理人員應以我國行業標準為基礎前提，結合企業的人力資源實際情況，將原始檔案錄入到計算機檔案資料內，并對入庫的檔案信息進行細致的處理，細致地劃分人事檔案科目，避免人事檔案信息出現混雜的現象，確保錄入數據庫中的檔案信息充滿條理性，使調閱人事檔案過程中，對人事檔案分類一目了然。其次，定期維護人事檔案管理信息化系統，以便于及時更新數據庫信息。最后，管理人員在生成信息化檔案過程中，應嚴格審核各項工作環節，對錄入信息進行反復校對，以此生成真實性與準確性的人事信息數據庫。

加強人事檔案信息化安全。企業在開展人事檔案管理信息化建設工作時，應保證人事信息安全與人事信息共享之間，處于相互協調的狀態，避免因人事檔案信息的共享功能，而對信息安全造成威脅。因此，管理人員在對人事檔案進行信息化管理時，應加強人事信息的安全性，避免發生信息泄露問題。其次，企業在確保人事信息真實性的基礎上，建設相應的網絡權限，通過各種安全保護措施，抵御違法泄露等現象的發生。另外，企業在處理人事信息泄露問題時，應提高處理層面，做到嚴格執法，以此提高人事檔案的網絡安全性。最后，檔案管理人員應以信息化制度為工作準則，不與無關人員談論企業人事信息，并且在獲得企業領導的許可下，方可引導相關人員通過網絡平臺，調閱人事檔案。

提高信息化服務意識能力。首先，企業應通過各種渠道，加大建設信息化人事檔案管理宣傳力度，引導企業各部門人員積極配合人事檔案管理人員開展的相關工作，以便于更好地收集、整理企業人事信息，確保信息化建設工作順利開展。其次，應對人事檔案管理人員采取定期教育培訓的管理辦法，企業可邀請信息化建設領域中的專家，走入企業當中，以先進的管理技術為主要培訓內容，提高管理人員的綜合素養，并幫助管理人員能夠靈活應用信息化管理系統，從而充分發揮信息化人事檔案管理系統的應用效率。最后，企業應針對信息化人事檔案管理模式，制定相應的管理制度與考核機制，要求管理人員嚴格按照信息化制度開展相關工作，并引導管理人員明確自身的崗位職責，以便于在發生檔案管理信息化問題時，做到責任到人。

建立健全管理制度體系。隨著企業人事檔案管理信息化建設的不斷深入，人事檔案管理部門應緊隨企業發展進程，針對信息化建設的實際情況，積極建立相對健全的人事檔案信息化管理制度體系。對于企業人事檔案管理部門而言，信息化建設雖然從本質上改變了保管人事檔案的方法，但是從目的與任務上卻沒有改變。因此，建立健全的人事檔案信息化管理制度體系，是人事管理部門的必然態勢。首先，人事檔案管理部門應針對各項信息化工作環節，制定相應的管理制度，如信息錄入規范、信息調閱規范、整合信息規范等，以此約束檔案管理人員的信息化操作行為。其次，人事檔案管理部門領導干部應充分發揮自身的管理力量，將信息化管理制度貫徹落實，對管理人員加強監督，促進信息化人事檔案管理工作的順利開展。