關于檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

胡悅

摘要：在科學技術發展的今天，信息化為檔案管理提供了技術支撐。在新時期下，檔案管理人員應該認識到信息技術的重要性，采用信息化手段對檔案進行管理，幫助自己進行檔案工作，推動檔案工作的開展。本文主要分析了當前檔案信息化建設的必要性和現狀，并提出了幾點關于檔案信息化建設的建議，希望能為廣大同行帶來參考。

關鍵詞：檔案信息化;檔案管理

引言

檔案信息化建設能夠推動檔案管理工作的進步。與傳統的儲存方式不同，信息化時代儲存信息量會更大，速度也變得更快。因此我國開始推動檔案信息化建設，逐漸形成了自動化的信息管理平臺。但由于我國檔案管理仍然存在一些問題，需要我們正確認識這些不足，并針對性進行調整和改進，從而推動檔案信息化建設。

一、加強檔案信息化建設的必要性。

加強檔案管理工作和檔案管理信息化有利于我國社會經濟的發展。傳統檔案管理工作量龐大，且容易造成工作失誤，給經濟和發展帶來諸多影響，因此為了適應新時代信息化工作要求加強檔案管理，信息化管理非常有必要。不但能夠改善檔案管理信息工作情況，還能提高工作人員的效率，這樣有利于企事業長久發展，有利于實現資料的安全可靠性。

二、檔案信息化建設的優勢。

1.檔案信息化儲存主體更為便捷。

信息化后的檔案主要采用光盤和云儲存對檔案信息進行存儲，這些現代化的儲存設備會比傳統的紙質檔案更容易保護和攜帶。而且隨著信息技術的不斷進步，檔案信息化的存儲設備體積變得越來越小，儲存空間卻變得越來越大。一張小小的儲存卡就可以存下幾十個企業或者幾百個個企業的檔案信息。

2.存儲內容更容易保護。

傳統檔案多為紙質版本，這就要求必須把檔案放在干燥易儲存的空間里。而信息化檔案后儲存的空間變成了內存條或者光盤，這大大方便了我們進行儲存和使用。同時如果儲存的數據丟失，還可以通過技術手段進行找回。

3.易于保護和管理。

信息化后的檔案能夠方便我們進行備份和使用。即使發生檔案失竊或者誤刪的情況，我們也可以通過備份的信息化檔案及時將資料找回，避免了傳統檔案中因為不可抗力因素被毀壞而不能修復的情況。

三、加強檔案信息化建設的有效辦法。

1.加強檔案管理制度的建設。

制度的建設是指導檔案管理工作的重要基礎，所以在檔案信息化建設過程中，必須加強檔案管理制度的建設。首先要用明文規定好檔案管理工作的基本要點，對具體的環節進行指導;其次相關單位和人員要重視檔案信息化建設與檔案管理的重要性，落實好檔案信息的保存和檔案數據的使用。一旦發生數據泄露事件，要對相關人員進行嚴肅處理，促進檔案管理工作者樹立高度的工作責任心。

2.建立起檔案管理信息系統。

檔案管理信息系統是檔案信息化建設的重要表現。我們要充分借助專業的信息化管理系統，實現檔案管理工作。比如我們要通過信息技術建立起檔案管理系統的權限制度，只有專門的檔案管理工作人員才能獲得相應的權限使用管理系統。要對每一次系統訪問進行登記，系統在正常運行中不允許外部硬盤侵入系統對數據進行拷貝。同時要邀請專業的信息技術公司對系統進行定期的維護，及時修補系統存在的漏洞做好系統的安全升級，確保系統安全穩定運行，為檔案管理工作提供最基礎的保障。

3.積極加強數據庫建設工作。

加強數據庫建設工作是檔案信息化建設的重要基礎。檔案里存在著大量的信息，需要我們建設完備的數據庫對檔案進行管理。首先我們要利用數據庫信息系統進行檔案資源的儲備，要充分利用數據庫建立起完備的檔案數據信息體系，對獲取的檔案信息資源進行逐一篩選和整理;其次，我們要對檔案信息和數據進行分類，通過利用信息檢索技術做好這項工作。比如通過特殊的字符和文字搜索相應的檔案信息，這樣更加方便我們開展檔案信息化建設工作。

4.大力加強檔案管理隊伍建設。

在檔案信息化建設過程中，信息技術人才隊伍建設非常重要，是檔案管理隊伍建設的基本。第一，我們要重視檔案管理人員的培訓，在培訓中要讓工作人員樹立正確的工作態度，通過不斷學習提升自己的工作能力，提升檔案管理工作者的整體素質，要求檔案管理工作者努力學習計算機技術，能夠從容應對各種可能發生的情況;其次要積極引進人才，可以到各大高校去招收計算機專業人才，加強檔案管理人才儲備，通過不斷的培訓使得工作人員能夠熟練操作信息系統。

5.做好監督管理工作。

檔案信息化管理工作不但需要內部監督，還需要外部監督工作的實施。通過內部和外部監督，及時發現檔案管理中存在的漏洞并及時改進。因此相關機構可以建立專門的監督管理小組，對檔案管理工作進行系統監督。檔案監督管理小組要全面參與到檔案管理工作中，對工作流程要熟悉，及時了解各個環節和部門中存在的不足，并對他們進行指導。通過這樣的辦法能夠有效降低檔案管理問題出現的概率，確保檔案信息化監督管理工作取得成效。

四、結束語。

總之，我們要正確認識到檔案信息化建設的作用和積極性。在新時代背景下，各行各業對計算機網絡技術和信息技術的利用更加頻繁。要正視信息技術為我們生活和工作帶來了便捷，同時也要認識到信息技術存在的安全隱患。因此在檔案信息化建設和管理過程中，我們要加大信息技術的投入，培養專業的信息技術管理人才。要及時對信息系統進行維護和檢測，確保信息技術系統的安全性，為信息管理工作提供可靠的保障。

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