基于辦公室文書檔案收集與管理途徑的探究

卡麗瑪·拜都拉

摘要：辦公室的文書檔案管理是檔案工作開展的重要基礎，由于辦公室與日常工作有著緊密聯系，檔案管理收集與管理要求較高。文章通過對辦公室文書檔案收集與管理重要性進行分析，探討具體的管理策略。

關鍵詞：辦公室;文書檔案;檔案管理;檔案收集

引言

辦公室文書檔案的收集階段，能夠讓所有辦公室工作人員自主提交，或者由檔案收集系統參與工作，而歸檔工作中需要根據已經建成的專業工作模式和檔案目錄，實現紙質檔案或者電子檔案科學調配，由專門建成的檔案存儲空間存儲，以方便后續信息查找。由于檔案管理工作較為繁瑣，所以當前的工作過程中，會出現檔案遺失或者存儲區域錯誤的問題。

1辦公室檔案工作的特點

首先，整體性。文書檔案工作涉及方面眾多，是對單位的各項行政管理、科技、設備、賬單、合同等詳細又整體性的記錄，反映的內容要真實準確。對文書檔案的保存方式也有很多，例如紙質文件、錄像、照片、音頻、電子文書等等，這要求管理人員要對各項文書內容有整體性的規劃和管理，使得文書檔案種類繁多但歸類有序。其次，保密性。由于文書檔案匯集了機關或單位的重要資料，這些資料存在保密性。例如，一些檔案中存放了公司的重要合同，或者重要儀器的管理名冊，涉及機關發展的機密等內容，則需要保證文件的安全性和保密性。又如，一些醫院的相關檔案，種類繁多，需要記錄得全面而清晰，常常涉及患者的隱私，檔案管理工作更加需要保密性。

2辦公室文書檔案規范化管理意義

第一，提升文書檔案高效化管理需要。高效是辦公室日常行政管理的重要價值目標追求，也是文書檔案管理適應新時期辦公室行政管理的迫切需求。遵循辦公室文書檔案管理內在規律和特點，采取科學管理方法，規范文書檔案管理內容，優化文書檔案管理流程，對提升文書檔案高效化管理具有積極意義。第二，文書檔案信息化管理重要保障。隨著辦公OA系統在辦公室日常行政管理活動中的應用，電子檔案數量和規模呈現出大幅增長態勢，加強文書檔案規范化管理，通過辦公室文書檔案規范化管理，健全文書檔案管理流程，優化文書檔案管理效率，為辦公室文書檔案信息管理提供可靠保障。第三，文書檔案科學化管理內在要求。規范辦公室文書檔案管理，實現文書檔案管理由傳統的粗放式管理邁向精細化管理的現實需要。通過規范文書檔案形成、收集、分類、編目、利用等程序，將辦公室文書檔案規范化管理與計算機信息技術有機融合，夯實文書檔案信息化工作基礎。因此，實現辦公室文書檔案規范化管理是落實《檔案法》，適應文書檔案發展，提升文書檔案科學化管理的內在要求。

3辦公室文書檔案收集與管理策略

3.1加強科學性及時效性

為有效保障機關辦公室文書檔案管理工作的實時性，需加強對文書檔案管理人員的相關培訓，使文書檔案管理人員充分掌握現代化信息技術，在開展機關辦公室文書檔案管理工作時，可熟練應用現代化的信息技術。通過將現代化信息技術引入機關辦公室文書檔案管理工作中，可快速解決文書檔案管理工作的延時性質，提高機關辦公室文書檔案管理工作的實時性及科學性，大幅度提升機關文書檔案管理工作的工作效率，進一步帶動機關的運營，優化機關的管理模式。

3.2管理體系健全

管理體系的健全過程，需要面向所有的辦公室工作人員和檔案管理人員，以提高檔案的收集和歸檔質量。對于辦公室人員，在檔案的實際提交之前必須落實自我檢查工作，并建立長效追究機制，當發現某檔案在后續的分析使用過程中和機關、企事業單位的文書資料明顯不同，需要追究該檔案提交者的工作內容和職務性質，之后根據處罰制度進行懲處，提高其工作質量。機關、企事業單位多采用紙質化檔案形式存儲，要求管理體系的健全過程中，所有檔案管理人員根據現有的排班制度，記錄所有的日常巡檢結果。另外，一些機關、企事業單位也逐漸采用電子管理系統取代紙質存儲系統，則需要日常分析電子系統的運行狀態，防止由于斷電等問題導致資料遺失。需要注意的是，建立的新型管理制度要包括辦公室部門和檔案管理系統的結合，包括工作路線的建設、相關工作體系的鋪排、信息化系統的建設等，要求最終建立的綜合性管理規范可以和目前已經建立的工作指標進行全面對接，當發現某人員未按照已經建成的工作路徑收集、上傳或歸納檔案時，要研究該行為的應用目的和是否具有科學性，在確定該工作方式會對檔案的存儲質量造成負面影響時，需要對其嚴肅處理。

3.3創新辦公室文書檔案收集與管理的工作模式

傳統的文書檔案管理工作方法已經不適合當前大部分機關發展的需要，很多檔案收集工作被動，存在很多遺漏的現象。機關管理人員應對當前檔案管理工作體系進行改革創新。加強檔案管理人員與各個部門之間的聯系，以便及時收集和整理需要歸檔的文書資料。同時，對以往的檔案資料進行核查，找到缺失和遺漏的標記出來，盡可能彌補。定期對檔案管理工作進行盤點，找出工作存在的漏洞，實時更新工作方案。辦公室文書檔案管理人員應將現代信息技術與檔案管理工作相結合，利用計算機確保信息收集的完整性和準確性，從而增加檔案管理工作的效率。

3.4提高案卷質量

案卷質量是辦公室文書檔案規范化管理的關鍵和核心因素。實踐表明，辦公室文書檔案資料收集是否完整、立卷方法是否科學、案卷裝訂是否規范等等，都會直接影響辦公室檔案規范化水平。為此，應嚴格把握文件立卷歸檔時效性，在辦公室完成階段性工作后，方可對其進行立卷或歸檔，而尚未辦結的事項則不得進行立卷或歸檔，否則會平添后期文書檔案管理次序。應嚴格把握文書檔案立卷重點。在堅持“以我為主”立卷歸檔原則基礎上，維護辦公室文書檔案卷宗完整性，防止因收集不及時或不規范，導致文書檔案散失。

結語

綜上所述，辦公室文書檔案的收集和歸檔工作中，目前存在的主要問題包括工作人員的主觀能動性較低、管理系統不健全、工作人員的管理強度較低等。針對存在各類問題，還需要保證檔案收集的時效性和準確性，制定科學管理制度，提高案卷整體質量，從而為辦公室檔案管理提供支持。

參考文獻

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（布爾津縣政協文史資料和學習編輯部?新疆?阿勒泰?836600）