檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及改進(jìn)策略分析

覃雪娟

（柳州市自然資源和規(guī)劃檔案館?廣西?柳州?545000）

摘要：檔案管理工作是一個(gè)系統(tǒng)化的工作，具有一定的工作難度。隨著社會經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展，檔案信息化建設(shè)逐漸引起了人們的重視和關(guān)注，為了有效推動檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，檔案管理部門需要創(chuàng)新工作模式，重視信息化建設(shè)，利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提升檔案管理的效率。基于此，本文闡述了檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀以及改進(jìn)的有效策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;建設(shè)現(xiàn)狀;改進(jìn)策略;管理

信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的深入發(fā)展，對檔案管理工作產(chǎn)生了重要的影響，社會大眾對于檔案信息化建設(shè)的關(guān)注程度也在逐漸加強(qiáng)。相關(guān)部門在展開檔案管理時(shí)可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)以及云計(jì)算技術(shù)來提升檔案管理的效率。信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)既可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的儲存，還能夠?qū)?shù)據(jù)展開針對性的分析，將信息數(shù)據(jù)以更加直觀地形式呈現(xiàn)出來。信息化檔案管理有著很高的適配性，能夠更好地幫助工作人員采集數(shù)據(jù)以及整理數(shù)據(jù)。因此，在信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，工作人員需要主動應(yīng)用信息化技術(shù)提升檔案管理的效率。

一、現(xiàn)階段檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）檔案管理制度和體系不完善

我國在社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中，很多單位對于檔案管理的重視程度存在不足。從客觀的角度展開分析，要想展開科學(xué)有效地檔案管理，需要單位研究制定出完善的檔案管理體系和制度，并結(jié)合單位的實(shí)際情況以及發(fā)展趨勢，對檔案數(shù)據(jù)變化情況展開針對性的分析，這樣才能使得檔案管理更加的完善，管理規(guī)則也會更加具有實(shí)效性[1]。但是在當(dāng)前階段，很多工作人員在工作過程中對于工作的職責(zé)缺乏正確的認(rèn)知，檔案管理中存在的問題也很難及時(shí)解決，在細(xì)節(jié)管理中存在定位模糊等問題，這些問題如果不能得到有效地解決，檔案管理的信息化進(jìn)程也會受到影響，管理制度體系也會處于失衡狀態(tài)，在執(zhí)行過程中也會逐漸失去意義和價(jià)值。

（二）對檔案資源的利用程度不高，缺乏工作效率

在當(dāng)前階段，社會中仍然具有一些單位對于檔案管理的價(jià)值缺乏正確的認(rèn)識，檔案資源得不到有效地開發(fā)和利用，單位內(nèi)部也缺乏完善的信息化檢索系統(tǒng)，這也影響了檔案信息化的穩(wěn)定性和持久性。對于閱讀者來說，在后續(xù)的審閱過程中也存在很多的不便之處。一些單位的管理者對信息化信息檔案的使用效率也存在懷疑，對于這種工作方式存在一定的抵觸，從而導(dǎo)致信息化檔案管理很難有效地貫徹落實(shí)，信息檢索系統(tǒng)利用效率不高，管理制度也存在很多不完善的地方。

（三）檔案信息化建設(shè)缺乏專業(yè)的人才

對于檔案信息化建設(shè)來說，要想取得良好的建設(shè)效果，是離不開專業(yè)的信息化人才推動的，雖然技術(shù)設(shè)備有了長足的進(jìn)步，但是很多單位中仍然缺乏專業(yè)的技術(shù)人員。企事業(yè)單位對于管理人員的培訓(xùn)力度重視程度存在不足，這就導(dǎo)致管理人員的技術(shù)水平并沒有得到顯著的提升，有的技術(shù)管理人員在工作過程中不思進(jìn)取，未能切實(shí)有效的提升工作質(zhì)量[2]。針對這種發(fā)展現(xiàn)狀，有關(guān)部門在發(fā)展過程中應(yīng)該積極響應(yīng)國家和政府的號召，結(jié)合科技發(fā)展的要求，打造專門的技術(shù)團(tuán)隊(duì)，專門負(fù)責(zé)信息化技術(shù)管理，并將相關(guān)責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，定期對管理人員和技術(shù)人員展開考核和培訓(xùn)，不斷提升他們的職業(yè)技能水平，這樣才能在工作崗位中發(fā)揮出更大的價(jià)值。

二、完善檔案信息化管理工作的有效策略

（一）借助信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案信息進(jìn)行搜集

在過去，很多單位在展開檔案管理工作時(shí)，都是以紙質(zhì)資料的形式進(jìn)行保存，并將這些信息放入專門的檔案袋中進(jìn)行封存保管。這種保管方式具有很多的安全隱患，譬如說對于檔案室的溫度和濕度具有一定的要求，否則檔案信息很容易出現(xiàn)受潮和發(fā)霉的情況，導(dǎo)致檔案中的信息受到破壞，并且在審閱過程中，這些檔案信息檢索也具有一定的難度，不易攜帶，這在一定程度上導(dǎo)致檔案的利用效率不高。信息化的檔案管理模式可以通過數(shù)字存儲的形式對檔案信息進(jìn)行保存，這樣紙質(zhì)檔案在保管過程中的局限性也就不復(fù)存在，檔案信息的存儲數(shù)量也比過去有了質(zhì)的提升，工作人員在整理和審閱過程中也更加簡單高效。這些信息數(shù)據(jù)被技術(shù)人員上傳到互聯(lián)網(wǎng)中，相關(guān)的人員如果需要查閱這些檔案信息，可以憑借賬號直接在互聯(lián)網(wǎng)中下載使用，這樣檔案信息的利用效率也比過去有了明顯的提升[3]。信息收集過程是一個(gè)相對較為繁瑣的過程，由于城市化進(jìn)程的加快，社會大眾的生活的節(jié)奏變得越來越快，多數(shù)情況下人們很難展開深入的溝通。因此，相關(guān)單位可以結(jié)合自身的發(fā)展實(shí)際，打造信息化檔案管理系統(tǒng)，人們可以在智能終端上填寫相關(guān)資料和表格，就能夠在網(wǎng)絡(luò)中實(shí)現(xiàn)檔案的流通，并隨時(shí)可以結(jié)合自己的需求對檔案資料進(jìn)行完善，這樣對于提升工作效率是非常有幫助的。

（二）轉(zhuǎn)化非結(jié)構(gòu)信息，構(gòu)建信息化的檢索目錄

對于檔案管理工作來說，非結(jié)構(gòu)信息至關(guān)重要，需要引起管理人員足夠的重視，作為非常重要的信息資源，通過這些信息數(shù)據(jù)，能夠有效增強(qiáng)檔案的價(jià)值。需要指出的是，非結(jié)構(gòu)信息是指那些不固定的資源，這些信息有著非常多的表現(xiàn)形式，譬如說網(wǎng)頁資料、多媒體資料以及圖片資料等等。隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，非結(jié)構(gòu)信息的整體數(shù)量相比過去也提升明顯，逐漸呈現(xiàn)出爆發(fā)式增長的情況，此時(shí)相關(guān)單位仍然使用傳統(tǒng)的檔案管理模式，對于檔案管理工作的效率會產(chǎn)生一定的影響。借助信息化技術(shù)可以對這些文檔信息展開數(shù)字化掃描，使他們能夠被計(jì)算機(jī)所讀取，這樣能夠顯著增強(qiáng)檔案管理工作的效率。目前非結(jié)構(gòu)信息在利用過程中存在一定的挑戰(zhàn)性，該技術(shù)的有效利用對于我國的信息化建設(shè)是非常有幫助的。因此，相關(guān)單位需要重視培養(yǎng)管理人員的信息化意識，使他們能夠主動學(xué)習(xí)并應(yīng)用信息化技術(shù)[4]。由于檔案有著很多種類，在分類過程中存在一定的難度，信息化技術(shù)能夠很好地解決這個(gè)問題，使得檔案管理工作更加的井然有序，方便人們查找和管理，借助信息化技術(shù)，企事業(yè)單位可以對檔案信息展開有效地分類，結(jié)合單位的實(shí)際情況建立完善的檢索目錄，借助這些目錄使得檔案分類更加的精確，增強(qiáng)了檔案管理的質(zhì)量和效率。建設(shè)完成后，工作人員需要進(jìn)行信息查閱時(shí)，只需要在鍵盤中輸入關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索，計(jì)算機(jī)可以非常快速的調(diào)出對應(yīng)的檔案資料信息，提升工作的效率。

（三）重視對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)

過去很多單位的檔案管理人員對于自身的工作職責(zé)缺乏明確的認(rèn)知，在工作過程中存在渾水摸魚的情況，客觀地說，這種狀況不僅僅體現(xiàn)在檔案管理中，社會中很多行業(yè)也存在這種情況[5]。要想有效地解決這個(gè)問題，需要通過多種方法提升工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，使他們能夠認(rèn)識到工作的職責(zé)所在，具有一定的責(zé)任感和榮譽(yù)感，這樣才能夠提升他們的工作質(zhì)量和效率。因此需要借助一些專門的培訓(xùn)對他們的業(yè)務(wù)能力展開針對性的強(qiáng)化，提升他們的信息化技術(shù)應(yīng)用能力，以此來促進(jìn)企事業(yè)單位的信息化檔案管理進(jìn)程，這樣才能滿足現(xiàn)代社會發(fā)展的需求，檔案管理工作才能更加的科學(xué)高效。

結(jié)語：

檔案的信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的必然要求，也是現(xiàn)代化檔案管理中的重點(diǎn)內(nèi)容。有關(guān)單位需要借助各種方案提升自己的信息化管理水平，增強(qiáng)工作人員的信息化應(yīng)用能力，營造良好的建設(shè)氛圍，這樣才能夠提升工作效率，促進(jìn)企事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[4]吳艷群.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下事業(yè)單位檔案信息化安全建設(shè)研究[J].傳播力研究，2019，3（35）：291.

[5]孫蔚.“互聯(lián)網(wǎng)+”視角下加強(qiáng)檔案信息化安全建設(shè)的策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（22）：93+121.