對機關事業單位檔案管理信息化建設分析

孫悅

摘要：管理工作中最重要的組成部分就是人事的檔案管理工作，每個利用者都會在人事的檔案管理中涉及到其自身的切身利益。本文旨在闡述檔案信息化的重要性和優勢，并分析了當前事業單位中檔案信息化都存在哪些問題，并提出相關的有效的措施，進一步的推進檔案管理信息化的利用水平。

關鍵詞：事業單位;檔案管理信息化;措施建議

前言：

在機關事業單位的各項管理工作中，人事檔案管理工作是其中最重要的組成部分，人類在各種活動中的記錄都會在檔案中體現出來，檔案也是人們在客觀規律和認識中的重要依據。預見未來、把握現在、了解過去都是通過檔案體現出來的，在黨和國家的事業發展中，檔案既是重要組成部份也是不可或缺的一項，人事檔案體現出來的切身利益會在每個利用者的身上體現并涉及到，檔案管理的工作做的好壞會直接影響到經濟的發展、社會民生的服務。所以人事檔案管理工作的作用是不可替代的。

一、信息化檔案管理的重要意義

在大數據高速發展的背景下，最具代表性的前沿科技結合信息技術取得的非常突出成就，經濟社會的發展中離不開信息化給其注入的強大動力，人類的生產以及生活的方式都是在信息化為其帶來了深刻而深遠的變革。檔案信息化在信息技術高速發展的帶動下，步伐逐漸加快，社會信息化的背景下，人事檔案信息化是發展的必然趨勢。

首先，在大數據飛速發展的時代下，我們每個人的生活都離不開信息化，隨著新興的各種場景的出現，檔案管理的信息化也是這個時代發展的必然要求，無論是廣大的社會群體還是公共的社會服務機構，對于檔案信息化的要求越來越迫切，對于效率以及時間的要求也是檔案管理加快信息化的加速器。

其次，傳統的檔案升級轉型為檔案管理的信息化是現在的迫切需要。當前信息化的建設在我國已經步入了快速發展階段，但是機關事業單位的檔案管理的信息化還是比較滯后的，信息化可以為檔案的信息化管理工作帶來很大的便利，不過在帶來便利的同時也同時帶來挑戰，加快檔案管理信息化為核心的轉型升級是現在發展的迫切要求。

二、機關事業單位在信息化的檔案管理建設下出現的問題

1、標準不統一、管理不規范

雖然我國的《中華人民共和國檔案法》中有過相關規定，但是實際在執行中，并沒有因地制宜的嚴格按照相關法律要求制定適合自身的一套管理制度。并且，沒有規范化的統一流程，也沒有管理系統的規范性，導致信息化下檔案管理系統沒有被有效的使用。

2、缺乏相關的復合型人才和資金

資金和人才的支持是信息化的檔案管理建設離不開的，在加強信息化的檔案管理的規范和硬件的投入等方面都是需要比較大的資金的，信息系統安全的防護也是需要比較大額的資金去構建的。在人才方面，提升綜合素質是檔案管理工作人員的迫切需要，檔案部門的工作人員的年齡普遍偏大，工作沒有熱情，效率比較低下，工作人員對計算機的熟練使用也缺乏專業知識，對檔案管理信息化下的建設工作開展有不小的影響。

3、信息化下的檔案管理工作存在很大隱患

檔案的信息資源是很重要的，信息化下的檔案管理工作給使用者帶來了很多的便利的同時安全隱患也是很大的，信息化下的檔案管理工作的基礎是互聯網，一旦出現了網絡故障或者遭到了不明黑客的攻擊，檔案信息都是很容易泄露或者丟失的，現在檔案管理的設備陳舊，網絡的建設也沒有跟上，檔案信息的技術性的安全還有待完善。

三、檔案管理信息化模式開展方法

在信息化時代的浪潮下，檔案管理的工作對于事業單位來說既是挑戰，更是機遇。就目前來看，缺乏資金、人才的復合型、安全存在很大隱患、重視規范性的城程度不夠等問題都是現在檔案管理的工作在機關事業單位中影響著信息化的發展最突出的問題，檔案管理只有實現信息化、實現便捷化、專業化，才能把更好的服務帶給社會群體、推動地方經濟的建設。

1、傳統下的檔案管理的模式相比較于信息化的檔案管理模式，信息化模式更加的省時省力。傳統的檔案管理需要查找時，要手動去查找，費時費力，效率非常的低，而且錯誤很容易出現。而檔案管理的信息化就有很明顯的優勢，在檔案變為信息化后，一次錄入的數據就能多次使用，搜索的速度、搜索的精確度都提高了，工作的效率也提高了。與傳統的檔案管理相比，檔案管理信息化會更加便捷。2、信息化的檔案管理模式下存儲會更加安全。傳統模式下的檔案因為是紙質文件，所以會很容易蟲蝕和受潮，同時因為反復的查閱，也對檔案的損害比較大。對于傳統模式下的檔案保管來說，丟失了就無法復原，所以保管的經費就需要很多。而信息化下的檔案管理，使用和存儲更加靈活，大大節省了保管的大額經費，通過加密匙，也避免了信息的泄露與丟失。信息化的檔案管理即有效的保證了檔案的安全性，又有效的保證了檔案的保密性。信息化檔案管理模式具有易用性和開放性。傳統的檔案管理模式下，開放的程度比較低，所有的檔案的管理的目的都是為了將其價值發揮到最大并得到利用。而在信息化的檔案管理模式下，使用者只需通過網絡而不需要到檔案部門便可查詢檔案，既方便了查詢者，又節省了工作人員的人力，檔案也提高了利用的效率。

3、檔案要推進統一規范化管理、統一標準化流程信息化的檔案管理的基礎和前提就是檔案信息化基礎設施的建設，事業單位要結合檔案管理實際，加強檔案統一標準化的建設，實現軟硬合一。制定人事檔案方面的“三條不轉、四個不借、五處不查、六項不收”制度規定，保證檔案工作管理的有據可循，有章可依。加大人才的培養和資金的投入信息化檔案管理工作下，需要設施和人才的軟硬結合，人才的培養是需要比較大量的資金來保障的，資金缺乏會加大信息化檔案管理建設的進程，各級政府和相關的部門要加大經費的投入，提供各項的專項資金，對設備進行換代更新，安全管理要得到加強，持續提高信息化的建設水平。對人才要注重培養人員的綜合素質，加強對檔案管理專業知識的學習，具有信息化下的創新意識，并為工作人員的檔案管理方面營造一個良好的工作氛圍。提升人員的擔當意識、責任意識、業務能力、思維能力，努力打造一支業務能力強、責任意識強的綜合高素質人才。

結語

檔案管理信息化建設是一項十分艱巨的任務，關系到每一個使用者。相關單位和部門一定要重視，加快人員和設施的培養與更新，實現檔案管理的飛躍式上升，利國利民，提升檔案的利用水平，將檔案管理的工作進入一個新階段。

參考文獻

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