高校行政辦公自動化系統建設與發展的研究

胡晶晶 周斌 武漢工程科技學院

1 引言

高校行政辦公自動化系統是一種專門針對高等院校行政管理的管理信息系統。它是高校日常辦公管理現代化的重要標志，是提高高校日常辦公效率的重要途徑。

2 建設高校行政辦公自動化系統的意義

高校行政辦公自動化系統的應用具有如下多方面的社會意義：

2.1 提高高校日常工作效率

高校行政辦公自動化系統為高校的日常工作提供了更有力的支持，通過基于網絡環境辦公，由系統自動處理各類文件會簽、審批、發布和信息管理等操作，有效提高辦公的時效性、便利性和準確性，并降低內耗，從而大大提高工作效率。

2.2 提高日常工作質量

高校日常辦公會涉及到大量的各類文件和信息，對這些文件和信息進行有效的組織、管理、查詢、歸檔等工作尤為重要，這不僅是對辦公歷史紀錄的保存，更有利于辦公的規范化管理，為辦公數據的查詢、統計與分析、后續的辦公與決策提供必要的依據。依靠人工處理這些信息顯然效率底下且容易出現各種錯誤和遺漏，而通過高校行政辦公自動化系統不僅可實現對這些信息的高效處理，更可實現信息處理的規范化、精準化、人性化、自動化、智能化，從而從根本上提高日常工作的質量。

2.3 實現高效在線協同辦公

高校許多日常工作需要多部門、多人員之間相互協作。以傳統人工方式開展這類工作較為繁瑣，協作過程中容易出現各種差錯和遺漏，對工作的流程和時間段控制以及對階段性成果的監管常常存在各種問題。通過高校行政辦公自動化系統來進行在線協同辦公，可大大改善傳統人工操作方式所帶來的弊端。例如，利用高校行政辦公自動化系統可實現預設每項工作的流程和進度安排，各部門及相關人員之間按此流程以并行或串行等方式協同辦公，由系統識別和管控整個工作的進度與質量，從而實現高效協同辦公。

2.4 對積累數據進行自動分析，為相關決策提供支撐

高校長期的日常辦公會積累大量的各類數據，這些數據經過統計與分析、挖掘提煉可形成高價值信息，為相關決策的制定和后續工作的開展提供有力的支撐，促進高校的建設與提升。然而，依靠傳統的人工方式來進行這項工作不僅效率低下，而且數據流失嚴重。高校行政辦公自動化系統可對這些數據進行有效的管控，自動進行數據的挖掘與分析，在有效避免數據流失的同時，能高效分析數據，從而更好地服務于高校建設。

3 高校行政辦公自動化系統的特性與發展

高校行政辦公的自動化、信息化、移動化、甚至智能化已成為未來的發展趨勢。

3.1 運行于移動互聯網平臺的協同辦公

近年來，隨著移動互聯網技術的迅猛發展，許多基于傳統網絡環境運行的軟件都發展出了基于移動互聯網的版本。辦公自動化系統與各類通訊網絡、計算機網絡以及互聯網技術等終端設備相結合，形成了靈活、便捷的移動辦公自動化系統，無論用戶在何時何地都可以接入移動辦公自動化系統，從而在很大程度上節約了寶貴的時間，提高了辦公的效率。移動辦公自動化系統也開始積極利用各類移動終端上網技術，使移動辦公自動化系統發揮最大的效能。移動辦公的出現是現代辦公發展的必然產物，并且在很大程度上提升了辦公效率，特別是在應對突發和緊急事件的時候尤為突出。因此，現代的辦公自動化系統軟件都開始逐步推出了移動OA子系統模塊。

高校行政辦公自動化系統也不例外，同一系統，兩種運行平臺，既支持在PC環境下運行也支持在移動終端運行，從而使得日常辦公更加便利、及時和高效。在設計移動終端功能模塊時，通常采用兩種方式：一種是通過開發APP，采用C/S模式來實現；另一種是通過開發適用于移動終端瀏覽器的動態Web頁面，采用B/S模式來實現。前者可提供最佳的人機交互體驗，能調用移動硬件設備的底層功能并可訪問本地資源，但移植到不同平臺上比較麻煩，維持多個版本的成本比較高，用戶需安裝該APP才可使用；后者與在PC端用瀏覽器訪問的形式并無本質區別，只是換成了移動設備上的瀏覽器訪問，故一般B/S結構的優點其都具備，但無法調用移動硬件設備的底層功能和訪問本地資源。在實際項目中應根據實際需求選擇合適的實現方式。

3.2 向協同辦公管理平臺方向發展

現代很多企事業單位都實現了內部各類業務的信息化管理，通常都由若干不同的管理信息系統來實現。高校也不例外，這些信息化系統往往都是在獨立運行，各職能部門負責管理自己的信息，若進行跨部門協作，則經常需要通過人工的方式來進行信息交互，這樣的效率顯然不高，且容易出現差錯。

因此，以高校辦公自動化系統為中心，打通其他各信息化系統及擴展開發模塊并建立與辦公自動化系統連接的紐帶，使各系統集成在一起，形成一個有機的整體。各部門的子系統依然保持著其原有的功能和運轉流程，當需要實現多部門協同辦公時，由辦公自動化系統負責各部門之間協作的總流程和信息的管控，相關各部門的子系統負責部門內的運轉管控，通過辦公自動化系統協調各子系統的信息在內部進行高效交互，從而實現跨部門協同辦公管理。這種辦公自動化系統打造成協同辦公管理平臺的方式將成為今后的一個重要發展方向。

3.3 基于校園內大數據的智能化發展

目前，各高校普遍都在不同程度上實現了校內信息化管理，信息化管理使得日常辦公變得高效而規范。但高校目前使用的各種信息化系統中的數據基本上都是“各自為政”，或是初步實現了相關系統間的信息交互，但各系統及平臺間的數據并未進行深度融合與分析，從而難以體現出其潛在價值。人工智能技術的快速發展，使得今后的許多分析與決策可以交由人工智能完成，或由人工智能提供決策參考建議，這必將大大提升高校各類決策和實施方案的制定效率及準確性，從而更好的促進高校的建設與發展。

3.4 辦公自動化系統個性化、易用化

傳統的辦公自動化系統結構比較簡單，功能比較單一，不少企事業單位將其視為入門級的信息化平臺，投入使用后通常需要對相關人員進行系統使用培訓。隨著人們的生活節奏越來越快，對于節約時間、以逸待勞的需求自然越來越大。尤其在辦公領域，一個單位不論是管理層，還是基層員工，對于效率的要求都十分嚴格。起用辦公自動化系統，本來是要解決效率低下的問題，卻要在系統的技術實施和人員培訓上花費大量時間，真正普及到全員使用，會需要很長的時間。而對于高校而言，這一點就更加明顯，由于高校工作人員較多，難以組織起來統一培訓，普及到全員的時間會很長，因而高校辦公自動化系統的易用性就顯得很重要，在設計時就要考慮盡量使用戶在不進行培訓、不看使用說明書的情況下即可進行操作。另外，每個用戶通常都有自己的使用習慣，在界面操作上應考慮允許用戶自定義操作方式和功能模塊的布置，進一步提升系統的易用性。