高校行政辦公自動化系統(tǒng)建設與發(fā)展的研究

胡晶晶 周斌 武漢工程科技學院

1 引言

高校行政辦公自動化系統(tǒng)是一種專門針對高等院校行政管理的管理信息系統(tǒng)。它是高校日常辦公管理現(xiàn)代化的重要標志，是提高高校日常辦公效率的重要途徑。

2 建設高校行政辦公自動化系統(tǒng)的意義

高校行政辦公自動化系統(tǒng)的應用具有如下多方面的社會意義：

2.1 提高高校日常工作效率

高校行政辦公自動化系統(tǒng)為高校的日常工作提供了更有力的支持，通過基于網(wǎng)絡環(huán)境辦公，由系統(tǒng)自動處理各類文件會簽、審批、發(fā)布和信息管理等操作，有效提高辦公的時效性、便利性和準確性，并降低內(nèi)耗，從而大大提高工作效率。

2.2 提高日常工作質(zhì)量

高校日常辦公會涉及到大量的各類文件和信息，對這些文件和信息進行有效的組織、管理、查詢、歸檔等工作尤為重要，這不僅是對辦公歷史紀錄的保存，更有利于辦公的規(guī)范化管理，為辦公數(shù)據(jù)的查詢、統(tǒng)計與分析、后續(xù)的辦公與決策提供必要的依據(jù)。依靠人工處理這些信息顯然效率底下且容易出現(xiàn)各種錯誤和遺漏，而通過高校行政辦公自動化系統(tǒng)不僅可實現(xiàn)對這些信息的高效處理，更可實現(xiàn)信息處理的規(guī)范化、精準化、人性化、自動化、智能化，從而從根本上提高日常工作的質(zhì)量。

2.3 實現(xiàn)高效在線協(xié)同辦公

高校許多日常工作需要多部門、多人員之間相互協(xié)作。以傳統(tǒng)人工方式開展這類工作較為繁瑣，協(xié)作過程中容易出現(xiàn)各種差錯和遺漏，對工作的流程和時間段控制以及對階段性成果的監(jiān)管常常存在各種問題。通過高校行政辦公自動化系統(tǒng)來進行在線協(xié)同辦公，可大大改善傳統(tǒng)人工操作方式所帶來的弊端。例如，利用高校行政辦公自動化系統(tǒng)可實現(xiàn)預設每項工作的流程和進度安排，各部門及相關人員之間按此流程以并行或串行等方式協(xié)同辦公，由系統(tǒng)識別和管控整個工作的進度與質(zhì)量，從而實現(xiàn)高效協(xié)同辦公。

2.4 對積累數(shù)據(jù)進行自動分析，為相關決策提供支撐

高校長期的日常辦公會積累大量的各類數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)經(jīng)過統(tǒng)計與分析、挖掘提煉可形成高價值信息，為相關決策的制定和后續(xù)工作的開展提供有力的支撐，促進高校的建設與提升。然而，依靠傳統(tǒng)的人工方式來進行這項工作不僅效率低下，而且數(shù)據(jù)流失嚴重。高校行政辦公自動化系統(tǒng)可對這些數(shù)據(jù)進行有效的管控，自動進行數(shù)據(jù)的挖掘與分析，在有效避免數(shù)據(jù)流失的同時，能高效分析數(shù)據(jù)，從而更好地服務于高校建設。

3 高校行政辦公自動化系統(tǒng)的特性與發(fā)展

高校行政辦公的自動化、信息化、移動化、甚至智能化已成為未來的發(fā)展趨勢。

3.1 運行于移動互聯(lián)網(wǎng)平臺的協(xié)同辦公

近年來，隨著移動互聯(lián)網(wǎng)技術的迅猛發(fā)展，許多基于傳統(tǒng)網(wǎng)絡環(huán)境運行的軟件都發(fā)展出了基于移動互聯(lián)網(wǎng)的版本。辦公自動化系統(tǒng)與各類通訊網(wǎng)絡、計算機網(wǎng)絡以及互聯(lián)網(wǎng)技術等終端設備相結(jié)合，形成了靈活、便捷的移動辦公自動化系統(tǒng)，無論用戶在何時何地都可以接入移動辦公自動化系統(tǒng)，從而在很大程度上節(jié)約了寶貴的時間，提高了辦公的效率。移動辦公自動化系統(tǒng)也開始積極利用各類移動終端上網(wǎng)技術，使移動辦公自動化系統(tǒng)發(fā)揮最大的效能。移動辦公的出現(xiàn)是現(xiàn)代辦公發(fā)展的必然產(chǎn)物，并且在很大程度上提升了辦公效率，特別是在應對突發(fā)和緊急事件的時候尤為突出。因此，現(xiàn)代的辦公自動化系統(tǒng)軟件都開始逐步推出了移動OA子系統(tǒng)模塊。

高校行政辦公自動化系統(tǒng)也不例外，同一系統(tǒng)，兩種運行平臺，既支持在PC環(huán)境下運行也支持在移動終端運行，從而使得日常辦公更加便利、及時和高效。在設計移動終端功能模塊時，通常采用兩種方式：一種是通過開發(fā)APP，采用C/S模式來實現(xiàn)；另一種是通過開發(fā)適用于移動終端瀏覽器的動態(tài)Web頁面，采用B/S模式來實現(xiàn)。前者可提供最佳的人機交互體驗，能調(diào)用移動硬件設備的底層功能并可訪問本地資源，但移植到不同平臺上比較麻煩，維持多個版本的成本比較高，用戶需安裝該APP才可使用；后者與在PC端用瀏覽器訪問的形式并無本質(zhì)區(qū)別，只是換成了移動設備上的瀏覽器訪問，故一般B/S結(jié)構(gòu)的優(yōu)點其都具備，但無法調(diào)用移動硬件設備的底層功能和訪問本地資源。在實際項目中應根據(jù)實際需求選擇合適的實現(xiàn)方式。

3.2 向協(xié)同辦公管理平臺方向發(fā)展

現(xiàn)代很多企事業(yè)單位都實現(xiàn)了內(nèi)部各類業(yè)務的信息化管理，通常都由若干不同的管理信息系統(tǒng)來實現(xiàn)。高校也不例外，這些信息化系統(tǒng)往往都是在獨立運行，各職能部門負責管理自己的信息，若進行跨部門協(xié)作，則經(jīng)常需要通過人工的方式來進行信息交互，這樣的效率顯然不高，且容易出現(xiàn)差錯。

因此，以高校辦公自動化系統(tǒng)為中心，打通其他各信息化系統(tǒng)及擴展開發(fā)模塊并建立與辦公自動化系統(tǒng)連接的紐帶，使各系統(tǒng)集成在一起，形成一個有機的整體。各部門的子系統(tǒng)依然保持著其原有的功能和運轉(zhuǎn)流程，當需要實現(xiàn)多部門協(xié)同辦公時，由辦公自動化系統(tǒng)負責各部門之間協(xié)作的總流程和信息的管控，相關各部門的子系統(tǒng)負責部門內(nèi)的運轉(zhuǎn)管控，通過辦公自動化系統(tǒng)協(xié)調(diào)各子系統(tǒng)的信息在內(nèi)部進行高效交互，從而實現(xiàn)跨部門協(xié)同辦公管理。這種辦公自動化系統(tǒng)打造成協(xié)同辦公管理平臺的方式將成為今后的一個重要發(fā)展方向。

3.3 基于校園內(nèi)大數(shù)據(jù)的智能化發(fā)展

目前，各高校普遍都在不同程度上實現(xiàn)了校內(nèi)信息化管理，信息化管理使得日常辦公變得高效而規(guī)范。但高校目前使用的各種信息化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)基本上都是“各自為政”，或是初步實現(xiàn)了相關系統(tǒng)間的信息交互，但各系統(tǒng)及平臺間的數(shù)據(jù)并未進行深度融合與分析，從而難以體現(xiàn)出其潛在價值。人工智能技術的快速發(fā)展，使得今后的許多分析與決策可以交由人工智能完成，或由人工智能提供決策參考建議，這必將大大提升高校各類決策和實施方案的制定效率及準確性，從而更好的促進高校的建設與發(fā)展。

3.4 辦公自動化系統(tǒng)個性化、易用化

傳統(tǒng)的辦公自動化系統(tǒng)結(jié)構(gòu)比較簡單，功能比較單一，不少企事業(yè)單位將其視為入門級的信息化平臺，投入使用后通常需要對相關人員進行系統(tǒng)使用培訓。隨著人們的生活節(jié)奏越來越快，對于節(jié)約時間、以逸待勞的需求自然越來越大。尤其在辦公領域，一個單位不論是管理層，還是基層員工，對于效率的要求都十分嚴格。起用辦公自動化系統(tǒng)，本來是要解決效率低下的問題，卻要在系統(tǒng)的技術實施和人員培訓上花費大量時間，真正普及到全員使用，會需要很長的時間。而對于高校而言，這一點就更加明顯，由于高校工作人員較多，難以組織起來統(tǒng)一培訓，普及到全員的時間會很長，因而高校辦公自動化系統(tǒng)的易用性就顯得很重要，在設計時就要考慮盡量使用戶在不進行培訓、不看使用說明書的情況下即可進行操作。另外，每個用戶通常都有自己的使用習慣，在界面操作上應考慮允許用戶自定義操作方式和功能模塊的布置，進一步提升系統(tǒng)的易用性。