醫(yī)院基建項目檔案管理的問題與對策研究

梁 波

廣東醫(yī)科大學附屬醫(yī)院工程動力部 廣東 湛江 524001

引言

在醫(yī)院檔案中，基建項目檔案的重要性不言而喻，是醫(yī)院在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)環(huán)節(jié)形成的第一手資料，是對醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)各流程信息的準確記錄，不僅可以預(yù)防醫(yī)院內(nèi)部貪腐現(xiàn)象，還能為基建項目后期檢修維護提供資料方面的支持。因此，對此項課題進行研究，具有十分重要的意義。

一、提高對基建項目檔案管理的重視程度

(一)重視程度不足。在查閱相關(guān)文獻資料后得知，重視程度不足，是導致檔案管理工作無法取得預(yù)期效果的重要原因，尤其是領(lǐng)導者認識不到位，就會使檔案管理工作的開展受到全方位的挑戰(zhàn)。在醫(yī)療改革的背景下，醫(yī)院領(lǐng)導對醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的提升十分重視，并將其作為工作核心，而對于基建工程建設(shè)，通常只關(guān)注過程和結(jié)果，對建設(shè)過程中所形成的檔案，其關(guān)注度嚴重不足，由此，就會引發(fā)檔案管理過于隨意的問題。比如：部分醫(yī)院尚未針對基建項目檔案建立檔案室，在管理基建檔案時將其與其他檔案置于一處，共同管理，導致檔案價值無法實現(xiàn)[1]。

(二)提高重視程度。基建項目是醫(yī)院的重要項目，與之相對應(yīng)的檔案，是醫(yī)院檔案的重要組成，記錄了基建項目建設(shè)各個過程的信息，尤其是在醫(yī)院基建項目不斷增加的背景下，加強基建項目檔案管理至關(guān)重要。因此，建議醫(yī)院領(lǐng)導提高對基建項目檔案管理的重視程度，如果醫(yī)院具備條件，可以單獨設(shè)置基建項目檔案管理中心，并選擇工作經(jīng)驗的人員負責檔案管理工作。此外，將原有檔案管理機構(gòu)作為基礎(chǔ)，增加分支機構(gòu)，同樣是提高檔案管理水平的有效途徑。

二、完善基建項目檔案管理制度

(一)制度建設(shè)流于形式。制度是工作質(zhì)量的保障，就醫(yī)院基建項目檔案管理工作而言，制度建設(shè)有助于檔案管理工作質(zhì)量的提升。在醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)數(shù)量不斷增加和檔案管理工作深入開展的背景下，多數(shù)醫(yī)院已經(jīng)建設(shè)了基建項目檔案管理制度，但就實際情況而言，部分醫(yī)院所建設(shè)的制度，可操作性不強，很難落實到實際工作中。具體表現(xiàn)為制度與管理意見類似，沒有對檔案管理各項工作內(nèi)容進行明確規(guī)定，實用價值非常低。此外，制度落實不到位，同樣是影響檔案管理質(zhì)量的重要問題，沒有落實的檔案就如同一紙空文，所起到的作用極為有限。

(二)加強基建項目檔案管理制度建設(shè)。通過上文分析可知，制度建設(shè)流于形式，是導致醫(yī)院基建項目檔案管理水平遲遲無法提升的重要原因，檔案管理實效性也受到了不利影響。為此，醫(yī)院應(yīng)針對檔案管理制度建設(shè)中存在的不足，采取有針對性的措施解決問題。第一，針對檔案管理制度較為寬泛和空洞的問題，醫(yī)院應(yīng)立足于實際，建設(shè)以檔案搜集為起點，檔案銷毀為終點的制度體系，并確保制度體系的針對性和可操作性，從而使基建項目檔案管理工作在制度的保障下順利開展。第二，針對檔案管理制度執(zhí)行不到位的問題，醫(yī)院應(yīng)融入獎懲機制，并加大檢查力度，做到有法必依，有規(guī)必守，促進制度公信力和執(zhí)行力的有效提升，使制度落實成為常態(tài)化工作[2]。

三、加強檔案管理信息化建設(shè)

(一)信息技術(shù)水平偏低。在信息時代下，醫(yī)院十分重視信息技術(shù)的運用，并將其作為醫(yī)院改革發(fā)展的重要工作內(nèi)容，信息技術(shù)在醫(yī)院的應(yīng)用方向也逐漸由橫向，朝著縱向發(fā)展。不僅是醫(yī)院基礎(chǔ)管理工作被納入到信息系統(tǒng)，基建檔案管理同樣被涵蓋其中，但就實際情況來看，這種涵蓋較為淺顯，與信息化建設(shè)預(yù)期目標尚存在一定的距離。比如：部分醫(yī)院的基建檔案建設(shè)工作依然是簡單的信息錄入，在傳統(tǒng)思維的限制下，基建項目檔案管理信息化，還需要走很長的一段路。

(二)做好基建項目檔案管理信息化建設(shè)。在信息技術(shù)高速發(fā)展的背景下，各行各業(yè)對信息化建設(shè)的重視程度不斷提高，醫(yī)院基建項目檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理未來發(fā)展的方向。利用計算機和信息管理系統(tǒng)，對傳統(tǒng)手工操作進行取代，是檔案管理的主要方式，這種管理方式，有助于檔案管理效率的提升，同時還能起到節(jié)約資源的作用，對基建項目檔案工作而言，具有顯著的優(yōu)勢。因此，醫(yī)院在信息化建設(shè)時，不能僅只注信息化系統(tǒng)在辦公領(lǐng)域和醫(yī)療服務(wù)領(lǐng)域的應(yīng)用，還要將其與檔案管理和利用緊密相連，從而使基建項目檔案在醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施檢查和維修中的作用實現(xiàn)。

四、加強人才隊伍建

(一)人員素質(zhì)參差不齊。醫(yī)院基建檔案涵蓋基礎(chǔ)設(shè)施項目由立項到驗收的全過程，在立項、招聘、建設(shè)、竣工、驗收等環(huán)節(jié)中會產(chǎn)生數(shù)量眾多的檔案，因此，對檔案管理人員提出了更高的要求。簡言之，高素質(zhì)的檔案管理人員，是做好醫(yī)院基建檔案管理的前提條件。但就實際情況來看，醫(yī)院基建檔案管理人才隊伍建設(shè)遠遠落后于其他檔案管理隊伍建設(shè)，具體表現(xiàn)為專業(yè)人才匱乏，需要從其他部門抽調(diào)人才，導致檔案管理專業(yè)性受到影響。此外，還存在部分人員思想較為傳統(tǒng)，無法接受現(xiàn)代管理思維和方式。

(二)培養(yǎng)優(yōu)質(zhì)的人才。人才是醫(yī)院基建項目檔案管理質(zhì)量的保證，建設(shè)專業(yè)化的管理隊伍是解決人員素質(zhì)參差不齊問題的有效舉措。為此，醫(yī)院應(yīng)該根據(jù)自身的實際情況，做好以下方面的工作：第一，加強優(yōu)秀人才的引進力度。醫(yī)院應(yīng)優(yōu)化崗位準入機制，適當提供準入門檻，通過內(nèi)外部招聘的方式，吸引優(yōu)秀的人才從事基建項目檔案管理工作，同時還要將非專業(yè)人員逐漸淘汰出管理隊伍。第二，加強培訓力度，培養(yǎng)優(yōu)質(zhì)的人才，醫(yī)院應(yīng)建立多元化的培訓體系，以崗前培訓為起點，在崗培訓和輪崗培訓為中心，提高管理人員的管理水平，最終實現(xiàn)培養(yǎng)復合型檔案管理人才的目標。

結(jié)論

綜上所述，基建項目檔案是醫(yī)院檔案管理的重難點內(nèi)容，關(guān)系到醫(yī)院的發(fā)展，因此，醫(yī)院應(yīng)提高重視程度，并通過完善基建項目檔案管理制度，加強檔案管理信息化建設(shè)和人才隊伍建設(shè)等措施，解決基建項目檔案管理固有問題，并提升檔案管理效率和質(zhì)量。