水利工程竣工檔案驗收存在的問題及對策研究

楊大偉，李 銳

（青島市水務管理局大沽河服務中心，山東青島 266071）

0 前言

水利工程建設包含項目立項、環評、規劃、招投標、建設手續直至竣工驗收備案諸多環節，項目實施期長、參與的單位及人員多，建設的程序的檔案資料的搜集、整理、歸檔對后續運行階段的使用、調閱發揮著重要作用，現階段竣工驗收的系統性、準確性有待加強，為此以下根據竣工檔案驗收的問題提出相應的解決措施。

1 水利工程檔案的作用

項目實施過程確保項目檔案管理與項目建設“三同步”下達項目部予以進行檔案資料的搜集、整理、歸檔、驗收、移交任務。過程中加強檔案目錄的審查、擬歸檔的資料，提交驗收的資料清單模板，過程中加強同步驗收；形成原始文件資料目錄的可追溯性、閉環性、動態性、完整性、全面性，努力使各類資料滿足目錄檔案主管部門要求。達到檔案移交的合格后出具移交證明，方可進入決算結算，這樣更好地服務項目建設、運行、管理提供科學依據。

2 水利工程竣工驗收存在的問題

2.1 文件形成不規范

水利工程的項目劃分建筑工程、市政工程不同，一般建設項目金字塔式的項目劃分層級為單位工程、分部工程、單元工程及相應的支撐資料，在驗收過程發現工程檔案沒有按照行文格式驗收規范標準進行填寫，檢查記錄填寫不完整、缺少簽字、蓋章，設計變更未體現，竣工圖張缺失不復合備案要求，影響整個項目的驗收交付及后續使用，不利于行業發展。

2.2 文檔歸檔不齊全

項目建設涉及立項、環評、規劃、招投標前期手續資料，施工過程質量控制、質量驗收資料，后續交付備案的各類圖紙、全過程、全面、體統紙質和電子影像資料，在竣工驗收階段發現部分過程資料缺失，原件、復印件不一致，資料亂，部分手續缺少正常的審批閉環管理資料，部分數據丟失，進而影響驗收工作的開展，不利于水利工程的順利交付。

2.3 文件整編不規范

部分水利工程資料組卷混亂、信息資料不完善，排序雜亂、組卷不科學，沒有按照資料目錄進行填寫，前后項目名稱不規范，缺失卷內目錄、備查表等資料進而影響水利工程的順利驗收，不利于行業發展。

2.4 影像資料歸檔困難

隨著信息化技術的發展，檔案資料的管理水平不斷提高，要求全過程動態控制，過程影像資料、電子文檔管理不規范，部分項目嚴重缺失影像資料，加之影像資料沒有分類和文字類說明，在歸檔、查找、使用方面極不方便，影像的存儲介質光盤、U 盤、硬盤的保存條件差，增加了影像資料的歸檔難度，不利于檔案資料信息的完整性和系統性，從而影響項目驗收，不利于水利工程的發展。

3 水利工程竣工檔案驗收檔案管理問題的原因

3.1 從業人員綜合素質有待提高

水利工程竣工檔案是全員參與的一個過程，資料員、檔案管理員、檔案館人員、監管部門等從業人員，人員水平參差不齊，且教育培訓不到位，從業者對規范的理解、技術手段、管理能力和水平、竣工驗收流程等文件精神沒吃透，專職人員少，導致檔案管理不規范、質量效果不理想影響到項目檔案資料的驗收和檔案價值作用的發揮。

3.2 檔案管理意識淡薄

基層從業人員及管理者對竣工驗收檔案資料的管理不重視，造成資料的系統性、完整性、動態性、及時性、全面性管理缺失，從業者學習意識、過程控制意識不強，未能及時發現問題形成有效的控制性文件，部門之間缺少溝通或交流不順暢，致使竣工驗收工作無法推進，檔案資料的監督管理不到位從而出現檔案的搜集、整理、歸檔、存儲、檢索、調用出現很多問題，造成無法彌補的缺憾。

3.3 缺乏健全的管理體系

目前水利工程缺少完善的檔案管理架構和體系，普遍存在檔案管理水平不高，設備技術落后，嚴重影響了檔案資料的搜集整理歸檔存儲。實際管理過程缺少執行力出現程序錯誤、過于形式、資料檔案的后補等不規范、管理滯后等問題。

4 水利工程竣工檔案驗收現存問題的相應對策及提升措施

4.1 增強檔案管理意識，提高檔案管理水平

水利工程檔案是一項系統、全面、復雜的社會工程，為此要求從業人員增強檔案管理意識和提高其水平，確保切實到位，做好事前預控，事中管理做好單位、分部、單元工程的檔案資料的搜集、整理、歸檔、調閱、檢索等工作，為后續項目運營階段提供有效真實的參考依據，加強部門間的溝通、橫向縱向形成聯動機制促進問題及時解決為水利工程竣工驗收的管理再上新臺階。

4.2 加大宣貫力度，增加從業人員專業知識，提高信息化管理水平

行業主管部門要與有關高校、業內專家保持聯系，通過理論宣貫與實踐的結合，造就培養一批具備專業知識的高層次掌握新理論、新技術、新技能的從業人員，科學合理地提升硬件和信息化程度，加大電子影像資料的存儲收集歸檔標準化建設，做好信息的安全管理和系統管理工作，規避檔案信息的丟失、泄密、檢索、調用等環節的監管和切實的責任落實，保證檔案資料的完整性。

4.3 建立和完善檔案管理的體制和機制， 提高竣工驗收檔案管理水平

根據規范要求及檔案管理目錄，做到事前、事中控制，健全體制機制保證檔案移交的完整性、系統性、可追溯性、真實性，提高水利工程竣工驗收檔案管理質量。

（1）根據檔案管理規程、移交檔案目錄，結合工程的具體特點，分步驟、制定目標，促進檔案資料的體系化建設。

（2）設置專職檔案驗收部門和人員，加強業務學習和日常指導，促進檔案管理的規范化建設。

（3）督促各部門、各單位形成聯動機制，落實好各自責任、權利及其義務，共同做好檔案管理全方位工作，確保檔案全面、全員參與、管理、改進、提升和控制，保證完整性和系統性。

（4）完善檔案管理制度，嚴格按照制度規范和項目實際情況開展檔案資料的收集、整理、歸檔、存儲、檢索、調用的流程化管理，提高信息化建設水平，以及信息化管理水平。

（5）充分發揮監督單位的監督檢查職能，健全監督檢查制度，有效避免不規范、不合理的地方，使檔案管理工作更加科學化、規范化。

4.4 促使檔案管理有效落實，增強檔案管理的質量效果

推行檔案管理確保檔案管理各項管理制度和措施的有效實施；從水利工程項目開始做好資料收集和整理工作，實現建設全過程的檔案管理、檔案監督和檢查，做好項目驗收前的檔案驗收工作，確保文件管理的系統性、完整性和準確性。推進項目法人、項目第三方參建單位發揮其監督自責，細化目標、落實好責任制，做好項目檔案的收集、整理、歸檔、預驗收、改進、提升、移交等環節的監管工作。嚴格按照行業主管部門要求、本項目特點、相應規范要求做好檔案自檢和預驗收工作，對竣工圖紙、報告等認真審查。例如，檢查工程變更相關材料的完整性，審批程序的標準化；檢查竣工圖紙的書面描述是否詳細完整，簽字蓋章是否規范；檢查檔案分類是否科學、合理；對不規范、不完整、不符合要求的文件信息及時制定和整改。

4.5 做好項目電子文件檔案資料的搜集， 促進檔案信息化水平建設

近年來隨著大數據、云盤、CAD、BIM 處理器軟件、硬件的廣泛推廣，許多資料逐漸實現網上傳輸、檢索、使用、共享等功能，電子文件的歸檔及管理將來成為時代的迫切需求和發展前景，從業者要不斷學習，適應時代大數據形式，認真貫徹國家電子文檔、密級程度的相關理論學習，嚴格按照《電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》和《電子文件歸檔與管理規范》相關規范執行，努力確保電子檔案資料的及時、準確、有效并與紙質資料相吻合，當前部分地區正逐步建立健全各類檔案資料數據庫建設要不斷適應新形勢逐漸融入實操檔案管理工作中。

4.6 全過程跟蹤指導做好檔案的管理工作

項目參建單位的工地例會及從業人員的素質影響著檔案的管理水平，致使過程控制的重要資料不能及時歸檔和妥善保管，造成無法挽救的損失。為此項目檔案管理部門、行業主管部門應主動與項目參建單位做好交底，做好業務指導，做好自控、監控的控制，提高檔案管理水平。

5 結語

做好水利工程竣工驗收檔案管理關系到水利行業健康發展，對提高項目管理水平、實現項目管理目標、發揮檔案的社會價值具有重要意義，為此項目參建單位各從業者要重視該工作，通過學習學習培訓提高業務技能素質，完善竣工驗收的標準化流程和體系，落實責任，加強管理，切實提高信息化管理水平，探索解決實際中遇到的問題，通過改進措施，提高竣工檔案資料的驗收質量，切實發揮應有的作用。