醫院人事檔案管理中的PDCA應用

文/衡水市人民醫院 張衛

在醫院檔案管理工作中，人事檔案管理是重要內容，需要為醫院用人提供科學依據。人事檔案，記錄了醫院職工政治品質、道德品行、思想認識、學習工作經歷、專業素養、工作作風、工作實績、廉潔自律、遵紀守法以及家庭狀況、社會關系等各種信息，能夠使職工綜合能力水平得到反映。但目前醫院人事檔案管理水平不高，還需要引入PDCA方法進行改進，從而使醫院檔案綜合管理水平得到提升。

一、PDCA理論及其應用意義

對多數醫療機構來講，管理重心都放在醫療事業發展上，多數資源也投入到了臨床方面，人事檔案工作發展相對滯后。PDCA理論由美國質量管理專家戴明提出，將質量管理劃分為計劃（Plan）、執行(Do)、檢查（Check）和處理(Act)四個階段。PDCA理論帶有循環性和發展性特點，在開展一項工作前強調先找準定位。根據管理目標和思路，可以制定周密管理計劃，做好工作部署。

根據計劃開展工作，能夠實現統籌管理，保證計劃有效落實。通過對計劃實施情況進行檢查，完成工作結果評估，對遺留的問題進行確認，能夠為工作改進提供依據。最后在加強總結的基礎上，將經驗固化為標準，對不足的地方進行改進，完成計劃修訂和循環開展管理工作，能夠使工作取得突破，實現質的飛躍。應用PDCA方法開展醫院人事檔案管理工作，明確醫院人事檔案管理目標，完成管理計劃方案的編制，并通過高效執行計劃能夠使管理制度、組織機構等各方面得到完善。因此應用PDCA工具能使醫院人事檔案管理存在的質量低、效率低等問題得到解決，為醫院各項工作開展提供強有力的檔案數據支撐。

二、PDCA在醫院人事檔案管理中的應用

（一）管理計劃制定。制定醫院人事檔案管理計劃，需要遵循5W1H原則。具體來講，就是明確為什么制定該種管理措施（Why），并確認：想要達成怎樣的目標（What）、想要在哪里執行措施（Where）、具體由誰負責工作（Who）、在什么時間完成工作（When）、到底如何完成（How）。因此在編制的計劃中，需要包含原因、目的、地點、時間、負責人和方法措施，以體現計劃的可操作性。將制定管理計劃當成是人事檔案管理工作的起點，首先需要對目前檔案管理工作存在的問題展開分析，從而提出科學管理措施。組織人事處檔案管理相關人員共計6人，由1人擔任主持人員，1人擔任記錄者，可以通過頭腦風暴法開展討論。經過集中討論，總結得出歸檔不及時、材料不完備、管理混亂等多個問題，并分析得到重視度不足、規章制度不完善、人員缺乏管理經驗等多項原因。針對具體問題，需要展開具體分析，通過繪制魚骨圖確定導致問題發生的主要原因。以人事檔案管理混亂為例，如圖1所示，對主因和次因進行區分，最終能夠得到四個次要原因存在于硬件條件、檔案保管人員、管理層面和醫院職工方面，主要原因則是醫院重視程度不夠。根據問題成因，可以提出相應解決措施。如針對重視程度不足的問題，可以成立專門清理問題的工作領導小組，由書記擔任組長，由分管領導擔任副組長，在各科室安排責任成員。為解決管理層面的問題，可以由領導負責監督，確保問題整改在1年內完成。針對檔案保管人員，可以在選派專職人員的基礎上，加強業務培訓。針對職工問題，可以普及檔案知識，全面開展培訓教育工作。在硬件條件改進方面可以增加計算機、檔案信息系統等基礎設施投入。確定采取的措施和想要達成的目標后，可以安排負責人員，確定完成時間和程序，為工作計劃有效落實奠定扎實基礎。

（二）管理計劃執行。在計劃執行階段，需要按照計劃成立專門負責工作的組織機構，明確相應的制度流程，保證工作有序、有效開展。在人事檔案管理問題改進上，主要責任部門為檔案管理部門，做到分工明確，安排專門的負責人進行統籌管理。為保證人員能夠勝任工作，還要開展專門培訓工作，確保人員充分掌握相關知識。人員應具備較高的政治素養和責任意識，必須為中共黨員，能夠熟練操作人力資源管理軟件，通過規范錄入有關人員信息保證工作得以高效開展。除了做好人員組織和隊伍建設，還要完成制度頂層設計，保證人員按照規范流程開展各項工作，使人員信息及時錄入到軟件系統中。在歸檔管理方面，應建立完善制度。考慮到人事檔案信息繁雜，需要對個人和組織需要提交的材料進行明確，前者包含學籍材料、進修材料等，后者包含考核材料、任免材料、工資材料等等。按照制度要求進行檢查、審核，及時發現材料不全、不規范等問題，并進行責任追究，能夠有效預防問題的發生。通過對各項檔案管理制度進行完善，能夠促使檔案材料形成、收集、整理等各項工作規范開展。建立健全考核和獎懲機制，定期開展考核工作，將結果與人員績效掛鉤，能夠使人員投入工作的積極性得到提高，保證計劃得以全面落實。

圖1 人事檔案管理混亂的原因分析圖

（三）管理效果檢查。對計劃執行效果進行檢查。與此同時，需要開展不定期抽查工作，確認工作進度。在檢查過程中，發現格式不規范、信息不一致等情況，應做好記錄，對問題成因展開分析，為后期改進工作開展提供依據。結合人事檔案管理工作實踐可知，檢查過程中發現的問題主要由人員態度不認真、對檔案認識不足等原因造成的，使得個別材料因積壓未及時入檔或出現填寫錯誤。在檢查監督的過程中，需要從硬件配備、人員培訓、制度建設等多個方面進行審核，一一確認計劃落實情況。通過對相關問題進行匯總，完成書面材料的編寫，能夠為績效考核工作開展提供依據，督促人員認真對待相關工作。針對具體的檔案管理對策，還應加強實施效果評價。將計劃實施取得的成果與考核指標進行比照，能夠確認計劃是否有效落實，為經驗和問題總結提供依據。

（四）循環改進處理。在結束一個階段的人事檔案管理工作后，需要召開協調會議，制定下一階段人事檔案管理工作。在計劃目標順利達成的情況下，應對前期工作取得的經驗進行總結，針對未能實現目標的情況，應從多方面展開分析，確認目標是否偏高或執行措施是否存在問題。在會議上，相關部門和科室可以進行溝通交流，提出各自的管理建議。通過系統討論，能夠對相關工作有整體把握，再次核實存在疑問的環節，建立符合醫院實際的工作程序，做到合理進行檔案管理人員配置，確保工作量能夠與人力安排相協調。遺留的問題進入下個PDCA循環，同樣需要配備專門管理人員負責開展專項工作。針對部分檔案缺失的問題進行改進，在確認因職工未認真填寫導致問題發生后，應在后續工作中提出科學的職工教育宣講計劃，確認職工能夠提高對檔案材料填寫問題的認識，做到認真填寫與核對。通過循環改進，能夠使問題最終得到解決。

三、結語

在醫院人事檔案管理中，應用PDCA深入分析人事檔案管理問題，結合問題成因制定管理計劃。圍繞管理計劃建立相應組織機構，對醫院人事檔案管理制度進行完善，確保計劃能夠有效落實。通過檢查計劃落實情況，可以對人事檔案管理效果展開科學評價。結合管理經驗建立相應制度標準，并針對管理問題提出改進措施，能夠使下一階段人事檔案管理工作得以科學開展。