“互聯網+”環境下檔案管理服務模式轉型策略

全國各省檔案部門運用“互聯網+檔案”技術取得了不同程度的進展，部分省在互聯網、大數據、區塊鏈等技術上做出了探索，部分省的檔案數字化、信息化管理水平與全國示范數字檔案館相比還有較大差距。總體而言，檔案部門“互聯網+檔案”管理模式亟待轉型，信息資源亟待有效整合，服務能力有待提升。應強化檔案管理頂層設計，嵌入大數據、區塊鏈等新型技術，實現檔案管理服務模式轉型。

2019年的《政府工作報告》明確提出加快新舊發展動能接續轉換，深入開展“互聯網+”行動，推動大數據、云計算、物聯網廣泛應用。2020年召開的黨的十九屆五中全會審議通過的《中共中央關于制定國民經濟和社會發展第十四個五年規劃和二〇三五年遠景目標的建議》指出，要堅定不移建設網絡強國、數字中國，加快壯大新一代信息技術，推動互聯網、大數據、人工智能等同各產業深度融合。檔案機構應充分認識“十四五”時期我國在推進數字社會、數字政府建設，提升公共服務、社會治理等數字化智能化水平進程中的職能作用和帶來的寶貴機遇，主動更新檔案管理服務理念，運用“互聯網+”等新技術全面推進傳統檔案管理服務轉型，更好地滿足經濟社會各行各業和人民群眾日益高標準、多樣化的檔案信息需求，進而推進檔案管理事業與時代同行。

“互聯網+”環境下檔案管理服務實踐探索

（一） “互聯網+檔案”管理的探索

檔案部門對“互聯網+檔案”管理是一個全新的技術領域。當前，已經建成的數字檔案館、檔案室依托“互聯網+”技術，構建以公眾為主體，以數字檔案資源為主要內容的管理模式，凸顯檔案信息服務功能，突破傳統檔案管理服務對時間、地點和內容等限制，有效提升檔案信息資源利用率。近年來，青海省檔案館建立電子文件數據庫和電子檔案保管防磁庫，完成《青海省檔案信息管理系統》項目。西寧市檔案局建成館藏檔案目錄數據庫和館藏部分檔案全文數據庫，在政府門戶網上公布與群眾生活密切相關的非涉密現行文件目錄，方便廣大群眾查閱利用。但青海檔案數字化、信息化管理水平與全國示范數字檔案館相比還有較大差距。如浙江省檔案館構建了存量數字化與增量電子化并重的數字檔案資源體系，實現“一網查檔、百館聯動”。云南省數字檔案館開發了10余個檔案專業數據庫，館藏檔案100%建立文件級機讀目錄，檔案查閱利用提升到“分鐘級”服務水平，全面實現“精準到件”管理。

（二）“互聯網+檔案”跨館服務的探索

“互聯網+檔案”跨館服務是指跨部門海量電子檔案的信息資源集合體，使檔案資源在不同領域、不同行業之間安全有序流動，實現數據共建共享、優勢互補。目前，青海檔案信息化建設依托電子政務網進行檔案的歸檔與利用，滿足館（室）藏現行文件服務查詢，但各層級、各單位檔案信息資源未能實現跨館互聯互通、資源共享。而上海市檔案局早在2012年將全市民生檔案目錄數據整合，建立檔案遠程服務平臺，實現了“館社聯動、全市通辦”的目標。廣東省檔案館2013年推出“就地查詢、跨館出證”的服務方式，實現了檔案查詢的館際協同、就地受理。

（三）“互聯網+檔案”新技術的探索

受信息化發展水平的影響，各省區市檔案部門在“互聯網+檔案”新技術的運用中取得的進展各不相同。青海省檔案館目前僅依托青海檔案官方網站、青海微信公眾號和微信群發布相關已公開的現行文件，在檔案官方網站根據內容分類開設政務公開、工作動態、檔案法規、館藏檔案、文摘、珍貴檔案等相關欄目讓用戶各取所需。從全國范圍看，部分省市的進展相對較快，在互聯網、大數據、區塊鏈等技術上做出了探索。浙江省檔案館開發部署政務服務網電子文件歸檔模塊，建設局域網數字檔案管理系統和檔案利用館際共享服務等系統，技術選擇合理，整體水平先進。

“互聯網+”環境下檔案管理服務主要問題

（一）“互聯網+檔案”管理模式亟待轉型

當前，檔案工作信息化水平相對滯后于社會信息化水平，檔案管理大多還停留在實體向數字化轉型過程中，各檔案機構尚未全面實現資源存量的數字化、增量電子化、利用網絡化的統一。究其原因主要是缺乏制度的引領和規范。青海省較多檔案部門雖已開展檔案數字化工作，但主要以文書檔案數字化加工為主，其他門類檔案尚未列入數字化行列，嚴重影響檔案信息資源的儲備，使得檔案數字化資源難以成為提供服務的主體。2020年6月，新修訂的《中華人民共和國檔案法》就電子檔案法律效力、數字檔案館建設和檔案數字資源共享利用等內容從法律層面提供了制度保障，但從實際效果來看，省級以下政府層面尚無統一標準衡量檔案管理服務效果，在“互聯網+檔案”管理整體規劃中，缺乏統一部署，特別是對檔案部門電子文件形成、積累和歸檔全程監督和指導力度不夠，跨部門、跨區域一體化應用平臺建設滯后，檔案管理現代化、數字資源開發、服務利用效果不明顯。

（二）“互聯網+檔案”信息資源亟待有效整合

2018年6月，國務院印發《進一步深化“互聯網+政務服務”推進政務服務“一網、一門、一次”改革實施方案》，要求加快構建全國一體化網上政務服務體系，推進跨層級、跨地域、跨系統、跨部門、跨業務的協同管理和服務。我國檔案信息資源都是分散保存在不同的檔案館中，不存在統一管理所有檔案信息資源的中心機構。因此，要實現檔案跨館利用，首先就要將分散的檔案信息資源進行整合，但由于各檔案館之間的支撐軟件、技術規范等不統一，從而導致檔案信息資源整合難度大，需要耗費大量的時間和精力。各省檔案館雖然逐步建成以信息化為核心的檔案信息管理系統，基本實現收集、歸檔、保管、利用和電子化存儲，但在跨館、跨行業服務、區域數字檔案信息整合共享等方面空白較多，從西部地區來看，各級檔案機構跨界融合、館（室）際、部門之間資源整合力度不夠，“互聯網+”大數據、區塊鏈等新技術的嵌入亦不成熟。

（三）“互聯網+檔案”服務能力有待提升

“互聯網+”時代，檔案服務出現了從政府利用為主向社會公共服務多元化轉變的趨勢，社會公眾對各類檔案信息需求快速增長。檔案信息服務要充分利用互聯網融合優勢，最大化實現檔案價值。首先，檔案資源的有限性是制約檔案信息服務的瓶頸之一，如，檔案內容、結構、載體和組織形式與其他信息機構共享與規范合作有限。其次，傳統檔案信息服務方式被動，服務流程、傳播媒介、資源形態單一，在“互聯網+”環境下難以滿足用戶的個性化需求。再次，檔案館無法判斷服務質量和用戶滿意度，用戶間沒有建立溝通渠道，無法分享、交流個人經驗或服務感受。

“互聯網+”環境下檔案管理服務模式轉型策略

（一）強化檔案管理頂層設計

檔案管理規劃主管部門要根據“互聯網+”環境下檔案信息資源的開發和利用主體日趨多元的實際，充分借鑒國內外先進做法，廣泛征求社會各界意見，綜合考慮現行政策以及技術、資金、人才等方面的實際情況，強化頂層設計，做到超前謀劃。一是強化政府責任， 探索檔案信息資源開發利用新技術、新方法、新途徑，出臺科學管用的檔案管理現代化、檔案資源數字化、檔案服務智能化及電子檔案信息安全化等管理規范。二是納入規劃和考核。將檔案信息化發展納入電子政務發展規劃，將檔案館（室）民生檔案查閱、開放檔案查閱和“異地查檔、跨館服務”等公共服務事項納入省政府數字化轉型核心指標考核體系。三是建立統一的檔案管理服務平臺，注重對檔案管理系統與“互聯網+檔案”平臺的協同設計，做好地方平臺、部門專網、獨立信息系統的有效融合。同時，強化各類檔案數據的采集、管理、分析等全程監督與指導，并提供專業化的檔案信息咨詢服務，使檔案管理服務深度融入互聯網絡，逐步實現國家、區域、行業間檔案資源的共建共享。

（二） 嵌入大數據、區塊鏈等新型技術

“互聯網+”政務信息資源建設，為檔案管理提供新型技術輔助手段。檔案機構要以建立數字檔案館（室）跨館、跨部門服務系統為切入點，建設配套的“互聯網+檔案”基礎數據管理平臺和服務事項管理的公共支撐系統，在不同地區、行業、級別、部門檔案館間建立統一數據標準，做到整體聯動、業務協同、全面實現“一網通辦”。比如，嵌入大數據、區塊鏈等新型技術，將不同類別的海量電子檔案，基于區塊鏈技術使檔案用戶跨館利用可從檔案利用的源頭開始，區塊鏈可記錄各類檔案目錄、利用中的授權、查檔出證等信息，使檔案基礎數據得到集中、統一、有序的管理，推動數字檔案館（室）應用系統共享，從而讓公眾獲得更加便捷、多視角的服務體驗。

（三）實現檔案管理服務模式轉型

檔案機構要主動適應“互聯網+”、 5G、大數據、人工智能和區塊鏈的時代要求，不斷變革檔案服務模式。一是注重檔案資源的有效性。“互聯網+”時代檔案資源有效性必須以存儲種類結構合理、數量豐富的檔案資源為前提，在法律框架內整合各類互聯網數據資源，廣泛開展收集工作，除接收傳統載體的檔案信息之外，還要將不同門類、不同載體的檔案信息或公眾關心關注的信息進行收集、分析、處理，進一步改善館藏結構，突出館藏多元化。檔案信息資源形式應采用圖文并茂、音視頻相結合等方式。二是推行個性化檔案服務模式。借助“互聯網+”技術，根據用戶偏好，對用戶需求進行預測和評估，主動為用戶定制個性化服務方式。比如，用戶通過登錄頁面、填寫個人信息、申請，經后臺數據庫智能檢索過濾后，將有效準確的檔案信息推送給檔案用戶。同時，檔案用戶每次瀏覽和檢索的痕跡都會作為服務依據，定期向用戶推送相關信息，滿足不同用戶的個性化需求。此外，檔案機構還可以借助微信等微媒體與用戶進行實時交流，全面掌握用戶需求，提供更滿意的服務。三是建立用戶服務反饋機制。配套設立線上定量評價指標體系和反饋問題處理流程，實時監督解決過程和處理結果，確保用戶反饋機制暢通有效。

作者簡介

張炎培 中共青海省委黨校副研究館員