國內航運公司“一體化管理體系”探討

摘要：探討船舶管理公司及航運公司如何將不同的管理體系諸如ISM規則、ISO9001：2015、ISO14001：2015和ISO45001：2018，以及國際公約涉及對海員管理要求等，整合在一個架構下運行的管理體系，即集約型一體化管理體系模式，提出利用信息化手段來運行管理體系的思路，以解決船舶管理及航運公司窮于應付各種重復性認證審核，擺脫多體系運行帶來的重疊性、不兼容性等困惑，更好地提高航運公司的市場競爭力和管理效率。

關鍵詞：航運公司;管理體系;質量;環境;職業健康安全

0 緒言

自中國加入WTO以來，各地船舶管理公司和航運公司如雨后春筍般興起，它們為社會經濟的發展做出了重要貢獻，但同時也給航運安全管理帶來了困難和隱患。為適應國際航運市場規則需要，1998年開始，航行國際航線的航運公司陸續實施ISM規則（《國際船舶安全營運和防止污染管理規則》）（簡稱《國際安全管理規則》）。為了加強對國內航行船舶的安全和防污染管理，促進我國航運業整體素質和管理水平的不斷提高，交通部在總結ISM規則實施的基礎上，于2002年制定并頒布了《中華人民共和國船舶安全營運和防止污染管理規則》（簡稱《國內安全管理規則》）。根據上述兩個規則的要求，負責國際國內船舶營運的公司和其所營運的船舶應建立起一整套科學、系統和程序化的安全管理體系。

《國際安全管理規則》和《國內安全管理規則》，是減少由于人為因素導致的海難事故重要舉措。規則要求航運公司建立船舶安全營運和防止污染管理體系，并必須符合國際公約、船旗國法規及相關技術標準，以提高船舶營運安全，避免或減少海上事故的發生。建立船舶安全管理體系是國際海事組織和我國政府的強制措施，也是國際經濟社會的需要。

然而，隨著市場經濟的建立，企業實現自主經營，進入國際經濟大循環，為應對經濟形勢發展的需要，船舶航運公司除了建立安全管理體系外，先后還按照ISO9001：2015標準、ISO14001：2015標準和ISO45001：2018標準，以及國際公約涉及海員管理要求等，采用多個標準建立了不同的管理體系。這種多標管理體系的疊加，已經難以適應形勢發展的需要，并在一定程度上給企業造成了資源浪費、管理重復和經濟損耗，從而影響了公司的整體經濟效益。另外，由于我國航運公司的規模、體制和經營范圍不同，管理水平參差不齊，對各規則的理解存在差異，導致在執行、實施和運行各種管理體系的過程中存在著不盡如人意之處。

因此，隨著世界經濟一體化進程和科學管理的不斷發展，國際、國內規范性的各項專業管理新標準持續推出，現在最新推出的集約型“一體化”管理體系，它能夠融合企業或組織所適用的相關國際、國家標準，從實現企業整體目標出發，借鑒建立運行質量管理體系的基本方法，建立一個能夠滿足企業適用的法律法規和各項相關標準要求并覆蓋企業整體、實現企業管理系統整體優化的方法和途徑，使一個企業的各個子系統，連同質量、環境、職業健康安全、測量、信息安全等專業管理體系有機地融合成為一個整體，從而在一個企業內形成用一套制度信息支持的全方位管理、使用共有要素并能夠有效運行的統一集約化的管理體系。本文重點探討針對航運公司特性而建立的“一體化”管理體系。

1 整合各標準并構建“一體化管理體系”的思路

目前，與船舶管理公司、航運公司關系較為密切的管理體系有：ISM規則（《國際安全管理規則》）、《國內安全管理規則》、ISO9001：2015標準（質量管理體系）、ISO14001：2015標準（環境管理體系）和ISO 45001：2018標準（職業健康安全管理體系）、《2006年海事勞工公約》、船員管理相關法規及國內相關檢查規定等。

1.1 定義

“一體化管理體系”是為實現航運公司標準化管理，把質量、安全、健康、環境，以及相關管理模式系統化地進行整合，打造一套多位一體覆蓋全公司的科學、系統、完善的、標準化、信息化系統。

構建“一體化管理體系”的思路：是在質量（Quality）、安全（Safety）、健康（Health）和環境（Environment）等框架下統一指揮和控制組織的管理體系，是在ISO 9001、ISO 45001、ISO 14001標準的基礎上，結合ISM規則、《國內安全管理規則》、《2006年海事勞工公約》、船員管理相關法規及國內相關檢查規定等共性兼容、個性互補的原則整合而成的管理體系。

1.2 業務模塊

以廣州某某船舶管理有限公司為例，其管理體系業務模塊的主要內容如下表：

模塊 主要內容

質量管理 包括質管辦、質量分析、質量控制、質量改進、對比分析、滿意度調查、質量投訴、質量大事記、質量考核等。

安全管理 包括船舶管理、安全設施管理、風險防范管理及標識（市場預測、防海盜措施、重大意外事件處置、海事報告程序）、員工安全教育培訓（船上培訓）管理、船岸人員安全意識及應急訓練和演習程序（船舶緊急情況反應程序）等。

職業健康 包括職業衛生監測（船上工作時間、工作條件）、全體員工體檢（船員健康證明）管理、船員健康需要的食品和膳食服務，以及勞防用品管理等。

環境保護 包括制定安全和環境保護方針、環境監測管理、環境裝置運行管理、船舶及海洋防污染管理等。

人員管理 包括人員管理（招募和辭退）、岸上員工和船舶船員的社會保障權等各項福利及權益管理;指定人員的職責、船長的職責和權力、人力資源的保障、相關的管理程序等。

行政與業務 包括公司的職責和權力、部門崗位（財務與審計）、海務與機務（船舶的檢查、保養、報廢、建造、租賃、營運等）、船舶物料供應處等。

設備與設施 包括設備基本信息管理、設備的檢查、設備的維護（包括保養、停用、恢復、報廢和更新）;以及車輛管理、器材管理和應急環境（如應急設備的布置、撤離路線等）等。

信息系統 包括組織結構、應用管理、菜單管理（船、岸動態數據）、系統參數配置、自定義信息聚集、統計查詢等。

體系管理 包括文件及記錄管理、內審管理、外審管理、管理評審、目標指標、相關方管理、法律法規、相關規章制度等。

檢查與整改 包括檢查整改計劃的實施、檢查整改統計、檢查整改記錄管理、檢查整改統計分析、結果反饋質管辦等。

該業務模塊是參照ISO 9000族標準為框架，以ISM規則等管理要求為依據，提取相關管理規定為元素，形成一整套管理體系的文件化模式，涵蓋了涉及航運質量安全、職業健康、環境保護及體系管理等主要內容。

1.3 體系文件的主要內容

在建立質量“一體化管理體系”過程中，根據船舶公司的組織架構及職能，編寫管理體系文件是一個重要環節。通過確定構成體系文件的標準和規范，才能更好體現該體系文件的作用。

1.公司一體化管理體系組織機構

在建立一體化管理體系前，首先要明確被納入體系的各層級、部門和崗位的隸屬關系，才能清晰各自的職能和職責。該體系組織機構圖如圖1所示。

2.體系文件的構成

將各種類型文件分為管理手冊，程序文件、岸基/船舶操作性文件、相關外來文件和資料及各類相關客觀性記錄（表格）等4個層次文件。

（1）管理手冊：《一體化管理體系 管理手冊》是建立和實施管理體系的基礎及要素要求，屬第一層次綱領性文件，包括共十六章內容，分別為：實施聲明（法律依據），前言（編制目的和公司概況），總則（引用標準及定義、適用范圍），質量、安全和環境保護方針（方針和目標措施），公司的權限（公司責任與船舶的關系），指定人員，船長的責任和權利，資源和人員，船上操作方案的制定，應急準備，不符合規定的情況、事故和險情的報告和分析，船舶和設備的維護，文件（受控文件管理程序），內部審核、有效性評價和管理復查，發證和定期審核，核發臨時證書。

（2）程序性文件：《一體化管理體系 程序性文件》是管理體系的第二層次的支持性文件，是公司對各職能部門和船舶管理活動和具體工作細則作出規定，具體包括目的、范圍、職責、術語引用、程序內容及流程圖、相關記錄、相關引用文件，制定、審核、批準、會簽人，以及文件名稱、編號、版本、生效日期、分發號等。

（3）作業指導書：《一體化管理體系 操作性文件》是管理體系的第三層次的執行性文件。是供具體工作人員實施各過程和質量、環境、職業健康安全運行控制活動的技術、作業依據。

（4）記錄：《一體化管理體系記錄》是管理體系的第四層次的證實性文件。是公司和船舶管理體系運行有效性及完成某項活動的客觀證據，可作為審核體系運行的依據之一。

3.本體系文件的特點與作用

《一體化管理體系 管理手冊》是管理體系的基礎性、綱領性文件;《一體化管理體系 程序性文件》是對為實施管理體系要求所涉及到的各職能部門管理活動和具體工作程序的文件;《一體化管理體系 操作性文件》用以指導和規范操作人員完成各項過程、運行控制活動的文件;《一體化管理體系記錄》主要在管理體系運行控制活動中產生的真實記錄。主要體現了以下特點：

（1）對于通用的要素如方針、目標、組織機構及職責、文件控制、記錄管理、信息溝通、內部審核、管理評審、不符合和糾正預防措施等相應的要素條款進行了整合，對于個性要素如環境因素識別、危險源辨識與風險評價、監測及分析改進等要素進行了補充。

（2）突出了環境、職業健康安全管理的特性部分，強調危害辨識與風險評價和環境因素的識別與評價。在管理手冊的第一章總則起至第十章和程序性文件中對環境、職業健康安全管理要求進行了分別具體表述，而在其他章節中是整體表述的。

（3）明晰了公司岸基各部門和船舶各部門及崗位的關系和責任，集中整合在第二層文件中，減少部門扯皮和推諉現象。

（4）將海員管理涉及公約和法規要求的內容融入相關章節中，特別是強調海員招募、聘用、培訓、考試發證，以及相關的社會保障權益、薪酬待遇、船上工作條件規定的內容分別在公司與船舶責任等各個章節中，以滿足公約標準和國內法規的要求。避免多個體系運行造成重疊干涉。

（5）在每個過程都貫穿策劃、實施、檢查、處置原則（PDCA循環）。可以適合不同類型公司的需要，不論其管理水平高低，給公司提供了一個持續改進的管理平臺，達到提高公司管理水平的目的。

（6）強調了一體化管理體系有效運行的證實和效果，而不只是用文件化來約束組織的活動。采用系統的管理方法和實施步驟，將各種體系要求進行整合，減少文件的層次和數量。

（7）宜于一體化管理體系運行的評價。

航運公司在運輸生產經營活動中是否符合管理體系要求的程度，一般通過內部審核和外部審核來評價管理體系的效果和識別改進的機會，以達到對體系符合性、有效性的自我聲明和取得公信認可。一體化管理體系文件是內、外部審核的必備依據之一。體系文件在內容、層次達到清晰明了，數量精減，則為審核帶來極大的方便。

同時，也利于企業最高管理者進行體系的管理評審，評價所實施的方針、目標、績效，是否達到預期目標，以判定管理體系的適宜性、充分性、有效性。通過對體系的評審，考慮修改方針和目標的需求以響應相關方需求和期望、公司內外部環境變化而相應作出的經營方向的調整，實現管理體系的持續改進。

2 “一體化管理體系”信息化的建設

隨著航運科技的不斷發展，互聯互通已成為當今發展趨勢，北斗通訊系統、5G網絡、大數據、物聯網等，逐步催生孵化新的管理模式。以信息化方式實施“一體化管理體系”，將會提升管理水平，節省成本，提高效率。

2.1 “一體化管理體系”信息系統的開發

由于信息系統是以國際先進的管理體系為基礎，利用航運公司原來的信息管理系統，對接有關主管機關信息系統部分數據，再加入公司與船舶通訊系統和多年的管理經驗，開發“一體化管理體系”信息系統，本身就具備了一套標準化的管理模式，信息系統的建設就是引進了一套先進的管理工具，一套完善的、標準化的管理模式，所以信息系統如果得以成功實施，必定會給管理體系運行帶來質的提升，具體表現如下：

1.在管理標準的推行上，主要是通過文件下發，員工培訓與會議溝通等形式進行。今后，通過本系統可將公司的標準通過軟件形式延伸到各部門、船舶，從而提升執行力，減少人為理解因素導致的執行偏差，時效上也得到大大的提高。

2.對一體化體系管理工作，從最初的為了滿足法律、法規的要求轉變成為成為公司自身發展的要求。

3.通過信息系統從對結果的管理轉向對過程的管理，實現公司對部門或船舶及各崗位的全過程及時的信息化管理。

4.以工作流技術為基礎，以隱患排查為核心，形成事前計劃，事中控制，事后檢查糾正的“閉環”式的跟蹤管理。極早使不利因素（職業病、事故、環境污染和能源浪費等）產生之前就得到控制和消除。

5.實現管理者與管理對象的零距離，裝置、設施的相關信息在生產與管理實現條線共享。

6.建立一個基于一體化管理體系，在業務領域的從上到下各級管理人員直至一線員工有效的雙向溝通平臺。從原來的各部門各自為政相對獨立的團隊，整合為全公司的虛擬大型團隊，實現知識共享、經驗共享，實現整體持續改進和水平提高，真正意義上實現全員參與的互動式管理模式。

7.通過運用信息系統，可規范員工的一體化管理體系工作，加強其執行力，保證一體化管理體系工作的“合規性”，起到有效監督和制約，從而保證公司和管理層，避免“責任事故”。

2.2? “一體化管理體系”成本的考慮

“一體化管理體系”信息系統的引入，可以產生直接或間接的經濟效益，主要體現在以下方面：

1.減少外出學習和聘請咨詢顧問的投入。

2.通過信息系統可實現所有體系文件的過程管理，發布電子版本，在線實現文檔的審批和會簽，減少紙質版本的文件打印、裝訂，傳遞方便。

3.種類的檢查和日常工作的臺賬、報表整理工作由系統完成，減少整理、統計、分析數據的人工成本。

4.采用網絡化學習、考試等方式實施培訓，節省培訓費用、時間、空間。

2.3? “一體化管理體系”信息系統的設想

借助現代計算機信息技術、互聯網、5G等技術，使之應用到“一體化管理體系”，將可實現：

1.眾多的功能管控點。該系統每個功能點，都通過大量的研讀其體系標準、法律法規后開發實現的，這樣保證了其系統的“合規”性，在保證系統“合規”的基礎上，為避免人為因素過多，而造成的違規現象，在“一體化管理體系”管理的關鍵點，從功能上設計出關鍵的“管控點”，從而避免風險，保證“一體化管理體系”的有效運行。

2.積累大量的基礎信息數據。隨著系統數據功能的不斷豐富，可提供具有行業特征的基礎信息，其信息數據包括檢查標準庫、法律法規庫、船舶數據及動態庫、事故類型及原因標準庫、人員信息庫、海員資歷及證書信息庫、教育培訓資料、勞防用品類型庫、各種設備設施庫、賬務數據，以及管理過程形成的信息、審核、檢查數據等等。因行業特點，這些信息的收集和整理相對比較困難，所以實施系統信息數據的收集，就能實現監、控、管的有機銜接，打造一套具有可操作性的管理系統。

3.實現信息數據的再利用。通過大量的信息數據，可以非常便利地實現各種數據查詢、統計、分析，為公司領導層決策提供真實可靠的數據依據。同時，也為質量活動的改進措施提供了原始記錄，防止人為操作造成虛假信息反饋。該信息系統還可實現無紙化辦公，壓縮流轉時間，節約大量的人力、物資成本。

4.具有高效智能的提醒功能。“一體化管理體系”不可避免會遇到不少復雜因素的影響，其中人為因素的影響必然帶來一些管理不到位的“盲點”，該系統可提供相應的智能提醒功能。比如，職業健康體檢提醒、員工教育培訓提醒、海員證書有效期到期（或晉升）提醒、設施設備到期檢查提醒、船舶到期維修提醒、管理體系到期年審提醒、體系文件更新提醒、體系整改期限提醒等等。

5.人性化的設計。人性化的設計思想是信息系統里一個核心的設計思路，在信息系統功能設計中要求實現各功能模塊的信息整合、內外部各個應用的界面整合等功能，同時為用戶提供界面定制，從功能易用化、操作簡單化、提示自動化、界面個性化等方面著手體現人性化的功能界面設計理念。

3 結束語

目前，各航運公司為滿足主管機關和國際航運管理的需要，建立了各種相應的管理體系，引進了一些先進的管理理念，但仍缺乏有效的管理手段，如果利用科學的信息化技術，無疑會為我們在管理體系中增添新的活力，特別是在體系運行中能夠真實反映其實際操作和效果，避免“兩張皮”的現象，在實現公司“保質量、保安全、保環境、保健康”方針中發揮重要作用。

參考文獻

[1]《國際船舶安全營運和防止污染管理規則》（1998）（簡稱“ISM規則”）

[2] 《中華人民共和國船舶安全營運和防止污染管理規則》（簡稱《國內安全管理規則》）（2002）

[3]? ISO9001：2015標準（質量管理體系）（2015）

[4]? ISO14001：2015標準（環境管理體系）（2015）

[5]? ISO 45001：2018標準（職業健康安全管理體系）（2018）

[6]《2006年海事勞工公約》（2006）

[7]《海員培訓、發證和值班標準國際公約》（1978）

[8]《中華人民共和國船員服務管理規定》（2013）

[9]《中華人民共和國海員外派管理規定》（2019）

[10]《中華人民共和國海船船員船上培訓管理辦法》（2018）

作者簡介：

白世真，國家注冊審核員，主要從事企業安全質量認證審核工作，（E-mail）bg231501@163.com，15112008430