物資庫存管理存在問題分析和系統(tǒng)優(yōu)化探討

李西君

(神東煤炭集團(tuán)物資供應(yīng)中心，陜西 神木 719315)

0 引言

神東煤炭集團(tuán)公司(以下簡(jiǎn)稱“神東”)是國家能源集團(tuán)的骨干煤炭企業(yè)之一，地處蒙、陜、晉三省區(qū)交界區(qū)域，主要負(fù)責(zé)國家能源集團(tuán)所屬的神府東勝煤田骨干礦井和山西保德煤礦及配套項(xiàng)目的生產(chǎn)運(yùn)營。

神東礦區(qū)于1985年開發(fā)建設(shè)，現(xiàn)有生產(chǎn)礦井16個(gè)，整體產(chǎn)能超過2億t[1]。截至2017年底，公司累計(jì)生產(chǎn)煤炭25億t，實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)3 317億元；資產(chǎn)總額1 059.38億元，凈資產(chǎn)877.34億元。采掘機(jī)械化率達(dá)到100%，資源回采率達(dá)80%以上，原煤生產(chǎn)人員效率最高超過124 t/工，企業(yè)主要指標(biāo)達(dá)到國內(nèi)第一、世界領(lǐng)先水平。

神東物資供應(yīng)中心(以下簡(jiǎn)稱“中心”)是神東公司負(fù)責(zé)物資統(tǒng)—供應(yīng)的專業(yè)化服務(wù)單位，承擔(dān)著2億t礦區(qū)安全生產(chǎn)所需的各種設(shè)備、配件、材料的統(tǒng)一計(jì)劃、采購、驗(yàn)收、倉儲(chǔ)、配送、回收、結(jié)算等工作。中心服務(wù)范圍地跨蒙陜晉三省區(qū)，服務(wù)單位67個(gè)，服務(wù)半徑約200 km。供應(yīng)物資包括設(shè)備、材料、備件共33大類約22萬條物料，年采購物資約35億元，物資儲(chǔ)備總量約40多億元[2]。

中心下設(shè)8個(gè)機(jī)關(guān)部門，4個(gè)總庫，16個(gè)供應(yīng)站。其中計(jì)劃部負(fù)責(zé)接收供應(yīng)站提報(bào)的需求計(jì)劃，在全中心倉庫內(nèi)進(jìn)行平衡利庫，并按照物資類別形成不同的采購計(jì)劃；采購部負(fù)責(zé)采購方案的編制、委托專業(yè)機(jī)構(gòu)招標(biāo)與采購合同的簽訂；驗(yàn)收部負(fù)責(zé)到貨物資的送檢與驗(yàn)收工作；總庫負(fù)責(zé)大型設(shè)備、進(jìn)口備件、國產(chǎn)材料、國產(chǎn)配件等物資的倉儲(chǔ)與配送；供應(yīng)站負(fù)責(zé)所服務(wù)礦井需要的常用消耗材料、設(shè)備備件的調(diào)撥與需求計(jì)劃的提報(bào)[3]。

1 神東物資庫存管理存在問題

由于煤炭行業(yè)備件消耗和進(jìn)口備件儲(chǔ)備管理存在一定的特殊性，同時(shí)，受生產(chǎn)持續(xù)高位運(yùn)行、生產(chǎn)接續(xù)計(jì)劃變化大和進(jìn)口備件品種多、數(shù)量少、價(jià)格高、互換性差、供貨周期長(zhǎng)等因素的制約[4]，神東在物資庫存管理方面存在以下問題。

1.1 煤炭產(chǎn)量、設(shè)備資產(chǎn)對(duì)庫存儲(chǔ)備影響大

經(jīng)對(duì)神東2003—2019年的煤炭產(chǎn)量、設(shè)備資產(chǎn)、庫存情況進(jìn)行對(duì)比分析，發(fā)現(xiàn)煤炭產(chǎn)量和設(shè)備資產(chǎn)的不規(guī)則增幅對(duì)庫存儲(chǔ)備的影響非常大，按5個(gè)階段分析如下：

2003—2005年煤炭產(chǎn)量、設(shè)備資產(chǎn)逐步穩(wěn)步增加，庫存儲(chǔ)備也在等幅增加。

2005—2008年煤炭產(chǎn)量穩(wěn)步增加，設(shè)備資產(chǎn)增幅明顯增加，并遠(yuǎn)大于庫存的增長(zhǎng)幅度。

2009—2010年為神東煤炭集團(tuán)整合期間，雖資產(chǎn)變化較小，產(chǎn)量和庫存卻呈現(xiàn)跳躍式增長(zhǎng)，后因資源共享整合的效果顯著，到2010年庫存不僅沒有上升反有所下降。

2010—2013年煤炭產(chǎn)量及設(shè)備資產(chǎn)大幅增加，為保證生產(chǎn)提前加大，加之集團(tuán)采購組織變化、進(jìn)口配件采購周期延長(zhǎng)，導(dǎo)致庫存儲(chǔ)備增長(zhǎng)速度較產(chǎn)量及資產(chǎn)的增長(zhǎng)速度更快，到2013年8月份庫存增長(zhǎng)至頂峰。

2013年以后，雖然總產(chǎn)量仍在大幅增長(zhǎng)，但在所采取的庫存管控措施影響下，庫存下降明顯。

1.2 庫存周轉(zhuǎn)率相對(duì)較低

庫存周轉(zhuǎn)率是在某一時(shí)間段內(nèi)庫存貨物周轉(zhuǎn)的次數(shù)，是反映庫存周轉(zhuǎn)快慢程度的指標(biāo)，也是衡量上市公司資產(chǎn)管理能力高低的一個(gè)重要指標(biāo)。通過這個(gè)指標(biāo)，人們能看到企業(yè)的產(chǎn)品從購入原材料、投入生產(chǎn)、銷售回收等各個(gè)環(huán)節(jié)的管理狀況。在庫存平均水平一定的條件下，庫存周轉(zhuǎn)率越高越好，表明企業(yè)庫存利用效率較高，庫存管理水平也較高[5]。

神東從2003—2011年總庫存周轉(zhuǎn)率在逐年提高，2011年庫存周轉(zhuǎn)率居歷史最高。2012年起，總體庫存增加、煤炭市場(chǎng)下行造成總出庫量下降等原因庫存周轉(zhuǎn)率下降。目前庫存逐步降低，出庫金額逐步上升，庫存周轉(zhuǎn)率持續(xù)提高，說明神東庫存的利用效率不斷提高，雖然庫存周轉(zhuǎn)率相對(duì)較低，但庫存控制正向好的趨勢(shì)發(fā)展。

1.3 低效庫存量較大

低效物資庫存主要包括4類情況，一是報(bào)廢物資庫存，主要是指已過保質(zhì)期限、銹蝕、損壞無法使用等物資；二是積壓物資庫存，主要是指長(zhǎng)期不適用的呆滯庫存；三是淘汰物資庫存，主要是指主機(jī)淘汰、改造等設(shè)備配套配件；四是閑置物資庫存，主要是指主機(jī)閑置配套配件。

判斷是否低效庫存要從消耗和貨齡兩方面進(jìn)行分析。消耗分析主要是消耗物資的庫存金額及占比情況。有消耗物資的庫存會(huì)隨著時(shí)間的推移逐漸降低，然而無消耗物資的庫存更應(yīng)值得關(guān)注。通過有消耗物資的庫存金額，可計(jì)算得出無消耗物資的庫存金額，目前神東無消耗物資占庫存總金額的一半左右，這部分庫存是不活躍的，俗稱“死庫存”。貨齡是指庫存物資在庫房的存放時(shí)間，即從入庫時(shí)間算起，到庫存數(shù)據(jù)導(dǎo)出日期的時(shí)間長(zhǎng)度。通過貨齡分析可以掌握物資的存放時(shí)間、周轉(zhuǎn)情況、積壓情況等。目前神東大部分庫存貨齡較長(zhǎng)，出現(xiàn)較嚴(yán)重的積壓情況，占庫存總金額的比例較高。

造成低效物資的主要原因：一是備件本身屬于慢消耗物資，不是常用易損備件；二是設(shè)備淘汰或主機(jī)閑置；三是因保養(yǎng)不到位，備件損壞或失效；四是2013年前煤炭需求旺盛，煤炭?jī)r(jià)格創(chuàng)出歷史新高，神東為保障生產(chǎn)，減少缺件對(duì)生產(chǎn)的影響，儲(chǔ)備了大量備件，但是隨之而來的是煤炭?jī)r(jià)格大幅下滑，企業(yè)利潤(rùn)直線下滑，部分礦井停產(chǎn)，生產(chǎn)任務(wù)減輕，備件消耗減少，造成大批備件積壓。

低效物資給神東物資庫存造成極大的壓力，增加了保管保養(yǎng)成本，而且靠企業(yè)內(nèi)部暫時(shí)無法全部消化。

1.4 物資需求不確定性

物資需求計(jì)劃準(zhǔn)確性是決定煤礦安全生產(chǎn)的重要因素，同時(shí)極大的影響庫存儲(chǔ)備的合理性。只有提高需求計(jì)劃準(zhǔn)確性，才能為物資采購做好鋪墊，才能實(shí)現(xiàn)用最少的資金滿足最大的安全生產(chǎn)所需，有效地控制庫存儲(chǔ)備物資所占用的資金額度。

由于神東物資供應(yīng)品種多，受到煤炭生產(chǎn)受地質(zhì)條件變化大、設(shè)備配套不到位，加上計(jì)劃不周、采購不利、生產(chǎn)不均衡、產(chǎn)品質(zhì)量不穩(wěn)定等因素，存在物資需求不確定性大、物資消耗不規(guī)律等問題，造成需求信息偏差逐級(jí)放大引發(fā)“牛鞭效應(yīng)”[6]，致使物資管理效率低下，庫存成本大大增加。

2 優(yōu)化庫存管理的探討

隨著神東煤炭產(chǎn)量的逐年快速遞增，神東物資供應(yīng)中心一直把“如何既能滿足生產(chǎn)建設(shè)的快速發(fā)展，又能實(shí)現(xiàn)物資的合理儲(chǔ)備”作為長(zhǎng)期任務(wù)進(jìn)行探索，以“滿足企業(yè)生產(chǎn)所需、優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)、合理儲(chǔ)備物資”為目標(biāo)，突破傳統(tǒng)物資管理理念，堅(jiān)持走技術(shù)密集型、管理精細(xì)化道路，深入實(shí)施計(jì)劃、采購、驗(yàn)收、倉儲(chǔ)全過程精益管理，采取了一系列行之有效的措施，做精做細(xì)物資專業(yè)化服務(wù)，多管齊下做好優(yōu)化庫存“增、減、升、降”大文章，為2億噸級(jí)煤炭生產(chǎn)基地安全生產(chǎn)提供了可靠物資供應(yīng)保障，發(fā)揮了物資管理第三利潤(rùn)源的作用[7]。

2.1 加強(qiáng)物資計(jì)劃準(zhǔn)確化管理

做好物資編碼標(biāo)準(zhǔn)化：編碼是物資的“身份證”，是準(zhǔn)確編制物資計(jì)劃的第一前提。為了避免同一物資多個(gè)編碼、杜絕提報(bào)計(jì)劃時(shí)的選擇困難以及重復(fù)采購，神東全面梳理ERP系統(tǒng)內(nèi)24萬條物資基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，通過物資件號(hào)查圖冊(cè)等方式，研究出物資主副編碼對(duì)照數(shù)據(jù)，建立了2萬多種、4萬多條物料編碼體系，實(shí)現(xiàn)了物資、編碼相統(tǒng)一，保證了提報(bào)計(jì)劃時(shí)準(zhǔn)確、快速選取唯一編碼，切實(shí)提高了需求計(jì)劃的準(zhǔn)確性和合理利庫的工作效率。

做好提報(bào)計(jì)劃規(guī)范化:編制《物資采購周期指導(dǎo)書》，明確了各類物資從計(jì)劃提報(bào)到采購?fù)瓿伤璧闹芷冢⒅芷跀?shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了使用單位提報(bào)需求計(jì)劃時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算出預(yù)留的采購周期，有效指導(dǎo)計(jì)劃管理人員合理安排提報(bào)需求計(jì)劃時(shí)間，推動(dòng)物資管理部門在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理完成各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，減少了從計(jì)劃提報(bào)到采購?fù)瓿芍芷趦?nèi)的延誤，為全周期高效率運(yùn)行奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

實(shí)現(xiàn)集成數(shù)據(jù)信息化:以ERP系統(tǒng)和SRM系統(tǒng)(尋源及供應(yīng)商管理)為依托，整合集成MDM(主數(shù)據(jù)管理)、IBS(招投標(biāo)管理)和法務(wù)等系統(tǒng)，搭建了統(tǒng)一的物資管理信息化平臺(tái)，如圖1所示；通過ERP系統(tǒng)中采購、庫存模塊與財(cái)務(wù)模塊集成，實(shí)時(shí)反映了采購和庫存狀況，避免了數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入和重復(fù)存儲(chǔ)，提高了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性，實(shí)現(xiàn)了物流、資金流、信息流相統(tǒng)一，為管理決策提供了及時(shí)準(zhǔn)確的信息[8]，有效降低了公司庫存水平，提高了資金周轉(zhuǎn)率和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力。集成物資采購歷史、設(shè)備臺(tái)套數(shù)以及物資消耗情況等數(shù)據(jù)，自主研究開發(fā)了物資儲(chǔ)備定額管理系統(tǒng)[9]，實(shí)現(xiàn)了需求物資的明顯導(dǎo)入，系統(tǒng)自動(dòng)生成剩余需求數(shù)量的物資儲(chǔ)備計(jì)劃，提高了人工效率和需求計(jì)劃的準(zhǔn)確率，從根源上減少了無效庫存。

圖1 物資管理信息化平臺(tái)

實(shí)行寄售管理訂單化:根據(jù)物資年消耗情況、出庫頻次、價(jià)值、到貨周期以及庫容等情況，實(shí)行物資寄售有訂單和無訂單管理。并對(duì)寄售無訂單物資擬設(shè)安全庫存及最大庫存，實(shí)現(xiàn)了與供應(yīng)商聯(lián)動(dòng)管理庫存，減少了資金的占用，近3年寄售平均采購量占總采購量的43%，達(dá)到了降本增效的目的。

做實(shí)庫存分析工作:深入開展庫存結(jié)構(gòu)分析，以庫存ABC管理法為基礎(chǔ)，實(shí)施庫存物資可調(diào)劑、可分解再利用、可報(bào)廢處置等分類管理，制定針對(duì)性的采購、加工、處置等措施，在保障供應(yīng)與降低庫存成本之間找準(zhǔn)提質(zhì)增效平衡點(diǎn)，減少資金占用，實(shí)現(xiàn)盤活庫存最大化。

實(shí)現(xiàn)聯(lián)儲(chǔ)共備常態(tài)化:構(gòu)建縱橫交錯(cuò)、共建共享的物資聯(lián)儲(chǔ)體系，公司內(nèi)部實(shí)現(xiàn)16個(gè)生產(chǎn)礦井、15個(gè)生產(chǎn)輔助物資共享，滿足內(nèi)部安全生產(chǎn)需要。外延物資管理觸角到區(qū)域周邊、集團(tuán)兄弟單位，主動(dòng)牽頭與集團(tuán)內(nèi)部包頭能源公司、榆神能源公司開展區(qū)域性物資聯(lián)儲(chǔ)共備試點(diǎn)。

2.2 加強(qiáng)物資采購精細(xì)化管理

嚴(yán)控物資價(jià)格:嚴(yán)格物資價(jià)格管理，編制了《物資采購價(jià)格管控辦法》《物資價(jià)格采集規(guī)范》《價(jià)格數(shù)據(jù)選用標(biāo)準(zhǔn)》，建立了20類10.26萬條物資價(jià)格數(shù)據(jù)庫。堅(jiān)持事前預(yù)判和事后分析雙管齊下，招標(biāo)前分析和收集采購物資的購買預(yù)算價(jià)格、歷史交易價(jià)格、市場(chǎng)調(diào)研價(jià)格，設(shè)置合理攔標(biāo)價(jià)；評(píng)標(biāo)后將供應(yīng)商報(bào)價(jià)與歷史價(jià)及攔標(biāo)價(jià)進(jìn)行一一比對(duì)，出具分析結(jié)論，作為定標(biāo)的參考依據(jù)，確保采購結(jié)果價(jià)格合理。

嚴(yán)控合同履約:供應(yīng)商按時(shí)、保質(zhì)保量履約是減少庫存、降低管理成本的關(guān)鍵一環(huán)，神東通過開展新供應(yīng)商考察，切實(shí)把好合作第一關(guān)；開展集中約談，向主要合作供應(yīng)商催貨，守住按時(shí)供應(yīng)物資關(guān)；對(duì)無故延誤送達(dá)中標(biāo)通知書、超時(shí)簽訂合同、存在物資質(zhì)量問題、延期交貨等違約供應(yīng)商，給予階段性懲罰處置，促進(jìn)供應(yīng)商履約，降低整體管理成本。

創(chuàng)新電子商務(wù)采購:神東緊跟物資供應(yīng)發(fā)展趨勢(shì)，率先在國內(nèi)煤炭物資管理領(lǐng)域與阿里巴巴合作，開創(chuàng)了煤炭行業(yè)電子商務(wù)采購先河,如圖2所示。截至目前，電商采購已覆蓋全公司二級(jí)單位16大類265小類物資，通過阿里巴巴采購平臺(tái)累計(jì)完成采購近6億元；與線下采購的歷史價(jià)相比，節(jié)約率約30%。同時(shí)，電子商務(wù)采購，實(shí)現(xiàn)了采購全流程的透明化、可視化、便捷化，走出了一條高效、陽光、低成本的采購新路。

圖2 電子商務(wù)采購流程

2.3 加強(qiáng)物資驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)化管理

嚴(yán)把驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn):驗(yàn)收是保證物資質(zhì)量、杜絕不合格庫存物資的關(guān)鍵一環(huán)，神東結(jié)合自身物資管理實(shí)際，修訂了《物資驗(yàn)收實(shí)施細(xì)則》及配套驗(yàn)收流程，保證了物資驗(yàn)收管理工作有章可依、有章必依。及時(shí)修訂《驗(yàn)收會(huì)簽單》格式，變填寫格式為“菜單”選擇格式，實(shí)現(xiàn)清單制管理，有效提升了驗(yàn)收效率和驗(yàn)收質(zhì)量。積極運(yùn)用先進(jìn)的檢測(cè)手段，加大入庫產(chǎn)品檢測(cè)，堅(jiān)決將瑕疵、不合格產(chǎn)品摒棄在庫存之外。

優(yōu)化送檢管理:在把好入口關(guān)的基礎(chǔ)上，加大庫存物資抽檢力度和密度，通過優(yōu)化檢驗(yàn)流程、甄選檢測(cè)機(jī)構(gòu)與降低物資檢測(cè)周期等方式，保證庫存物資層層篩選、優(yōu)中選優(yōu)。

2.4 加強(qiáng)倉儲(chǔ)管理精益化管理

強(qiáng)化賬卡物相統(tǒng)一:神東將實(shí)體經(jīng)濟(jì)與人工智能技術(shù)相結(jié)合[10]，根據(jù)庫存物資占地面積、流轉(zhuǎn)速度等實(shí)際情況，建成3個(gè)自動(dòng)化立體倉庫，通過應(yīng)用ERP倉儲(chǔ)模塊和無線射頻條碼技術(shù)，對(duì)庫存物資實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確定位管理和自動(dòng)存放，所有出入庫運(yùn)作都實(shí)時(shí)傳遞給財(cái)務(wù)模塊，實(shí)現(xiàn)了賬、卡、物一致。堅(jiān)持每半年開展一次存貨盤點(diǎn)，并按比例對(duì)庫站物資盤點(diǎn)工作質(zhì)量進(jìn)行日常現(xiàn)場(chǎng)抽查，保證庫存物資可控、在控。

加大物資保養(yǎng)和綜合利用鑒定:制定下發(fā)51類《物資保管保養(yǎng)手冊(cè)》，對(duì)物資日常保管保養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)、保養(yǎng)材料選用、保管保養(yǎng)做法、裝卸運(yùn)輸工作進(jìn)行明確，規(guī)范了物資保養(yǎng)，確保物資原使用價(jià)值不損失。積極開展物資綜合利用鑒定，組織完成約24億元物資的現(xiàn)場(chǎng)鑒定工作，對(duì)閑置物資通過核減材料成本、雙增雙節(jié)專項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)、掛牌轉(zhuǎn)讓等方式，進(jìn)行分類利用、落實(shí)處置；通過對(duì)外調(diào)劑、轉(zhuǎn)售等方式，盤活、優(yōu)化、清理閑置庫存，提高資金利用率。

3 結(jié)論與展望

庫存管理一直都是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)管理過程中的基礎(chǔ)，可以明顯地降低運(yùn)營成本，而且還可以有效地提升盈利和服務(wù)管理水平[11]。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，庫存管理是否得當(dāng)，影響了企業(yè)可持續(xù)長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展[12]。本文對(duì)神東庫存管理存在問題進(jìn)行詳細(xì)分析，并且對(duì)管理經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行深入探討，深挖物資管理潛能，尋求先進(jìn)可借鑒經(jīng)驗(yàn)，為其它煤炭企業(yè)實(shí)現(xiàn)庫存管理提供一些參考和建議，也希望為我國煤炭企業(yè)物資庫存管理模式的提升貢獻(xiàn)微薄的力量。