事業單位檔案電子信息化管理運行

韓世梅

摘 要：在我國經濟發展過程中，無論什么工作、什么崗位都會用到檔案信息。事業單位檔案管理工作，對于檔案信息的存儲、查詢發揮著不可替代的作用。在信息技術發展過程中，檔案電子信息化成為大勢所趨，也為檔案管理工作帶來新的模式，提升檔案管理工作的質量和效率，事業單位檔案電子信息化建設與管理運行水平的提升，在社會中發揮著越來越重要的作用。本文主要結合電子信息化檔案管理的優勢，探討了事業單位檔案電子信息化管理的優化措施。

關鍵詞：文書檔案;電子信息化;檔案管理

1電子信息化檔案管理的優勢

在互聯網時代，很多工作中都融入計算機，可以提升工作效率，在事業單位檔案管理工作中也是如此，將各種資料傳送到計算機中進行處理，從而在計算機中進行編輯，還可以利用軟件進行處理，存儲與分享都非常方便，與傳統的檔案管理相比有非常大的優勢。

1.1實現檔案資源共享與辦公自動化

在進入辦公自動化背景下，文書檔案的錄入工作越來越輕松，檔案電子信息化與辦公自動化可以實現無縫對接，實現資源共享的同時還可以實現檔案資源的收集、整理和利用一體化，從而高效利用檔案，促進檔案管理工作效率的提升。檔案在傳輸過程中，可以將各個部門資源信息快速收集，在查詢檔案的過程中也可以進入到軟件中，通過登錄與權限進行查找，實現資源共享。

1.2提升檔案查詢的準確性和效率

通過電子信息化檔案管理的建設，提升了檔案查詢的效率，保證了人們使用檔案的有效性。在電子檔案中，不僅可以提升查詢檔案的速度，也可以提升檔案的準確程度，降低了檔案中存在的錯誤，還可以實現精確查找、關鍵詞查找，為人們查詢檔案帶來了方便。同時，通過電子信息化檔案可以可以降低檔案工作人員的負擔，簡化了檔案管理的流程，降低檔案使用成本，在檔案的錄入、整理、歸檔等操作方面降低失誤率，提升了準確性，實現了檔案管理的自動化、智能化和現代化。

1.3方便檔案信息的利用

傳統的檔案主要以紙質檔案為主，在利用的過程中還需要復印。隨著電子信息化檔案的出現，無紙化辦公成為事業單位檔案管理的重要方式，通過自動化辦公系統的運用和支持，提升了檔案管理的協調性，為檔案使用者提供非常大的方便。

1.4提升存儲空間，方便檔案保存

檔案的管理工作非常復雜，其中涉及到信息錄入。在傳統的檔案信息錄入中，所包含的信息量非常少，而在大數據時代的今天，電子信息化檔案的出現，可以利用檔案管理系統，實現大容量的信息錄入。不僅如此，在信息查找方面途徑也更多。傳統的紙質檔案在保存、轉移、備份過程中都不夠方便，容易造成遺失、損毀、泄露的危險。而電子信息化檔案可以更方便備份，很多檔案都可以實現修復，并且檔案儲備體積小，更容易轉移。

2事業單位檔案電子信息化管理優化措施

2.1加強對檔案管理人員的培訓

事業單位在檔案管理工作中，檔案管理人員對于檔案有著絕對的處理權利，因此檔案管理人員的素質關系著檔案管理的結果。在信息化時代，對于檔案管理人員提出新的要求，如果對信息化技術不夠熟悉，將無法勝任檔案管理工作。但事業單位中還存在部分工作人員對信息化管理不夠熟悉，但由于各種原因不能辭退他們，因此應加強對檔案管理人員信息化的培訓。可以通過理論知識與專業技能的兩個方面對檔案管理人員進行培訓。事業單位可以邀請專家或者大學專業教師，對事業單位檔案管理人員進行授課，建立專業的檔案管理隊伍。在實踐技能培訓方面可以讓員工到大型公司進行系統化實習和觀察，通過多樣化的培訓方式，豐富培訓內容，提升員工的信息化素養。

2.2創建事業單位檔案管理信息系統

在新時代背景下，事業單位檔案信息化建設工作應不斷加強。在對信息化檔案管理工作中應不斷創新。首先，應按照檔案管理的規范化要求進行，在檔案室中配備各種先進的設備，在檔案管理中運用信息技術和軟件進行檔案管理，還應安裝和更新最新的殺毒軟件，保障檔案的安全性。防止檔案丟失、被篡改等安全問題的出現。其次，運用現代化的防范技術對檔案進行加密，設置權限，防止信息在傳輸過程中存在安全問題，加強對檔案安全問題的監督和管理，形成信息化檔案管理系統，對檔案設置加密等級，按照檔案的層次進行不同技術的運用，從而在檔案管理工作中不斷創新。通過檔案管理信息化系統，提升檔案信息化處理能力，提升檔案管理的有效性和便利性。最后，構建檔案管理信息化平臺，實現資源共享，從而為檔案的使用提供方便。

2.3創建檔案管理網站，提升檔案信息的使用率

在檔案的電子信息化管理中，建立存檔網站是事業單位非常重要的工作。事業單位檔案室向其他部門提供的檔案信息化管理服務，可以通過主頁、數據庫等進行信息化搜索，從而實現檔案的查找和利用。存檔網站可以發布和顯示公共部門文檔，是事業單位檔案存檔與交換信息的平臺。事業單位在建設檔案管理網站過程中，不應只根據歸檔部門的情況開展工作，還要想更多用戶提供綜合化檔案服務，從而進行搜索、瀏覽、使用檔案過程中可以更加方便，通過網絡可以享受更多信息服務，了解自己想要的文件信息。事業單位檔案網站還應不斷推廣，因此歸檔部門應在文檔信息中不斷增加強度，并滲透廣告服務，使得更多的用戶可以了解檔案，并在使用檔案過程中可以實現檔案共享，提升信息化服務水平。比如，某事業單位檔案網站為了提升檔案服務水平與檔案交互功能，加強檔案部門與用戶之間的溝通，并積極了解和采納用戶的建議，形成更加良性的系統。在電子信息化檔案管理建設過程中，還應不斷進行檔案的更新與維護，保障檔案的安全性，提升檔案的利用率，為用戶提供更大的方便。通過大數據技術，可以計算出檔案訪問的次數，從而加大宣傳，改善形象，增加檔案的訪問量和利用率。

結束語

總之，事業單位檔案管理工作中，信息化的建設和管理服務還存在很多不足，而電子信息化檔案管理對于事業單位工作有著非常重要的幫助，因此應不斷加大投入力度，通過完善檔案管理制度，引進先進的設備，加強對檔案管理人員信息化管理水平的提升，實現電子信息系統全面升級，提升電子信息化檔案管理水平，更好的為人們提供檔案服務。

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