創新檔案管理理念實現檔案管理信息化

黃曉蓉

摘 要：當前，檔案進入信息化管理模式，傳統的檔案管理系統已經無法滿足社會發展和市場需求，檔案管理工作需要根據實際發展的需求，與時俱進，對管理理念進行創新，提高檔案管理的信息化水平，讓檔案管理更好地服務于社會和經濟發展。

關鍵詞：檔案管理;創新;信息化

我國檔案管理工作一直以來都未得到應有的重視和發展，故而其發展水平依舊處于一個很低的水平，這與我國的經濟和科學技術的發展及其不相協調，這種發展的之后也中將影響到經濟的發展。

一、檔案管理工作創新的重要意義

1.1創新是社會發展的必然要求

創新是時代發展、科技進步的重要動力來源。檔案管理工作通過制度管理創新與管理手段的不斷完善，可以從根本上保障檔案管理工作的質量管理水平。過去守舊的檔案管理工作已經無法滿足檔案管理信息化與知識管理檔案工作的作業要求。因此，檔案管理需要在過去傳統原有的基礎上予以創新也是順應時代技術發展趨勢的必然要求。

1.2創新是檔案管理工作的重要保障

隨著近年來國家社會經濟、科技產業等的大力發展，檔案管理作業涉及到的基礎設施、信息化建設環境等都在很大程度上得到了有益改善，進而使得檔案管理工作實踐業務開展與信息資源建設成果都得到了顯著增強。

二、檔案信息化管理模式的迫切需要

2.1傳統檔案管理面對諸多困境挑戰

新時期下檔案管理作業需要滿足在各信息資源整合、開發運用、決策分析等方面的訴求，體現檔案信息的知識價值與內涵。但當前檔案管理工作歷史表現先是經歷了手工、紙質管理階段，后是實現了其與計算機信息化融合的過渡階段，使檔案管理作業更具便利與先進特性，但隨信息化、網絡化技術手段的不斷發展，面對海量涌現的電子文件也確實顯得疲憊乏力，難以體現檔案管理與學生之間的個性化需求。

2.2檔案信息化知識管理與傳統檔案管理具備共性合作基礎

基于有關文獻的著文表明，事實上目前國內信息化建設工作也面臨著較多困境難題。一方面主要問題源于實踐方面，國內在該領域工作開展多停留在“四不像”的淺表層面上，實踐經驗基礎較為淺薄，且執行管理手段不夠徹底。但是，不得不說的是，信息化背景下的檔案知識管理與傳統檔案管理的理念融合、嵌套已成為必然，使二者的共性合作基礎大幅提升，具備前景廣泛的合作空間。這是因為檔案管理工作理念早已根植各行各業組織機構，雖然有些不予重視，但不得不承認其存在廣泛的認可度，而這也恰好為檔案信息化知識管理手段提供了切入的契機，檔案信息化建設工作完全可以憑借檔案管理的成熟理論與實踐經驗予以深入融合，使得檔案管理工作中的大量文件能夠得到持續的資源開發與有效整合，以保證檔案信息資源的整合與集成，便于決策。

三、信息化背景下檔案管理創新的基本途徑

雖然相較過去檔案工作的管理工作效率顯著提升，管理成本大幅減少，但為發揮檔案的信息化管理最大化優勢，就應當在管理體系機制上實現充分創新。

3.1創新思想意識

隨著國家綜合國力的提升與時代的不斷進步，創新儼然成為了重要研究課題。同時，創新也是推動整個社會時代發展的必然需求。因此，檔案管理工作為了實現管理體系及運作管理手段的創新，就應當保持人員思想意識、觀念、覺悟程度上的創新。首先，檔案管理工作有關作業人員要認識到檔案工作與過去的大幅變化表現。要知道傳統意義上的檔案管理更多是為思想政治工作而服務，具備一定局限性;而目前檔案管理更多的已過渡到思政工作、教育科研等各個方面。這就需要檔案管理作業人員需要在工作業務處理做好思想、觀念、覺悟意識創新的準備工作。其次，檔案管理作業人員應能在例行日常工作中保持創新性思維。當然，創新性思維的養成并非是朝夕之間就能予以實現的。為此，這就需要檔案工作人員具備較高的理論知識能力、充分理解能力、客觀認知規律分析能力，需要在工作與平時生活中都能不斷充實自身專業知識，以使得自身在熟練掌握工作模式的前提下實現思想與實踐行為的同步創新。

3.2創新專業理論知識

檔案管理工作在信息化背景下已經與過去大不相同。傳統檔案管理以紙質資源的建立、傳遞、調用等的規范化管理為主，現階段檔案管理工作門類豐富、復雜，需要提煉的信息資源更為豐富與多元。同時，在工作服務手段方面也并非向過去為思想政治工作而服務，而是朝著滿足實際發展需求看齊，需要有關工作人員具備充分的專業理論知識基礎。因此，這就需要檔案工作人員能夠了解信息化背景下的檔案知識管理模式，能夠對檔案信息資源收集、甄選加工、組織評價、智能化管理等的知識管理手段予以掌握。

3.3創新技術管理手段

檔案管理工作的全面創新機制推行，必然脫離不開技術手段的充分支持。強調技術創新的目的不僅是在于履行科教興國與可持續化發展戰略。同時，針對于自身發展而言，也同樣脫離不開技術手段的全面加持。檔案管理工作并不是傳統意義上的“紙質”管理時代，而是已經過渡到了信息化經濟時代下的技術管理階段，需要從檔案紙質管理完全轉化為信息化的檔案資產，甚至信息文化資產的質量化管理轉變。因此，在技術管理手段應用方面，一定要適時考慮自身發展的實際需求，制定嚴密的檔案技術管理改革計劃，在檔案信息化資源的采集、開發、整合等方面能夠保障完整性與時效性。

3.4創新檔案隊伍的團隊建設

檔案管理工作的順利進行，需要在檔案管理團隊中選拔必要的組織領導者或是創新檔案管理工作的主要實施者。可以說，這些管理人員的職業素質水平高低決定了檔案管理工作的質量管理成果。為此，首先要在團隊建設時強調“以人為本”的人本主義與柔性管理思想，高度重視人才能力的大力培養與開發;要在加強檔案工作部門有關員工基礎培訓的同時，還要結合不同人員的專業能力了解其全面的優勢所在，以針團隊中每個成員理論知識、業務能力進行拓展培訓，使檔案管理工作組建成一支理論知識夯實，業務實踐處理能力強勁的工作團隊。

四、結束語

檔案管理系統是一個國家的信息系統的重要組成部分，檔案資料在國家管理中也占有重要的地位，檔案管理水平的高低會直接影響各行各業的工作效率。

參考文獻：

[1]劉靜.創新檔案管理理念 實現檔案管理信息化[J].辦公室業務，2019（07）：48.

[2]汝玉平.創新檔案管理理念 實現檔案管理信息化[J].辦公室業務，2017（20）：90.