事業單位檔案管理數字化技術的應用

崔海霞

摘 要：檔案管理工作對于事業單位來講十分的重要，為了提高工作效率、避免檔案的內容泄露，將現代技術融入到檔案管理當中顯得尤為重要，本篇文章主要闡述了當前事業單位檔案管理數字化技術應用所出現的問題以及給予了相關的建議，相關工作者可以進行參考。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;數字化技術

前言：

當前事業單位當中的檔案數量越來越龐大，給工作人員帶來了較大的壓力，傳統的檔案管理方式已經不能現在工作的需要。需要結合先進的技術推動我國檔案管理工作的進步，因此將數字化技術結合檔案管理是一個大勢所趨的方向。

一、事業單位檔案管理數字化技術應用出現的問題

（一）缺乏對檔案數字化建設的正確認識

當前人們處在一個互聯網高速發展的時代中，很多領域都開始將互聯網融入到工作當中，從而提高工作效率，檔案管理工作也不例外。但是就目前來看仍有部分工作人員習慣于之前的檔案管理工作方式，并不愿意接受新的理念。主要原因是在于部分工作人員并沒有意識到檔案管理數字化技術的優點，且認為對于傳統技術人員已經非常熟悉，而且不需要添加其他的工具。對于現代化技術缺乏一個全面的認知[1]。有個別的單位滿足于傳統檔案管理技術所帶來的經濟效益，并不愿意有所突破。有的單位引進了檔案管理數字化技術，但是并不是十分的認可，這就阻礙了數字化技術發揮出真正的功能。

（二）數字化技術應用方面存在的問題

數字化技術的應用需要有專業的人才，但是目前個別單位的工作人員并不是檔案管理相關專業，對于工作并不是十分的熟悉，造成工作效率低下。有的事業單位當中人員較少，工作任務較為繁重，所以調遣其他崗位的工作人員來完成檔案管理工作，這些都會影響數字化技術的使用。數字化技術主要是依靠互聯網的發展，難免會有一定程度上的安全威脅，給檔案管理工作帶來挑戰。有的單位在招聘人才時過于重視檔案管理專業的內容，但是忽略了人員對于數字化技術的了解和使用，使檔案管理工作缺乏復合型人才，最終使工作質量下降。有的單位數字化技術仍然不夠成熟，不能滿足現在檔案管理工作的需要，需要不斷完善。

（三）相關配套設施的不完善

當前檔案管理工作基本上都需要依靠現代先進的技術，但是仍然有部分的單位沒有先進的設備。有的設備已經較為陳舊，造成檔案管理工作的效率低下。個別的管理人員沒有意識到檔案管理工作的重要性并不愿意投入相應的資金在數字化技術方面。所以說如果能夠加強對于檔案管理工作的認識很多問題都能夠迎刃而解。有的單位給予檔案管理工作的面積較小，設備不完善，工作環境較差，這都會影響工作的正常進展。沒有設立檢查設備的專業人員，使設備即便出現問題也不能夠立馬的發現，導致問題的擴大化，最終只能選擇淘汰，導致資源浪費。

二、事業單位檔案管理中數字化技術應用的策略

（一）工作者應當給予數字化應用高度的重視

相關工作人員應當從自身做起，加強對于數字化技術的認知，通過互聯網、書籍、報紙等等多種途徑，了解一些數字化技術的基礎知識。管理者在工作當中樹立一個清楚的目標，有所側重的完成工作。組織員工外出學習，使員工了解到市場上較為先進的一些技術，學習較為完善的操作系統。當前許多領域都逐漸結合互聯網，提高工作質量[2]。數字化技術融入到檔案管理當中無疑是一個新的突破。相關工作者需要結合市場的需求及時做出調整。數字化技術的高效運行離不開完整的制度。完整的制度能夠使信息更加全面，實現資源共享，有效的整合作用。管理者要對數字化技術與檔案管理的結合有一個具體的認知，將其每一個環節都安排適合的人才，使工作當中的每一個環節能夠環環相扣，有效提高工作效率。管理者可以舉辦一些關于檔案管理工作的活動，是事業當中的所有人員都能夠意識到檔案管理工作的重要性，為數字化技術的應用提供良好的工作氛圍。

（二）建立數字化管理系統

數字化管理系統的不斷完善需要有專業的人員，單位在招聘人才時應當做到公開、公正、透明。招聘的人才不僅僅需要對檔案管理知識激起熟悉，也需要了解數字化技術。對于人員進行專業的培訓，使其能夠滿足當代檔案管理的需求。目前人們處在一個數據化時代，資源的有效利用及其的重要，應當通過現代的技術將資源進行整合。使工作人員能夠快速的找到自己所需要的數據。之前傳統的錄入方式不僅速度較慢，而且人工參與較多，難免會有錯誤。為了有效解決此問題出現了OCR技術，人們可以通過這種技術，快速的將內容錄入到電腦當中，不僅僅對于文字，包括圖片也都可以錄入，有效的降低了工作失誤，減輕了工作人員的工作壓力[3]。當前我國的數字化技術并不是十分的成熟，可以派遣人員到其他國家進行學習，引進一些前端的技術和理念。請到業單位檔案管理中數字化技術的專家進行演講，提供一些具有建設的建議，有效提高工作者的技術能力。

（三）完善相關設施

設備對于當前數據化技術的運用起到的作用是舉足輕重，工作人員應當給予高度的重視。定期對于當前設備進行檢查，對于已經損壞的設備做出統計，匯報給上級，進行維修，避免問題的擴大化。在單位當中應當有設備維護的專業人員，對于相關設備非常熟悉能夠在日常工作當中發現一些細節問題，而且能夠有效防止重要信息的泄露。倘若設備已經不能夠滿足工作的需要，也應當及時的更換，避免影響正常工作，單位應當投入相應相應的資金幫助檔案管理更新設備。各大單位可以交換人員互相學習，做出調查目前什么設備性價比更高，效果更好。對于一些投入資金較大、效率較低的設備及時淘汰。工作人員也應當合理的使用設備，避免因為過度、不恰當的使用而使設備有所損耗。在上崗之前給予工作者關于設備的培訓，使工作者了解如何使用這些設備，以及設備使用過程當中容易出現的問題。

結語：

總而言之，數字化技術出現并且投入使用，能夠在很大程度上提高工作效率，推動了檔案管理工作的發展。不斷的完善數字化技術，學習相關知識是非常有必要的，對于促進社會發展有重大意義。但是就目前來講我國數字化技術與檔案管理的結合仍有較大的進步空間，需要工作者不懈努力，爭取有所突破，

參考文獻：

[1]李慶娜.機關事業單位檔案管理數字化技術應用分析[J].蘭臺內外，2021（26）：1-3.

[2]安家宏.事業單位檔案信息化建設與服務創新思路構建分析[J].大眾標準化，2021（17）：169-171.

[3]亓鳳蘭.事業單位檔案管理人才隊伍建設[J].黑龍江檔案，2021（04）：196-197.