淺析企業科技檔案管理工作創新研究

陳悠然

摘 要：隨著知識經濟、信息革命的蓬勃發展，推動著企業科技檔案管理工作的積極創新。科技檔案管理作為企業科研管理工作的重要組成部分，對提高企業的工作效率，增強企業效益起著至關重要的作用。為此，企業方面也應結合企業實際情況合理實施創新，發揮科技檔案作用。筆者主要探討了企業科技檔案管理的創新，指出只有強化管理，不斷創新，科技檔案管理工作才能適應企業快速發展的需要。

關鍵詞：企業;科技檔案管理工作;創新

一、引言

企業科技檔案，作為企業生產、技術、科研等活動的真實記錄，是企業的基礎性信息資源，在企業管理中發揮著重要的作用。在新形勢下，企業科技檔案工作與創新的交互程度不斷深化，創新所產生的新思維、新手段、新技術沖擊著傳統的科技檔案管理模式。

創新被視作開創企業科技檔案工作新局面的重要推力，其逐漸成為企業檔案部門關注的一大重點。科技檔案事業面臨著“三位一體”式的歷史性轉變，即由傳統的檔寨管理體制轉變為以全方位的檔案信息管理、檔案信息開發和檔案信息服務為特征的新體制轉變。加強如何在新形勢下實現企業科技檔案管理工作創新研究意義重大，具體分析如下。

二、新形勢下企業科技檔案管理工作中存在的主要問題

（一）對科技檔案管理重視程度不高，管理模式未更新

企業對科技檔案管理工作重視程度不高，是限制科技檔案管理工作科學化、創新化發展的根本原因。部分企業在具體工作開展中仍舊沿用傳統管理模式，沒有很好地運用信息化技術，無法滿足當今科研項目資料多元化現狀，檔案調取和利用的效率較低，這很大程度上影響了檔案的存在價值。同時，對于檔案管理人員的知識儲備等方面沒有實時更新。例如有些企業已經配備了檔案管理信息化系統和設備，但由于企業檔案人員的知識和技術未及時更新，無法正常運用新設備，從而導致檔案管理模式沒有發生根本性改變，仍舊沿用傳統模式。

（二）制度建設和落實有待加強

由于對科研項目檔案管理的重視程度不高，部分企業并未制定規范有效地科技檔案管理制度，有制度的但可操作性不強或者制度沒有很好地實施。缺乏對科技檔案進行系統、科學、有效的管理，致使檔案材料移交混亂，頁碼編號不規范，檔案排序及材料分類不清，入庫不完整、不及時等問題，造成科技檔案完整性缺失、準確性較差、系統性不高，難以準確反映真實內容和歷史過程。管理過程中缺乏必要的科技檔案整理、修改、補充制度，這就給企業科技檔案管理帶來一定的阻力。

（三）管理方法應區別于其他檔案管理

科技檔案資料記錄了科研活動的全過程，而科研項目活動有別于其他活動，其檔案資料有一定特殊性，在采取一般檔案管理方法的基礎上，還需注意增加一些針對科研項目檔案特殊性的方式和方法。例如科研活動的檔案資料可以是文字、圖片、視頻、音頻、軟件等形式。而形式多樣的檔案資料就要求管理方法同樣具有多樣性，而傳統的科技檔案管理方法已無法滿足這些需求。

（四）人員綜合素質達不到檔案管理工作的要求

通常，作為一名合格的企業檔案管理人員，應該有著良好的服務意識和扎實的專業知識于技能。不過就當前的企業情況來看，能夠達到以上要求的并不多。企業檔案人員管理缺乏規范性或職業道德素質不高，難以有效完成科技檔案管理工作的開展，導致歸檔文件的系統性不強，檔案信息保存不完整，所歸檔文件不能正確反映科研項目的技術全貌、進展過程，嚴重地影響了科技檔案的開發利用價值。

三、科技檔案創新管理措施

（一）加強科技檔案意識

在企業科技檔案管理中，要增強企業人員的意識。一方面，提高思想上的重視程度。企業加大科技檔案工作的指導;同時，對于科技檔案的正確使用對企業生存、發展的影響也應大力宣傳，爭取贏得全體同仁對科技檔案管理工作的重視，為其管理工作創造良好的環境，進而加強科技檔案管理。另一方面，讓歸檔人員和檔案管理部門承擔起科研檔案資料積累的責任，使科技檔案文件的歸檔工作科學化、規范化、程序化。

（二）持續改進科技檔案管理制度

企業要科學并因地制宜地制定科技檔案的管理制度。科技檔案管理制度必須要精細化并操作性強，能較好地規范企業人員的行為。企業要不斷總結制度在執行操作過程中出現的問題，并逐步改進，不斷適應新形勢。具體包括以下方面：

1、要建立健全科技檔案接收保管制度，對有保存價值的科研成果必須由檔案管理部門統一保管;

2、建立健全科技檔案整理制度，按照統一標準進行分類和著錄，使檔案管理的規范化;

3、建立健全科技檔案的借閱制度，必須根據科技檔案的不同機密等級履行不同的借閱審批手續;

4、建立健全科技檔案的鑒定銷毀制度，所有失去保存價值的科技檔案需要銷毀的必須經過企業專門的檔案鑒定銷毀小組鑒定后方可銷毀，使銷毀工作謹慎、銷毀程序規范

（三）完善科技檔案管理方法

企業信息管理中需要完善科技檔案的管理方法，創新管理手段，提高科技檔案管理效率和水平。具體包括以下3個方面：

1、對科技檔案進行合理的科學的分類工作，科技檔案內容、形式復雜，要想提高科技檔案信息的利用率，及時找到信息必須進行合理的分配，企業檔案人員需要建立科學的分類方式，有效整合檔案信息;

2、科技檔案工作進行合理分工，提高工作效率。企業通過合理分工可以充分發揮每一個檔案人員的作用;

3、很多科技檔案在長時間保存過程中可能會出現丟失現象，這就需要縮短科技檔案保管年限。這樣不僅能夠提升科技檔案管理效果，還能避免檔案資料因保管時間過長而出現泄露問題，提升科技檔案的完整性和嚴謹性。

（四）加大應用信息技術

傳統檔案的存儲和查閱模式不利于對科技檔案的利用和知識的傳播，已無法適應現今電子化閱讀的需求。企業必須加大網絡信息技術的應用，加快科技檔案數字化工作，構建科技檔案信息數據庫，并建立檔案管理和使用的專業網站。

企業通過對科技檔案開展有效管理，減少科技檔案管理時投入的時間和人力，從而降低相關人員在科技檔案管理時的難度。同時還可以利用計算機管理系統對科技檔案目錄實施有效調整，確保科研活動各個階段產生的科技檔案整理和歸檔工作順利開展。

（五）提升檔案人員素質

企業人員素質的高低對科技檔案管理的發展非常重要，因此提升人才的引進與培養可以促進科技檔案管理工作的健康發展。檔案人才的培養主要分為三個方面，第一，企業引進高素質、高能力的檔案管理人員;第二，企業對現有檔案管理人員進行定期培訓，加強檔案人員之間的相互交流，分析解決在工作中遇到的重點、難點，提高檔案人員在實際科技檔案管理工作中的應變能力;第三，檔案管理人員提升自身的學習意識，主動學習先進的管理方法和專業知識，提升專業素質，發揮信息化檔案管理的現代技術，提升管理工作效率和科技檔案價值，更好地服務于企業科研生產創新。

四、結語

綜上所述，科技檔案對于企業的發展的影響非常大，因此必須要對檔案創新給予充分的重視。創新科技檔案進管理工作行是順應時代發展的需求，也是經濟發展必然的結果。

參考文獻：

[1]新形勢下科技檔案管理模式的創新 王巖 魅力中國 2020年36期

[2]淺析信息化時代科技檔案管理工作創新研究 秦彩霞 才智 2018年33期

[3]新形勢下科技檔案管理模式創新的思考 黃偉茹 科技與企業 2013年13期