論國有企業人事檔案電子化管理風險與對策

林仲城

摘 要：在信息化時代背景下，國有企業人事檔案電子化管理工作符合時代發展要求，但不能忽視其中存在的網絡安全風險隱患。這里結合自身從事企業人事檔案管理工作的經驗，在分析了人事檔案電子化管理的優勢的基礎上，多角度探討了國有企業人事檔案電子化管理常見風險，并有針對性提出了國有企業人事檔案電子化管理風險的防范策略，希望對全面提升國有企業的人事檔案管理水平有所幫助。

關鍵詞：國有企業;人事檔案;檔案管理;電子化管理

在國有企業的深化改革實踐中，企業人事檔案管理工作則是全方位反映及考察員工的重要依據，也是企業改革發展中的重要方面。在信息化時代背景下，電子檔案符合時代發展潮流，在企業管理中體現出可利用程度高、使用便捷及利于保護的特點，是國有企業實現信息化發展的必經之路，也是當前企業人事檔案管理的方向所在。結合國有企業的檔案管理的實際情況，在人事檔案的電子化發展中依然存在著一系列的問題，本文結合自身從事國有企業檔案管理的實踐經營，從實際出發，重點探討了如何加強國有企業人事檔案電子化管理水平應該注意的問題。

1 人事檔案電子化管理的優勢

1.1儲存量較多

在傳統的人事檔案的紙質化管理過程中，肯定會造成存儲信息量受到限制。在基于信息技術背景下的大數據、云計算等技術幫助下，能有效滿足較大的人事檔案的存儲量要求，從容量的角度來看已經遠遠超過傳統的紙質存儲模式。

1.2 易于分類

考慮到國有企業所涉及到比較龐大且復雜的人事檔案，應積極開展一系列的分類管理工作，方可以體現出檔案管理的優勢。只有充分保障發揮出信息化檔案管理平臺的作用，方可以全面保障結合實際需求來自動化、數字化分析人事檔案，實現其分類的更加合理及科學。

1.3應用方便

在傳統的紙質檔案管理實踐中，往往存在著資料查找難度比較大，檔案信息的總體利用率偏低。借助于檔案的電子化管理的優勢，能借助于關鍵詞搜索，在最短時間內進行精確化檢索，大大提升人事檔案應用效率。

1.4 提升工作效率

在傳統的紙質檔案管理模式下，涉及到大量的人力勞動，還會造成容易存在各種各樣的錯誤，整體工作效率偏低。借助于電子化管理模式的方式，能在最短時間內實現高質量的人事檔案管理工作，并由于沒有采用紙張，還能體現出一定的環保性，有利于社會發展的可持續化發展。

2 國有企業人事檔案電子化管理常見風險

2.1 物理網絡安全風險

結合國企的電子檔案的管理情況，涉及到一系列的物理設備，諸如鍵盤、硬盤、計算機系統等，這些直接關系到人事檔案的電子化管理的水平。一般來說，主要涉及到如下方面。一是，在自然環境方面，如存在著暴雨、地震等極端天氣的影響下，會造成硬件設備可能存在著損壞的問題;二是，在人員管理方面，盡管開展電子化人事檔案管理中涉及到人力內容不多，但由于操作人員的信息化水平不高，也會造成存在著的一定的風險性問題。

2.2 內部網絡安全風險

在信息化時代背景下，特別是開展國有企業的電子檔案管理的實踐中，從網絡安全的角度出發，主要涉及到外部網絡和內部網絡等方面。具體來說，體現在如下方面。一是，員工整體的安全理念意識不強，只有保障員工具有較強的信息綜合素養，方能有效處理各種信息安全隱患;二是，部分檔案管理系統平臺存在著隨意安裝軟件應用，配置硬件設備等情況，各種移動設備為工作提供了便利，但隨之會帶來一定的風險，造成病毒傳播而出現計算機內部數據被破壞或者遭到竊取，嚴重影響人事檔案管理水平。

2.3 外部網絡安全風險

結合國有企業的網絡信息安全管理要求，應避免內部網絡和外部網絡的連接，有效避免信息泄露問題出現。但部分員工在實際工作中，存在著內網和外網連接的情況，這樣也意味著人事檔案資料的安全隱患問題。由于系統存在著漏洞問題，這樣會造成不法人員信息存在著竊取風險隱患的問題，另外，如果計算機系統中存在著安全防護措施不到位的情況，則容易造成信息數據資料受到攻擊，輕者會造成信息泄露，嚴重會造成計算機癱瘓的問題，嚴重影響到企業的電子化檔案的安全性。

3 國有企業人事檔案電子化管理風險的防范策略

3.1 提升對物理網絡的保護

在開展國有企業的人事檔案的電子化管理的實踐過程中，大都是容易受到人為和自然等兩方面的因素的影響，容易造成存在著安全隱患問題，難以開展高質高效的檔案管理工作，影響到國有企業的正?；l展。在具體實踐中，國有企業應加強物理網絡的保護工作。首先，及時了解周邊環境，重點應對好極端惡劣天氣的影響。針對可能存在的隱患問題，應及時進行硬盤轉移安全位置，落實人事檔案的安全性、完整性要求。在雷雨天氣下，還應落實具體的避雷措施。另外，還應提升操作人員的綜合信息素養，借助于信息化培訓工作，全面提升操作人員及管理人員的網絡信息安全意識，盡量控制由于人為因素而造成的信息安全風險問題。

3.2 強化內部網絡安全防范意識

在落實數字化人事檔案的網絡安全的過程中，還應重視落實內部網絡安全防范意識的提升，避免造成存在內部安全風險問題。首先，應從實際出發，進而增強廣大員工的網絡安全意識，可以選擇網絡教育、培訓活動、會議等多種方式，并能借助于新媒體平臺，選擇抖音短視頻、微信公眾號等渠道，開展立體化的網絡安全教育，改變職工的傳統落后觀念，保障員工行為得到合理化約束。借助于專業化技術手段，實現系統的定期維護及管理，保障整個計算機系統的安全性狀態要求。另外，在移動硬件的應用實踐中，還應結合安全規范管理要求，明確規范性操作，生活中使用U盤杜絕在企業內部使用，避免造成由于移動硬盤設備交叉使用、網址釣魚等植入各種病毒，從而造成企業內部網絡的安全性大大降低。

3.3 加強對外部網絡的監管與防控

在上述風險防范的基礎上，國有企業還不能忽視對于外部網絡的監管及防控措施。結合國有企業的電子化檔案管理的要求，可以從以下方面予以重視。一是，嚴格遵照網絡使用制度，明確落實各種網絡安全管理規范，避免出現內網和外網混合連接的情況，并應落實具體的懲罰措施，通過制度來約束職工的行為，確保職工在工作內不主動和外網連接，從整體上降低外網病毒入侵的概率。二是，及時有效更新系統中的各種安全軟件，定期升級殺毒軟件，落實系統自動化檢查，如系統中存在的病毒，應能在短時間內警報給工作人員，并實現病毒滅殺。其中，系統中的攔截系統，能起到進入企業內網的所有信息的分析作用，有針對性的阻攔不良代碼及信息資料，避免其進入內網。同時，開展秘鑰管理，結合不同等級人員來設置相應的密碼，不同操作人員具有不同的權限，這樣也有助于增強人事檔案的保護力度。

4 總結

由此可見，在全面推進國企人事檔案電子化管理的實踐中，符合時代發展的潮流，有利于滿足國有企業深化改革發展的要求。但在此環節中，考慮到自然環境、人員以及網絡攻擊等方面的影響，我們也應重視國有企業的電子化檔案管理中的安全隱患，應積極思考如何應對存在著人事檔案損壞或泄露等問題。因此，在具體的人事檔案電子化管理的實踐中，應通過加強內外網絡安全保護工作，配置物理硬件設備等方式，盡可能降低網絡安全隱患發生頻次，保障國企人事檔案的電子化管理的安全性。

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