基層衛生防疫檔案的分級管理模式

林宇

基層衛生防疫部門主要是開展當地的疾病預防與控制、衛生監測與檢驗、健康教育與促進、技術指導與應用研究等工作。因此，會形成較多的檔案材料。這些檔案材料，種類繁多、數量巨大，給檔案管理工作帶來較大的難度。實施衛生防疫檔案分級管理，能夠進一步規范檔案的分類、收集、整理與存儲等工作，細化了檔案管理的責任，以使檔案資料在各環節中都有專人負責，從而達到衛生防疫檔案的規范化管理。本文主要從檔案分級管理的重要性出發，以福鼎市疾病預防控制中心為案例，對衛生防疫部門檔案分級管理的內容進行了分析，以供參考。

在基層衛生防疫工作中，檔案管理是非常重要的一項工作，有效開展檔案資料的管理，能夠實現有關數據信息的充分利用，進而達到為社會提供更優質服務的目的。在新時期，我國的基層衛生防疫工作獲得了較大的成效，關于檔案資料管理也建立了基礎的管理體系，通過分級管理方式進行檔案資料管理，為基層衛生防疫工作做好了信息服務，推動基層衛生防疫部門健康持續發展。

福鼎市疾病預防控制中心前身為福鼎市衛生防疫站，截至2020年9月30日，核編53人，內設辦公室、財務科、防疫與免疫規劃科、健康教育與促進科、衛生監測科、檢驗科、結核病與慢病防治科、質量控制科、職業衛生科等9個科室。主要是以疾病預防與控制工作為中心，遵循“預防為主”方針，應用預防醫學理論與技術管理以及技術服務職能，開展各類疾病預防控制工作的單位，是免疫規劃、食品安全、職業安全、健康生活方式、放射衛生、環境衛生、地方病、慢性病與嚴重精神障礙信息管理等各項公共衛生工作的專業機構，是政府衛生行政部門防病滅病參謀和衛生防病業務技術指導中心。業務所涉及的信息種類較為繁雜，尤其是在國家新冠疫情防控過程中，疾控中心的干部職工積極開展流行病學調查、密切接觸者追蹤和管理、環境消殺、標本采集與檢驗、疫情監測與報告、培訓與業務指導、健康教育與宣傳等多項工作，這些都會產生較多的檔案資料，其中有很多檔案信息具有較高的參考價值，需要采取合理的方式進行檔案資料管理。

可以使工作水平得到整體提升

基層衛生防疫單位在日常開展工作中，會產生較多的檔案資料，都是對相關工作的真實完整記錄，有很多的檔案信息具有較高的參考價值。所以，對檔案資料進行有效的管理，可以保證其充分地發揮作用，為衛生防疫工作提供有效的幫助。實施分級管理，可以使檔案資料的收集、整理、存儲、利用等流程更加細化，為日常衛生防疫工作的創新提供支持，同時能夠保證檔案資料歸檔的時效性，從整體上提高衛生防疫單位的工作水平。

可以使日常防疫工作高效開展

在新的發展環境下，為了能夠保證日常的衛生防疫工作能夠穩步高效的開展，就需要對相應的管理工作進行優化。其中非常重要的一點就是對檔案資料的管理，實施分級管理方式，能夠使工作人員更好地利用檔案信息，對其中有價值的數據進行深入挖掘，進而為業務工作的開展提供可靠的支持。在分級管理模式下，工作人員可以依照業務工作的實際內容快速精準地找到有關檔案資料，提高了檔案資料的使用率，推動衛生防疫工作高效進行。

能夠確保衛生防疫檔案的完整性

保證檔案資料的完整性才能夠充分發揮其價值。在衛生防疫檔案資料的管理中，實施分級管理方式，能夠使各類檔案資料的接收、分類、存儲等得到進一步細化，從而使得實際工作開展中，工作人員可以清晰地知道有關資料、文件應該歸到哪一級進行存儲管理，保證了各類檔案資料的完整及時歸檔。不同級的檔案管理部門，雖然相互獨立，但是也能夠進行有效溝通，為檔案信息的傳遞和核對提供便利。

建立完善的檔案分級管理各項制度

對基層衛生防疫單位的檔案資料進行分級管理時，需要有完善的管理制度作為指導，這樣各項工作的開展才會更加有序。因此，衛生防疫單位需要從工作的實際需求出發，完善建立各項分級管理制度，為檔案管理帶來更規范、細致的制度規定，這樣不同級檔案管理工作都能夠在相應的管理制度下有序協同開展。具體來講，首先，需要對各個科室的業務工作進行深入的了解，建立業務檔案歸檔制度。同時，依照衛計委有關衛生防疫的工作規范規定各類業務所形成的檔案資料范圍，并且經過協商，明確各級檔案歸檔范圍。另外，對各科室業務檔案提出統一的立卷要求，保證檔案整體分級管理的規范統一性，可以通過區別卷皮來辨別不同級的檔案資料。再者，對各級檔案資料的保管和使用制度進行明確規定，確保整體檔案資料管理有序進行。

加強人才隊伍建設，明確劃分管理責任，實現規范化分級管理

實施分級管理主要是為了進一步細化衛生防疫單位檔案管理工作，而責任的明確劃分，可以實現各級檔案資料管理的有效銜接，確保基層衛生防疫單位各業務檔案得到更加全面的管理。對不同級責任進行劃分時，需要針對檔案的接收范圍細化責任，同時，針對各級檔案管理部門，需要將責任劃分到個人，確保各檔案管理人員都能夠明確所負責的工作。另外，構建完善的分級檔案管理責任機制，保證各級檔案資料管理的完善性。再者，對檔案管理需要加強人才建設，注重有效提升檔案工作人員的綜合素養，保證各級工作人員具有較強的專業性，并且具備責任心、細心等良好的職業道德，這樣衛生防疫檔案資料的分級管理才會逐步規范化。

做好檔案資料的收集整理

實施檔案資料的分級管理，其中一項十分重要的工作就是檔案資料的收集整理，對單位日常的收發文件進行收集和整理，尤其是對非紅頭文件和材料的收集。在實際的檔案資料收集中，包含對會議記錄、合同、名冊、疫苗出入庫等資料的收集。同時對日常的文件要進行及時拆封、登記和分發，然后定期進行收回，將單位的各項文書檔案資料進行完整收集，確保檔案資料的歸檔工作順利有序進行。筆者在工作實踐中參與了2019年至2021年各科室文書檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、入庫工作，注重對疫情防控檔案資料的收集整理工作，收集整理了大量的檔案資料。

注重檔案資料的安全保管

在檔案的分級管理中，紙質版資料的保存工作也是非常重要的環節。經過分級收集和整理后，檔案需要進行安全保管，管理的目標：其一，保持檔案的存放有序性；其二，保持檔案文件的理化性，使其存放和使用過程中盡可能地減少損害，保證檔案資料的完整性。為了實現檔案管理的目標，就需要做好檔案室的日常管理。其中，重點要進行防火、防蟲、防水、防潮處理。對防火器材進行定期檢查，并在室內配備濕度計和溫度計，設置明顯的禁煙、禁明火標志，定期投放滅蟲鼠藥，同時在日常管理工作中對檔案的保管情況做好記錄。

借助信息化手段實現檔案的充分檢索利用

在檔案信息管理中，信息技術的應用逐漸廣泛，分級管理方式和信息化手段的結合，較好的提升了分級管理的水平。衛生防疫單位不同級檔案管理部門之間建立檔案信息管理系統，可以進一步規范檔案收集、保管以及借閱流程。并且，檔案資料可以進行定期備份，保證了信息的安全性。另外，不同級檔案管理部門之間通過信息管理平臺，可以進行有效的溝通。有關衛生防疫的資料在進行傳遞和校對時，更加方便，對檔案信息也能很好的利用，這樣檔案信息可以最大化的發揮價值。借助信息化手段，對衛生防疫檔案進行自動分類，利用關鍵詞提取的方式，可以快速精準的判斷檔案資料屬于哪一級，保證分類的正確性。再者，通過對不同級檔案資料的整合，完善建立檢索系統，以便更好地為使用者提供服務。通過分級管理和信息技術的結合，滿足了單位同事、領導對檔案信息的使用需求，能夠為其有效篩選檔案信息，主動提供有關資料，單位目前年均查閱利用60人次，利用卷次達到80卷以上。并且通過檢索利用檔案材料，筆者參與了2019年-2020年《福鼎年鑒》疾病預防與控制部分的編寫。

總而言之，在如今的發展環境下，基層衛生防疫單位的工作面臨的壓力和挑戰逐漸加大，檔案管理工作需要找到合理的管理方式，通過分級管理模式的應用，對各類業務檔案進行細化管理，可以更好地提升衛生防疫單位的檔案管理水平。

（福鼎市疾病預防控制中心）

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