信息技術在檔案管理應用中的問題與對策

黃貴貴

摘 要：在企業管理體系中，檔案管理占據著重要的位置，對企業經營以及后期發展都有著很大影響，因此，企業應該加大對此方面的重視程度。為了檔案管理工作能夠滿足社會發展需求，應該在檔案管理中加大信息技術的使用，將信息技術和檔案管理工作進行有效的融合，以此提升檔案管理的效率以及質量，減輕檔案管理工作人員的工作強度，有效解決檔案管理中存在的問題。

關鍵詞：信息技術應用;檔案管控;智能化

引言

與傳統的檔案管理方式相比，信息化管理的優勢十分明顯。信息化管理后，對于檔案內容的歸類整理就更加便捷、清晰，便于進一步深入管理，且傳遞的速度與提取的速度更加快捷。信息化管理也進一步提升了檔案的安全性，解決了占據空間大的問題等。

1 信息技術在檔案管理中應用的重要性

1.1 節約成本，提高檔案管理效率

檔案管理信息化的核心工具是計算機。對信息進行處理后，利用硬盤、云盤或其他計算機輔助工具進行存儲，存儲后的信息占用的空間小， 調用便捷。從實際工作中的運用情況看，這種存儲方式不但占用的空間小，移動方便了，方式環保，且可以節省大量的人工。信息技術的發展使得人力成本與空間成本都得到壓縮，促進了檔案管理工作的進一步發展[1]。同時，檔案信息電子化，使得信息共享更加便捷，且跨空間調閱信息的能力不斷提升。

1.2 為數據共享提供保障

當前我國信息技術得到了快速發展，被有效地使用在企業檔案管理工作當中。在檔案管理中應用信息技術主要是通過網絡平臺，提升信息在傳遞過程中的時效性以及便捷性，以此來實現相關信息資源的共享以及有序的管理，這對于當代企業檔案管理工作來講有很大的幫助。首先，在信息技術的支持下，企業可以利用電子化處理方式對檔案信息進行整合匯總， 進而實現有效地查詢、調用和信息共享。其次，對于企業來講，做好檔案管理工作的主要目的是為了把企業中一些雜亂的數據、信息以及資料進行收集和整理，方便后期使用，在此種狀況下信息技術就成了檔案管理過程中一項不可取代的技術，能夠有效地實現相關資源的共享，節約了大量的時間。最后，在企業檔案管理中使用信息技術，能夠有效地適應時代發展和企業發展的需要，在企業發展過程中，檔案數據信息的價值隨著發展越來越突出，必須充分利用這些數據檔案的價值，對有用的資源進行共享。

2 信息技術在檔案管理中應用存在的問題

2.1 檔案信息化管理系統不夠成熟

目前，部分企業的檔案管理人員缺乏對現有信息系統可操作性的詳細考察，沒有結合軟件開發的實際情況，制定信息化技術的應用步驟，導致信息化系統的安全性與穩定性難以得到有效維護。一些檔案信息化管理系統的建設雖然進行了需求分析，但未能對檔案信息化管理工作的主要原則進行總結，導致動態性管理方法難以在檔案管理工作中實現普及推廣[2]。一些檔案信息化管理系統在具體建設的過程中，沒有結合系統功能特點進行數據模型的創新設計，難以保證信息化技術在檔案管理工作中發揮作用。一些檔案管理信息系統的建設、檔案管理技術的設計缺乏對系統建設過程的創新調整，導致檔案管理的基礎性工作和信息技術難以得到高質量的結合，無法在檔案管理業務模式創新方面取得積極成效，也使得檔案信息化管理系統所具備的應用價值無法實現高水平開發。

2.2 檔案管理人員管理意識有待提升

現階段，有些企業在檔案管理工作方面并沒有加大重視，且參與工作的人員在專業能力上也有存在一定的不足，導致其在管理意識上存在較大的缺陷。比如，在分類檔案的過程中部分人員只是關注比較重要的文件， 在此種狀況下對檔案管理的質量會有著不同程度的影響。尤其是一些相對重要的檔案會存在收集不完整的狀況，嚴重的狀況下可能還會存在缺失和損壞的情況，導致檔案在真實性上存在較大的問題。除此之外，還有的檔案管理人員在具體工作過程中沒有責任感。在整個檔案管理過程中管理人員是比較重要的執行人員，如果存在素質方面的問題的話，不但會影響到檔案管理質量，還會影響都工作的整體效率，減弱檔案的具體效用。

2.3 基礎設施建設不完善

通常來說，進行信息化檔案管理工作需要許多先進技術以及相關設備的支持。這些先進的技術和設備如果引入企業中，能夠發揮重要的作用。有些企業的經濟發展存在問題，缺少足夠的資金去購買和維護設備，使用的先進設備比較少，導致信息化檔案管理工作進展緩慢。另外，有些企業雖然購入一批先進的設備，但是，有些工作人員缺少對先進設備的認識， 不能正確使用，很容易造成設備故障。另外，設備出現故障需要進行維修，如果維修人員能力不夠，不能夠及時發現并解決問題，很容易對設備造成嚴重的損害，不能夠再進行操作。而企業重新購買先進的設備，會導致不必要的資金浪費。

3 信息技術在檔案管理中的優化應用策略

3.1 提高檔案信息化管理系統的成熟度

檔案管理人員在探索信息技術的應用途徑過程中，要加強對檔案信息化管理系統構成情況的分析研究，并對工程項目建設的基本原理進行考察，使檔案信息化管理方案的構建可以具備更強的可操作性，并保證檔案管理所需的軟件可以在這一過程中實現高質量應用。要加強對檔案信息化管理需求的分析，并對系統當前的功能優勢及使用性能進行考察，保證系統具備足夠的穩定性與安全性。檔案信息化系統的建設工作需要加強對說明書制定工作的關注，尤其要對檔案管理標準化體系建設所需的基礎條件加以分析，保證檔案動態化管理方法得到有效構建。要加強對檔案信息化管理系統功能和數據構成情況的考察，并對系統架構以及功能模塊進行有效的創新，保證系統安全管理體系可以在這一基礎上得到更加成熟的構建[3]。檔案信息化管理系統的建設還需要加強對計算機軟件開發狀態的關注，尤其要保證檔案管理人員充分參與到系統建設工作中，確保軟件開發過程可以得到明確，為檔案管理系統價值的充分開發提供有力支持。

3.2 提升檔案管理人員的素養

優秀的檔案管理人員必須要具備檔案管理意識、專業的基礎知識，以及相關的技能。企業在發展過程中一定要根據實際狀況，對檔案管理人員的專業技能做進一步的提升。除此之外，企業還要做好工作人員的考評工作，幫助工作人員去發現自身存在的不足，并做好相應的改進;出臺相應的激勵機制，激勵員工在工作之外的時間中進行自我學習，使得他們在企業發展過程中得到更好發展。

3.3 加大檔案管理信息化建設資金與硬件投入

通過研究發現，信息化檔案管理工作具有復雜性，需要工作人員有耐心，有責任心。在開展檔案管理工作時，如果單純依靠人力，則會導致檔案管理工作進展緩慢，應該引進一批先進的設備。引進先進設備，需要充足的資金。所以，為了保證有充足的資金購買先進的設備，企業可以與政府相關部門進行溝通，獲得資金的支持，緩解企業資金困難的問題。除此之外，檔案管理部門可以利用社會力量籌集資金。與此同時，應該注意檔案管理人員的選擇，選擇專業能力強的人才，包括具有權威、有能力的管理型人才加入，提升管理工作的權威性和合理性。

4 結束語

應用信息技術對檔案進行更加科學的管理，為適應時代發展的需要， 使檔案管理工作發揮更重要的作用。信息化管理可以使得檔案管理工作更加清晰，而且可以使得檔案管理更加安全。

參考文獻：

[1] 吳凱. 電子信息技術在檔案管理中的應用研究[J]. 數字技術與應用， 2012，（08）：88.

[2] 張鑫.現代化信息技術在城建檔案管理中的應用[J].城建檔案，2011，（07）：55- 56.

[3] 于春琳.事業單位檔案管理中融入信息技術的現實意義闡述[J].才智， 2018，（25）：199.

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