人事檔案材料收集制度的建立與推廣

文 靜

（成都人才有限責任公司，四川 成都 610000）

人事檔案屬于專業(yè)檔案的一種，相較其他類型的檔案既有原始性、保密性等共性，又具有動態(tài)性等特性。其動態(tài)特征主要反映在人事檔案是以個人為單位，隨著個人經(jīng)歷的不斷成長和變化，檔案內容逐漸豐富和增加，這便形成了以收集鑒別材料為主的工作。在收集過程中遵循真實全面、及時規(guī)范四大原則，真實反映材料內容記載的客觀，與事實的發(fā)展和結論相符，全面反映對事件記錄的全貌，及時要求材料從形成之日起一個月內須移交至檔案管理部門，規(guī)范要求材料的制作和收集符合規(guī)定程序。本文將從收集范圍、制作規(guī)范、鑒別內容和方法等三個角度對人事檔案材料收集制度進行探討。

1 材料收集范圍

國家機關、企事業(yè)單位和社會組織、個人在從事各種社會活動中所產的文件材料種類繁多、數(shù)量巨大，按照企業(yè)作為人事檔案管理的存檔機構與材料形成的關系，收集渠道分為內部和外部渠道，內部渠道主要包括企業(yè)內的管理部門，如綜合事務部、技術部、內審部、黨群工作部、紀檢監(jiān)察組、工會和培訓中心等；外部渠道主要包括高等院校、職稱改革機構、公檢法、社保經(jīng)辦機構等。在這些材料形成單位產生的材料，一般來說符合收集進入人事檔案的材料主要按以下三種方法劃分收集范圍。

按照人事檔案分類劃分，收集內容主要包含履歷、自傳和思想、考核和鑒定、學歷學位職稱學術評鑒和教育培訓、政審和審核、黨團、獎勵和懲罰、工資任免和出國（境）、其他可供組織參考等十大類型。

按照材料反映的內容劃分，收集內容主要包含記載個人德（政治品質、道德品行和思想認識）、能（學習工作經(jīng)歷和專業(yè)素養(yǎng)）、勤（工作作風）、績（工作實績）、廉（廉潔自律、遵紀守法和家庭狀況等社會關系）等五項內容。

按照個人經(jīng)歷劃分，收集內容主要包含學習經(jīng)歷（如初中等教育、高等教育等階段等）、工作經(jīng)歷（如職業(yè)生涯的準備階段、早期、中期和后期等）、入黨團經(jīng)歷（如入黨積極分子、發(fā)展對象、預備黨員和轉正階段等）、培訓經(jīng)歷等階段。

2 材料制作規(guī)范

1）材料載體。實際工作中發(fā)現(xiàn)，在生成材料的過程中有時會就地取材，選取拷貝紙、稿簽紙等作為載體，且紙張幅面不一，容易造成材料不易長期保存、加大整理難度耗費作業(yè)工時、檔案利用不變等問題。根據(jù)中共中央組織部《關于做好文件改版涉及干部人事檔案有關工作的通知》（組通字﹝2012﹞28號）文件規(guī)定，自2012年6月起檔案材料載體因保管保護等需要，一般選取國際標準A4紙型，且材料左邊應留有25mm的裝訂邊。如圖1所示：

2）材料文字。人事檔案材料收集以中文為主，兼顧其他文字。以其他文字為主記載的材料需要進行翻譯認證后，將譯文本（中文）與原件組成一件進行收集，在進行收集整理時中文在前其他文字在后。如圖2所示：

3）信息標準。材料包含制式和非制式。對于制式的材料，信息收集中填寫的字段要求可參考《全國公務員信息管理系統(tǒng)信息采集報送標準》，如姓名、出生日期與戶籍登記一致，民族、住址與身份證登記一致，學歷學位與畢業(yè)證、學位證登記一致等。

圖1 檔案載體選取及制作對比示范圖

圖2 以其他文字為主的材料收集規(guī)范示意圖

3 材料鑒別

1）鑒別的內容及流程。一看涂改材料。鑒別材料上所書寫的內容筆跡是否有勾劃、填涂和挖補等情況，如出現(xiàn)涂改，材料形成單位是否進行過修改說明，記錄其產生的原因、過程及結論。二看虛報信息。虛假信息分為故意隱藏和填報假信息兩種，新增收集的材料須與檔案中的信息進行對照，一方面查看姓名、出生日期、工作日期、入黨日期、學歷信息和主要社會關系等內容是否一致，另一方面材料中所記錄的信息與材料是否可以一一印證且不是孤證，如材料中填寫的學歷信息為全日制大學本科，那么須從檔案中查找是否有高考報名登記表、大學登記表、本科學習成績匯總單、畢業(yè)生登記表、就業(yè)通知書、畢業(yè)證書復印件和學位證書復印件等一系列材料進行支持，或者使用教育網(wǎng)站在線查驗等手段多方印證。三看偽造材料。偽造指在沒有事實的基礎上為達到個人的目的憑空對某段經(jīng)歷或是整個經(jīng)歷進行材料造假。如“五假副部”盧恩光從出生日期、入黨經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、學習經(jīng)歷和家庭情況等全面造假，因其經(jīng)過縝密的設計，材料間邏輯順序和證據(jù)鏈相對完整，此種情況鑒別難度相對較大。針對材料真實性存疑的，可以通過發(fā)函詢證、實地走訪等方式進行排查。四看內容齊全。反映材料主體的基本信息（如姓名、出生日期等），制式表格的填寫字段等內容是否已經(jīng)填寫完整，對不涉及的信息項目不應留有空白，應當統(tǒng)一填寫為“無”。五看程序完整。人事檔案材料除個別情況外，均由其所在組織認定審批形成結論后歸檔，在其形成的過程中包含申請和審批的程序，在材料上體現(xiàn)為本人簽名、主管領導簽名、組織結論和所在單位蓋章等。

2）鑒別的方法。鑒別是指采用特定方法對材料真?zhèn)芜M行驗證，主要包含筆跡鑒別、制式鑒別、紙張鑒別和印章鑒別等四種常用方法。（1）筆跡鑒別。材料形成時長跨度長達幾十年，不同時期由個人填寫的筆跡既有相似性，又有差異性，且不同時期的主要負責人不同，組織結論的簽名落款也不同。（2）制式鑒別。檔案材料中不同時期的學籍材料、入黨材料、職稱材料、工作材料等各具時代特點，同一制表單位表格設置的字段、字體和樣式存在差異。（3）紙張鑒別。不同時期采用的紙張標準不同，比如厚度、材料等制作工藝有差異，時間久遠的紙質材料更容易泛黃，出現(xiàn)不同程度的自然損耗。（4）印章鑒別。主要采用三步法：一觀察，仔細鑒別印章名稱、圖案形態(tài)、字體字形、邊框形狀、布局排列、大小尺寸等；二研究，印痕的位置、大小和防偽標識；三對比，對印章采用劃線、測量、透光重疊等方法進行比較。

4 總結

人事檔案材料收集作為檔案管理機構的重要工作內容，其收集的范圍、頻率、渠道、制作規(guī)范以及鑒別方法和問題處理可通過管理制度進行規(guī)范約束，同時對收集中涉及的參與人進行宣傳，召集更廣泛的關注，提高材料收集工作的工作地位和重視程度，進一步服務人事工作。