對于電子文件時代文檔管理一體化及其意義分析

張 生

（內(nèi)蒙古自治區(qū)地質(zhì)環(huán)境監(jiān)測院，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010020）

隨著經(jīng)濟社會的持續(xù)快速發(fā)展，文檔管理一體化工作迎來了前所未有的重大發(fā)展機遇，對傳統(tǒng)文檔管理工作提出了更高要求，如何立足于電子文件的宏觀時代背景，精準把握文檔管理一體化核心環(huán)節(jié)，成為業(yè)內(nèi)廣泛關(guān)注的焦點課題之一。

1 文檔管理一體化的必要性

當今社會，經(jīng)濟發(fā)展質(zhì)量顯著提高，傳統(tǒng)文檔管理工作模式面臨著嚴峻挑戰(zhàn)與考驗。當前形勢下，必須精準把握文檔管理一體化的核心步驟與關(guān)鍵環(huán)節(jié)，宏觀審視文檔管理一體化現(xiàn)狀及存在問題，綜合施策，切實改進文檔管理工作路徑。近年來，國家相關(guān)部門高度重視脫貧攻堅工作，在脫貧攻堅文檔管理方面制定并實施了一系列重大方針政策，為高質(zhì)高效地推進文檔管理一體化提供了基本遵循與方向引導，為新時期脫貧攻堅事業(yè)的有效推進注入了強大動力與活力。同時，廣大文檔管理工作人員同樣在創(chuàng)新文檔管理模式，優(yōu)化文檔管理流程等方面進行了大量卓有有效的研究與探索，效果突出，初步實現(xiàn)了對文檔的全過程管理及文檔信息的前段控制，充分整合了文檔資源，推動著文檔管理事業(yè)朝著更高水平發(fā)展。盡管如此，受主客觀等多方面要素的影響，電子文件時代文檔管理一體化實踐中依舊存在諸多短板，阻礙著文檔管理效能的持續(xù)深化提升，辦公處理自動化水平相對不足，文件錄入、歸檔、分類等環(huán)節(jié)銜接效果不佳，需要給予高度重視。上述背景下，深入探討文檔管理一體化的相關(guān)策略與方法，具有極為深刻的現(xiàn)實意義。

2 電子文件時代文檔管理現(xiàn)狀及存在問題分析

2.1 文檔管理一體化意識淡化，重視不足

在電子文件時代，文檔管理需要由完善而系統(tǒng)的管理制度體系做保障，為文檔管理具體策略與方法的制定提供基礎(chǔ)依據(jù)。縱觀當前文檔管理實際，普遍存在著管理制度缺失，既有文檔管理制度缺乏約束性與針對性等共性問題，相關(guān)工作策略與方案的制定及文檔管理責任的落實無據(jù)可依、無章可循。同時，部分單位對文檔管理一體化的重要性認知不足，未形成與電子文件配套的管理制度與管理規(guī)范，使文檔管理整體水平長期停留在低下狀態(tài)。

2.2 文檔管理一體化信息化建設(shè)滯后，管理手段單一

現(xiàn)代科學技術(shù)的快速發(fā)展，為文檔管理一體化提供了更為豐富的技術(shù)手段，使管理人員在管理工具與管理方法方面具備了更為廣闊的選擇余地，使得傳統(tǒng)模式下難以完成的文檔管理任務(wù)具備了更大的可行性。實踐表明，出于經(jīng)濟要素考慮，部分單位未能與時俱進，文檔管理信息化軟硬件建設(shè)極為滯后，無法將現(xiàn)代信息化技術(shù)轉(zhuǎn)換為提升文檔管理一體化效能的推動力，管理手段單一，交互發(fā)展和高效互動缺失。同時，由于文檔管理信息化建設(shè)滯后，無法對重要紙質(zhì)檔案材料進行電子化存儲，對關(guān)鍵檔案材料的完整性與可靠性構(gòu)成嚴峻挑戰(zhàn)與考驗。

2.3 文檔管理人員綜合素養(yǎng)有待提高

電子文件時代背景下，文檔管理人員始終扮演著不可替代的關(guān)鍵角色，是執(zhí)行文檔管理制度，落實文檔管理責任的直接實施者與操作者，其綜合素養(yǎng)的高底與文檔管理的整體效果密切相關(guān)。從當前文檔管理人員現(xiàn)狀來看，部分人員依舊沿襲傳統(tǒng)保守陳舊的文檔管理思維觀念，僵化固化的文檔管理行為模式根深蒂固，阻礙著文檔管理一體化整體效能的持續(xù)優(yōu)化提升。此外，部分文檔管理人員缺乏必要的專業(yè)知識，文檔管理實操技能不甚熟練，責任意識、創(chuàng)新意識淡化，與當前高強度、連續(xù)性的文檔管理一體化需求不相適應(yīng)，時常導致檔案信息丟失和篡改等問題。

2.4 缺乏具有針對性的文檔管理績效評價

電子文件時代的文檔管理一體化實施面臨著諸多潛在影響因素，部分影響因素隱蔽性較強，辨識與控制難度較大，這就需要完善而系統(tǒng)的績效評價為依據(jù)，對文檔管理一體化的實施效果做出評價。實踐表明，部分文檔管理一體化實施中未能構(gòu)建具有針對性的文檔管理一體化績效評價體系，無法對文檔管理一體化取得的階段性效果進行反饋，難以查找薄弱環(huán)節(jié)，文檔管理一體化的改進與優(yōu)化進程受阻。同時，部分文檔管理一體化績效評價分析過程過度涉入個人主觀意志的干擾，使得最終形成的文檔管理績效評價結(jié)果不具備參考價值，無法為調(diào)整與改進后期文檔管理一體化實施策略提供借鑒與參考。

3 電子文件時代文檔管理一體化的有效實施策略與路徑探討

3.1 強化文檔管理一體化工作意識

要根據(jù)脫貧攻堅工作實際需求，強化文檔管理一體化工作意識，建立健全系統(tǒng)性的文檔管理一體化制度體系，以制度化的形式將文檔管理一體化的具體目標職責、方法過程、保障措施等固定下來，為文檔管理一體化具體策略與方法的制定提供制度依據(jù)與保障。要注重文檔管理制度的約束性、針對性與可操作性，定期對其執(zhí)行與落實效果予以監(jiān)督，對于不符合脫貧攻堅工作實際、不符合文檔管理原理規(guī)律、不符合經(jīng)濟社會發(fā)展需求的條款約定做出動態(tài)化修訂，確保文檔管理制度始終朝著正確的方向發(fā)展。要摒棄傳統(tǒng)保守陳舊的文檔管理思維觀念，牢固樹立文檔管理新思維，實現(xiàn)檔案收集、整理、歸檔、借閱等環(huán)節(jié)的規(guī)范化與制度化，保證實現(xiàn)文檔收集、登記、分類、立卷等環(huán)節(jié)的全面控制和綜合管理。

3.2 對建檔立卡貧困戶建立電子信息檔案，黨建軟件建設(shè)

在脫貧攻堅與鄉(xiāng)村振興工作中，對建檔立卡貧困戶建立電子信息檔案，黨建軟件建設(shè)。檔案歸檔目錄清晰，案件整齊，做到了鑒別、分類準確、編制有序、真實、實用的要求。除紙質(zhì)檔案還應(yīng)創(chuàng)建電子檔案，給建檔立卡戶建立信息數(shù)據(jù)庫，進行微機化管理，做到動態(tài)管理。統(tǒng)一規(guī)劃文件與檔案的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，收集保存各種圖片和影像資料，準確分類，充分利用資料檔案價值。利用國土地理信息系統(tǒng)進行航拍，做影像圖，摸清資源家底，為精準扶貧脫貧工作提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。黨建軟件建設(shè)推動落實基層黨組織規(guī)范化建設(shè)。在現(xiàn)代信息化技術(shù)的支持下，通過有效應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，構(gòu)建文檔管理數(shù)據(jù)庫，科學有效地開展檔案材料的整理、歸納、分析與存儲，有效推動實現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化配置。同時，應(yīng)依托于信息化技術(shù)，將紙質(zhì)檔案材料轉(zhuǎn)換為電子檔案材料，降低儲存難度，并在特定范圍內(nèi)實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的互聯(lián)互通互享，提高檔案材料利用率（如圖1所示）。

圖1 文檔管理一體化業(yè)務(wù)示意圖

3.3 全面提高文檔管理人員綜合素養(yǎng)

要定期組織文檔管理人員參加專項培訓與學習，由業(yè)內(nèi)專業(yè)人士為其講解電子文件時代文檔管理一體化工作所面臨的新形勢與新任務(wù)，引導其構(gòu)建形成系統(tǒng)性的文檔管理一體化專業(yè)理論知識，強化文檔管理一體化具體實操技能，更加積極主動地投入到電子文件時代文檔管理一體化工作實踐中來。要注重強化文檔管理工作人員的責任意識、質(zhì)量意識與創(chuàng)新意識，牢固樹立職業(yè)道德操守，杜絕文檔管理中的各類違規(guī)違章行為。實施文檔管理一體化宣教，將文檔管理與文化建設(shè)有機結(jié)合起來，營造濃厚的文檔管理一體化氛圍，普及文檔管理基礎(chǔ)知識，為提高檔案收集的系統(tǒng)性與整體性提供保障，構(gòu)建形成文檔管理的強大工作合力。

3.4 強化文檔管理績效評價與分析

科學合理的績效評價與分析，對于提高文檔管理一體化實效具有直接影響，必須將績效評價分析融入文檔管理一體化工作全過程。要合理確定文檔管理績效評價目標與評價內(nèi)容，建立健全文檔一體化標準，設(shè)置具有代表性意義的文檔管理一體化績效評價參數(shù)指標，準確反映文檔管理一體化的階段性成果，為后期調(diào)整與改進文檔管理工作策略提供可靠依據(jù)與支撐。在文檔管理一體化績效評價中，應(yīng)最大限度上減少人為主觀意志的干擾，提高績效評價過程與結(jié)果的客觀性與可靠性，防止績效考核出現(xiàn)錯誤性偏差，保證現(xiàn)行工作事務(wù)處理與立卷同步進行。

3.5 強化法制建設(shè)，暢通電子文件和紙質(zhì)文件之間的渠道

在電子文件時代，文檔管理一體化需要強化法制建設(shè)，將法制理念融入文檔管理一體化全過程。部分情況下，有的文檔管理缺乏安全性與系統(tǒng)性，泄露問題頻繁出現(xiàn)，主要是由于法制建設(shè)缺失，與部分法制建設(shè)相關(guān)漏洞具有直接關(guān)聯(lián)。因此，應(yīng)從電子文件時代的客觀情況出發(fā)，嚴格按照文檔管理一體化的現(xiàn)代法制需求，強化文檔管理一體化中的法制意識與法制責任。同時，應(yīng)有針對性地暢通電子文件與紙質(zhì)文件之間的渠道，解決電子文件與紙質(zhì)文件的“雙套制”保存問題，使電子文件管理達到標準化，規(guī)范化、制度化。要全面保持紙質(zhì)版文件原稿，在進行必要的電子化文件檔案處理后，應(yīng)對相應(yīng)的紙質(zhì)版文件進行科學保留，以備后期查閱。

3.6 創(chuàng)新文檔管理一體化監(jiān)督指導，迎合市場化需求

在電子文件時代發(fā)展趨勢下，必須將文檔管理一體化監(jiān)督作為強化文檔管理一體化效能的重要手段，探索建立新型獎勵體系。要設(shè)立專責部門，組織開展遠程教育、專業(yè)培訓、觀摩交流等，鞏固文檔管理一體化既有成果，打造文檔管理一體化標桿。同時，文檔管理一體化模式創(chuàng)新不斷，陸續(xù)出現(xiàn)了市場化、社會化的管理運作模式，可積極借鑒，充分整合與利用社會化第三方專業(yè)機構(gòu)的專業(yè)優(yōu)勢，做好檔案信息儲存與開發(fā)。

3.7 充分發(fā)揮文檔管理工作的服務(wù)職能

電子文件時代的文檔管理一體化具有特定服務(wù)職能，必須深挖文檔管理工作價值，將檔案資源作為高質(zhì)量發(fā)展的重要資源，牢固樹立文檔管理的全局意識和責任擔當，明確文檔管理工作體系流程，圍繞著文檔管理的各項工作內(nèi)容展開有效落實，并定期對文檔管理工作進行總結(jié)，及時解決階段性的問題，為文檔管理工作的順利開展提供良好的組織保障和工作環(huán)境，為各部門提供高效的檔案資料檢索與查詢服務(wù)，實現(xiàn)檔案資料的全面化和多樣化。

4 結(jié)語

綜上所述，受文檔管理模式、過程方法、效果評價等方面要素的影響，當前電子文件背景下的文檔管理一體化實踐依舊存在諸多短板，有關(guān)人員應(yīng)該從文檔管理一體化的實際需求出發(fā)，遵循特定規(guī)律與原理，切實促進文檔管理成效提升。