有效提升基層項目部綜合辦公室管理的工作效率探析

徐瑩

摘 要：辦公室是進行綜合事務管理的主要部門，是項目管理的核心所在。在項目內部管理中要重視辦公室的工作，清楚認識不足之處。所以，如何落實辦公室管理工作，更好地服務于項目的管理和運作就成為當前開展辦公室行政事務管理要重點關注的問題。基于此，本文章對有效提升基層項目部綜合辦公室管理的工作效率進行探討，以供相關從業人員參考。

關鍵詞：基層項目部;綜合辦公室;管理工作;效率提升

引言

眾所周知，綜合辦公室的職能是與項目部各個部門與項目部進行連接的紐帶，其主要管理和運營的對象是項目部中的職工，是項目部運營的核心和中樞，是項目部可以流暢運營的重要保障。公司目前是按照區域劃分項目部，項目部不僅要有施工生產的任務還肩負著營銷的職能，項目部要想在區域扎根，持續滾動發展，對于項目部而言，沒有良好的管理工作支撐，就不會有項目部的長遠運營和發展，通過有效的組織與協調管理等工作，促使項目部向預期方向前進，從而達到長遠發展的目標。

一、提升基層項目部綜合辦公室管理效率的必要性

綜合辦公室自身所具備的特殊職能，決定了綜合辦公室工作有著以下幾方面特點：首先，工作內容相對重要。綜合辦公室是項目經理直接領導下的綜合管理部門，是承上啟下、溝通內外、協調四方的樞紐，不僅承擔著文稿起草、文件流轉、薪資管理、會議籌備、食堂管理、車輛管理、后勤服務以及綜合協調等日常工作內容，還需要承擔一些應急性以及臨時性的額外任務。其次，綜合辦公室的工作難度相對較大，對工作人員有著較高要求，由于綜合辦公室工作人員大量時間用于繁雜瑣事工作，使其自身處理其他業務的時間就很少，有時候應付了事，導致具體的實際工作脫離了實際，不能夠為項目部的決策提供更加堅實的理論基礎。最后，綜合辦公室工作的影響面相對較廣，大部分工作都有著繁多的頭緒，如果把握不當就會影響正常運轉，對項目的形象以及社會效益產生不良影響。由于綜合辦公室工作所具備的各類特點，決定了綜合辦公室工作必須要向著精細化、科學化的方向發展。

二、基層項目部綜合辦公室管理工作中存在的問題分析

（一）辦公室工作信息化水平較低

隨著科技的不斷進步，其應用的領域也越來越廣泛，辦公方式上的信息化依然是未來持續發展的趨勢，為了順應時代的改變，與時俱進，辦公室都已配備了電腦，傳真等科技硬件設備，但對于就業在辦公室崗位上的人員，對于信息化的認知程度及水平參差不齊，更沒有組織過系統性的相關技能培訓，沒有高級的管理系統協助，大部分工作人員仍然將這些高科技產品作為一種處理文檔或打印的基本功能上，對資源的利用率過低，直接影響了各項事務的處理進度

（二）缺乏系統的職業技能培訓

由于普遍將辦公室定位于提供事務性服務的部門，沒人做的工作都找辦公室，事務較雜，管理者往往認為，只需要具備細心和耐心的品質就能做好辦公室工作而不需要太多的技能，因此也未給辦公室工作人員進行系統的職業技能培訓。但實際情況是，在精細化管理服務的背景下，各項工作對管理人員的素質和各類技能也提出了更高的要求。熟練掌握各項辦公技能，如公文寫作能力、熟練使用辦公軟件的程度等，均影響著工作效率的提高和工作成效的提升。

三、提升基層項目部綜合辦公室管理工作效率的有效措施

（一）加大信息管理系統建設的力度

隨著信息技術的不斷發展，辦公室的事務管理與網絡之間的聯系變得越來越密切，而現代化的事務管理雖然在效率方面有了一定的提升，但是依舊需要引入大量先進的設備與技術，這樣才能做到與時俱進。同時，基于辦公室事務管理的角度出發，需要對于具體的管理要求有充分的考慮。第一，構建相對應的信息化管理系統。第二，將技術加以落實，并且持續的做好改進處理，這樣才可以讓項目的實際需求與行政事務管理直接匹配起來。同時，在具體構建事務管理系統的時候一定不要吝嗇資金與技術方面的投入，實現與網絡信息系統和計算機設備的相互融合，提供高程度的保障，服務于事務管理工作的有序開展。

（二）加強人員隊伍素質建設

提升辦公室工作管理效率的主要措施，在于提升內部工作人員的專業水平以及專業能力。一個工作團隊素質的水平，將直接影響到辦公室工作職能所發揮出來的作用，想要提高新形勢下辦公室管理效能，最重要的是需要組建一個具有新觀念，新思想，業務能力強的隊伍，在加強隊伍政治素養的同時，要培養其具有更高的使命感和工作歸屬感，強化工作責任感;另一方面，通過外部培訓，不斷提升其學習能力，討論探索能力，管理能力，緊急處理事務的能力等。將辦公室部門的人員進行分類，專門負責自己擅長感興趣的這一領域，去參加更加具有針對性的培訓，來培養一支可以互補的高素質工作人才隊伍。

（三）建立健全相關規章制度

任何工作的開展都離不開有效的科學管理規章制度，同樣，辦公室本身就具有多重責任和多項管理任務，其工作內容和方式較繁多復雜，有了健全的完善的規章制度的指導和約束，會在很大程度上提升其管理水平和工作效率。實現管理工作效率的提升，辦公室必須依靠各項切實可行的管理制度，進行開展實施，既可以提高辦公室管理人員的工作水平及效率，還可以約束其他人員使其進行相互配合，促進辦公室各項管理工作的順利開展。需要建立健全的相關規章制度分別有：辦公室文件管理辦法、公章使用管理制度、接待工作管理辦法、保密工作相關制度、宣傳活動開展管理辦法等。通過這些具體的完善的管理辦法及制度使辦公室的各項管理工作有具體落實標準和依據，從而為提升管理工作的效率起到積極促進作用。

（四）進行有效的工作評價

在評價要求方面應強調工作執行力，即各項工作能切實落實，主動作為、擔當有為，能推動工作創造性落地落實;應強調工作推進高效高質，即在各項工作中敢于創新思路方法和工作手段，優化工作流程，高標準、高質量、高效率完成任務、解決問題。

結束語

綜上所述，提升基層項目部綜合辦公室管理的工作效率對于優化單位的管理制度起到了重要作用。因此，必須提升對于管理效率的重視程度，明確綜合辦公室管理的必要性以及重要性，改變傳統的保守管理理念，加大管理的投入力度，組建一支更加專業的管理團隊，為單位未來的可持續發展奠定堅實基礎。

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