干部人事檔案管理中存在的問題及對策分析

曹丹

摘 要：如今，隨著各行業的快速發展和經濟水平的不斷提高，提高人力資源和社會保障局檔案管理的有效性已成為相關工作人員必須思考的重要問題。但是，發展得越好，暴露出的問題就越來越多。如何提高檔案管理的效率和水平，為群眾提供高效、優質、便捷的一站式服務，是新時期人力資源和社會保障檔案工作發展的新理念和新目標。人力資源和社會保障局需要正視具體運作中的共性問題，采取有針對性的改進策略，提高檔案管理信息化建設水平。

關鍵詞：干部人事檔案;人社局;檔案管理

檔案是人們社會經歷和行為的記錄，其功能是總結和記錄人生歷程。檔案管理影響著經濟的發展，人力資源和社會保障局的檔案管理工作主要包括數據收集、整理、保管、編目、檢索、編輯、統計匯總、研究、使用等功能服務。隨著信息時代的到來，社會保障局最重要的職責之一就是對其眾多檔案進行匯總和整理。只有在分類的基礎上，才能認清問題，更好地為人民群眾解決問題。從人力資源和社會保障局檔案管理的現狀出發，闡述了做好檔案管理的必要性，提出了做好人力資源和社會保障局檔案管理的對策。以促進我國人力資源和社會保障局檔案管理的進一步完善。

一、人社局檔案管理的必要性

人社局，全稱為人力資源和社會保障局，它是我國社會治理和服務體系中最重要的單位之一。它與社會人才的培養、規劃和使用以及社會保障體系的推廣和實施密切相關。直接關系到社會的建設和發展，關系到人民的生活。從實踐角度來看，人力資源和社會保障體系中各種社會治理和社會服務的發展都是基于檔案管理的，如社會人才的教育、培訓和職業技能數據檔案、個人工作履歷、勞動關系、社會保障、社會福利數據檔案，總之，人力資源和社會保障系統的所有工作內容都圍繞這些數據文件運行。當前，隨著社會人口的增加和社會各方面管理的日益嚴格，人力資源和社會保障系統的檔案管理需要處理的檔案信息越來越多，信息內容也越來越瑣碎和復雜，在檔案的收集、整理、編纂、儲存、開發利用過程中容易出現各種疏漏，如檔案信息不規范、不完整、不清晰，甚至完全缺失。這將給人力資源和社會保障體系的社會治理和社會服務的發展帶來巨大障礙。最重要的是它會給群眾帶來很多麻煩和不便，甚至影響社會的公平。因此，我們需要采取更加科學合理的工作策略，切實提高人力資源和社會保障體系中檔案管理的質量和標準化水平，確保檔案信息的標準化、完整性和清晰性，更好地發揮檔案管理的作用價值，推進人力資源和社會保障體系的社會治理和服務工作，對社會建設和發展發揮強大的推動作用。

二、干部人事檔案管理存在的問題

1、檔案管理相對分散

因為人力資源和社會保障局有很多檔案要保存，檔案數量非常大，分散在不同的地方。因此，出現了第一個問題：人力資源和社會保障局的檔案無法集中統一管理。當查詢數據時，它會顯得非常混亂，沒有任何線索，以至于檔案管理員無法啟動。同時，每個檔案室都配備了計算機、除濕器、檔案用具等設備，也存在重復管理、重復投資、重復建設等問題，造成了資源的嚴重浪費。此外，檔案館所需的房間數量特別多，導致辦公空間有些緊張。有時，人力資源和社會保障局甚至需要將檔案租出去。

2、文檔管理尚未進入數字化階段

隨著我國計算機應用技術的不斷發展，各種軟件管理系統的引入大大提高了工作效率，節省了辦公時間和成本。我局在檔案管理領域也積極順應這一趨勢。從傳統的手工檢索到今天的計算機輔助檢索，極大地方便了我們的檔案管理，減少了管理過程中人為錯誤的發生。但從人力資源和社會保障局的檔案管理工作來看，檔案目錄建設沒有統一的標準化和指導性標準。在通過計算機查找了大量檔案和相關目錄后，我們不得不到檔案室查找相關檔案，這無疑增加了查找檔案的難度，不利于檔案的利用，雖然一些人力資源和社會保障局通過內部研究開發了數字軟件，但還沒有真正開始全面進入數字階段。

3、檔案問題處理效率低

檔案管理中相關人員工作效率低的主要原因有兩個：一是內部管理不規范，二是管檔人員缺乏專業性。由于缺乏創新的管理理念和方法，調查發現，大多數檔案管理人員在開展工作時，管理方法相對落后，跟不上時代潮流，影響了工作效率。在管理理念上，檔案管理人員墨守成規，管理意識差，影響了檔案管理的本質目的。

4、檔案管理人員專業素質有待提升

人力資源和社會保障局的檔案管理是一項政策性、技術性和專業性的工作。因此，要求檔案管理人員具備良好的職業素質。其人力資源和社會保障局的檔案管理專職人員較少，員工多為兼職人員，缺乏專業檔案管理經驗，制度建設和人才培養明顯滯后。一般來說，人力資源和社會保障局將配備專職檔案管理人員和兼職檔案管理人員，其中兼職檔案管理人員占很大比例。然而，兼職檔案管理員的數量有限，他們無法處理其他日常事務。他們沒有足夠的時間和精力認真完成文件分揀工作。因此，在檔案管理過程中容易出現問題。在大多數情況下，要整理的材料通常都是被突然拿走的。另外，兼職檔案管理員都是實習生，檔案管理工作枯燥，工作量巨大。因此，檔案工作一般比較倉促，不能保證檔案管理的質量。

5、檔案的信息不同步

當前人社局處理檔案時，現代化技術的利用程度較低，從而影響了部門之間的信息傳達，同步效果無法實現。這也是由于人社局不夠重視現代化管理技術，沒有投入大量資金，而缺乏資金支持，就會降低檔案管理工作質量，因此，人社局內部有關部門的信息化程度比較低，信息交互不同步現象頻現，甚至發生相關單位調取檔案時出現信息錯誤的問題。

三、改進干部人事檔案管理工作的有效對策

1、加強基礎設施建設

人事檔案管理工作的時間效果與人事檔案管理工作的認知存在密切聯系，也就是說要想整體提高檔案管理工作的質量，各單位的相關管理人員就需要給予檔案管理工作足夠的重視，在思想和行動上都投入大量的精力。思想上重視檔案管理工作的內容，就可以優先考慮人事檔案管理工作的安排，通過工資調整，人事調動的方式，讓更多的人了解到人事檔案信息的重要性。其次，加大人事檔案管理工作的投入力度不斷的進行，也是檔案管理工作基礎設施的優化以及更新，才可以整體提高管理的水平和管理的效率。同時，還要重視檔案管理工作，加大投入，適當的改善檔案室里面的基礎設施情況，改善檔案的保存條件，這是做好檔案管理的基礎工作，如此同時我們也需要根據現實的情況需要，適當的增設檔案室的檔案柜，對于同一機構的檔案要實行集中統一管理，并在每一個檔案柜上標明每一個業務單位的名稱，檔案編號以及檔案所包含的內容，這樣查找起來就會變得相當的方便，此外，對于不同業務單位性質檔案的，我們要及時做好檔案的隔離工作，防止混淆。

2、加快人事檔案管理的信息化建設

隨著時代的發展以及科技的進步，干部人事檔案的管理工作同樣也需要不斷的擁有新型的技術，保證其管理的效率得到整體提升。目前各個行業以及領域的發展都已經逐漸的涌入信息化的元素，這也意味著國家人社單位檔案管理的發展趨勢必然與數字化相關。完善檔案管理工作的制度，并且建立檔案管理數據庫，確保數據錄入的效率和動態信息的采集是加快也是檔案管理信息化建設的主要措施。除此之外，根據信息化建設的實際情況，引入專業化并具有較強綜合素質能力的檔案管理人才，要求他們在了解檔案管理注意事項以及專業知識的同時，具備較強的計算機管理能力。當然信息化建設工作不需要同時與安全保密工作開展。因為信息化技術的使用難免會存在信息泄露的問題，但是干部人事檔案管理的工作卻存在一定的保密性，因此，信息泄露的管控需要與信息化建設的工作同步進行，這就需要引進先進的信息保護技術。

3、建立科學高效的人事檔案管理體制

在時代快速發展的背景之下，傳統的檔案管理模式已經無法順應時代發展的步伐，同時也不能滿足企業日常管理期間的各項需求。因為傳統的檔案管理模式屬于封閉式管理模式，所以很難對不斷變化的干部人事管理內容進行有效約束。不同地區不同層級，根據自身的實際情況開展檔案管理工作，并且建立統一的流動式的管理模式，將不同層級的干部人事信息進行集中管理。將信息以及資料集中在同一個數據庫當中，可以整體提高信息的利用率，并達到信息共享的目的，最大限度的節約社會資源。

4、加強人社局檔案管理人員培養

檔案管理工作的每一個環節及每一個步驟都需要有關的管理人員來實施，為此，想要推動我國人社局的檔案管理工作科學化發展，在實際檔案管理工作當中，最核心的內容是檔案管理人員素質的提升。亟待開展實際管理操作是需要根據社會發展的實際情況，對檔案管理人員進行針對性的考核以及培訓。可以先開展初步的考核工作，了解檔案管理人員在實際工作當中存在的不足之處，從而開展針對性的培訓工作，在培訓結束之后，同樣也需要通過考核對檔案管理人員的考核結果進行了解，在考核合格之后才可以上崗工作。加強檔案管理人員的培訓需要從以下幾個方面入手：

4.1加強檔案管理員的專業知識修養

人社局的檔案管理工作人員，不僅要具備豐富的專業知識，還要具備廣泛的自然科學與社會科學知識，可通過網絡教育、法 規培訓、自學等方式來提高相關專業知識，并積極學習新技術，提升知識修養，豐富知識、開拓視野，從而為處理檔案提供更 加精準的資料，使所處理的文檔具有較高的利用價值。

4.2加強檔案管理技能修養

檔案處理工作專業性較強，其主要流程包括整理、收集、鑒定、保管、統計、利用與編研，這一系列工作都需要系統性的處理方法與理論知識，工作人員必須提升自我，并掌握實踐 操作技能與信息處理理論知識，能夠嫻熟的運用現代化信息工 具，為檔案處理工作奠定基礎。另外，相關人員的信息獲取能 力要非常強，能夠快速把檔案提供給利用者，并引導他們獲得 更多檔案信息讓服務質量得以提高。

4.3加強員工的職業修養

檔案管理工作者掌握著重要的檔案，檔案的機密性需要他 們的職業素養比較好，事業心與責任心非常強、保密意識非常 高。認真工作，有足夠的耐心，能夠做到有始有終、手續清楚、注重保密、檔案齊全。

4.4加強檔案管理員的思想修養

人社局檔案管理工作復雜而細致，檔案管理包括收集、保管、記錄、統計等等，是一項既平凡又單調、乏味、枯燥的工作，需要人社局的檔案管理人員付出艱辛的勞動。為此，要做好檔案工作，文檔人員就必須具備忠于職守、任勞任怨、不辭辛苦、一絲不茍、無私奉獻的品德修養和過硬的政治素質，要甘于寂寞，樂于平凡，甘當無名英雄。

5、對檔案管理中的信息化技術標準做出統一

為了促進人社系統檔案的共享、利用，最大化的發揮出檔案管理的作用價值，為群眾提供便利。當前我們還應當對人社系統及相關單位的信息化技術標準做出統一，以《全國檔案信息化建設實施綱要》為基本依據，結合單位自身的實際情況，制定符合自身發展的檔案信息化建設制度，明確檔案信息化建設的各項標準，注明檔案工作人員的工作職責，明確信息化建設工作流程，確定與其相匹配的獎勵懲罰和監督機制，使檔案信息化建設的制度建設趨于完善，才能更好地保障其標準化管理。對于檔案管理的信息化技術標準如檔案的存儲格式、傳輸格式等等，都需要保持統一，這樣才能防止"異構問題"的出現，確保電子檔案信息的規范性，使其能夠得到更高效的傳輸、應用和管理。再者，在檔案信息化管理的急性、安全性制度方面，我們也需要做出統一。電子檔案依賴信息技術生成，因此必須采用先進的信息安全技術對電子檔案全過程加強監控，為電子檔案管理筑牢安全屏障。如可在檔案管理系統內增設管理監視子系統，對電子檔案的存取過程進行全程監管。在保證計算機系統安全運行方面，可采取安全檢測和監控監測、防火墻技術、訪問控制技術等手段。在保證數據安全方面，可采取加密技術、數字簽名技術、文件備份與災難恢復技術、防病毒技術等手段。

結語

在干部人事檔案管理的工作中，我們必須要引起高度的關注與重視，因為這間接決定著人社系統的工作質量、工作成效，影響著社會治理、社會服務及群眾民生水平。目前來說，檔案數量不斷增加，促使檔案收集和整理等工作量增加，提高檔案管理水平，增強此項工作的標準化和規范化，加大制度化管理，有著重要的意義。基于強化服務、不斷創新的目標，創新和優化檔案管理工作方式方法，全面提高管理的水平，創造更多的價值和效益，推動社會的建設、發展。

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