數字化技術背景下企業檔案管理創新路徑探討

黃軍梅

摘要：隨著數字技術的廣泛應用以及數字經濟的不斷發展，企業要發展壯大，需要改進商業模式及生產方式，就需要通過數字技術對產品及服務進行升級，由此可見，企業檔案數字化轉型迫在眉捷，實現企業檔案工作數字化轉型也是時代發展的必然趨勢。

關鍵詞：數字化技術;企業;檔案管理;創新路徑

1企業檔案工作創新管理的特征

數字化技術背景下，企業檔案工作管理創新的特征體現在創新環境、創新條件、創新方式3個方面。從創新環境來看，數字化技術將技術創新與產業變革相融合，顛覆傳統檔案管理工作模式，實現整個檔案信息資源管理鏈的重構，如對多種數字技術的集合、綜合，實現檔案協同管理。從創新條件來看，數字化技術是現代信息手段，如大數據、區塊鏈等新興技術，為企業檔案管理提供了優越的技術應用場景。檔案管理人員要具備相應的數字技術管理能力，提升檔案管理工作效率。從創新方式來看，數字技術推動創新路徑多元化發展，依托信息技術手段，企業在檔案管理方式上更加強調多路徑協同推進、多要素共同支撐，實現企業檔案工作管理縱深發展，而各類數字化技術成為檔案管理模式創新的源動力。

2檔案數字化建設過程中存在的問題

2.1檔案數字化建設缺乏統一性

由于具體的組織檔案管理工作具有一定的范圍限制，缺少與社會機構的交流和溝通，而且檔案管理部門對檔案數字化建設存在著不同的理解和認識，從而導致檔案數字化建設工作出現各種不同的標準，為檔案數字化建設帶來很大困擾，對檔案信息共享目標的實現造成嚴重影響，同時也不利于檔案信息的安全。為徹底解決這個問題，應根據實際情況確保檔案數字化建設標準的一致性，不斷提升檔案信息的使用價值，最后實現檔案信息資源共享的目的。

2.2檔案數字化建設速度有待提升

在傳統檔案管理工作中，龐大的資料文件和海量的檔案信息為檔案管理工作帶很大困擾，導致工作效率很難得到提升。在信息技術的支持下，由傳統的紙質文件管理變成現在的信息化管理，以往文檔管理工作中存在的問題得到有效解決。由于在檔案數字化建設過程中，各部門之間對工作缺乏一致性的認識，使得檔案數字化建設成果出現差異，并且部分檔案管理部門存在資金不足問題，仍然使用傳統紙質管理方式，很大程度上阻礙了檔案數字化建設的進程。

3數字化技術背景下企業檔案管理的創新路徑

3.1轉變觀念，確立綠色管理創新方向

企業檔案管理工作創新中，觀念轉變要放在第一位。黨的十八屆五中全會提出“創新、協調、綠色、開放、共享”五大發展理念。鑒于此，企業要將綠色理念融入檔案管理創新實踐中，特別是要引入數字化檔案管理技術來實現檔案價值利用最大化目標。綠色管理理念主張檔案管理的集約化，將檔案管理的經濟效益、社會效益和環境效益統一起來，堅持綠色導向，使其符合新時代發展的價值需要。

在企業檔案管理實務中，要遵循綠色理念，對各類檔案信息資源進行收集、保管和利用，還要倡導綠色理念。例如，通過數字化技術對傳統檔案信息資料進行數字化轉換，依托現代信息技術構建數字化檔案在線收集、自動分類、智能整理平臺，引入大數據、物聯網、云計算，對企業檔案信息資源進行智能化管理。此外，要堅持“人本、低碳”理念，對所收集的檔案信息資源進行綠色評價與監控管理，規避企業數字檔案劇增所帶來的“信息污染”“信息泛濫”。

在企業檔案資料保管環節，要融入綠色理念。結合企業實際，打造綠色檔案資料保管環境，變革檔案保管方式，特別是在檔案數字化形態管理上，通過數字化存儲技術，減少紙質檔案量，提升數字檔案存儲密度和管理效率。數字化技術支撐下的數字檔案可以通過數字備份、數字遷移、數字拷貝等方式長期存儲。

3.2創建檔案數據質量控制平臺

由于企業檔案歸檔數據量較大，開發相應的檔案檢測功能，主要用于檢測檔案數據的完整性、歸檔及長期保存，檢測功能是在檔案集成界面和檔案管理系統中自動觸發執行。檔案管理系統主要分為兩個主要環節：歸檔和長期保存。測試結果以可視化的方式顯示，在很大程度上減少了人工審核的工作量，提高了工作效率。另外開發長期包封裝設置、文件包管理、文件導出日志等功能，確保電子文件在采集、移交、檢測、分揀、存儲、使用、遷移、移交過程中數據存儲的完整性。妥善管理運營過程中使用的密碼、密鑰等認證數據，確保電子文檔和電子檔案信息不被非法更改，建立符合國家要求的可信數字檔案長期存儲體系。

3.3注重創新管理，為企業檔案數字化轉型提供保障

保證檔案信息的真實性是現有檔案管理工作的基本要求。區塊鏈技術不易篡改的技術特性恰好可以滿足檔案真實性管理需要。要想維護檔案數據的真實性，就要提高檔案數據的安全性，減少檔案數據被篡改、被破壞的風險。區塊鏈技術所采用的是多重技術的創新集成手段，將分布式數據存儲、點對點傳輸、共識機制、加密算法等進行融合，以此確保檔案的安全性。借助于區塊鏈技術，可利用非對稱加密機制簽名、時間戳、哈希值計算和鏈式結構等技術手段防范檔案數據被事后篡改，確保檔案數據信息的唯一性、真實性。區塊鏈技術的原理是將前一個區塊鏈的哈希值植入其后的區塊鏈中，實現對檔案信息的“塊塊相扣”，只要對任一檔案信息進行非法修改，都會引發后續數據塊中哈希值的改變。這種技術手段顛覆了傳統檔案管理思維，賦予了檔案數據“生命延續力”。比如，中國石化引入區塊鏈技術，確保其業務檔案文件在接收、保管、利用的各個階段都具有真實性。在具體操作上，這些檔案文件哈希值上鏈存有歸檔源上鏈存證、歸檔檔案接收上鏈存證、日常巡檢記錄上鏈存證以及借閱利用記錄上鏈存證等信息，檔案人員在對檔案進行真偽性驗證時，可以調用區塊鏈驗證服務，將本地檔案計算的哈希值與存證鏈上存儲的哈希值進行對比，即可驗證檔案信息的可信度。

保證檔案信息的安全性是檔案數據管理的重要任務。可利用物聯網技術，將檔案信息智能化管理與防盜報警系統聯結，為檔案數據安全提供技術保障。具體來講，在整理檔案時，檔案人員可將檔案數據庫的編目信息利用讀寫器寫入RFID標簽，標簽與檔案形成一一對應關系，實現檔案實體資料與檔案信息數據庫有效關聯。在檔案被借閱后，通過檢索標簽信息，實時跟蹤檔案，快速鎖定相應的檔案實體資料，完成對檔案信息的跟蹤、監控。同樣，物聯網技術還可以與防盜報警系統連接起來，構建一體化的檔案信息防盜報警系統。例如，無線電波防盜探測門禁系統將電子防盜功能和閱讀設備進行整合，一旦存在未經授權的檔案資料被帶離檔案庫，就會立即觸發防盜報警系統。這一系統已經在一些大型企業集團檔案數據管理實踐中得以應用，如國網江蘇電力公司構建的智能檔案庫房管理系統，就是將檔案智能庫房與物聯網、云計算等平臺整合，引入智能檔案密集架、RFID電子標簽歸類管理系統、RFID電子標簽打印機、安全防盜門禁報警系統，實現檔案智能定位、智能上架，大大提高了數字檔案管理效能，也推進了檔案庫房業務管理模式的創新。

結論

企業檔案管理者在數字化技術轉型背景下，更要積極拓展檔案管理路徑。考慮到企業檔案管理工作內容的復雜性、多樣性，特別是對蘊含檔案價值的非結構化檔案信息的收集、鑒定、著錄、保管和整合，迫切需要引入數字技術手段來創新檔案管理模式。企業可通過搭建創新管理體系，實現檔案管理部門與其他部門的深度協作，驅動檔案管理創新。

參考文獻：

[1]千藝兵.數字檔案館建設工作的幾點思考[J].機電兵船檔案，2021（3）：54-56.

[2]張文馨，張笑星，田議方.我國人工智能在檔案領域的應用研究綜述[J].蘭臺內外，2021（15）：12-15.

[3]李甜.數字管護（DigitalCuration）視域下科研檔案管理創新研究[J].檔案學研究，2021（3）：113-120.

[4]李晉.基于區塊鏈的金融資產存證系統設計與開發[J].微型電腦應用，2021，37（1）：148-151.

3418501908245