會計憑證檔案管理系統設計與實現

付晉 楊淑紅

（南陽醫學高等專科學校第一附屬醫院 河南省南陽市 473000）

針對于會計領域，為了確保會計領域能夠對會計憑證檔案進行系統性的管理，需要就會計憑證歸檔，接收，借閱統計等進行全方面的管理，滿足現代化的管理需求，此外借助信息化技術對會計憑證檔案，進行全過程的精益管理，可以確保會計檔案能夠實現檔案管理系統的設計方向，利用全新的數據庫開發管理系統，確保會計憑證檔案能夠符合現有的工作需求，實現會計憑證的查詢以及統計全程全生命周期管理，因此本文將就會計憑證，檔案管理系統設計與實現展開討論。

1 會計憑證系統的設計

就現有的會計憑證系統進行設計分析，可以得知會計憑證系統與其他類別的檔案系統具有明顯不同。在常用的檔案管理系統中，其自身的工作效率以及檔案精準率呈現一定的不足。而在會計檔案管理中，其借助檔案管理系統，可以就自身的借閱管理實現并解決目前的三大主要問題：

（1）根據審核憑證號，確定所在案卷；

（2）按照案卷進行管理，根據憑證執行相關的管理措施；

（3）根據現有的憑證信息，實現全方位的管理需求。

因此，利用全新的信息技術，不僅可以省略在會計檔案管理中會計查詢目錄以及檢索等無關細節，同時還可以幫助工作人員更好的了解檢索原理方法，找到借閱檔案。其基于傳統手工查詢，工作效率大幅度提升，可以減少時間成本以及人力成本。且會計檔案管理系統是一個檢索工具，同時更是一個管理工具。其簡化并提升了查詢渠道，在后續的借閱利用以及歸還、檢查中，有效的降低了出錯率。

2 會計憑證檔案系統的基本設計

在檔案管理中，其在建設時，必須遵循“簡單”、“易用”的原則。同時，就軟件功能進行全面設計，以保障軟件管理能夠符合管理需求，最大程度的滿足目前的管理方案。例如，在檔案管理的設計中，其功能設計包含了初始化、歸檔、審批、借閱等流程。而在初始化中，可以創建會計檔案管理數據庫，并導入會計檔案管理數據庫的信息內容以及其上下數據。

而在歸檔中，其可以檢查以及接收全新的數據模式，更新現有的上下數據。

而在審批中，可以就審批流程獲取審批單，得知整個檔案的審批狀態。

而在借閱中，可以生成借閱清單，有利于整個檔案的利用以及歸還。同時，記錄整個檔案的上架時間、記錄借閱時間等。

而在歸還中，可以按照整個查閱清單進行記錄，分析整個歸還的時間，并清除借閱記錄。

而在查詢中，其借閱查詢系統可以完成檔案催還以及批量歸還，查詢相關檔案結束借閱的具體時間。

而在統計中，可以統計整個借閱以及借出，完成持續改進。在數據庫設計中，數據庫涵蓋了案卷以及分類信息。其數據庫的整體上架模式以及數據庫信息密度、人員、部門等可以按照檔案管理的特定關系以及管理系統之間的工作流程完成分析研究。

3 會計憑證檔案管理系統的設計流程

3.1 數據流程

就整個會計檔案管理系統而言，其需要確定目前在管理過程中主要的開發環境以及開發語言、數據庫等。隨后，就整個會計憑證清單，使用Excel表格完成查詢、統計、篩選，并分析不同的會計憑證，使用正確的表達方案。在數據庫建設管理中，其實可以建設全方面的館藏資源數據庫，究其類別、年度案卷、起始時間、憑證號、備注等建立密切的排列架數。就整個檔案管理的行列數進行合理分類，確保其能夠實現年度以及起止卷號的上架信息。而在檔案數據中，就整個卷號將其標記為“1”。隨后，將“1”作為自然數。根據案卷分類名稱，可以完成起止憑證序號的查詢。就整個起止日期，將其標記為最小以及最大憑證日期。在設計時，需要考慮如插卷，很有可能導致卷號非自然數。整個起始憑證號應是連續自然數段，因此在設計中，需要考慮基于不同情況。設置多個數段，在附件過多的情況下，可以確保附件以及憑證能夠有效分離。附件還需包含多個對應憑證，能夠實現對應憑證以及符號的連接。

3.2 借閱管理

在檔案管理中，分析整個借閱流程。例如，就現有的檔案管理憑證號以及年、月段。在間隔符中，其分有半角以及全角之分。例如，在基于數據管理中，日期分隔符包含了年、月、日、漢字以及其相關符號，存在混用情況。在單個憑證內部以及多個憑證號之間，其還擁有多個制表符空格以及標點符號等。因此，其根據不同的符號以及數據，需要進行智能處理，準確的提取出整個憑證號。在系統自動登錄其辦公網絡后，可以獲取審批數據單，以明確審核審批管理流程，并獲取其中憑證號。在整個借閱表中，將其分類日期、憑證號可以轉化為年卷號，方便借閱管理，完成利用以及歸還，生成詳細的借閱表。就整個憑證號完成獲取規范，完成查詢、合并重復卷號、查詢主體信息等步驟。會計憑證檔案管理系統如圖1 和圖2所示。

圖1：會計憑證檔案管理系統

圖2：會計憑證檔案管理系統

4 會計憑證檔案管理系統的實現

4.1 系統層次

在系統管理中，如圖1所示，在首次登錄后，會提示管理者進入系統管理界面。在管理界面中，點擊建立數據庫可以建立全新的空白數據庫，隨后就現有的數據信息點完成歸檔、接收。并就現有的數據選擇導入，隨后完成更新上架。在歸檔過程中，準備好憑證以及相關的商家信息，并依次點擊歸檔接收以及更新上架，可以就整個憑證信息進行分析，實現有效的融合。

而在借閱管理中，借閱管理是整個系統管理的主要功能之一。其包含了歸檔、接收、導入、館藏信息等，因此點擊更新上架，可以連接整個借閱系統，實現重要功能。例如，包含借閱、歸還，業務查詢、修改等（如圖2所示）。根據整個憑證窗口、借閱窗口、修改窗口，可以對會計憑證進行全面且精準管理。在分析整個系統流程中，可以得知第一行標記為業務欄，可以完成檔案的借閱、管理、歸還、查詢、統計等功能。而第二行，其包含查詢管理以及工具欄，相關人員按照部門查詢，可以查詢相關的檔案以及為借閱檔案。而第三行則是憑證窗口欄，顯示出了接單的所有會計信息，可以及時進行歸還、查閱。而在第四行狀態欄中，可依次顯示用戶名，完成借閱借出以及借單分析情況，包含整個次數、憑證數以及卷數，并完成借閱歸還。方便查看整體借閱以及技術情況，系統會根據接觸狀態，允許其憑證顯示辦理情況。如未借出，可以分析整個檔案的的序號、單號狀態，并就其整個借款日期憑證數的有效管理。

4.2 借單、借出管理

在整個借單借出、管理中，其實可以點擊系統的取借閱單按鈕，系統則可以自動獲取網絡。隨后，將取借調介質切換端口，可以查看查看全新的借單狀態完成審批。在借單管理中，對檔案信息進行提前預覽。在技術管理中，其選擇未辦理借單，則可以顯示整個憑證輸入窗口以及智能化提取借單。憑證信息就手工審核附件中進行粘貼，隨后點擊憑證管理按鈕，可以完成借閱。在系統智能管理中，其可以分析整個過濾篩選模式，完成狀態以及卷數的更新。在后續的應用中，就內置的Excel 表格清單對整個清單實現類別、憑證號、卷號等排序。例如，整表按照依次排序，按照類別進行合并。就臨近相同的單元格進行自動歸納，當某卷出借時，其借閱以及歸還表進行狀態更新。而當其再次借閱時，則進行二次更新，以此類推。借助全新的清單，可以節約打印紙張，提高整個排版效率。僅需按照排序好的分類進行依次歸檔，可以避免檔案管理人員進行反復調閱，極大提升檔案管理效率。

4.3 歸還管理、形式管理

在歸還管理中，其歸還憑證窗口清點無誤后，點擊憑證歸還即可以完成檔案的歸還。同時，系統將自動記錄整個歸還時間以及歸還完成狀態，完成批量處理。在借閱查詢中，為了方便催還以及完成多次合并規范，整體可以完成查詢三種解決方法：

（1）為類型查閱。查詢全部以及未還借單，在默認情況下其完成全部查閱。在查閱時，可以分析查閱的具體情況，完成查閱催還以及管理。

（2）在人員查閱中。查閱人員、查閱清單并區分不同部門以及同名借閱人，方便查閱整個情況，以便完成多次合并、歸還，只需打開人員查詢下拉列表，選擇借閱人即可，無需手工輸入。就軟件自動記錄中，提取整個借閱人信息。

（3）在部門查詢中。按照查詢的所有接單，可以查詢同一部門的所有人借單，以便完成同一部門的合并歸還。打開部門查詢下拉列表，選擇部門即可，無需手工輸入軟件，可自動提取部門信息。

而在形式管理中，借單由借閱退還賬簿、歸納辦理等審批流程，其默認為為統一借閱，增加賬簿借閱功能。其考慮到憑證在財務賬目臨時保管的項目，其契約人可以辦理契約審批手續，就整個位置項而言，其可以增加整個會計檔案借閱流程情況。

5 模擬運行效果

經過集中調整，整體可以投入運行使用。經過分析，以一年時間為例，企業新系統在大批量審計機構中發揮了良好的作用，極大縮短了借閱人等待以及查詢時間。此外，就檔案管理人員歸檔以及上架時間更新中，其提升了工作效率以及服務質量，更好的確保了大量重復憑證以及安全號，減少了大量憑證的工作量。及時為這些人提供出借信息，減少檔案管理人員的查詢時間。

6 結束語

綜上所述，在會計憑證檔案系統設計與實現中，需要根據單位的實際運行情況，確保整個管理流程的科學、有效。在整個會計檔案管理系統中，其存在多個亟待改進方面，例如可以優化SQL 數據庫，以確保實現網絡對接完成鑲嵌。此外，也可以更加細致優化各環節，以便更加智能化的完成工作內容。因此，在后續的會計憑證檔案管理系統設計以及實踐中，可以分析會計憑證檔案的基本運作情況，融合全新的工作體系，可以實現自動審批流程，以增加整個會計檔案管理系統的應用效果。