試析電子文檔特性及OA協同辦公平臺下的文秘工作

楊 虹，趙婭男，潘曉敏，黃 煒，楊嬌茹

（金川集團股份有限公司，甘肅 金昌 737100）

1 電子文檔特性

1.1 容易復制、形成與銷毀

1.1.1 數字信息激增，副本快速擴散

電子文檔的副本只需要簡單的復制過程即可產生，不同于傳統紙質的復印，易于控制復制份數。電子文檔一旦復制傳播，即可出現無數副本。

1.1.2 信息管理的責任分散

電子文檔不同于紙質文檔，紙質文檔的管理直觀，可以直接從文檔確認，可看出文檔的制作者，修改者，以及寫作和印刷過程都會留下直接的痕跡，便于追溯；但電子文檔則不同，如果未進行特殊設置，整個編輯、排版、修改過程將不會被記錄下來，個別時候，修改次數過多，我們甚至不知道哪一份是是最終稿，需要查看他的屬性或者重新命名方可區分確認。

1.1.3 保密與知識產權凸顯

這是與電子文檔的易于傳播的特性是相輔相成，由于傳播速度快，不易追究責任而造成保密與知識產權工作難度增加。

1.1.4 不同于傳統的銷毀

日常大家所理解的電子文檔容易銷毀，是指用DEL鍵刪除一個電子文檔的過程，只是將此文檔放入了回收站，即使清空回收站，在不重復向硬盤寫入數據的情況下也很容易借助軟件恢復，因此不是真正意義上的銷毀。電子文檔的真正意義上的銷毀其難度很大，首先就是不易銷毀。其二，電子文檔有可能通過各種網絡途徑來回移動傳播，比如OA系統、郵件、即時通訊工具、U盤、木馬病毒，均可在移動傳輸過程被復制，在銷毀文件的時候，就應該考慮該文件有無在網絡上傳播，如郵件服務器、即時通訊工具的服務器等留存的文件均應完全銷毀，甚至于默認目錄以及讀取緩存等，也需要清理，要真正全部銷毀所有可能復制的文件，才叫做徹底銷毀，否則是很難做到真正的銷毀。這一點與紙質相比較有巨大的不同。

1.2 易于受到外來攻擊

我們都有過丟失電子文檔或者電子文檔被損壞的經歷。那么產生這種結果的原因，就是電子文檔的一個特性：易于受到外來攻擊。

1.2.1 人為破壞

電子辦公環境與紙質環境不同，如果不加以密碼保護，很容易會被入侵系統人為破壞，電子文檔的安全性堪憂。因此，為了最大限度的保證電子文檔的安全，防止人為入侵情況的發生，電子辦公環境工作人員應特別注意，在使用電子系統時應隨時保護好自己的電子辦公環境。例如：將用戶名復雜加密、選擇不保留密碼和用戶名、定期檢測電子辦公環境中有無木馬等措施，如果是重要文件，還應在電子文檔本身加密、壓縮加密，可大大提高電子文檔的安全性。

1.2.2 電子文檔的信息與載體的可分離性

電子文檔的承載介質與我們普通的紙質文檔相比較，是多種多樣的，紙質文檔只要需要紙張即可將文檔所有的信息確定下來，但電子文檔則可用各種介質來承載他的文檔信息，如：硬盤，U盤等移動存儲設備，也可用光盤刻錄下來，而且電子文檔的信息可以與承載它的介質分離開來，這是區別于紙質文檔的特性。

1.2.3 硬軟件技術更新換代頻繁

在實際工作中，常常會出現，用一個版本的軟件編輯的電子文檔不能用另外一個版本軟件打開的情況，以OFFICE為例，高版OFFICE可以打開低版本文檔，但低版本打不開高版本創建的文檔，即軟件的向下兼容特性。事實上不僅OFFICE存在這樣的問題，其他軟件存在同樣的問題。

1.2.4 電子文檔存儲介質的不穩定性和脆弱性

在實際工作中我們都遇到過存儲介質損壞造成的電子文檔丟失的情況，如：硬盤損壞，U盤損壞，光盤損壞等。相對與紙質文檔，電子文檔的儲存介質更易受到環境等因素的影響，也更脆弱。

1.2.5 電子文檔的易操作性和不易控制性

電子文檔的可操作性，就是指電子文檔容易修改，便于操作。不易控制性則是指電子文檔在擬稿或修改過程中未做保存，或是未及留下痕跡直接覆蓋，那么，這個痕跡將不易找回。

2 電子辦公環境對文秘工作人員的挑戰

2.1 電子信息的安全性

有數據統計，沒有一個行業未發生信息安全事件，而發生信息安全事件最多的教育科研行業，信息安全事件比例最高。由此可見，信息安全令人堪憂。是對文秘工作人員最大的挑戰，而我們文秘工作人員則應對信息安全的要有清晰的認識，才能應對信息安全性的挑戰。

2.2 電子文檔的信息存儲

對于電子文檔尚未及時保存的信息，會在突然斷電或者意外關機等電子辦公環境出現故障時丟失，已保存的信息，也會因為儲存介質損壞、災難或者技術過時等原因造成信息丟失。因此文秘工作人員，應隨時保存文檔，也可根據工作需要設置軟件自動保存間隔時間，以防止出現意外情況發生丟失現象。同時，電子文檔應及時做好備份，且最好要分別備存于不同的硬盤、不同的地點甚至于不同的辦公室樓，非常重要的數據，例如重要圖紙等，最好是異地備份，以防備出現災難性丟失。文秘工作者，則要注意備份電子文檔時，至少做到硬盤和U盤或移動硬盤同步備份，以更大程度保證電子文檔安全。同時還要注意信息儲存的完整性，這是指應儲存的痕跡信息未能完整保存，例如文檔的創建和修改痕跡，而電子文檔比紙質文檔更能夠忠實地記錄文檔的修改過程，只是需要使用者對軟件進行簡單設置，并隨時留意保存。

3 電子文檔的構成與識別

3.1 電子文檔的構成。

3.2 電子文檔的識別

無論使用什么格式完成電子文檔，最終都需要識別和讀出電子文檔。這就需要有相應的識別軟件，而軟件是由編碼來組成。事實上人們在操作電腦的時候給電腦一個命令，就是向電腦輸入編碼，電腦再將編碼轉換成命令來執行。軟件同樣也是通過編碼來識別的和讀出文檔。但是不同的軟件，讀出的結果是不同的，即使同是WORD文檔，不同版本的軟件讀出的結果也不盡相同。同一軟件也會因為高版比低版增加了新的功能，低版無法讀出由高版編輯保存的文檔，從而出現亂碼。這是識別軟件的兼容性問題。

因此，在遇到一個沒有做系統關聯打開方式的文檔，系統會要求我們選擇使用什么方式打開這個文件，如果選擇錯了讀出軟件，那么有可能無法讀出，因此我們需要了解常用格式文檔的識別軟件，或者說要明白這些常用軟件可以讀出什么格式的文件，會對我們平時的工作有所幫助。

4 電子文檔與紙質文檔的比較

4.1 內容比較

以WORD為例。我們知道，如果不設置使WORD顯示修訂，那么WORD文檔在整個修訂過程中的過程信息就不會存在，不會留下變更的痕跡；而我們的紙質文檔則可以根據紙張材質，墨跡成分，手跡或污跡等，來判斷形成過程，因為紙質文檔是字與紙張緊密相連的，而電子文檔內容和結構是可以分離的。

作為文秘工作人員來說，文檔的處理需要留下痕跡，文檔的最終存檔也必須要有一個形成過程的痕跡記錄，也即需要留下過程信息。因此在集團公司OA辦公平臺上，也有留痕的要求。

4.2 信息量比較

紙質文檔我們以筆跡和墨跡做為依據信息，這些都是文檔內在的、與文檔緊密相依的、自然形成的內在信息，這個信息是實體的，改變就會留下痕跡；而電子文檔中，是用過程信息來做為依據信息，這些過程信息都是文檔外部的，是系統自動添加的外部信息，是虛擬的、可脫離文檔存在的、如果改變是可以不留痕跡的。一個電子文檔通常看到的都只是內容，其他信息則需要用鼠標右鍵點擊后在屬性中方可顯示的出來。（圖1）。

圖1

4.3 文檔管理比較

在集團公司OA協同辦公平臺中，電子文檔在創建后，必須要為電子文檔配備過程信息，這樣才能對電子文檔進行說明，可以得知整個撰稿、修改、指示過程及時間，也就是說電子文檔必須有兩個部分才是完整的：一是文檔本身的內容，二是文檔的外部過程信息。電子文檔管理與紙質文檔管理的共同點是：都是短期保存的，僅供暫時使用的，最終都要歸檔。

5 電子辦公環境下的文秘工作

5.1 公文管理流程

集團公司OA協同辦公平臺的文秘工作，是由數據流代替了傳統辦公環境下的人工勞動。

由于本文采用面板數據模型，因而首先對模型進行了Hausman檢驗，前文式(2)、式(3)、式(4)的Hausman檢驗結果表明，采用個體固定效應模型更為妥當。同時，本文中，企業家信心變量和貨幣政策變量都是隨時間變化的變量，而被解釋變量——企業投資效率則是既隨時間變化也隨企業特質變化的變量。當主要的解釋變量只有40個變動，而被解釋變量卻有70 000多個樣本時，回歸顯著性很有可能被高估。為了解決這一問題，本文所有模型都對回歸系數的標準誤在公司層面上進行了Cluster處理(因篇幅限制，未列出詳細檢驗結果，感興趣的讀者可向筆者索取)。

如圖所示，在傳統的公文管理中的每個崗位，在現在所運行的集團公司OA協同辦公平臺中，都成為一個個節點，而部室主任、收發員、檔案館員等都是我們OA協同辦公平臺上的終端用戶。而文件接收、文件發送等就是工作過程，也就是我們信息流，也即我們接收、登記、發文、用印等一系列的工作過程，將這一系列的工作過程，均由數據流進行。（圖2）。

圖2

5.2 發文流程

下圖用以說明在OA協同辦公平臺的發文流程。用黑色實線標識的，就是可以通過內網的數據流進行的工作，最后通過數據流傳到檔案室歸檔。其中產生的會簽意見、審核意見、等諸多過程信息，都會包含在數據流里同時存檔。如果不能將這些數據流動的痕跡保留下來，那么歸檔的電子公文就不是完整全面的。（圖3）。

圖3

5.3 收文流程

下圖用以說明在OA協同辦公平臺下的發文流程。

在傳統公文收文過程中，文書室在公文流轉過程中的會隨文附上文件處理表格，我們稱作辦文表。辦文表隨公文一起流轉，記錄公文流轉過程中的痕跡。而在OA協同辦公平臺中，也必須將公文流轉過程中的所有的信息記錄下來，與電子文件收集到一起整個收文程序才算完整，這些信息稱為元數據。這些原數據，一部分是由系統自動捕獲后記錄的，如收文時間等，不需人工操作且比人工操作更為精確。也有一部分元數據是由人工填寫的，比如關鍵字、摘要、內容等。

5.4 來文登記

我們在傳統的文件接收登記薄中的文件標題、收文日期……等信息，需要由人工獲取并填寫，這些數據在OA辦公系統中則可由系統自動捕獲。過去分散在各責任人填寫的重要來源信息，在OA辦公平臺上同樣是分散在各個責任人填寫，只是分散在OA系統終端的不同節點，即用戶填寫。

5.5 OA協同辦公平臺的公文管理

在OA協同辦公平臺的公文管理中，各節點較傳統公文處理能夠更加有序高效。發文系統，有發文跟蹤，方便查看電子文檔辦理情況，還可以用IT軟件審計跟蹤，反映文檔的完整狀況，即審計發文要素是否齊全。公文交換平臺，由每個OA協同辦公平臺用戶處理，更加便捷；收文跟蹤，等同于紙質環境中的辦文表用以收集電子公文的流轉元數據；公文歸檔的節點可以直接將電子公文歸檔。

5.6 信息數據獲取

在電子公文中的元數據中部分需要人工獲取，部分由系統直接獲取，公文本身屬性，包括名稱、版本……等，均可由系統自動捕獲寫入，個性化、特殊化的則需要由人工獲取錄入。

6 結語

根據電子文檔區別與紙質文檔的特性，我們可以看到，一個完整的公文處理過程需要由人和OA協同辦公系統共同完成，人和OA協同辦公系統必須分工協作，完美配合，方可使集團公司正在運行的協同辦公系統使公文處理過程更加高效、迅捷，成為真正的“人機和諧系統”。