高職院校財務檔案精細化管理探索

張 琴 蘇州農業職業技術學院

財務檔案是確保學校穩定發展的重要文件，在高職院校的發展過程中，檔案管理人員必須要加強對財務檔案的管理，提升學校財務信息管理的安全性和管理水平。隨著現有的管理技術不斷提升，現代檔案管理模式已經能夠完全代替傳統的財務管理模式。利用更加標準、更加專業、更加全面的管理制度進行檔案管理可以提高財務管理的水平和效率。而精細化管理作為新興管理理念，不僅能夠改善高職檔案管理模式，還能夠提高財務檔案利用率，減少管理成本，有利于高職檔案管理工作改革的有效推進。

文章針對高職院校財務管理的特殊性，分析了高職院校財務檔案管理的現狀。在傳統財務檔案工作管理中，出現了管理人員意識薄弱、管理觀念較為落后等問題。而且大多數高職院校都是由幾所院校合并后組合而成的，在這一過程中若沒有“帶頭”院校強調檔案管理工作的跟進性，則很容易出現由于不夠重視檔案工作而導致檔案遺失的情況，并且會進一步導致現階段高職院校財務檔案管理工作中出現較大問題。而高職院校在進一步提升學校實力的過程中，不完善的檔案管理工作勢必會成為限制其發展的一大障礙。因此高校想要在后續激烈的競爭中脫穎而出，就必須轉變現有的財務檔案管理方式。

高職院校財務管理現狀

高等教育已經實現了由傳統精英教育轉變為大眾化教育的歷程。高等教育的組成部分很多，其中高職教育便是非常重要的一部分，高職教育對高等教育的長效發展有著不可忽視的作用。但現階段高職院校存在比較明顯的財務檔案管理問題，成為制約高職院校進一步發展的因素。我國很多高職院校都是近幾年通過合并與擴招而建立起來的，需要接受教育行政部門的評估，因此高職院校必然會對教學檔案、文書檔案有著較大的關注，卻很難對財務檔案的管理工作予以足夠的重視?，F有的高職院校財務檔案管理人員數量少，并且也缺乏對檔案管理的專業知識，會出現對檔案鑒定不及時或者超期保管的情況。這會造成非常嚴重的資源與時間浪費。

檔案管理的分析

對檔案管理工作認識十分淺薄

高等職業內相關工作人員甚至校方領導班子多數尚未成功建立起對檔案管理工作特殊性的正確認識，極為重要的財務檔案管理都沒有重視起來，在成員管理的組建、財務檔案的管理制度、運行機制與財務檔案的管理等多方面都不夠重視，導致了制度的不全面化、宣傳的不到位、成員大量缺失、檔案資料的混亂和丟失等一系列的問題。高校對財務檔案管理的認識相對淺薄成為了財務檔案規范化管理的最主要問題。

檔案信息化管理分散、獨立

到現在為止高等職業學校的財務檔案的管理所涉及學校多個系統，每個系統都和財務有著息息相關的聯系，但是都相對的獨立，系統沒有辦法做到合并與共享，沒有辦法做到社會服務及教學科研與財務檔案的管理結合起來。

財務檔案綜合性使用較少

大部分高等職業學校認識不到財務檔案管理的重要性，出現了檔案資料的混亂、丟失、不齊全，檔案管理的水平低下等情況，所以導致財務檔案的綜合性使用較少，甚至很多的檔案從來都沒有使用過。

財務精細化管理的概念和目的

精細化管理是建立在常規管理之上，并且對工作中的各環節進行精密劃分的管理理念。精細化管理的核心就是從深層次完善常規管理的內容，優化管理模式，利用各種方法來減少管理過程中的資源消耗和成本，從而提高管理的質量和效率。在展開精細化管理工作時，管理人員需要確保管理工作的規范化、專業化，同時利用信息技術來提高管理水平，確保能夠滿足財務管理的根本需求。精細化管理工作的要點是將財務系統內部按照其任務構成進行詳細劃分，并將工作崗位按照相應的工作流程劃分為更加細致的組織架構，確保各個組織架構之間能夠穩定且流暢地連接，實現各個組織架構價值在最大程度上發揮。精細化財務管理就是要將財務管理工作落到實處，并且制定規范化的財務活動，明確到各個崗位、各個內容和環境，確保財務活動的價值能夠得到充分體現，進而實現財務管理的高收益和高效率。

阻礙財務檔案精細化管理的因素

缺乏信息化管理制度

當前我國大部分高職院校并沒有意識到信息技術在財務檔案管理工作應用上的重要性，造成財務檔案管理體系并沒有展開信息化改革，財務檔案數據無法進行數字化存儲。傳統的財務管理不僅容易出現失誤多、儲存不及時、信息誤差大等情況，還很難滿足現代高校發展所需求的效率，大大增加了信息查找和信息分析的工作量。因此，加強財務檔案管理信息化建設是非常重要的。

缺乏專業人員

由于當前多數職業院校的財務相關工作人員并非職業會計出身，僅滿足于處理院校內財務的整理與歸檔工作，無法從財務管理的視角為學校的運營與發展提供有效的建議。部分財務檔案管理工作人員的管理理論不足，工作經驗缺乏，也非常容易在工作的過程中造成一系列失誤而影響到院校的進一步發展。此外，多數職業院校并不具備整套財務檔案管理流程與體系。由于單一的財務檔案工作無法對學院的正常運營與發展產生直接利益影響，很多職業院校不會單獨設立財務檔案管理崗位，多崗位兼任的情況比較常見，專業性不足。

缺乏評價指標

在我國的市場經濟體制不斷完善以及現在高職院校的辦學規模越來越大的背景下，高職院校的產業化與市場的融入度必然會呈現逐漸發展的趨勢，而且現階段高職院校的經濟活動種類非常多，存在著潛在的財務風險，這對高職院校的財務檔案管理體系造成了新的挑戰。在這一背景下，高職院校提升便能順理成章地提高對財務檔案管理工作的重視程度，而且已經有部分高職院校對財務檔案管理設計了一定的指標，確保能夠對學校的運行狀況提供科學的經濟與財務分析。但這種指標的構建依然存在較大的缺陷，比較明顯的是多數指標都與高職院校的發展規模和經濟狀況不匹配，所以難以對學校的發展產生有效的指導，加之部分高校依然未對財務檔案管理工作形成足夠的重視，同樣導致財務檔案管理工作難以實現有效的提升。當前高職院校財務檔案管理工作缺少標準化和規范化建設。因此，也缺乏統一的評價指標，同時也忽視了財務檔案管理對高職院校管理的作用，缺乏內部控制制度，這對于高職院校財務檔案管理工作的展開和深入是非常不利的。

管理理念落后

當前高職院校在財務檔案管理工作中缺乏完善的管理機制，管理理念相對落后。大部分高職院校財務部門沒有意識到精細化管理和信息化管理的重要性，缺乏標準化管理和專業化管理的建設，因此財務檔案管理工作比較混亂。而且財務人員在財務信息的收集過程中缺乏標準的工作流程。因此，很容易造成財務信息不精確、不真實等情況。而且部分學校的財務部門并沒有設立專業的財務儲存室，儲存地點很難滿足檔案存儲的需求。因此，很多老檔案出現缺損、模糊等情況，這對于檔案的應用來說是非常不利的。

管理設施陳舊

高職院校由于對財務檔案管理工作的投資有限，因此造成很多財務檔案管理基礎設施無法得到有效地維護和更換，因此很多學校的財務檔案管理設施非常老舊，很難滿足當前財務數據日益增長的管理需求，造成財務檔案管理工作進度慢、效率低、質量低的情況，而且還增加了工作難度，甚至還會出現財務數據丟失等狀況。而且很多學校在展開信息化財務檔案管理時并沒有意識到安全防護的重要性，沒有進行數據備份，因此在遇到網絡安全漏洞時很容易造成數據丟失等情況，這對于后續的財務檔案管理工作來說也是非常不利的。

財務精細化管理的落實措施

用信息化推進精細管理

互聯網深入發展的背景下，各個領域都在積極與信息化技術進行融合。將信息技術應用在高等職業院校的財務檔案管理工作當中，可以使其管理工作能夠實現較大的提升，對高職院校財務檔案管理工作質量的提升有較大的幫助。高等職業院校的財務檔案管理工作，實際上是將院校在日常運營過程中所產生的各項財務數據進行整理、整合與歸檔、分析，因此在實際工作中所產生的數據量非常大，人工或手工計算存在較大的難度，必須要借助信息化技術予以處理。而精細化的管理模式，則可以有效地將對高等職業院校財務檔案管理質量信息化手段融入到高校財務檔案管理工作當中，并提升其精細化水平。

財務檔案管理工作流程與體系的完善，對提升財務檔案管理工作質量有較大的幫助。為了保障高等職業院校財務檔案管理工作的準確性與科學性，使其能夠為后續學校發展提供精準的數據支持，高職院校應嚴格規范財務檔案管理分析的流程。最后，為了提升高職院校財務檔案信息化管理水平，應增加對財務檔案工作的支持力度，例如采購部分必要的基礎設備使財務檔案信息資源能夠得到共享，能夠更大水平地提高財務檔案管理質量。

定期的檔案篩選

定期的檔案篩選工作對于后續更好地保存檔案有著非常重要的意義，有助于實現對有用檔案的整理與整合。檔案篩選應基于學校和相關部門的規定來進行篩選工作。

首先，對于部分需要永久存儲的檔案，一定要進行整合與密封，將其按照時間和檔案號的順序依次排列。這些檔案應從全部檔案中單獨抽取出來，按照一個特定的排列方式依次排列，并將所有需要永久存儲的檔案信息詳細的記錄，確保后續查閱過程的準確性、嚴謹性與便捷性。

其次，對于部分需要銷毀的檔案，應在準確判斷其用途的前提下做成銷毀檔案目錄清單，并將該清單提交到校領導辦公室或相關負責人手中，相關負責人在核查無誤之后再進行相關的銷毀工作。在銷毀工作完成之后，檔案管理人員應對剩余檔案再進行一次集中的歸檔與整理工作，為保障后續翻閱工作的便捷性，可以將這些需要銷毀的檔案的檔案號，同樣進行銷毀處理，不需銷毀的檔案經重新編號后再依次放入檔案室中。

完善的管理制度

完善的財務檔案管理制度應做到獎懲有據，獎懲有度。在進行財務檔案管理工作的過程之中，如果有部分工作人員由于操作失誤或其他人為因素而導致出現財務檔案出錯或不合標準等情況，負責檔案管理工作的領導應按照相應的規章制度對其進行懲罰。同時，負責人要對在財務管理工作中比較優秀的管理人員進行口頭表揚與物質獎勵，以此來鼓勵其他的財務檔案管理工作人員，能夠積極投入到財務檔案管理工作當中，提高其工作積極性。

為了能夠讓財務檔案管理工作更加高效且更具備時效性，應加強財務部門和檔案管理部門之間的聯系，以科學的檔案管理理念，充分將財務運行數據與財務檔案管理工作相融合，保證財務檔案工作能夠適應學校的發展。

除此之外，在進行檔案管理工作時，檔案管理人員可以按照其工作內容劃分成不同的小組，或者指定某一位檔案管理人員來負責某一方向的檔案管理。這樣做的目的是方便在后續出現問題時能夠準確的判斷該問題產生的原因以及找到其相關負責人，避免出現相互推諉或推卸責任的情況，從而充分調動每一位檔案管理工作人員的積極性并認真履行其個人職責，促進檔案管理的工作效率能夠進一步提升。

檔案管理專業培訓化

高等職業院校的財務檔案管理工作隨著學院的發展而凸顯出更重要的作用，同樣也對檔案管理的工作人員提出了更高的要求。檔案管理工作人員的素質好壞與能力高低會對檔案管理工作產生較大影響。尤其是隨著信息化時代的到來，高校對專業能力強，并且具備較高的職業素養的檔案管理人才的需求越來越大。在這一背景下，為了順應高等職業院校財務檔案管理工作的需求，應加強對院校內已有的檔案管理人員的知識與技能的培訓，不僅要提高檔案管理人員的專業技能，還應提升檔案管理人員的思想境界與職業道德素養。高職院校的財務檔案管理屬于機密性內容，若不具備較高的職業素養和道德品質，有可能導致學校資料的泄露。

高職院?？赏ㄟ^聘請高素質專業人才來院內就職的方式，激發已有工作人員提升自我的動力，在學校內部形成積極向上的競爭氛圍。管理人員在通過自我學習與技能提升之后，能夠對財務檔案相關知識有更深層次地了解，并且充分認識到財務檔案管理工作的重要性，能夠以科學的方式和積極的態度投入到后續財務檔案管理工作之中。

綜上所述，高職院校的財務檔案管理工作對于院校的后續發展具有非常重要的意義，校方必須對財務檔案管理工作的重要性予以充分的認知。財務檔案管理的工作人員要不斷提升自己的技能與知識，提升自身工作能力，以現代化技術和先進的管理理念做好自己本職工作，在提高財務檔案管理能力的基礎上，為學校的進一步發展提供建設性意見。